档案管理制度汇编

档案管理领导小组 组 长 刘宏伟 副组长 王 伟 魏庆军 罗占业 李合银 宁定伟 成 员 毛礼鸿 康兰方 李灵海 冯玉瑞 康国强 韩玉成 张雪明 海 刚 程 静 邓世莲 档案室职能 1 对本项目档案工作统一部署 进行检查督促和业务指导 并组织交流经验 2 制定档案管理规章制度 工作标准并负责贯彻执行 3 组织接受 归集 整理 保管 统计本项目施工管理 原始记录 竣工等资料 4 办理档案的接触和阅览手续 积极开展胆敢的利用工作 编制专题目录 索引 卡片和汇编档案材料 5 会同有关部门对已超过保管期限的档案进行鉴定 6 积极开展档案的编研工作 推行档案的现代化管理 学 习 研究 采用新技术 7 按陕西省公路工程建设项目档案专项验收的要求 提供 合格的竣工资料 8 负责对各种填报资料人员的业务指导和检查 9 根据需要负责本项目的重要资料工作 10 组织完成上级领导交办的业务工作 档案员岗位职责 1 严格遵照国家有关法规和业主相应管理条例与档案管理 办法进行资料的收集 整理 归档 2 严守企业秘密 所有牵涉企业机密的文件 资料外借 必须得到相关领导书面批准 3 归档文件材料要字迹清楚 图面整洁 签署完备 文件 材质优良 不得用一退色的书写 会址 且归档文件材料 料应为原始件 4 所有的施工纪录 检验记录要遵照相应规定进行分类组 卷 分类编号 安桩号或工序排列 且保持卷内文件有机 联系 并附有卷内目录 5 卷内文件材料所用表格必须用铅印 不允许用复印件及 复写纸 6 卷内文件材料数量要适当 文字材料厚度不得超过 2 厘 米 一般在 50 200 页之间 图纸厚度在 2 3 4 5 6 厘米 7 上级批复等重要材料应随同相关的科技文件材料一起排 列 即批复在前 请示在后 证件在前 附件在后 铅印 件在前 定稿在后 转发文件在前 收发文件在后 结论 决定在前 依据性在后 施工监理汇总材料在前 原始材料 在后 档案归档制度 1 归档范围 青兰高速公路建设项目全过程中直接形成的国家和社会 有保存价值的以备考查利用的各处文字 图表 声像等不 同载体的文件材料 包括各种文件 报告 合同 协议 施工 竣工文件等 都应按照要求立卷归档 2 归档时间 上级部门下发的文件和经理部收发文件 文书 声像 实物 电子文件等各种载体的行政性档案有质检部统一管 理 及时归档 各职能部门的文书档案应严格按档案分工 的内容归档 不得漏项 3 归档要求 1 必须按照归档的范围 将应归档的文件收集齐全 完整 2 归档的文件材料应遵循文件材料的形成归类和特点 保持文件之间的有机联系 区别不同价值 科学分类 立 卷 和编目 3 案卷标题应简明确切 保管期限划分准确 便于保 管和查找利用 4 归档的案卷质量应符合 国家重大建设项目文件归 档要求与档案整理规范 规定的质量标准 档案保管制度 1 经理部档案室由质检部管理 负责归档本项目的前期所 有档案和本部门的其他档案 2 经理办集中统一管理上级下发的文件 合同部负责管理 业主 监理下发的文件和经理部收发文件 文书 声像 实物 电子文件等各种载体的行政档案 3 经理部其它各职能部门应由专人负责妥善保管本部门的 档案资料 4 档案应由专门的柜 盒存放 排列方法要科学 同时做 好档案保管记录 便于查找利用 5 每年定期进行档案的清理核对 做到账物相符 及时修 补或复制发生破损或载体变质的档案 库房档案因移交遗 失等注销账目时 要查明原因 保存依据 6 保管到期的档案经鉴定后及时销毁 7 档案室应采取防火 防盗 防尘 防潮 防虫等措施 措施 温湿度符合规定要求 确保档案安全 档案借阅制度 1 因工作需要借用档案时 经理部内部应首先提出利用申 请 外单位须持介绍信或正式提出申请报告 经部门负责 人及主管领导批准后 方可借阅 2 借阅者要填写借阅登记表 当面点清件数 页数 归还 时要点收注销 3 借用的时间一般为三天至五天 如需延用 需补办手续 4 借阅者对所借档案应负安全和保管的责任 不得擅自拆 卷 翻印 拍照 复制 5 严禁在档案文件上填注 涂改 加字 挖洞 抽页 圈 点和污损 6 严守机密 不得泄漏 丢失 不得转借或擅自带出单位 7 因公出差 请假 应立即交还所借的档案 不得积压 办理调动 退休手续时 档案时须履行签字手续 8 借阅档案解决重大问题的发生经济效益和社会效果的 应及时将情况反馈给档案并填写利用效果登记表 档案保密制度 1 严格遵守党和国家的机密规定 正确划清保密与非保密 的界限 对列入保密范围的档案资料要严加管理 2 查阅项目办事员会议记录 决议 人事奖惩和任免及有 关文件材料 需经理部领导或质检部负责人批准 查阅人 必须是各部门负责人 3 对工程建设中涉及保密范围的计划 数据 图纸资料要 严格控制借阅范围 借阅时间 限定阅文地点 严格接手 续 4 对所有特定保密对象的文件 要避免本人接触 涉及对 案件 事件的调查处理材料 未经主管领导批准 不准摘 录 复印 5 档案人员严格遵守保密规定 做到知密不泄漏 6 定期对各类档案进行鉴定 根据上级规定及时调整密级 扩大利用和交流范围 档案销毁制度 1 销毁档案必须严格掌握 慎重从事 应由主管领导 部 门负责人和档案员组成档案销毁鉴定小组 定期研究档案 意见 经公司领导和上级主管机关审查批准 同时报送有 关档案部门备案后方可销毁 未经鉴定和批准不得销毁人 和档案 2 销毁档案应制定两人负责监销 应对档案清册认真进行 清查进行清查 核对 监销人员要在销毁清册上签名盖章 并注明销毁方式和日期 3 按照国家有关保密规定 销毁档案时应同当按部门人员 共同监销 销毁后应将情况报告本单位领导 文件控制流程图 内部文件外来文件 文件拟制主办部门识 别经理办公室 分管领导 文件批准 文件执行意见 经理办公室缮印登记发放 文件运行内 外部环境发生 文件不适用 文件更新 文件处置 对执行意见进行 分管领导 缮印登记发放 文件运行 文件更新 文件处置 文件审核会签 相关部门 经理办公室 分管领导 文件评审主办部门组织更新信息收集 主办部门 经理办公室 技术资料管理流程图 项目总工组织技术学习合同文件和技术 规范 进行图纸会审 划分本项目所有分项 分布 单位工程 确定项目每个分项 分部 单位工程施 工所需填写的各种技术文件和资料清单 就技术资料管理规定进