公司档案管理制度汇编

1 公司档案管理制度汇编公司档案管理制度汇编 一 档案归档制度 一 文件材料的归档要求 1 公司在筹备 成立 经营 管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入 归档范围 2 公司各部门负责归档文件材料的收集和整理 并定期交档案室集中管理 任何人不得拒绝 归档 3 归档文件材料必须齐全 完整 准确 系统 签署完备 4 归档文件材料必须准确地反映企业生产 科研 基建和经营管理等各项活动的真实内容和 历史面貌 5 归档文件材料必须层次分明 符合其形成规律 保持同一案卷内文件材料的有机联系 6 归档的文件材料主要包括纸质 光盘 磁带 照片及底片 胶片 实物等各种载体形式 7 归档的文件材料必须为正本 本企业编制的文件应附发文底稿 8 归档的具有永久 长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存 2 9 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档 10 外文 或少数民族文字 材料若有汉译文的应与汉译文一并归档 无译文的要译出标题 后归档 11 为便于保管和利用 归档的文件材料用的纸张必须优良 纸面清洁 书写文件材料应用 碳素墨水或蓝黑墨水 禁用圆珠笔 铅笔 红墨水 纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料 书 写工整 图像 字迹清晰 二 归档范围及保管期限 参照企业档案归档范围及保管期限表 三 归档时间 1 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第 1 季度连同收发簿一同移交档案室归档 2 凡专项工程 专题项目 科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责 人审定后向档案室移交归档 周期长的可分阶段 单项归档 3 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记 安装调试后归档 4 工程项目在竣工验收后三个月内接收归档 5 每年形成的会计档案 由财务部及有关部门保存一年 在下一年的第一季度内向档案室移 交归档 3 6 电子文件逻辑归档实时进行 物理归档应与纸质文件归档时间一致 7 荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档 8 声像档案在每次活动结束后整理归档 9 相关会议 技术会议 专题会议 年度工作会议 在会议结束后归档 10 外出 出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档 11 变更 修改 补充的文件材料随进归档 12 公司内部机构变动和职工调动 离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档 13 公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档 二 档案查 借 阅制度 档案借阅是档案室的日常业务工作 是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式 为做好 档案管理工作 特制订如下制度 1 凡本公司有关人员 因工作需要借阅档案者 一般只允许在档案室阅档室查阅 查阅内容 根据档案密级程度 取得相关领导签字 同时做登记 2 本公司有关人员如有实际情况必须借出者 须办理相关手续 超过两天以上归还者 须经 4 领导批准签字 但要如期归还 3 借阅档案者应爱护档案 确保档案的完整性 不得擅自涂改 勾画 剪裁 抽取 拆散或 损毁 借阅档案交还时 须当面查看清楚 如发现遗失或损坏 应及时反映给主管领导 4 外单位借阅档案者 须持单位介绍信 且经总经