河南工程学院学生档案管理办法试行

河南工程学院学生档案管理办法 试行 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 为加强学生档案管理工作的规范化 制度化建 设 根据 中华人民共和国档案法 以及学生管理工作相关政 策 规定 结合我校实际情况 特制定本办法 第二条第二条 学生档案是学生在校期间形成的 反映学生德 智 体及家庭 经济状况的第一手个人档案材料 学生档案 管理工作 是贯彻执行党的教育方针 为社会主义现代化建 设培养 选拔 录用人才服务的一项常规性基础工作 第三条第三条 我校学生档案管理工作采取学生工作处统筹协 调 二级学院具体负责 其他相关部门积极配合的方式 第二章第二章 新生档案接收新生档案接收 第四条第四条 新生报到时应将个人档案交至所在学院 如有 缺失 应在新生复查前查找补齐 第五条第五条 学院接收新生档案时 应认真履行交接手续 要 及时整理 编号并入档案专柜 第三章第三章 在校生档案管理在校生档案管理 第六条第六条 二级学院要做好学生在校期间的档案材料收集 整理归档工作 档案材料应在学生毕业离校前归档完毕 条 7 条 学生档案的归档范围及其分类 一 高中前档案及高考资料 二 学生入学登记表 三 军训鉴定表 四 入学体检表 五 学年鉴定表 六 学生干部任职登记表 七 奖惩材料 八 高校毕业生登记表 九 学生成绩单 十 专升本报名表 十一 就业报到证副联 十二 其他可供组织考察的有保存价值的材料 第八条第八条 归档的学生档案资料 须做到 一 必须是办理完毕的正式文件材料 二 必须完整齐全 真实 文字清楚 对象明确 写明 承办单位及时间 三 必须手续完备 凡规定应由组织审查盖章的 须 有组织盖章 组织鉴定 审查结论 复查结论 等组织考核 形成的综合材料 须经本人见面签字 四 档案材料一律用蓝黑钢笔填写 不得用圆珠笔 铅笔和复写纸书写 五 凡按规定由个人填写的材料 在署名时必须填写 本人户口法定姓名且要与录取名册相符 不得用同音字或 不规范用字代替 不得更改 第九条第九条 根据安全保密和便于查找的原则 学院应做到 一 设立专门学生档案室 用铁皮档案柜存放 达到防 火 防潮 防高温 防盗 防光 防鼠等要求 二 要保持档案室内适宜的温湿度 三 制定和完善学生档案管理规章制度 做好学生档案 分析统计工作 四 档案离开档案室时必须密封 五 档案专人管理 发生人员或工作变动 做好交接 第十条第十条 丢失档案 原则上不予补办 如有特殊情况 学生本人可提出补档申请 经学院主管领导批准后办理 补 办档案应遵守下列规定 一 补档材料应真实 文字清楚 对象明确 凡规定应 由组织审查盖章的 须有组织盖章 应由本人署名的材料 由本人签字 二 仅补办在我校学习期间的档案材料 内容包括录取 审批表复印件 成绩单 高校毕业生登记表等 三 补档材料经审核通过后 密封转出 第十一条第十一条 因组织发展 推荐就业 政审等原因需要查阅 学生档案 须遵守下列规定 一 凡外单位要查阅学生档案 须持有介绍信并经学院 主管领导审批 二 学生档案一般不得外借 如必须借出使用时 要经 学院主管领导审批清理档案内容登记密封后方可借出 借出 的档案应及时归还 归还时应与借出前登记的档案内容进行 核对 无误后接收 三 学生个人不能查阅自己的档案材料 四 查阅 借用学生档案必须遵守阅档规定 严禁拆卸 涂改 圈划 折叠 批注 抽取 撤换档案材料 第十二条第十二条 休学学生的档案应做为学籍异动档案妥善保 存 学生复学后 应及时将其档案归入新的班级 第十三条第十三条 转专业 转学 学生的档案 在接到教务处正 式通知后 将其档案转到所在学院 学校 并履行交接手续 第十四条第十四条 退学 开除学籍学生的档案 在学生办完离校 手续后交由本人带走 或按有关规定将其档案退回家庭所在 地的档案托管部门 第四章第四章 毕业毕业生档案生档案转递转递 第十五条第十五条 学生毕业后 档案应及时转递 一 已落实就业单位的学生 学院应根据就业报到证的 单位转档 二 专升本 考研学生 学院应根据录取通知书要求进 行转档 三 人事代理学生 学院应转至就业办公室办理 四 未落实就业单位本人要求档案保留在学校的 按照 国家政策规定期限保留 由学院管理 五 派遣单位指定学校邮寄的 学院每月10日 20日向学 生工作处转交一次 由学生工作处按规定渠道邮寄 六 档案留校期满后 学院根据就业办公室提供的就业 报到证统一转递 第十六条第十六条 转递学生档案时应遵守下列规定 一 档案材料必须完整齐全 凡转出档案 必须密封盖 骑缝章 二 学生档案可以由学生工作处按规定渠道邮寄 也可 由接收单位派专人持介绍信领取 档案接收单位允许本人自 带的可以由学生自带 三 转出的学生档案必须按 档案转递通知单 的项目认 真填写 档案转递负责人要做好详细的档案转