发货管理制度

南京皇家聚锋建筑材料有限公司南京皇家聚锋建筑材料有限公司 发货发货管理管理规规定定 一一 订单的管理规定订单的管理规定 1 制单流程 营销部 2 审核流程 供应物流部 二二发货的管理规范 发货的管理规范 1 清点 签字 供应物流部 2 检验 签字 供应物流部 生产部 3 提货 发货 供应物流部 营销部 4 门卫放行 人事行政部 三三运输和包装的管理规范 供应物流部 营销部 运输和包装的管理规范 供应物流部 营销部 1 运输保证 2 包装保证 3 其它 四四内部领料规范 内部领料规范 一一 订单的管理规范订单的管理规范 1 1 制单流程制单流程 营销部 营销部 1 合同订单由业务经理制作 并交送相关部门 财务部 客户服务部 主管或主 管以上领导签字批准后 方可作为正式发货订单下发至供应物流部 2 发货订单上如遇任何特殊情况 必须由营销部在 备注栏 中详细注明 3 发货订单上的货物如果需要由皇家公司代为托运 营销部必须在正式发货订 单下发时 将 货物运输通知单 一起下发至供应物流部 无论发货订单上 的客户公司地址与实际收货人地址 收货人联系电话等是否一致 为了避免 错误 在发货订单上 业务经理必须注明实际收货人地址 收货人 收货人 联系电话等信息 4 如货物由客户自提 营销部需向供应物流部提供客户的运输委托书复印件 或由业务经理在发货订单上注明提货人的姓名 车号等身份证明 5 正式发货订单下发后 对于确认可以出厂的货物 营销部有责任及时地打印 出相应发货订单的 送货联 至供应物流部 南京皇家聚锋建筑材料有限公司南京皇家聚锋建筑材料有限公司 6 在正式发货订单下发后 可能有内容需要修改 如修改内容较少 则由业务 经理在原发货订单上修改并签名为据 如修改内容较多 则不允许在原发货 订单上修改 需重新下发一份修改后的准确的发货订单 原发货订单作废 7 对客户急需的订单 要求物流部加班的 营销部应下发一份 工作联系单 给供应物流部 供应物流部有责任同时通知生产部 写明加班日期 内容 但对于货物自提的客户 营销部应在 工作联系单 上注明车到公司的具体 时间或最晚时间 以便供应物流部和生产部提前安排工作 超过最晚时间后 供应物流部和生产部可以下班 这之间所产生的所有加班费用 将会计入相 关的销售人员的个人费用 2 2 审核流程 审核流程 供应物流部供应物流部 8 供应物流部主管在接到正式发货订单后 根据 制单流程 要再一次审核订单 各项是否完整 最后签字确认 9 若发货订单中任何一项不符合流程规定 供应物流部有权力将订单退回营销 并要求其重新制作发货订单 10 对于每一份发货订单 相应的 送货联 需供应物流部主管签字确认后 方 可发货 二二 发货的管理规范 发货的管理规范 1 清点 签字 供应物流部 清点 签字 供应物流部 1 供应物流部仓库管理员根据订单所列产品逐一配货 严格清点数量 做到每 发一批货都至少有两人以上清点 供应物流部仓库管理员配货时清点一遍后 签字确认 供应物流部另一人再复验一遍 并签字确认 装车时送货人 是 指我公司指定托运的运输公司及其代表 或收货人 是指由客户指定的代 理人 清点一遍 并签字确认 办好一切交接手续 坚决杜绝漏发 错发 多发等现象 确保每一环节都无差错 2 对于某些小的五金件 数量多时极易出现错数和漏数 还有整包的型材 内包 装里的具体数量也极易数错 因此要求物流部仓库管理员在遇到此类物品出货 时 要具备高度的工作责任心 绝不容许把差错放出厂门 工作结果将记入每 次的 绩效考核 南京皇家聚锋建筑材料有限公司南京皇家聚锋建筑材料有限公司 2 2 检验 签字 供应物流部 生产部 检验 签字 供应物流部 生产部 1 在外购物资入库前的检验过程中 供应物流部仓库管理员除了在 送货联 上对数量 质量根据国家标准进行抽检确认以外 还必须在抽检过的物资外 包装上标明 已抽检 字样 尽量避免外购物资在将来整箱出货时数量上产生 差错 工作结果记入每次 绩效考核 2 发货订单下发至供应物流部后 若有需要生产部进行检验的物品 如型材 双 壁落水 首先由供应物流部通知生产部进行出货检验 并提供一份发货订单 3 在产品出厂时 生产部质检员必须在发货清单上对产品的质量进行签字确认 3 提货 发货 供应物管部 营销部 提货 发货 供应物管部 营销部 1 如遇特殊情况需供应物流部先行备货的 发货订单则必须先由营销部主管签 字后 交供应物流部先行配货 待正式发货订单下发后再凭 送货联 发货 2 自提客户过来提货时 需出示委托书等能显示身份的复印件 供应物管部在 发货前先对照与营销部提供的资料 货物运输委托书 身份证明 是否一致 在取得二种身份一致的情况下 供应物流部方可发货装车 3 供应 物流部仓库管理员根据发货情况及时打印出发货清单 详细核对并经过 供应物流部主管审核后 提供给营销部 发货清单明细应与发货订单内容相 一致 如发现不一致 供应物流部应详细列明 并及时通知营销部 以便业 务经理能与客户及时取得沟通 4 对于用纸箱包装和用其它外包装的物品 供应物流部必须用统一的不干胶标贴 贴于物品外包装的上侧与边侧 并详细写明 收货地址 收货人 收货人联系 电话 并由供应物流部的最终发货人签字确认 4 门卫放行 门卫放行 1 正常工作时间 所有发货订单货物在出厂时 门卫必须要确认供应物流部主 管在 送货联 上有签字后 方可将货物放行 如遇双休日或供应物流部主 管不在厂的情况下 门卫可认可当班负责人的签字后 才予以放行 事后供 应物流部主管必须补齐手续 南京皇家聚锋建筑材料有限公司南京皇家聚锋建筑材料有限公司 2 另外 门卫不得以任和借口或形式 放行任何装有公司产品的车辆出厂 若 因为门卫的失误所造成公司的损失 所有责任由门卫负责 三三 运输和包装的管理规范 物流部 采购部 市场部客户服务运输和包装的管理规范 物流部 采购部 市场部客户服务 部 部 1 1 运输保证 运输保证 1 由供应物流部选择 2 3 家正规的 具有良好职业声誉的运输公司 包括汽运 铁运 空运 船运 由供应物流部与运输公司 尤指汽运 达成质量承诺 并出面签订正式运输合同 2 供应物流部人员和 皇家 所有签约的运输公司 尤指汽运 必须要达成一致 即 运输公司一定要对皇家所托运货物的完整性 安全性做出保障和承诺 3 供应物流部在接到营销部填写的 货物运输通知单 挑选其中一家签约的运输 公司 并根据装车要求 规定其在的一定时间内 3 4 小时之内 派运输车到 公司 4 若因为运输公司单方面的原因 而导致供应物流部加班所产生的费用和公司 因此所承受的一切损失应全部由运输公司负责 此项应包括在运输合同内 5 若因为本公司单方面的原因 而导致运输公司空车返回的损失 应由本公司 支付运输公司的空车费用 6 供应物流部必须确认货物都准备就绪 再合理安排装载 7 供应 物流部也将根据相应的运输方式 指汽运 铁运 空运 船运 按照 对应的货物运输标准对所有出厂的货物做好包装的保证和保障工作 并作 运输工作明细表登记 2 2 包装保证 包装保证 1 对运输要求高的货物 如 展会 推广会所用的门窗样品 客户所需要的门 窗样品 用于检测目的的门窗样品 精致的 表面喷漆的五金配件等等 即 所有精细度高 且容易损坏的物品 物流部都要按 一级包装一级包装 要求的内容 进行包装 南京皇家聚锋建筑材料有限公司南京皇家聚锋建筑材料有限公司 一级包装一级包装 的目的尤其是针对铁路 航空等运输公司的粗暴搬运 主要要求包括 a 货物的易损坏部分 如无玻璃的窗 门的框 扇部位 首先要有紧贴的汽泡塑 料纸 泡的直径不小于两厘米 包裹 然后用胶带粘牢接口处 b 带玻璃门窗的玻璃平面要用适合玻璃大小尺寸的泡沫板双面覆盖 然后用胶 带粘牢接口处 c 样角 样品 样窗的包装 必须注意对焊角部位和各边角用汽泡纸进行保护性 包裹 一定不要暴露在外 d 货物放入硬纸板的包装内后 纸箱的边角都要用小的泡沫块 小的泡沫板进 行添补 以尽量避免物品在运输过程当中可能出现的晃动 滑动 磨擦 碰 撞的现象 e 4 件以下 含 4 件 表面喷漆的五金件和易损坏的注塑件 不包括本身有完好 包装的物件 的外层也要用汽泡塑料纸 泡的直径大于五毫米 包裹 不少 于三层 用胶带粘贴接口处后 再放置于硬纸板的包装箱内 f 4 件以上 表面喷漆的五金件和易损坏的注塑件 发货时要打成一个大箱 外 面必须看起来是一个大件 防止铁路 航空运输公司的粗暴搬运可能会造 成的损坏 g 所有的硬纸板包装外先用塑料薄膜缠绕 再用打包带捆扎 h 最后 在最外层包装的显眼处 对运输需要特殊小心的贵重货物 要张贴注 意运输的标志 即 小心轻放 向上 请勿重压 i 对于落水系统需要 或不得不 委托铁路和航空运输的构件 除了在箱内的构 件间必须用汽泡纸 泡的直径不小于两厘米 隔开外 箱外也要张贴醒目的 小心轻放 向上 请勿重压 图案标志 j 散装型材要进行简易拼装 外包装首先要用塑料封套包裹 其次用硬纸壳套装 再用打包带扎好 2 对运输要求较低的货物 客户自提 用汽车运输的货物 物流部可根据 一级 包装 的要求相应减少包裹物的层数 但绝不能忽视对易损坏部位和边角部位 的包装保护 3 3 其它 其它 南京皇家聚锋建筑材料有限公司南京皇家聚锋建筑材料有限公司 1 对于运输由我公司承担的零担 拼车货物 或有些情况下的整车货物 原来 型材和钢衬采取同车运输的方式将改为型材和钢衬分开运输 供应物流部人 员将就这类情况 在不提升运输价格的情况下 完善和运输公司的沟通 另 一方面 营销部也要配合做好客户的工作 a 让客户理解型材和钢衬分开运输的原由 b 在货物发出以后 马上及时通知接收货物的客户 要求对方随时保持通讯 的畅通 以减少货物在运输过程当中可能出现