迅捷任务管理系统使用手册

迅捷任务管理系统迅捷任务管理系统 用户手册用户手册 西安函谷信息技术有限公司西安函谷信息技术有限公司 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 目目 录录 迅捷任务管理系统迅捷任务管理系统 1 目目 录录 2 前言前言 3 一 用户登录注销一 用户登录注销 4 1 登录系统 4 2 退出系统 7 二 主界面介绍二 主界面介绍 8 1 进入主界面 8 2 主界面介绍 9 三 我的任务管理三 我的任务管理 11 1 新增任务 11 2 周任务 16 3 待处理任务 19 4 处理中任务 19 5 已完成任务 20 6 已逾期任务 20 7 已废弃任务 21 8 所有任务 21 9 我发布的任务 22 四 消息管理四 消息管理 22 1 发消息 22 2 草稿箱 24 3 收件箱 24 4 发件箱 25 五 任务管理五 任务管理 26 1 时间调整 27 2 督办 27 3 打印 28 六 基础数据管理六 基础数据管理 28 1 组织机构管理 28 2 用户信息管理 32 七 个人设置七 个人设置 37 1 密码修改 37 2 系统设置 38 八 提醒功能八 提醒功能 38 1 任务提醒 38 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 2 新消息提醒 39 前言前言 任务管理系统是一套适用于任何协作型组织 如政府机关 企事业单位 全面实施任务过程化 规范化 信息化的管理软件产品 是一个 C S 架构的团队工作任务管理软件 可视为一个精简的 OA 系统 它主要提供了工作任务的安排 监控 协作和交流 信息发布和沟通 公务及私人日程管理 公共 或私有联系人管理等功能 有机地将工作任务管理与个人信息管理整合在一起 以简洁的界面 简易 的操作和精心的细节设计使整个团队可以在统一的平台上便捷地管理所有的工作事项 并进行最直接 的沟通和交流 将大大提高工作效率并降低管理成本 迅捷任务管理系统迅捷任务管理系统 的功能特点 的功能特点 迅捷任务管理系统专为解决以下问题而设计 作为一名管理人员 你可能每天都有许多工作要安排给自己或下属 但常常会忘了自己给谁安 排了哪些任务 也不知道这些任务是否按时按要求完成了 以及下属现在正在做哪些事情 同时 可 能也常常找不到合适的时间向上级汇报自己的工作进度 偶尔可能还会忘掉一些应该做的事情 你的团队缺乏一个有效的信息化沟通平台 文件和信息的传递还在以打印和复印的形式进行 信息的发布和查阅都效率低下且成本高昂 你需要一个工作信息管理助手 希望既能在工作上提供有条不紊的安排和提醒 也能随时随地 通过它与同事进行交流 并能管理自己一些需要保密的东西 如私人记事和日程安排 电话本等 本系统为以上的应用需求提供了完美的解决之道 以简洁的界面 简易的操作和精心的细节设计实 现了信息交流中心 任务和日程管理 系统内部短消息收发 以及联系人管理等功能 构造了一个理 想的工作流信息管理平台 能为众多的中小企业 团队和个人带来工作上的体贴帮助 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 一 用户登录一 用户登录注销注销 1 登录系统 功能说明 用户只有在登录系统后才能使用软件的各种功能 操作步骤 1 启动软件 在计算机上成功安装本软件后 运行本软件可以看到如下登录界面 图表 1 2 设置服务器连接 说明 在第一次登录时必须首先设置服务器的连接信息 以后不需要再设置 设置方法 鼠标点击登录界面上的 设置 按钮 图表 2 单击 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 进入服务器连接设置界面 分别填入地址 端口 用户 密码 填入内容由管理员告知 图表 3 鼠标点击 设置 按钮 会弹出提示窗口 图表 4 单击 确定 按钮完成设置 然后关闭该界面 3 登录 回到登录界面 输入用户名及密码 然后鼠标点击 登录 按钮 图表 5 输入服务器连接 信息 填入信息后点击 保存 鼠标单击 在此输入用户名及密 码 可以单击选中 下次 登录时就不用再输入 单击登录 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 单击 登录 按钮后 如果您输入的密码不正确 系统会提示警告信息 图表 6 这时单击 确定 按钮 回到输入画面再次输入正确的用户名及密码 如果您输入的登录信息正确 则日历画面会浮现出桌面 图表 7 同时任务栏会显示本软件的图标 图表 8 至此您已经成功登录任务管理系统 您可以在系统主界面轻松的体验本软件提供的强大功能 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 2 退出系统 说明 通常有三种方式可以退出系统 1 在日历操作界面退出 操作步骤 1 进入日历操作界面 点击右键弹出菜单 选择 退出 图表 9 2 在主操作界面退出 操作步骤 在主界面单击 快捷操作栏 中的退出按钮 单击 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 10 3 在任务栏退出 操作步骤 在任务栏中本软件的显示图标上单击鼠标右键 在弹出菜单中选择 退出 图表 11 二 二 主界面介绍主界面介绍 1 进入主界面 在日历界面上单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 显示主程序 单击 单击右键 选择 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 12 主界面将会打开 图表 13 2 主界面介绍 鼠标左键选择 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 14 主界面分为三个部分 最顶上是 快捷操作栏 左侧是 菜单栏 右侧是 操作 区 一 菜单栏 单击菜单栏中的选项菜单来切换使用的功能 菜单栏包括 我的任务 用户可以在此添加 查看 管理自己的任务 消息管理 用户此收发信息 与其他用户即时通讯 任务管理 理员管理所负责部门的用户的所有任务信息 基础数据 管理员维护系统部门信息和用户信息 个人设置 用户可在此修改密码 修改系统设置 二 快捷操作栏 提供一些常用操作的快捷按钮 三 操作区 用户在菜单栏选择各种功能后 该功能的操作界面会在操作区显示 菜单栏菜单栏操作区操作区 快捷操作栏 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 三 我的任务管理三 我的任务管理 1 新增任务 功能说明 用户新建一个任务 委托系统对任务的执行情况进行管理 操作步骤 用户可以通过两种方式来新增任务 1 在日历界面快速新增任务 2 在主界面新增 任务 在日历界面新增任务在日历界面新增任务 1 进入日历界面并选中某一天 图表 15 2 鼠标单击后弹出创建任务的界面 图表 16 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 3 在左侧区域输入以下任务信息 任务标题 必须输入 计划开始和结束时间 必须输入 任务开始时间必须晚于结束时间 重要度 选择该任务的重要程度 类型 选择该任务的种类 状态和完成率 选择该任务所处于的状态和完成的百分率 提醒设定 设定任务提醒时间 默认为任务设定的开始时间前一天 任务内容 填入任务内容信息 图表 17 4 选择执行人员 单击右侧的 选择 按钮弹出执行人员选择界面 图表 18 单击选择人员 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 在人员选择界面中选择添加执行人员 被选中的人员会显示在新增任务界面中的执行人员列表中 被选中 图表 19 5 添加任务附件 单击右侧的 选择 按钮添加文件到任务附件列表 图表 20 6 保存任务 单击 保存并添加 或者 保存并关闭 按钮完成新增任务 移除人员 所选人员 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 21 至此新增任务成功 您可以在主界面菜单栏选择 我的任务 周任务 查看到新增的任务信息 图表 22 在主界面新增任务 1 进入主界面 在菜单栏选择 我的任务 单击 周任务 右侧操作区会出现 周任务管 理 的界面 单击 新任务按钮 单击 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 23 2 在弹出的新增任务界面中输入任务内容并完成 图表 24 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 25 2 周任务 功能说明 用户可以对自己创建的任务进行查询 时间调整 处理及打印 1 查询任务 功能说明 查询已建立的任务信息 操作步骤 进入主界面 我的任务 周任务 弹出周任务管理界面 输入查询条件 图表 26 按条件的查询结果列表会显示在数据区域 设置查询条件 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 27 2 时间调整 功能说明 对已建立的任务的计划时间进行修改 操作步骤 在查询出的任务列表中选中一条任务 单击 时间调整 按钮 弹出任务修 改界面 图表 28 修改时间 单击 调整 按钮完成 完成任务时间调整 查询结果 修改时间 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 3 处理任务 功能说明 对建立的任务的执行状态进行保存 操作步骤 在查询出的任务列表中选中一条任务 单击 处理 按钮 弹出任务处理界面 图表 29 Comment x1 打印出错 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 设置处理状态 完成率 提醒信息 输入处理内容 图表 30 如果任务已完成 单击 处理 按钮保存设置 打印 在查询出的任务列表中选中一条任务 单击 打印 按钮 3 待处理任务 功能说明 用户可以在菜单栏单击 待处理任务 菜单 快速查看 待处理 状态的任务 并对任务进行 处理 和 打印 操作 操作步骤和 周任务 菜单中的类似 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 31 4 处理中任务 功能说明 用户可以在菜单栏单击 处理中任务 菜单 快速查看 处理中 状态的任务 并对任务进行 处理 和 打印 操作 操作步骤和 周任务 菜单中的类似 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 32 5 已完成任务 功能说明 用户可以在菜单栏单击 已完成任务 菜单 快速查看 已完成 状态的任务 并对任务进行 打印 操作 操作步骤和 周任务 菜单中的类似 图表 33 6 已逾期任务 功能说明 用户可以在菜单栏单击 已逾期任务 菜单 快速查看已经逾期的任务 并对任 务进行 时间调整 处理 和 打印 操作 操作步骤和 周任务 菜单中的类似 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 34 7 已废弃任务 功能说明 用户可以在菜单栏单击 已废弃任务 菜单 快速查看状态为 已作废 的任务 并对任务进行 打印 操作 操作步骤和 周任务 菜单中的类似 图表 35 8 所有任务 功能说明 用户可以在菜单栏单击 所有任务 菜单 快速查看所有和自己发布的任务 并 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 对任务进行 时间调整 处理 和 打印 操作 操作步骤和 周任务 菜单中的类似 图表 36 9 我发布的任务 功能说明 用户可以在菜单栏单击 我发布的任务 菜单 快速查看所有和自己发布的任务 并对任务进行 打印 操作 操作步骤和 周任务 菜单中的类似 四 消息管理四 消息管理 1 发消息 功能 用户在此发送消息给系统中其他的用户 操作步骤 1 打开菜单栏 选择 消息管理 单击 发消息 菜单 会弹出消息发送窗口的界面 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 37 2 单击 选择 按钮在弹出的 人员选择 窗口中选择收件人 可以选择多个收件人 图表 38 3 输入 发送主题 和 内容 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 39 4 如果要直接发送 单击顶部 发送 按钮 信息会立即发送给相关收件人 如果要作为 草稿 单击顶部 保存内容 按钮 信息会保存到草稿箱 2 草稿箱 功能说明 用户可以查看发送信息时创建的草稿信息 并可删除草稿信息 图表 40 3 收件箱 功能说明 用户可以在收件箱查看 删除 转发收到的消息 单击可移除收 件人 Comment x2 程序有问题不能打开 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 41 查看 设置查询条件 单击 查询按钮 查询结果会在数据区显示 删除 选中一条或多条消息记录 单击 删除按钮 转发 选中一条条消息记录 单击 转发按钮 4 发件箱 功能说明 再发件箱中可以查看已发送的消息 并可以删除这些消息 单击删除消息 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 42 五 任务管理五 任务管理 功能说明 管理员可以在这里对自己所负责的部门的所有任务进行管理 图表 43 Comment x3 不知道干啥的 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 1 时间调整 功能说明 单击 时间调整 按钮 打开 时间调整 窗口 具体操作和 周任务 菜单中 的时间调整类似 2 督办 功能说明 空 操作步骤 1 选择一条任务记录 单击 督办 按钮 打开 督办任务 窗口 图表 44 2 输入督办内容 并单击 督办 按钮 图表 45 Comment x4 系统有问题不知道打 印的成啥 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 3 打印 功能说明 操作步骤 六 基础数据管理六 基础数据管理 说明 对组织机构和用户信息进行维护 操作步骤 在菜单栏选择 基础数据 进入基础数据管理菜单 1 组织机构管理 1 新建组织机构 功能说明 用户使用该功能新增一个组织机构 操作步骤 1 在基础数据菜单栏单击 组织机构 菜单 打开 组织机构管理 界面 图表 46 2 单击 新建 按钮 打开 新建组织机构信息 窗口 输入组织机构信息 单击 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 47 3 单击 保存并增加 按钮保存新建的组织机构信息 并继续新增组织机构信息 或者 单击 保存并关闭 按钮保存新建的组织机构信息 并退出 新建组织机构信息 窗口 2 编辑组织机构 功能说明 用户可以在此修改组织机构的信息 操作步骤 1 在 组织机构管理 窗口的左侧的树形结构中选中某一部门 该部门的子机构列表会 显示在右侧的数据显示区域 单击保存 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 48 2 在子机构列表中选中一条记录 单击 编辑 按钮 打开 编辑组织机构信息 窗口 图表 49 3 在 编辑组织机构信息 窗口中修改组织机构信息 选择部门 该部门的子机 构列表 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 50 4 单击 保存按钮 完成修改 3 删除组织机构 功能说明 用户使用该功能删除组织机构信息 操作步骤 1 在 组织机构管理 窗口的左侧的树形结构中选中某一部门 该部门的子机构列表会 显示在右侧的数据显示区域 图表 51 2 在子机构列表中选中一条记录 单击 删除 按钮 弹出 是否确认删除的 提示窗 单击完成 修改 选择部门 该部门的子机 构列表 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 口 选择 是 完成删除操作 选择 否 放弃删除操作 图表 52 4 修改顶层机构 功能说明 用户使用该功能对组织机构树的最顶级机构信息进行修改 操作步骤 1 在 组织机构管理 窗口中单击 修改顶层机构 按钮 打开 编辑组织机构信息 窗口 并修改机构名称和备注信息 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 53 2 单击 保存 按钮完成修改 2 用户信息管理 1 新建用户 功能说明 用户使用该功能新增一个系统用户 操作步骤 1 在基础数据菜单栏单击 用户信息 菜单 打开 用户信息管理 界面 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 54 2 在左侧组织机构树中选中一个机构 单击 新建 按钮 打开 新建用户信息 窗口 图表 55 3 输入用户信息 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 56 3 单击 保存并增加 按钮保存新建的用户信息 并继续新增用户信息 或者单击 保 存并关闭 按钮保存新建的用户信息 并退出 新建用户信息 窗口 2 编辑用户 功能说明 用户可以在此修改系统用户的信息 操作步骤 1 在 用户信息管理 窗口的左侧的树形结构中选中某一部门 该部门所属的用户列表 会显示在右侧的数据显示区域 图表 57 2 在用户列表中选中一条记录 单击 编辑 按钮 打开 编辑用户信息 窗口 不选中表示建立普通用户 选中表示建立管理员用户 选择部门 该部门的用户 列表 西安函谷信息技术有限公司 任务管理专家 西安函谷信息技术有限公司 图表 58 3 在 编辑用户信息 窗口中修改用户信息 图表 59 4 单击 保存按钮 完成修改 3 密码重置 功能说明 用户使用该功能对系统用户的密码进行初始化 操作