仓库管理制度及单据流程(草案)(最新)

广州市源的源电子科技有限公司 1 5 仓库管理制度及单据流转要求仓库管理制度及单据流转要求 一 总则 一 总则 1 合理控制商品储备 提高库存周转 适时供货 2 做好各项仓库的管理工作 保障物品帐物相符 3 做好入库商品的验收和销售备货 发货工作 二 验收制度 二 验收制度 1 仓管员根据申购单 采购单 发票 送货单验收所采购物资的名称 规格 数量 质量 金额 供应商名称等 验收合格后 在采购单或送货单上签字 完善入库手续 2 专用设备 工具的验收 由使用部门派指定人员验收并签字 三 入库 保管制度三 入库 保管制度 1 办理入库手续后 发生的物料毁损 丢失问题 由仓管员负责 2 物品入库 按物资性质 种类 规格 固定位置分别存放 合理使用仓位 做到不积压 不受损 整洁美观 3 物品储存保管要严格操作 应遵循防火 防水 防压原则 物品上下叠放要做到上小下大 上轻下重 易燃易爆品单独存放 贵重物品要做到入柜上锁 4 对长期滞留 报废的物资 要及时列出上报财务部并通知相关业务部门 过期不报 造成 的损失要追究仓管员经济责任 四 商品出入库单据流程 四 商品出入库单据流程 一 一 机箱电源产品出入库单据流程 机箱电源产品出入库单据流程 1 机箱电源商品采购 业务采购部门应及时将已向供应商发出采购订单的商品汇总交与仓 管员 2 仓管员收到 采购订单汇总表 后 及时跟踪商品到库情况 对已到货商品 仓管员应严 广州市源的源电子科技有限公司编制编制张 鹏 文件名称文件名称仓库管理制度单据流转要求版次版次A1核准核准 文件编号文件编号NO CW 003页次页次1 3日期日期2011 12 06 广州市源的源电子科技有限公司 2 5 格对商品进行验收 核查入仓商品品名 规格 数量 供应商名 外包装完整情况以及与采 购订单汇总表是否相符 并在送货单上签名确认 每天下班前仓管员将今天所收到并签字确 认的送货单装订 手工填写 采购入仓单 交录单员 3 录单员将收到的 采购入仓单 在金蝶系统中录入 采购单 并认真核实 以确保数据 准确 4 机箱电源销售出货时 客服人员应根据客户订单和现有库存情况 手工填写 送货单 一式四联 客服将其中三联交于仓库 以便仓库按排销售出库 5 仓库收到客服填写的 送货单 后 查核库存情况及时备货 查核 送货单 所填的商品 品名 规格 供应商名等 采购成本与销售单价是否合理 即销售价格不能低于采购成本 仓管应根据采购成本适时调整出货商品品名 规格和供应商 并及时与客服协调 由客服 更改 送货单 对仓库没有的商品也应及时与客服联系调配商品型号或及时采购 6 仓库出货后 仓库主管及时在送货单上签名 并在 送货单 上补填出货商品的供应商名 称 7 仓管主管将签名确认无误的 送货单 客户联和会计联交于客服 客服复核后登记台账 以便用于与客户对账和催收货款 8 客服将复核无误的 送货单 会计联交于录单员 录单员在金蝶系统中录入 销售单 或 调拨单 对于出货到直营店的商品 同时认真核查有无差错 9 对于客户退货 仓管主管应根据实际退回商品入仓情况及时手工填写 销售退货单 10 仓管主管将 销售退货单 交于客服 客服在 销售退货单 签注处理决定 如 退还 给供应商 由其承担此笔费用或由其维修后在发给客户或做为公司损失处理 11 客服将 销售退货单 交于录单员 录单员在金蝶系统中录入 销售退货单 同时认真 核查有无差错 12 对于客户退货需另外补发新货给客户的 应由客服开据单价为零的 其他出库单 手 工单应采用 送货单 来填写 但应注明是 退货补发 交于仓库以便出货 如需换其他 规格商品来补发退货的 客服应事先审请 如需客户补差价的 应在 其他出库单 上填列 差价 即差价就是其销售单价 13 仓库主管收到退货补发的 其他出库单 应按正常销售单据处理程序一样办理出货手续 出货单价应填零单价 并将签字确认的 其他出库单 交录单员在系统中的仓存管理模 块中录入 其他出库单 广州市源的源电子科技有限公司 3 5 二 二 连锁店产品出入库单据流程 连锁店产品出入库单据流程 1 加盟店产品出入库单据流程加盟店产品出入库单据流程 1 加盟连锁店商品采购 各加盟连锁店编制下达 采购订单汇总表 交于公司客服 客服 应及时复核 采购订单汇总表 和库存情况后交于采购员进行商品采购 2 采购员采购回商品后 应及时对采购原始单据 收据 送货单等 进行整理装订 交于客 服 3 客服收到 采购原始单据 核查无误后交于连锁店仓库主管 并与连锁店仓库主管一起对 采购商品进行验收 核查入仓商品品名 规格 数量 供应商 外包装完整情况以及与 采 购订单汇总表 核对是否相符 验收入库后仓库主管在 采购原始单据 上签名确认 并将 签字确认无误的 采购原始单据 交还于采购员 以便其在金蝶系统中录入 采购单 4 采购员将仓管签字确认无误的 采购原始单据 数据在金蝶系统中录入 采购单 5 采购员在金蝶系统中录入完结 采购单 后将装订好的 采购原始单据 交于连锁店仓库 主管 以便仓库主管对金蝶系统中的 采购单 进行审核 6 连锁店仓库主管对金蝶系统中的连锁店仓 采购单 单据 对照采购员的 采购原始单据 在金蝶系统中进行审核 审核完结后再返还给采购员 以便其编制采购报销单 7 采购员根据仓管签字审核无误的 采购原始单据 和 采购订单 填写 采购费用报销单 并将 采购原始单据 和 采购订单 一并附在 采购费用报销单后面 交于会计主管审 批 8 会计主管审核其 采购费用报销单 上所列载的采购商品品名 规格 数量 金额与其 采购费用报销单 后面所附的 采购原始单据 和 采购订单 以及金蝶系统中录入的 采购单 数据是否一致 对审核无误的签字确认 报总经理审批 9 会计主管将通过总经理签批的 采购费用报销单 交于出纳 并通知采购员领取报销费用 10 加盟店商品出仓时 客服人员应根据加盟店采购订单和现有库存情况 手工填写 送货 单 一式四联 客服将其中三联交于仓库 以便仓库按排销售出库 11 仓库收到客服填写的 送货单 后 查核库存情况 根据库存情况及时备货 对仓库没 有的商品应及时与客服联系调整商品型号或及时采购 12 仓库主管出货后及时在 送货单 上签名 将 送货单 客户联和会计联返还给客服审 核 客服复核后登记台账 以便于与加盟店进行对账并催收货款 广州市源的源电子科技有限公司 4 5 13 客服将审核无误的 送货单 会计联交于录单员 录单员在金蝶系统中录入 销售单 同时认真核查有无差错 14 对于加盟店退货 如需采购员退换后在发货给连锁店的 则此退货不做任何入仓手续和 系统录入工作 即既不做退货入仓处理也不做换回商品在销售出仓处理 采购员及时换回商 品补发给连锁店即可 如退货后客户不在要求补其货品的 仓管员应根据实际退回商品入仓 情况及时手工填写 销售退货单 应填写采购单价 15 仓管主管将 销售退货单 交于客服 客服在 销售退货单 签注处理决定 如 退还 给供应商 由其承担此笔费用或做为公司损失处理 客服应在自己的台账上冲减客户应收账 款金额 16 客服将 销售退货单 交于录单员 录单员在金蝶系统中录入 销售退货单 同时认真 核查有无差错 17 退回进仓商品 如需再退给供应商的 应由客服手工填写为 采购退货单 应按采购单 价填写退货单价 客服可采用 送货单 红字填写 交连锁店仓管办理退货出仓手续 18 连锁店仓管办理退货出仓手续后 将其中一联交采购员 用于其向供应商办理退货并追 回货款 会计联交会计主管审核 审核无误交录单员在系统中录入 采购退货 2 直营店产品出入库单据流程直营店产品出入库单据流程 1 直营店的采购管理与加盟店的采购管理制度一致 直营店采购 入库 退货 采购单录入 管理制度参照 加盟店产品出入仓操作流程 执行 2 直营店的送货管理 客服人员应根据直营店采购订单和现有库存情况 手工填写 送货单 一式四联 客服将其中三联交于仓库 以便仓库按排送货出库 3 直营店的销售管理 每月 28 号对直营店进行盘点 会计通过盘点倒挤方式计算各直营店 销售数据并编制 直营门店月度销售情况汇总表 同时与当月实际已收销售金额进行核对 对差异金额要求店面进行分析 说明差异原因并由店面人员编制 月度实盘销售收入与实际 已收销售金额差异调整表 交财务部 财务部复核后呈报总经理 录单员根据 直营门店月 度销售情况汇总表 在金蝶系统中录入各直营店 销售出库单 五 帐务管理制度 五 帐务管理制度 1 存货核算采用永续盘存制 2 凡进 出仓库的物资应于当日登记台账 并结算出存货数 以确保物资实物与明细帐对应 广州市源的源电子科技有限公司 5 5 所有帐务应做到日清月结 3 每月 28 日进行库存物资盘点 盘点由仓管主管制作盘点表 仓管员 财务 业务部门相 关人员参加 清查物品的数量 质量并核对金额 发现盘盈 盘亏 要立即查明原因 并填 报盘盈 盘亏报表 4 每月 30 日报送财务准确真实的入 出库数据和单据 六 纪律 六 纪律 1 仓库工作人员不得擅自领出所保管的物资 2 不准向无关人员提供库存信息 3 严禁先签字后填写领料内容 严禁先出库后补办领料手续 严禁凭白条发料 七 仓管主管工作规范和工作职责七 仓管主管工作规范和工作职责 1 负责记好公司所有物资 商品的收发存保管帐目 将仓库前一天金蝶系统中的采购入库单 销售出库单 销售退货单等单据进行