《商务沟通方法与技能》复习材料要点

广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 1 1 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 商务沟通方法与技能商务沟通方法与技能 复习材料复习材料 王兴水王兴水 老师编写老师编写 第一章第一章 学生成长档案学生成长档案 一 本章的学习目的与要求一 本章的学习目的与要求 本章教给学生一种学习本书的方法 不作具体考核要求 学生应该在整个学习过程中坚持做学 生成长档案 通过记录进步与成长 使学生能够检测其学习状况 二 复习提纲二 复习提纲 1 时间日志定义 时间日志是对我们每天所做事情及花费时间的详细记录 用来比较任务的预定完成时间和实际 完成时间 2 时间大盗的定义 时间大盗是指各种干扰过程并导致任务延期完成的情况 3 任务的 ABC 分类的定义 根据任务的重要性和紧急程度对任务的优先顺序进行分类的方法 4 学习日志的定义 学习日志是关于一些学习经历和学习感受的详细记录 三 练习题 本章无 三 练习题 本章无 四 练习题参考答案 本章无 案例分析案例分析 如何建立如何建立 学生成长档案袋学生成长档案袋 学生成长档案袋 也称学习档案袋 主要是指收集 记录学生的学习 生活情况及教师 家长或同伴做出评价的有关资料 学生的作品与反思 及其他相关成长记录材料等 学生成长档案袋 可以说是记录了学生在一个时期一系列的成长 故事 是评价学生 进步过程 努力程度 反思能力及其最终发展水平的理想方式 建立 学生成长档案袋 可以使我们能够更加开放地 多层面地 全面地评价每一个学 生 一 一 学生成长档案袋学生成长档案袋 的构成的构成 一 封面设计 成长档案袋封面应写上学生姓名 性别 出生年月等基本信息 并可各自发挥设计封面 可 以把自己最漂亮的照片贴在封面上 爱绘画的同学可以精心地在封面上画上自画像 并根据自 己的特点写上姓名 如 爱唱爱跳的 XXX 刻苦好学的 XXX 还可以给自己的成长记录 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 2 2 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 袋取上富有诗意的名字 如 成长的足迹 可爱的我 等等 还可以在封面上设计 我喜欢的 格言 我的爱好 等 二 成长档案袋 的具体内容 1 个人信息 姓名 性别 籍贯 出生年月 班级 身高体重 家庭住址 兴趣爱好等 2 自我展示 1 目录 2 把喜欢的作品与成果 或者认为有重要价值的材料和一些能让自己产生成就感的作品 如 喜欢的相片 最满意的作业 日记 喜爱的手工制作 最满意的绘画作品 书法 参加过 的校内外的实践活动过程简介 各种获奖证书和作品等 并在所选作品上标明收集的时间 选 择的理由 3 成长评价 1 自我评定 每学期末学生自我评定一学期来在校 在家 在生活中的各种表现及取得 的进步及各种成果 2 教师和同学评定 教师和同学对学生的评价 在学校完成 3 家长评定 家长细心观察孩子在家的表现 发现孩子的闪光点及时记录 二 二 学生成长档案袋学生成长档案袋 的管理的管理 1 由班主任统一管理 2 每学期老师提供学生在校学习生活照片及有关资料 家长及时提供孩子生活中的各种资料 以备 学生成长档案袋 时时更新 3 班主任每个月组织学生整理一次各自的成长记录袋 每学期进行两次交流展评 在相互评 价和自我反思中学习别人的长处 改正自己的缺点 4 每学期结束的时候 由学生带回家 让家长了解孩子学习情况 签署评价 第二学期开学 时再带回学校 学校和家庭关注孩子学习的全过程 三 建立三 建立 学生成长档案袋学生成长档案袋 注意事项注意事项 1 班级统一文件夹 文字内容以 A4 纸大小 尽量用电脑打印 实在不便打印的应书写工整 美观 2 装袋要求 第一项 封面 包含个人信息 第二项 自我展示 第三项 成长评价 3 本次活动会评选优秀建案学生 5 学生成长档案袋 放入资料必须要有价值 有利于促进自我成长 6 成长档案袋 从入学正式实施 一直持续到毕业 返还给学生做纪念 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 3 3 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 封面样品 供参考 封面样品 供参考 第二章第二章 商务沟通的重要性商务沟通的重要性 一 本章的学习目的与要求一 本章的学习目的与要求 本章需要求学生掌握以下知识点 1 沟通过程 2 沟通的对象和类型 3 沟通障碍 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 4 4 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 4 克服沟通障碍 二 复习提纲二 复习提纲 1 关键词和术语 1 沟通 通过语言 符号和行为传递或者交换信息 想法和情感 2 沟通过程 信息由发送者到接收者的传递和反馈过程 3 利益相关者 所有对组织事务感兴趣的个体 通常分为内部利益相关者和外部利益相关 者 内部利益相关者如员工 外部利益相关者如政府 4 内部沟通 组织内部成员间的信息传递 可以是口头形式 也可以是书面形式 5 外部沟通 组织外部利益相关者的信息传递 可以是口头形式 也可以是书面形式 6 沟通障碍 任何阻碍信息流动的因素 7 噪音 任何干扰信息流从发送者到接收者的阻碍因素 8 超负荷 是指个人大量承担工作达到一定极限 已不能应付任何再多一点的工作状态 9 对话 是指双向沟通的过程 这样发送者和接收者可以直接联系 10 行业术语 行业或者专业内部经常使用的专门词汇 是一般大众很难理解的 11 反馈 信息的接收者通过回复发送者的信息来作出回应 这是双向沟通过程的一部分 用以确保信息被接收并理解 或者还需要进一步说明 2 沟通的对象 商务沟通的对象就是利益相关者 包括内部利益相关者和外部利益相关者 具体包括 员工 股东 顾客 供应商 当地社区 政府 3 沟通障碍 1 物理障碍 干扰 距离 不良设备 员工短缺 不良工作环境 2 内部系统 距离 无效的沟通系统 不清晰的组织结构 缺乏培训 监管不力 角色不 明 缺乏积极性 3 员工 个人背景 语言障碍 行业术语运用 受教育的差异 个人观点 超负荷 误解 意外或故意扭曲 4 克服沟通障碍 1 考虑接受者的需要和理解能力 2 确保清晰的报告 3 简明扼要的表达信息 4 避免使用行业术语 5 使用不只一个沟通系统 6 鼓励对话 7 缩短沟通链 8 确保反馈 三 练习题三 练习题 2006 年 12 月 作为分管公司生产经营副总经理的我 得知一较大工程项目即将进行招标 由于采取向总经理电话形式简单汇报未能得到明确答复 使我误以为被默认而在情急之下便组 织业务小组投入相关时间和经费跟踪该项目 最终因准备不充分而成为泡影 事后 在总经理 办公会上陈述有关情况时 总经理认为我 汇报不详 擅自决策 组织资源运用不当 并当着 部门面给予我严厉批评 我反驳认为是 已经汇报 领导重视不够 故意刁难 是由于责任逃 避所致 由于双方信息传寄 角色定位 有效沟通 团队配合 认知角度等存在意见分歧 致使企业内部人际关系紧张 工作被动 恶性循环 公司业务难以稳定发展 问题 问题 1 请解释沟通障碍的含义 2 请指出案例中 我 沟通过程中的错误做法 并说明原因 3 请指出案例中 我 改进沟通的措施 4 请简述克服沟通障碍的策略有哪些 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 5 5 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 四 练习题参考答案四 练习题参考答案 1 答 沟通障碍是指不利于和干扰沟通顺利进行的所有因素 2 答 1 没有有效沟通 盲目决策 在得知企业有一个很大机会的时候 我过于自信和重视成绩 在掌握对方信息不足及总经 理反馈信息不足的情况下盲目决策 扩大自己的管理幅度 并没有有效地对人力资源信息进行 合理分析 发挥企业最强的竟争优势 致使准备不充分谈判失败 2 执行过程中 没有有效沟通去获得团队支持 作为分管副总经理 没有努力地去争取上级总经理的全力支持 仅凭自己的主观和经验 而没有采取合理有效的分析 拿出具体的实施方案获得沟通批准 使总经理误以为抢功心切 有越权之嫌疑 3 没有运用好沟通管道 在请示时候只用了电话请示这样一种沟通途径 致使没有明确的沟通结果 事后也没有提 前当面向总经理汇报总结 而是直接在大会上提出自己的看法 3 答 1 在沟通前作好信息准备工作 这些信息包括电话汇报 详实的书面汇报 经营分 析 因素分析 可行性分析 经费分析 总结分析等报告 做到有备而战 2 改进和完善 沟通方式 除电话请示汇报外 可以采取面对面或者进一步的书面分析汇报材料 供于决策及 反馈 作为下级 应事先及时与总经理对投标失误进行沟通 争取理解 而不该在办公会上让 双方下不了台 3 自我认知度的加强 由于公司是一个整体 要及时进行角色的换位思考 从总经理角度去想每件事的正确与否 及时调整自己的位置作出相应的工作对策 同时由于角 色转换 而不应过分依赖以往成就 而更多的是应该以创新方式从对方的心态去尝试配合好总 经理工作 4 答案见复习提纲 案例分析案例分析 商务沟通案例分析商务沟通案例分析 财务部陈经理结算了一下上个月部门的招待费 发现有 1000 多元没有用完 按照惯例 他会用这笔钱请手下员工吃一顿 于是他走到休息室叫员工小马 通知其他人晚上吃饭 快到 休息室时 陈经理听到休息室里有人在交谈 他从门缝看过去 原来是小马和销售部员工小李 两个人在里面 呃 小李对小马说 你们部陈经理对你们很关心嘛 我看见他经常用招 待费请你们吃饭 得了吧 小马不屑的说 他就这么点本事来笼络人心 遇到我们真 正需要他关心 帮助的事情 他没一件办成的 你拿上次公司办培训班的是来说吧 谁都知道 如果能上这个培训班 工作能力会得到很大提高 升职的机会也会大大增加 我们部几个人都 很想去 但是陈经理却一点都没有察觉到 也没有积极为我们争取 结果让别的部门抢了先 我真的怀疑他有没有真的关心我们 从这个案例中我们可以看出这是很明显的上级和下级沟通出现了问题 首先是上级和下属沟通不充分 与下属沟通要尊重下属 让下属感到自身工作的重要性 调动他们工作的积极性 也要表明你沟通的诚意 要让下属感到双方都是为了把工作做得更好 双方有共同的利益与追求 我们看到了小马在抱怨陈经理没有给他们争取去培训的机会 这也 是陈经理没有跟自己的下属很好的沟通 他应该尽量多的聆听下属的观点和意见 以便了解自 己的下属需要什么 要求什么 专心聆听是双方沟通的关键 不等下属的发言就妄下结论往往 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 6 6 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 给下属留下不负责任 敷衍的形象 要耐心倾听问题所在 并说明自己不这样办的理由 本案 例中看来 陈经理应该在公司办培训班时征求一下自己下属的意见 问问他们有多少人想去 虽然不保证每个人都可以去 但是为自己的下属努力争取机会 这样自己的员工也不会抱怨了 其次 这个案例中一样存在着下属和上级之间的沟通问题 与自己的上级很好的沟通可 以让你的能力和努力得到上级的高度肯定 赢得更快的发展速度和更大的发展空间 可以消除 上级对你的误解 以免给自己和他人带来不必要的麻烦 还可以增加下属对上级的理解 小马 只会抱怨 当时的他也没有和自己的经理很好的沟通呀 如果他和上级很明确的说了 部门中 有很多人想去参加这次培训 希望经理给很好的争取一下 也许他们现在已经在培训人员的行 列了 自己没有很好的沟通不说 还跟别的部门的员工抱怨 这更是以大错误 上级永远是上 级 上级可能还有他的上级 绝大多数的上级在乎其权威和地位 需要别人的承认 需要他人 维护自己的尊严 而小马却在私下和别人损坏自己领导的形象 这是特别不好的地方 对领导 的做法不认同的时候 应该和自己的领导沟通 说出自己的建议和想法 很好的沟通就是解决 问题的关键 自己没有和上级说明自己的想法还怪领导没有给他机会 在组织中 下级需要理 解上级的做法 也许他一样有自己的不得已 如果双方只会抱怨 只会把自己的想法埋在心里 以后的工作怎么开展呢 所以 双方都是有错误的 在组织中 上下级的及时沟通是特别必要的 上级需要下级的 理解 支持和尊重 同时也要尽自己最大努力为自己的下属办好事情 尽量聆听下属的意见和 建议 下级要知己知彼理解自己的上级 并及时反馈自己的想法 很好的和上级领导沟通 这 样才能很好的开展以后的工作 第三章第三章 沟通的方法和途径沟通的方法和途径 一 本章的学习目的与要求一 本章的学习目的与要求 本章要求学生掌握以下知识点 1 单向和双向沟通渠道 2 正式和非正式沟通渠道 3 沟通的方向 4 沟通网络 二 复习提纲二 复习提纲 1 关键词和术语 1 单向沟通渠道 可能是由老式的 传统的公司建立的 它允许管理层向员工传递信息 并建立一个系统确保这种沟通能够进行 但是 不鼓励员工向管理层反馈信息 因此沟通渠道 是单向的 是自上而下的 2 双向沟通渠道 可能是由具有现代意识和进去进取精神的公司建立的 它一方面认为必 须有向下的沟通 因为管理者必须将有关政策和决定告知员工 以及传递信息和指导 另一方 面 还认为员工自己可以提供有价值的信息 而且有权利向其管理者提问并得到答复 3 正式沟通渠道 是指公司管理层建立的沟通渠道 以便能向员工传达政策 信息和指示 等 4 非正式沟通渠道 组织里除了正式沟通渠道以外的沟通渠道 5 下行沟通 是指信息从组织顶端向末端的流动 在组织结构中是上级对下家发出的一套 指令 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 7 7 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 6 上行沟通 是指从工作中较低级别的群体向较高级别群体传递信息 7 横向沟通 是指信息在组织内从部门到部门的横向流动 8 沟通网络 信息从发送者到接收者的传递系统 9 链式 是一个下行沟通过程 在一个特定的沟通中 将从最高管理层开始 向下传递到 这一沟通过程所需要的最低级别的员工 10 Y 式 允许组织内的每个成员进行沟通 但必须通过一个中心人物 11 轮式 轮式是一个高度集权的沟通渠道 不同的人和小组可以和中心人物直接沟通 但 是相互之间不可以沟通 12 环式 每个成员可以和临近的那个人沟通 没有中心人物 过程耗时 且不确保问题被 解决 13 全通道式 允许所有方向的沟通 这意味着所有个体和群体可以相互讨论问题 2 下行沟通的体现形式 1 简报小组 2 员工会议 3 公告 通知或通告 3 过分依赖正式的下行沟通可能会产生的问题 1 如果命令链太长 沟通的速度就会变慢 2 如果命令链中的人不在 那么系统将停止运转直到他回来 3 很容易在命令链中产生错误和误解 而且没有检查系统 4 也许最严重的缺陷在于 因为沟通只能沿着命令链自上而下 没有反馈 因此命令链上 高层管理者无法知道潜在的不良影响 4 上行沟通的体现形式 1 联合资讯委员会 2 建议体制 3 工会渠道 4 申诉程序 5 纪律程序 5 横向沟通的体现形式 1 跨部门委员会 2 特别项目组 3 协调委员会 三 练习题三 练习题 1 李四是某公司市场部的一位职员 在该公司工作了 3 年 他的部门经理是初中毕业的 由 于学历上和其他方面的一些因素 李四和部门经理之间存在着一些不同的意见 该部门经理主 张经验式管理 以过程导向评定销售员的绩效 而李四建议要提倡目标管理 同时以结果来评 定一个销售员的绩效 李四和部门经理交流了几次 但都没有被采纳 李四很郁闷 所以李四 想找负责营销的副总 但是限于公司制度 又没有采取行动 问题 问题 1 该公司在沟通方向上采取的哪种类型的沟通 并说明原因 2 过分依赖该公司的沟通形式会出现哪些问题 2 老张是某公司的项目经理 他身边的员工始终在抱怨公司的氛围不好 沟通不足 老张非 常希望通过自身的努力来改善这一状况 因此 他要求项目组成员随时可来办公室找他谈话 反映应该如何采取措施改善公司氛围 有成员找老张 说公司应该每周都举行例会 这样大家 可以充分沟通 相互听取意见 老张决定举行例会 但对例会应如何进行 老张却不知如何规 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 8 8 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 定 很快项目组成员就抱怨例会目的不明确 效率太低 缺乏效果等等 而且由于例会上意见 不同 很多成员开始争吵 甚至影响到人际关系的融洽 为此 老张非常苦恼 问题 问题 1 请解释沟通网络的定义 2 老张一开始采取了哪种沟通网络 并说明这种沟通网络的特点 3 老张后来听取成员的建议 采取了何种沟通网络 并说明这种沟通网络的特点 4 老张还应该采取哪些措施来改善沟通状况 四 练习题答案四 练习题答案 1 1 答 该公司在沟通方向上采取了下行沟通 因为该公司只是把公司的政策 指示等告 知员工 然后员工按照政策或者指示执行 并不鼓励下级向上级反馈信息 也不能越级请示 2 答 过分依赖正式的下行沟通可能会产生的问题 如果命令链太长 沟通的速度就会变慢 如果命令链中的人不在 那么系统将停止运转直到他回来 很容易在命令链中产生错误和误解 而且没有检查系统 也许最严重的缺陷在于 因为沟通只能沿着命令链自上而下 没有反馈 因此命令链上高层 管理者无法知道潜在的不良影响 2 1 答案见复习提纲 2 答 老张一开始采取了轮式沟通网络 这种沟通网络的特点是代表了一种高度中央集权 的渠道 不同的个人或者小组可以和中心人物沟通 但不能相互沟通 3 答 老张听取了建议后采取全通道式沟通网络 这种沟通网络的特点是允许所有方向上 的沟通 4 答 老张还应该采取以下措施来改善沟通效果 每次例会都针对某个主题 要有明确的会议目的 每次会议不重复讨论问题 不讨论相互矛盾的意见 对一些完全不合理的意见进行否定 不再讨论 每次例会最后都要进行会议总结 得出会议结论 鼓励会议前后随时发现问题 随时沟通问题 随时解决问题 案例分析案例分析 有效沟通的两个案例有效沟通的两个案例 有效沟通是企业经营管理和我们个人在社会生活经常需要遇到的基本问题 人与人之间 要达成真正的沟通并不是一件易事 以下一些简洁而有效沟通是企业经营管理和我们个人在社 会生活经常需要遇到的基本问题 人与人之间要达成真正的沟通并不是一件易事 以下一些简 洁而寓意深刻的故事 可能比其他沟通专家所著的专业文章对你更直接 更具有震憾作用和启 发意义 有一个秀才去买柴 他对卖柴的人说 荷薪者过来 卖柴的人听不懂 荷薪者 担柴的人 三个字 但是听得懂 过来 两个字 于是把柴担到秀才前面 秀才问他 其 价如何 卖柴的人听不太懂这句话 但是听得懂 价 这个字 于是就告诉秀才价钱 秀 才接着说 外实而内虚 烟多而焰少 请损之 你的木材外表是干的 里头却是湿的 燃 烧起来 会浓烟多而火焰小 请减些价钱吧 卖柴的人因为听不懂秀才的话 于是担着柴 就走了 管理者平时最好用简单的语言 易懂的言词来传达讯息 而且对于说话的对象 时机 要有所掌握 有时过分的修饰反而达不到想要完成的目的 美国知名主持人林克莱特一天 访问一名小朋友 问他说 你长大后想要当甚么呀 小朋友天真的回答 嗯 我要当飞 机的驾驶员 林克莱特接着问 如果有一天 你的飞机飞到太平洋上空所有引擎都熄火了 你会怎么办 小朋友想了想 我会先告诉坐在飞机上的人绑好安全带 然后我挂上我的降 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 9 9 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 落伞跳出去 当在现场的观众笑的东倒西歪时 林克莱特继续着注视这孩子 想看他是不是 自作聪明的家伙 没想到 接着孩子的两行热泪夺眶而出 这才使的林克莱特发觉这孩子的悲 悯之情远非笔墨所能形容 于是林克莱特问他说 为甚么要这么做 小孩的答案透露出一 个孩子真挚的想法 我要去拿燃料 我还要回来 你听到别人说话时 你真的听懂他说 的意思吗 你懂吗 如果不懂 就请听别人说完吧 这就是 听的艺术 听话不要听一半 不要把自己的意思 投射到别人所说的话上头 第四章第四章 口头沟通口头沟通 一 本章学习目的与要求一 本章学习目的与要求 本章需要学生掌握以下知识点 1 口头沟通的方式 2 影响口头沟通的因素 二 复习提纲二 复习提纲 1 关键词和术语 1 面对面交流 是指人们进行相互间的交流 是组织中最常见的传递信息的方式 它产生 于正式会议和非正式会面的过程中 2 电话交流 这可以是内部沟通 也可以是外部沟通 与写信或者开会相比 它可以节省 大量时间 3 非正式会面 非正式会面发生于当人们只是偶遇并开始交谈 或者被临时叫去讨论事情 时 非正式会面很少有议程 也很少有会议记录 4 正式会议 要求提前以书面形式通知与会者 并提供列有所需要讨论事情的会议议程 更多的信息会在会议文件中给出 有关会议讨论情况会被记录在案 5 半正式会议 主管或者经理定期与其管理团队见面 讨论任何被提及的问题 如果这些 会议定期举行 那就需要进行双向沟通 有时这种形式被称为讨论会 6 说话语气 赋予我们所用词语以表情 强调 含义和趣味的说话方式 7 元信息沟通 是指在沟通过程中对沉默的运用 这些沉默可以用来强调信息 并且给予 接收者一些时间来考虑信息的含义 8 暂缓判断 这包括认真倾听 并在讲话人传递完信息和所有讨论进行之后再作判断 在 我们得出一个深思熟虑和合理的决定所需的事实和讨论之前做任何判断都会是不成熟的 2 一个典型的电话接听涵盖哪些方面 接电话的技巧 1 总是迅速的接听电话 2 礼貌的问候对方并给出公司名称 3 礼貌地询问对方需要什么样的帮助 4 表述清晰 5 快速处理来电或者把它转给能够提供答复的某个人 6 确保手头有笔 以备必要时记录谈话细节 3 打电话应该注意什么 1 在打电话前确保你自己知道想说什么 2 准备好所有需要的信息 3 知道你想雨水说话 4 说话简明扼要 5 如果要找的人不在 留言必须清晰 4 召开正式会议的理由有哪些 1 设立目标 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 1010 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 2 监控进度 3 交流意见 4 讨论观点 5 向员工征求意见和建议 6 制定计划 7 做出决策 8 告知所作出的决策 5 开放式讨论的指导性原则有哪些 1 有高层管理者的参与 2 任何要求采取行动的领域应该在会议一开始进行讨论 3 这样的开放式讨论应该定期举行 4 有必要让各层面成员参加这类会议 5 每位与会者都可以畅所欲言 6 影响口头沟通的因素有哪些 1 说话的语气 2 语言 3 倾听的技巧 4 提问方式 5 有效阐述观点 6 辅助语言 7 元信息沟通 8 暂缓判断 9 信息分析 7 认真倾听时要做到 1 提问 2 记录所说的话 3 理解讲话人说话的真正含义 8 提问有哪些好处 1 检查你对讲话人说的话的理解程度 2 鼓励讲话人提供更多的信息 3 促进会谈双方的参与 4 帮助讲话人理清思路 5 表示对谈话的热情 9 为了确保有效的阐述观点 讲话人要遵循的基本原则有哪些 1 准备 2 吸引听众对讲话人的关注 3 传递信息 4 检查听众是否已理解你所传递的信息 10 如何验证听众是否理解所传递的信息 1 注意听众的肢体语言 2 向听众提问 3 如果认为听众没有理解你提供的信息 那就重复那条信息 11 可能对他人提供的信息作出提前判断的原因有哪些 1 讲话人选择了不恰当时间来传递信息 因此听众会更多地考虑其他事情 2 讲话人选择了不合适的地方 因此听众会受到周围环境的干扰 3 讲话人没有做适当的准备 因此信息不能被有效理解 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 1111 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 4 由于讲话人语言中含有方言或者没有条理的传递信息 使听众无法明白他要表达的意思 5 信息可能太长 以至于听众失去了兴趣 6 讲话人的外表与正在传递的信息不相符 可能使听众对他不够尊重 7 听众对某个主题已有明确的观点 而讲话人提供了听众并不认同的观点 8 讲话人拒绝回答问题 或者回答很不好 9 听众根本不喜欢讲话人所提及的信息内容 三 练习题三 练习题 1 1 案例 推销员与秘书的通话 案例 推销员与秘书的通话 背景是推销员想把产品推销给该公司 就打电话给该公司董事长 秘书 您好 董事长办公室 推销员 你好 我是汤姆 请问吉米董事长在吗 秘书 吉米先生认识您吗 推销员 请告诉他我是温斯特公司的汤姆 请问他在吗 秘书 他在 请问您找他有什么事 推销员 我是温斯特公司的汤姆 请问小姐芳名 秘书 我是比莉 推销员 比莉小姐 我能和董事长通话吗 秘书 请问汤姆先生找董事长有什么事呢 推销员 比莉小姐 我知道你作为秘书的处境 也知道吉米很忙 不能随便接电话 但是我 敢保证不占用董事长太多时间 而且相信这是一次让董事长感觉很有价值的通话 秘书 好吧 请您稍等 问题 1 请解释电话交流 2 请说明推销员和秘书的这次通话 推销员的目的是什么 3 请评价推销员的电话技巧 四 案例材料四 案例材料 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 1212 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 问题 1 请对营销部主管马林的对话过程进行评价 2 请指出营销员小刘在对话过程中 有哪些错误 3 营销员小刘和营销部主管马林产生了矛盾 如果你作为协调员 你如何分别与他俩沟通 对话 五 练习题答案五 练习题答案 1 1 答案见复习提纲 2 答 推销员这次通话的目的是和董事长进行通话 3 答 推销员汤姆充分运用了电话技巧 推销员为这次通话做了充分准备 提了解到 董事长姓名 一开始报出董事长姓名 让秘书感到是董事长朋友 很亲切 秘书的问题也 很专业 给推销员设置了 阻碍 但是推销员没有气馁 推销员明确知道要找的人是董事 长 所以没有对秘书说出真实目的是推销产品 大多数公司不喜欢推销工作的 请教秘书姓 名 称呼对方姓名 拉近彼此距离 2 1 答 主要围绕以下几个方面来谈 A 主观上 营销部主管马林并无不恰当之处 是 出于对下属工作的关心 B 客观上 沟通过程有些细节需要改进 以免引起下属的误会 a 提醒下属工作 语言不要用太多反问句 否则 会被下属理解为不信任 b 也要注意表情的 运用 鼓励可以面带微笑 目光赞许 员工误会时 也不要 讪讪 难为情 甚至嘲笑 难为情 甚至嘲笑 的 表情 否则 会被员工认同刚才的对话确实 不怀好意 2 答 小刘的错误 把情绪带到了工作上 在主管目前表现出了内心的不满 沟通 过程没确定根据的怀疑了主管的意思 直接说出 你是对我不放心才对吧 没有给主管 留有余地 3 答 对主管主要是说明小刘还没经验 请主管原谅小刘的错误 对小刘主要说明主管 的用意是关心小刘的工作 主管肩负整个部门的责任更大 第五章第五章 非语言沟通非语言沟通 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 1313 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 一 本章学习目的与要求一 本章学习目的与要求 1 个人外表 2 肢体语言 3 工作环境下的非语言沟通 二 复习提纲二 复习提纲 1 关键词和术语 1 个人外表 是指个人的外貌和想展示给对方的形象 2 举止习惯 是指个人的行为特点 是因人而异的 3 积极的肢体语言 显示出对活动感兴趣的手势或姿势或表情 4 消极的肢体语言 显示出对活动不感兴趣的手势或姿势或表情 2 有助于给他人留下好印象的内容 1 你看上去怎样 你是否干净整洁 2 你的着装与此次会面是否相配 3 你的姿势是什么样的 4 你有令人生厌的举止习惯吗 5 你自信吗 3 积极的肢体语言 1 微笑 2 放松的姿势 3 身体略向前倾 4 恰当的目光接触 4 消极的肢体语言 1 缺乏目光接触 2 缺少微笑 3 弯腰驼背 4 双臂交叉 5 紧张的外表 6 将身体避开讲话人 5 还要注意从以下几个方面理解肢体语言 1 肢体语言可以证实所说的话 因为肢体语言会表明内心感受 2 理解肢体语言必须注意到文化差异的存在 3 肢体语言对揭示人们的态度和反应至关重要 但是 它只能作为一种表象 无法对所有 情形做出解释 6 在工作环境下 每个人都是组织成员之一 个人的行为举止不在纯属个人 在一定程度上 体现组织的形象 所以 公司有必要对员工加以培训指导 三 练习题三 练习题 案例材料 谁是赢家案例材料 谁是赢家 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 1414 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 问题 1 请解释积极的肢体语言和消极的肢体语言 2 谈判双方 左方 右方 哪方是赢家 判断根据是什么 3 详细解读左方四个人的肢体语言 四 练习题答案四 练习题答案 1 答案见复习提纲 2 答 右方是赢家 因为从右方的肢体语言读到右方自信 胸有成竹 满意 开放与接纳 等信息 3 答 不自信 没底气 拒绝 回避等 第六章第六章 书面商务文件书面商务文件 内部沟通文件内部沟通文件 一 本章学习目的与要求一 本章学习目的与要求 1 掌握内部沟通文件的定义 2 掌握内部沟通文件的主要形式 3 掌握内部沟通文件的规范格式 二 复习提纲二 复习提纲 1 1 关键词和术语 关键词和术语 1 内部沟通文件 是指在组织内部人们相互沟通的书面方式 2 备忘录 是组织内部沟通文件的一种常见形式 备忘录一般很简短 通常只记录一两个 问题 并且仅限于公司内部传阅 同一份备忘录可能被发送给多个收件人 3 会议议程 是指列出将在会上讨论的重要事项以及讨论的次序 4 会议记录 是用来概括会议所讨论的要点 并被存档以供今后参考 5 报告 是涵盖一个特定主题的正式的书面交流形式 通常为内部使用 报告是由某些人 收集并研究材料 然后将它送达给那些为某特定目的而要求收集并研究材料的他人或小组的一 种书面交流形式 报告通常是形成决策的依据 6 执行摘要 提供对该报告要点和建议的概述 7 授权范围 撰写报告的原因 通常构成报告的引言部分 8 通告 是用以告知员工有关他们可能感兴趣的某些事宜 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 1515 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 9 企业内部刊物 是传播企业信息的一种方式 它由公司出版并分发给员工 通常 1 周或 者 1 月出版 1 期 内容可能十分详尽 2 2 内部沟通文件的要求 内部沟通文件的要求 1 在充分的信息交流的基础上作出决策 2 向全体员工发布指令 必须告知员工该做什么 以使企业顺利运作 3 组织内同一层级员工之间的相互沟通 包括那些在同一部门以及不同部门之间相互沟通 4 向员工提供相关信息 如产品 培训课程 安全法规等事项 5 向员工提供对他们至关重要的信息 包括有关薪酬 退休金 休假 其他福利的详细信 息 以及总体工作条件 3 3 备忘录的构成 要会按照规范格式写备忘录 备忘录的构成 要会按照规范格式写备忘录 1 公司名称 2 同时也标明是一份备忘录 3 发件人 收件人 4 主题 5 发送日期 4 会议议程 会根据情境按照规范格式写会议议程 5 会议记录 要会按照格式规范写会议记录 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 1616 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 6 报告通常应用于哪些方面 1 以标准格式记录工作中的意外或因病缺勤等情况 2 提交某些调查研究的结果 并建议后续行动 3 评估政策变更的可能性 7 一份好的书面报告应尽可能简洁 版面安排上应清晰并合乎逻辑 应该包含以下要素 1 标题页 组织名称 作者姓名 职位 主题 2 目录 使读者能够更容易理解报告 3 执行摘要 其目的是提供对该报告要点和建议的概述 4 授权范围 撰写报告的原因 5 程序 任务如何进行 6 研究结果 报告的主体部分 包括事实和数据 而且应当考虑证据或背景材料并详述任 何潜在的选择 还包括可能涉及的费用 7 结论 对研究结果的总结 8 建议 这里应对改进报告结果的方式提出建议 包括行动上的建议 以示应做什么 谁 需要参与进来 参与进来的每个人特定的行动和职责 审查进展及特定活动的日期 9 附录 附录是某些读者需要的辅助材料 并不是每一位读者都必须阅读 包括研究材料 附加的背景信息或是报告中被认为更为深入全面的部分 8 会写规范的通告 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 1717 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 9 有效的企业内部刊物包含哪些特点 三 练习题三 练习题 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 1818 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 四 练习题答案四 练习题答案 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 1919 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 1 答 向首席执行官秦先生阐述会议记录的重要性 1 记录会议重点 专注于会议中传达的精神 有争议的议题和最终的决定事项 避免出现 错漏 忠实地反映会议重要内容 2 做好会议记录 可以规范会议程序 3 传达会议经讨论研究达成的结果 为下一阶段工作开展指明方向和重点 4 可以存档 供今后决策参考 2 答 备忘录如下 CW 公司 备忘录 发件人 哈里 秦 收件人 全体董事会成员 主题 有关访问 A LINE 电子公司情况介绍会 日期 2012 年 10 月 10 日 3 答案见复习提纲 第八章第八章 书面商务文件书面商务文件 外部沟通文件外部沟通文件 一 考核目的与要求一 考核目的与要求 1 区分内部与外部书面沟通 2 掌握外部沟通文件的主要形式 3 能够使用这些沟通形式 二 复习提纲二 复习提纲 1 关键词和术语 1 外部沟通文件 是指组织内部的人员与其组织外部的利益相关者进行沟通时所采用的书 面形式 2 致意便条 当没有必要使用信件时 致意便条经常会派上用场 致意便条只包含公司名 称及一条礼节性短信 通常如 谨向您致意 具体经办人还会加上他的名字和一条短信息 通常使用普通手写体 3 商务信函 这是一种用于和外部组织沟通的正式方式 4 商业计划 这是一份正式文件 用以说明组织将如何推行新的风险项目 5 年度报告 用以解释说明企业上一个交易年度的业绩 2 商务信函的用途 广东博导教育机构广东博导教育机构 广东省自考教育第一品牌广东省自考教育第一品牌 学习提升能力学习提升能力 第第 2020 页页 共共 2626 页页 知识改变命运知识改变命运 3 发送商务信函的原因 4 好的商务信函必须符合的标准 1 它必须是清楚简洁的 使用简单和短的句子及段落 2 信函对读者应该是具体和特定的 3 信函必须是准