档案保护标准及其重要性

7 7 档案保护标准及其重要性 档案保护标准及其重要性 国家标准 GB T39351 83 将 标准 定义为 标准是对重复性事物和概念所做的统一规定 它以科 学 技术和实践经验的综合为基础 经过有关方面协商一致 由主管机构批准 以特定的形式发布 作为共同遵 守的准则和依据 按照使用范围划分 标准有国际标准 区域标准 国家标准 专业标准 企业标准 按内容 划分 标准可以分为基础标准 产品标准 辅助产品标准 原材料标准 方法标准 按成熟程度划分 标准则区 分为法定标准 推荐标准 试行标准 标准草案 1 1 档案文献遗产保护国际标准 档案文献遗产保护国际标准 关于档案文献遗产保护的国际标准较多 涉及到纸张 环境等等方面 兹将摄影术 图像材料和光盘材料的 国际标准摘录如下 见表 6 3 表 6 3 摄影术 图像材料 光盘材料国际标准摘录 标准号标准名称颁发时间 ISO 8225摄影术 氨水处理过的重氮摄影胶卷 稳定性特殊法1987 年 ISO 3897 摄影术 处理过的摄影底片 存贮实践方法1986 年 ISO 4331 摄影术 处理过的档案记录黑白摄影胶卷 醋酸纤维脂基片上的银胶类 特殊 法 1986 年 ISO 4332 摄影术 处理过的档案记录黑白摄影底片 聚乙烯对酞酸酷基片上的银胶类一 特殊法 1986 年 ISO 5466摄影术 处理过的安全摄影胶卷 存贮实践方法 1986 年 1996 年 修订 ISO 6051摄影术 处理过的安全摄影胶卷 存贮实践方法1986 年 ISO 6051摄影术 处理过的相纸印刷品 存贮实践方法1986 年 ISO 7830摄影术 除电影胶卷外的安全摄影胶卷 材料特殊法1983 年 ISO 5127 11文献工作和情报 词汇 第 11 部分 声像文献1987 年 ISO 435文献复制 用于清晰度测试的 ISO 传统印刷字符 ISO 字符 1975 年 ISO 3334缩微摄影技术 ISO 2 号分辨率测试图 描述和使用2006 年 ISO 436缩微摄影 ISO 测试表 1 号 文献摄影复制中的著录和使用1975 年 ISO 4087为档案目的在 35 毫米非打孔缩微胶卷上的报纸缩微复制技术1979 年 ISO 6196 一 1缩微技术 词汇 第 1 部分 普通术语 1980 年 1993 年 修订 ISO 6196 3缩微技术 词汇 第 3 部分 胶卷处理 1982 年 1997 年 修订修订 ISO 6196 4缩微技术 词汇 第 4 部分 资料和包装 1987 年 1998 年 修订 ISO 6196 5缩微技术词汇 第 5 部分 影像质量 清晰度 检查1987 年 ISO 6200缩微技术 银胶类胶卷的密度 1976 年 1999 年 修订 ISO 8126缩微技术 重氮和微泡胶片一视觉密度一特殊法 1986 年 2000 年 修订 ISO DIS 18921图像材料 只读光盘 基于温湿度效果的寿命预测方法1999 年 ISO CD 18927 照片 图像材料 存于可写光盘系统的信息的寿命预测 基于温湿度效果的预 测方法 1999 年 ISO CD 15525照片 只读光盘 基于温湿度效果的寿命预测方法1998 年 ISO IEC908光盘数字音频系统1987 年 ISO IEC 10149信息技术 120 毫米只读光盘的数据交换1995 年 2 2 档案文献遗产保护国内标准 档案文献遗产保护国内标准 因为标准的重要性 各国都在致力于颁发各种各样的标准 并形成了专业化的标准制定组织 1 我国档案文献遗产保护标准 在我国 档案行业标准及国家标准是档案文献遗产标准的主体 据统计 从 1992 年至今 与档案文献保护技 术有关的标准共计 50 项 其中 国家标准 25 项 行业标准 24 项 部队标准 1 项 如表 6 4 表 6 4 我国档案文献遗产保护标准汇集 标准名称标准代号和编号标准类型 技术图样与技术文件的缩微摄影第 2 部分 35mm 银 明胶型缩微品的质量准则与检验 GB T 17739 2 2006国家标准 缩微摄影技术 银 明胶型缩微品的冲洗与 保存 GB T 15737 2005国家标准 缩微摄影技术 在 35mm 卷片上拍摄古籍的 规定 GB T 7518 2005国家标准 电子成像数字数据光盘存储数据验证用介质 错误监测与报告技术 GB T 19729 2005国家标准 缩微摄影技术 银 明胶型缩微品变质迹象 的检查 GB Z 19737 2005国家标准 缩微摄影技术银盐 重氮和微泡拷贝片视觉 密度技术规范和测量 GB T 13984 2005国家标准 电子成像数字数据光盘存储数据验证用介质 错误监测与报告技术 GB T 19729 2005国家标准 缩微摄影技术 期刊的缩微拍摄操作程序 GR T 19730 2005国家标准 盒式光盘 ODC 装运包装以及光盘标签上的 信息 GB T 19731 2005国家标准 缩微摄影技术 透明缩微品阅读器 性能特征GB T 19732 2005国家标准 缩微摄影技术 透明缩微品阅读器 特性的测 量 GB T 19733 2005国家标准 缩微摄影技术 透明缩微品 I 蒯读复印机特 性 GB T 19734 2005国家标准 缩微摄影技术 16mm 缩微胶片轮转式摄影机 机械与光学特性 GB T 19735 2005国家标准 电子成像文件图像压缩方法选择指南GB Z 19736 2005 国家标准 缩微摄影技术 银一叫胶型缩微品变质迹象 的检查 GB Z 19737 2005国家标准 缩微摄影技术 在 16mm 卷片上拍摄古籍的 规定 GB T 7517 2004国家标准 缩微摄影技术 16mm 与 35mm 缩微胶片防 光片盘与片盘技术规范 GB T 19523 2004国家标准 电子文件归档与管理规范GB T18894 2002国家标准 照片档案管理规范GB T11821 2002国家标准 技术图样与技术文件的缩微摄影第 6 部分 35mm 缩微胶片放大系统的质量准则和控制 GB T 17739 6 2002国家标准 CDA 电子文件光盘存储 归档与档案管理要 求 第 1 部分 GB T17678 1 1999国家标准 缩微摄影技术 用 35mm 胶片拍摄技术图样 和技术文件的规定 GB T15021 1994国家标准 纸质文献低温杀虫技术规程 国家标准 信息与文献 档案纸 耐久性和耐用性要求 采标号 ISO 11108 1996国家标准 信息与文献 文献用纸 耐久性要求 采标号 ISO 9706 1994国家标准 档案虫霉防治一般规则DA T 35 2007行业标准 古籍定级标准 WH T20 2006行业标准 古籍普查规范 WH T21 2006行业标准 古籍特藏破损程度定级标准 WH T22 2006行业标准 图书馆古籍修复人员任职资格 行业标准 古籍修复技术规范与质量要求 WH T23 2006行业标准 图书馆古籍特藏书库基本要求 WH T24 2006行业标准 纸质档案数字化技术规范DA T31 2005行业标准 档案缩微品制作记录格式和要求DA T29 2002行业标准 档案工作基本术语DA T1 2000行业标准 档案馆建筑设计规范 与建设部联合修改颁发 JGJ25 2000行业标准 挥发性档案防霉剂防霉效果测定法DA T26 2000行业标准 档案防虫剂防虫效果测定法DA T27 2000行业标准 档案修裱技术规范DA T25 2000行业标准 无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板DA T24 2000 行业标准 档案缩微品保管规范DA T 21 1999行业标准 档案字迹材料耐久性测试法DA T16 1995行业标准 磁性载体档案管理与保护规范DA T 15 1995 行业标准 文件用纸耐久性测试法DA T 11 1994 行业标准 缩微摄影技术 在 16mm 卷片上拍摄档案的规定 DA T4 1992行业标准 缩微摄影技术 在 A6 平片上拍摄档案的规定 DA T5 1992行业标准 档案装具DA T 6 1992行业标准 直列式档案密集架DA T 7 1992行业标准 光盘存储档案信息技术与管理规范GJBZ3865 99军队标准 此外 国家档案局于 2007 年初就行业标准 光盘技术要求和应用规范 征求意见 综观我国已有的档案文献 遗产保护标准 基本涵盖了基础理论 调查 档案馆建筑与装具 字迹耐久性测试及缩微品质量的监测与控制 不同档案文献遗产载体材料的保管规范 修裱 专业人员资质等档案文献保护工作的主要领域 形成了我国档案 文献保护的标准体系 2 我国档案文献遗产保护标准建设的问题与改进 和美国相比较 我国档案文献遗产保护标准不仅数量显得少 而且存在着问题 归纳起来 主要问题表现在 标准制定机构偏少 民间机构计划空缺标准制定机构偏少 民间机构计划空缺 在标准的制定机构方面 我国档案工作领域的标准主要由国家档案局组织制定 文献古籍保护方面的标准主 要由文化部组织国家图书馆等专业机构制定 没有非政府和私人机构参与标准的制定 国外的情况则与此不同 以美国为例 美国国家标准学会 ANSI 是主要的标准机构 它是一个非政府实体 协调着全国 200 多个制定标 准的委员会和团体组织 与档案文献遗产保护相关的标准制定机构主要有 关于影像媒质外形特征和永久性的标 准认可委员会 ASC IT9 有关摄影胶卷 底片 相纸的标准认可委员会 ASC PH1 摄影感光度测定术标准认 可委员会 ASC PH2 有关摄影处理的标准认可委员会 ASC PH4 情报处理系统标准认可委员会 ASC X3 等等 此外 还有 ANSI 所认可的标准发展组织 包括记录业务管理者和行政管理者协会 ARMA 情报和影像管 理协会 AIIM 美国测试和资料学会 ASTM 电影和电视工程师学会 CSMPTE 保险商实验室 UL 等等 这些 机构致力于制定和推荐有关标准 所制定的标准枚不胜数 1 档案文献保护的标准仍存在空白 标准体系不够完善档案文献保护的标准仍存在空白 标准体系不够完善 如果从 1982 年国家档案局首次在全国档案工作会议上正式提出制定档案管理标准方案算起 档案文献标准化 工作已经走过了近三十年的历程 在此期间 有些档案文献遗产保护的标准仍然没有出台 例如 档案库内有害 物质限量标准 档案裱糊用料质量标准 档案特藏室标准等 和发达国家相比 我国档案文献遗产保护的标准数 量上偏少 覆盖范围不够宽泛 仍以美国为例 关关于影像媒介 胶卷 的标准就达近 60 项 包括 ANSI IT 9 1 一 1989 ANSI IT 9 2 一 1988 ANSI IT 9 5 一 1988 ANSI IT 9 7 一 1989 ANSI IT 9 8 一 1989 ANSI PH 1 13 一 1979 R1983 等等 其中绝大部分是 20 世纪 80 年代中后期制定的 此外 还有与档案文献遗产保护相关的记录材 料 环境等多方面的标准 例如 永久性记录的薄纸特殊标准 ASTM D3208 1986 耐久性记录的合同和分类 帐纸张特殊标准 ASTM D3290 1986 永久性记录存贮的文档文件夹特殊标准 ASTM D3301 1985 来自办 公室复印机的永久性记录复印件特殊标准 ASTM D3458 1985 防火规则 ANSI NFPA 1 1987 喷雾系统安 装 ANSI NFPA13 1989 人工喷雾系统检查 测试和维护 ANSI NFPA 13A 1987 记录保护 ANSI NFPA 232 1986 档案记录中心防火 ANSI NFPA 232AM 1986 图书馆和馆藏的保护 ANSI NFPA910 1985 博物馆和馆藏的保护 ANSI NFPA 911 1985 印刷型图书馆资料的纸张耐久性 ANSI Z39 48 1984 图书馆 和档案纸张资料存贮的环境条件 239 SC R 图书馆和档案资料展览的环境条件 239 SC MM 图书馆和档案 馆长期保存的印刷型论文的载体加工 239 SC QQ 记录保护设备防火测试 ANSI UL 72 1983 地窖和文档 室门户的防火测试 ANSI UL155 1989 等等 有些有些档案文献遗产保护档案文献遗产保护标准条文表述不够准确 难以起到指导的作用标准条文表述不够准确 难以起到指导的作用 现有某些标准中的规定与实际工作不适应 例如 国家行业标准 电子文件归档与管理规范 推荐按只读光 1 刘静一 美国档案和手稿保护标准及其制定组织概述 档案学研究 1994 3 82 87 盘 一次写光盘 磁带 可擦写光盘 硬磁盘等的先后次序用作存档载体 光盘的层状结构非常复杂 各层结构 成分并不单一 例如 片基常用聚甲基丙烯酸甲酯 聚碳酸酯 金属层可能是金 银或铝 漆层多为白色 黄色 标签有蓝色 黑色和红色之分 一次写光盘的染料有酞菁染料 花菁染料和含氮染料等不同类型 由此看来 CD ROM和CD R的类型非常之多 再加之我国已经开发了新的光盘类型NVD 究竟哪种结构类型的光盘更适于存档 其格式如何 现有的标准尚无定论 档案文献遗产保护标准出台周期较长 也存在老化现象档案文献遗产保护标准出台周期较长 也存在老化现象 国家档案局就行业标准 光盘技术要求和应用规范 从 2007 年 3 月开始征求意见 至今尚未正式下达 有些 标准 如 文件用纸耐久性测试法 和 档案字迹材料耐久性测试法 都是针对传统纸质的档案文献遗产 针对 新的档案文献如光盘 磁性载体等则缺乏相应的标准 例如 光盘或者磁性材料的质量或信息的检测标准等还没 有编制 由此直接影响到了实际工作中光盘 磁性材料等新材料的保护和管理 与此同时 我国档案保护技术的 平均标龄为 8 19 年 2尽管还在有效期内 但和档案文献遗产保护的实践相比 老化现象是比较明显的 磁性载 体档案管理与保护规范 中要求 归档的磁带 软磁盘 必须贴上标签 由于软磁盘的脆弱性 标签 也容易招 致霉害 虫害和灰尘 给保护工作带来安全隐患 更为重要的是 由于软驱业已淘汰 软磁盘已经没有市场了 因此 该规范中关于软磁盘的规定需要更新 档案文献遗产保护标准存在不平衡的现象 部门间缺乏必要的沟通档案文献遗产保护标准存在不平衡的现象 部门间缺乏必要的沟通 档案文献遗产保护标准的不平衡既指标准所涉及的内容的不平衡性 也指档案文献遗产保护的不同机构之间 制定的标准存在不平衡现象 目前 我国档案文献遗产保护的标准主要有文化部 国家档案局制定 统计已出台 的档案文献遗产保护标准 国家档案局出台标准 43 项 占此期间档案文献遗产保护标准总量的 86 文化部制订 的标准仅有 6 项 占此期间档案文献遗产保护标准总量的 12 国家文物保护管理部门已经制定了近百个法规 条例 规章 规范和标准 但各种标准大多是针对不可移动的文化遗产和馆藏文物而言的 很少专门提及到档案 文献遗产的保护 这种现象的出现 固然与档案馆 图书馆 博物馆等不同文化事业机构收藏的档案文献遗产的 数量和质量有关 但三者之间的互通性差也是一个客观事实 档案文献遗产保护标准在部门 行业间的隔阂 各 行其政 互不引用的局面严重阻碍档案文献遗产保护标准建设的发展 因此 需要以文化部 国家档案局为主 统抓标准制定的组织 落实等各项工作 不仅需要及时弥补现行标准的空缺 而且需要结合各个档案文献遗产保 护部门的实际 结合国际标准 国内相关行业标准 提高标准的兼容性 提升标准的可操作性 从而建立切实可 行的完善档案文献遗产保护标准体系 档案文献遗产保护标准的采标率低 缺乏和国际标准和企业标准的接轨档案文献遗产保护标准的采标率低 缺乏和国际标准和企业标准的接轨 档案部门出台的各项标准中 其 引用标准 或 规范性引用文件 对于国际标准或者国外先进标准 国内 行业标准的引用不够 文化部则部分采用了ISO标准 总体看来 我国档案文献保护标准的国际标准采标率非常低 虽然标准的制定不一定要有引用外国文件 但这在客观上只能反映我们与国际标准的接轨不够 与此同时 上述 标准对于国内的和国际的企业标准也缺乏引用 档案保护标准的重要性档案保护标准的重要性 加强档案保护标准化建设的重要性主要体现在以下几个方面 档案保护标准是实现档案保护工作科学管理的重要手段 具有规范档案保护工作行为的作用 档案工作实现科学管理 要求档案工作有计划 管理方法科学 规范管理技术现代化 要达到这些要求 必