关于学校公文格式规范的要求

卓藏中字 2015 30 号 关于学校公文格式规范的要求 各处室 年级组 教研组 为进一步规范学校各类文件材料编辑格式 提高材料质量 参照上级有关文件要求 现将我校各类文件 制度 计划 总结 制度 条例 通知 教师文档相关材料的电子版材料和档案材料 编辑作如下规范 请遵照执行 一 标题 二号方正小标宋简体字 分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 长短适宜 间距恰当 多行标题排 精品文档 2 欢迎下载 列应使用正梯形 倒梯形或菱形 不采用上下长度一样的长方形 和上下长 中间短的沙漏形 第一层标题黑体 第二层标题楷体 第三层和第四层用仿宋 体 学校各类公文不准出现错别字 繁体字 已淘汰的异体字 不合规范的简化字 二 页面设置 正文用三号仿宋 GB2312 体字 一般每页排 22 行 每行排 28 个字 如使用 word 编辑 可设置为行距为固定值 28 磅 页 面设置为上 3 7 厘米 下 3 5 厘米 左 2 8 厘米 右 2 6 厘米 三 标点符号 一 采用规范全角标点 符合中文排版规范 每行开头不 能是标点符号 1 标题中一般不用符号 需要停顿的用空格表示 2 连续使用引号 书名号时中间不加顿号 3 小标题后无文字内容时不加标点 二 文字材料中要正确使用序号 标点 1 第一 第二 或 首先 其次 等表序号的词语后 应该用逗号 精品文档 3 欢迎下载 2 一 二 三 等序号后应该用顿号 3 1 2 3 和 A B C 等序号后应该使用齐 线墨点 实心小圆点 4 序号如加括号 如 1 2 3 等不再加标点符号 5 文章的层次顺序应依次是 一 二 三 一 二 三 1 2 3 1 2 3 四 序号 第一层用一 二 三 加顿号 第二层用 一 二 三 不加符号 第三层用 1 2 3 后加圆点 第四层 1 2 3 不加符号 五 要正确使用公文文号中的 括号 印发公文时 年份外的括号应该用中括号 也叫六 角括号 而不应该用小括号 或方括号 或英文 中使用的 六 称谓 一 名称要恰当明确 不能含混不清 具体到办公室的 名称要统一 二 各种名称要用全称 如名称过长且重复出现 第一次 用全称 之后可用简称 但第一次用全称时必须加括号注明 以 精品文档 4 欢迎下载 下简称 简称必须是约定俗成 社会认可的 三 区域和单位一律用第三人称 不用 我县 我市 可使用 全县 全市 或 卓尼县 兰州市 应根据前后文 的语义确定 四 引用文件时应先点出文件的名称 名称号用括号注明 发文号 如 卓尼县教育局关于公布 2014 年名师名校长评选 结果的通知 卓教字 2014 4 号 七 时间表述 一 文档中时间表述要明确 不用 今年 去年 应该 使用 2011 年 2010 年 二 文档中年 月 日均应用阿拉伯数字表示 如 2008 年 3 月 15 日 年份一般用全称 如 2011 年 不能写成 11 年 八 数字使用 一 记数和记量 包括正负数 分数 小数 成分比 倍 数等 要用阿拉伯数字 例如 2122 1 3 4 5 倍 5 等 二 定型的词 词组 成语 惯用语 缩略语或具有修辞 色彩的词语中要使用汉字 如 一律 二万五千里长征 一 二 九 运动等 三 表示用阿拉伯数字书写的数值范围 使用 如 精品文档 5 欢迎下载 30 50 人 2012 2013 年 1 凡文中使用连接号的应该使用 而不使 或 如 2005 年 9 月 10 月中的 2 凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线 而不用 或只占一个空格的短线 或两个短线 表示 九 正文 落款 一 与标题之间空一行 二 正文每段首行要注意空两格 建议用段落设置 首行 空 2 格或首行缩进 文件希望传达对象的称呼 如 各镇办教委 要顶格 三 数字 年份不拆行 四 材料打印要双面打印 在 页面设置 一栏的 页边 距 设置成对称页边距 先打印奇数页 再将材料翻转 打印偶 数页 五 附件 如果行文需要有附件 应该在正文主要内容结束后 位置在 正文与落款之间 在正文间下空一行 左空两格 注明 附件 全角冒号 冒号后面是附件名称 附件名称后不加任何符号 如有多个附件 用阿拉伯数字标注附件顺序号 如 附件 精品文档 6 欢迎下载 1 xxx 附件名称较长需回行时 应当与上一行附件名称的首 字对齐 附件应与正文一起装订 应当另页编排 附件 二字及附 件顺序号用黑体字顶格编排在左上角第一行 附件标题居中在第 三行 附件的序号和名称前后应一致 应如以下方式注明 附件 1 2 六 段首要空两格 凡是独立成段的地方 包括小标题 都应空两格 注意 文 中的小标题也应空两格 特别注意学校的规章制度 其中的每一 条开头都应空两格 七 署名 成文日期 印章 1 加盖公章的公文日期 一般下空四行 右空四字编排 1 单一机关行文时 落款在成文日期之上 以文日期为 准居中署名 印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 使 发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应当上 局正文 或附件说明 一行之内 2 联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文日期拉开 左右各 精品文档 7 欢迎下载 空 7 字 主办机关印章在前 两个印章均压成文日期 当联合行文需加盖 3 个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 按加盖印章顺序排列在相应位置 主办机关印章在前 每排最多排 3 个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交 或相切 在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间 2 不加盖公章的成文日期 一般下空四行 单一机关行文时 在正文 或附件说明 下空一行右空二字 编排发文机关署名 在发文机关署名下一行编排成文日期 首字 比发文机关署名首字右移二字 如行文日期长于发文机关署名 应当使成文日期右空二字编排 并相应增加发文机关署名右空字 数 联合行文时 应当先编排主办机关署名 其余发文机关署名 一次向下编排 3 成文中的日期为数字 1 要正确使用年份中的 零 成文时间应用汉字将年 月 日标全 零 写为 如 二 一 年四月一日 2 各类通知 告示 奖牌 证书等日期的书写 要做到 汉字和阿拉伯数字不混用 年份如用阿拉伯数字形式表示 则中 间应该用长 0 表示 如 2005 年 10 月 精品文档 8 欢迎下载 3 用阿拉布数字将年 月 日标全 具体到日 月 日 不编虚位 即 1 不编为 01 4 特殊情况的说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章 成 文日期时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 七 页码 用 4 号半角数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左 右各放一条 4 号一字线 单页码居右空 l 字 双页码居左空 1 字 八 印刷 双面印刷 页码套正 两页误差不超过 2 毫米 九 装订 左侧装订 两钉外订眼居版面上下边缘各 7 厘米处 允许误 差不超过 4 毫米 精品文档 9 欢迎下载