日常管理助理制度

日常管理制度日常管理制度 1 1 目的目的 为规范公司管理 保障公司正常工作环境的稳定与工作的流畅 特制订本制度 第一章第一章 办公用品管理制度办公用品管理制度 1 1 总总则则 1 1 为加强本部门办公用品管理 节约成本 提高效率 规范 流程 明确责任 倡导健康优质 绿色环保 勤俭节约的现代办公 方式 特制定本制度 1 2 办公用品由部门内勤专员集中管理 实行统一采购 统一 发放 统一回收处理 1 3 本制度办公用品包括 书写工具系列 纸本系列 文具系 列 名片与图文系列 办公生活用品系列 专项办公用品系列 套 餐系列 IT 耗材系列 详见附件 办公用品清单 2 2 分分类类定定义义 2 1 固定资产类办公用品 如 传真机 复印机 电脑 打印 机 碎纸机 汽车等 2 2 非消耗性办公用品 如 办公桌 办公椅 计算器 电话 机 打孔机 剪刀 纸刀 白板 文件夹 文件柜等 2 3 消耗性办公用品 如 笔记本 签字笔 圆珠笔 铅笔 橡皮 胶水 复写纸 钉书钉 笔芯 公司印刷品 墨盒 复印纸 传真纸 水性笔 白板笔 回形针 大头针等 3 3 办办公公用用品品计计划划 3 1 部门根据本部门办公用品使用情况 每季度末提报下月季 度办公用品领用计划 部门负责人审签后报行政部 3 2 行政部专员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存 审核完毕后由部门经理签字确认后进入采购流程 3 3 采购单位价值 500 元以上办公用品时 须报请分管领导批 准 4 4 办办公公用用品品分分发发领领用用 4 1 非消耗性办公用品一般以部门为单位发放 部门内共同使 用 个别办公必需品须经门部主管同意后可以个人为单位发放 消 耗性办公用品根据实际需要以个人为单位发放 4 2 办公用品管理人员根据办公用品使用情况分发办公用品并 留有一定库存 办公用品每季度统一分发一次 然后再根据每人不 同的需要分发给个人 每次分发时填好办公用品使用明细 5 5 办办公公用用品品管管理理 5 1 对于列入公司固定资产和耐用办公用品由行政部管理 其 他低值易耗等办公用品由办公用品管理专员管理 其发生的损坏或 故障等由行政部视情况处理 5 2 非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品 如有遗失应 由部门或个人赔偿或自购 5 3 管理人员对办公用品的使用情况作季度报表 会同办公用 品当月开支费用 浪费结余 办公效率等情况 参与办公管理 6 6 惩惩罚罚 6 1 公司办公用品应做公用 私用或带出公司者应按办公用品 两倍的价格从当月工资中扣出 6 2 公司办公用品应本着节约的原则 如有浪费者一经发现将 视情况进行罚款或警告等处罚 6 3 员工应自觉爱护各类办公用品 如有不正当或不合理实用 而损坏应照价赔付 第二章第二章 备用金使用条例备用金使用条例 1 1 目的 目的 为了加强部门备用金的管理 提高资金利用效率 有效控制资 金占用 根据公司财务制度特制定本条例 2 2 名词解释 名词解释 备用金是公司内部各部门工作人员用作业务操作 零星开支 差旅费等以现金方式借用的款项 3 3 强调 强调 实行备用金制度有利于各部门人员积极灵活地开展业务 从而 提高工作效率 但必须做到专款专用 不得随意挪用 4 4 类别 类别 公司的备用金大体分为两种 临时备用金和长期备用金 其中 临时备用金主要针对部门临时需求设置 长期备用金主要针对部门 工程款项限额设置 5 5 备用金借款和报销手续 备用金借款和报销手续 5 1 需临时借用备用金时 借款人应按规定的格式填写 备用 金使用明细 填写内容包括 借款日期 借款人 借款用途和借款 金额等事项 经部门备用金管理专员复核 再由经理签字批准后 方可到财务部办理借款手续 5 2 因业务原因长期借用备用金的人员由备用金管理专员根据 备用金限额标准 拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围 备用 金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据 发票以及各种报销凭 证 5 3 备用金限额标准 职务职务限额限额使用范围使用范围经管人经管人 部门经 理 5000 业务操作本人 项目经 理 3000 业务操作本人 主管 1000 业务操作本人 助理 500 业务操作本人 5 4 借款人员完成业务后应尽快按照公司财务报销流程将业务 使用款额报销 报销完成后立即将所借款项归还并填写备用金使用 明细归还项 5 5 借款人办理退款手续时 管理人员应查阅 备用金 台账 查明报销人员原借款金额 对报销的超支款项应及时付现退还本人 对报销后低于备用金金额款项的 应让其退回余额以结清原借款单 所借账款 第三章第三章 会议制度会议制度 1 1 管理与组织管理与组织 1 1 部门经理负责例会的召集 主持和管理及检查和监督工作 1 2 部门内勤负责周六例会的具体组织 会议记录 会后任务跟 踪检查等工作 1 3 部门内勤做好会议内容记录 会后整理 会议纪要 会 议纪要 要标明会议召开的时间 地点 参加及缺席人员的情况 及会议议题 简明扼要反映会议内容 并准确真实地反映与会人 员的意图 在会后 1 个工作日内整理完毕 2 日内呈报至部门经 理 及时跟进任务完成情况并编入办公档案 办公档案制度另附 1 4 会议内容的跟踪落实 与会人员及各相关部门要认真执行会 议决定的事项 严格按照会议决定的内容开展相关工作 并及时 向部门经理和上级领导汇报工作进展情况 2 2 每天晨会 每天晨会 2 1 会议目的 检查 掌握公司的日常运作 管理工作的执行情况 加强公司成 员的工作沟通 规范部门管理 2 2 会议周期和时间 晨例会为每天早上八点半召开 会议时间应控制在 10 30 分钟之 内 可结合实际情况确定会议时间 2 3 会议地点 晨例会在部门经理办公室 2 4 会议召集及主持人 晨例会由部门经理主持 2 5 参会人员 晨例会部门所有人员参加 2 6 会议内容 1 晨例会 由部门主管向经理汇报前日的工作内容 交流情 况 互通信息 研究解决出现的问题 由部门经理落实当日具体工 作安排 2 上次晨例会决定事项执行情况的跟进总结 3 针对存在的问题进行沟通研讨 制定解决方案 4 传达分析最新政策和要求 5 其他需要沟通 交流的事项 3 3 周例会 周例会 3 1 目的 为进一步加强工程部员工交流与学习 便于及时掌握成员工作 动态 发现当前存在的问题 提高各项工作的周密性与计划性 加 强工程建设项目管理 提高工作效率 及时解决工程项目建设中出 现的问题 同时为提高部门整体素质 改善部门人员专业结构不合 理 经验相对缺乏的现状 特制定本例会制度 3 2 时间 周例会 每周六下午 2 00 3 3 地点 公司会议室或部门办公室 3 4 参加人员 工程部全体人员 3 5 会议组织形式 1 由工程部经理主持召开 其他工程部全体人员参加 工程部 经理不在由下一级主管人员主持 2 会议可长可短 讲究务实 不走形式 3 会议要有明确的议题 会前要进行必要的准备 安排好会议 程序 4 发言者要围绕会议议题发言或讨论 发言要表达明确 思路 清晰 3 6 会议内容 1 传达上周内公司新的文件 精神 2 上次周六例会决定事项执行情况的跟进总结 3 分别通报本周的工作总结 下周工作计划 4 针对存在的问题进行沟通研讨 制定解决方案 5 传达 分析最新政策和要求 6 统筹对上周工作进度进行考核并对下周工作进行安排部署 7 其他需要沟通 交流的事项 4 4 月会制度 月会制度 月会时间定为每月的最后一个星期六下午 15 30 召开 如与公 司的周六例会时间相同 两会合并 助理提前一天时间 通知的形 式通知到所有人员 并做好资料准备工作 与会人员为全体成员 会议主要内容为总结一个月以来的工作情况及下一个月的工作计划 和工作目标 5 5 季会制度 季会制度 季度会议定为在每个季度的首个周六下午 15 00 召开 部门 内勤需要提前三天时间以书面通知的形式通知到所有人员 并做好 材料准备工作 与会人员为全体成员 会议主要内容为本季度工作 的主要内容及下季度的工作目标和工作任务 及确定部门员工绩效 考核情况 人事任免等 6 6 会议纪律会议纪律 6 1 与会人员必须严格遵守会议时间 不得迟到早退 应尽量提 前到达开会地点 如有特殊原因临时不能与会者 应提前通知部 门领导 6 2 与会人员必须认真对待会议主题 积极发表自己的见解 对 发表意见的真实性 可行性负责 并且要注意条理清晰 简明扼 要 6 3 会议期间 所有与会人员应做好会议记录 将随身携带的手 机调至振动状态 中途不得随意离场 7 处罚规定处罚规定 7 1 例会无故缺席人员罚款 50 元 无故迟到人员给予口头批评 7 2 涉及罚款将转入部门帐户 用于爱心捐助 第第 4 4 章章 办公室卫生管理制度办公室卫生管理制度 为创造一个整洁有序的办公环境 增强员工对公司的责任感和归 属感 推进公司日常工作规范化 秩序化 树立公司形象 经研究制 定办公室卫生管理制度 1 1 主要内容与适用范围 主要内容与适用范围 1 1 本制度规定了办公室卫生管理的工作内容和要求及检查与考 核 1 2 此管理制度仅适用于本部门办公室卫生的管理 2 2 定义 定义 2 1 各部门要建立每日轮流清扫卫生的制度 2 2 公共区域 包括办公室走道 会议室 每天进行清扫 2 3 个人区域 包括个人办公桌及办公区域由各部门工作人员每 天自行清扫 3 3 制度内容 制度内容 3 1 公共区域环境卫生应做到以下几点 1 保持公共区域及个人区域地面干净清洁 无污物 污水 浮 土 无死角 2 保持门窗干净 无尘土 玻璃清洁 透明 3 保持墙壁清洁 表面无灰尘 污迹 4 保持挂件 画框及其他装饰品表面干净整洁 5 保持卫生间 洗手池内无污垢 经常保持清洁 毛巾放在固 定 或隐蔽 的地方 6 保持卫生工具用后及时清洁整理 保持清洁 摆放整齐 7 垃圾篓摆放紧靠墙角并及时清理 办公室内不准许随便存放 垃圾 应及时把垃圾倒入指定位置 8 室内禁止停放交通工具及养各种宠物等 3 2 办公用品的卫生管理应做到以下几点 1 办公桌面 办公桌面只能摆放必需物品 其它物品应放在个 人抽屉 暂不需要的物品就摆回柜子里 不用的物品要及时清理掉 2 办公文件 票据 办公文件 票据等应分类放进文件夹 文 件盒中 并整齐的摆放至办公桌左上角上 3 办公小用品如笔 尺 橡皮檫 订书机 启丁器等 应放在 办公桌一侧 要从哪取使用完后放到原位 4 电脑 电脑键盘要保持干净 下班或是离开公司前电脑要关 机 5 报刊 报刊应摆放到报刊架上 要定时清理过期报刊 6 饮食水机 灯具 打印机 传真机 文具柜等摆放要整齐 保持表面无污垢 无灰尘 蜘蛛网等 办公室内电器线走向要美观 规范 并用护钉固定不可乱搭接临时线 7 新进设备的包装和报废设备以及不用的杂物应按规定的程序 及时予以清除 3 3 个人卫生应注意以下几点 1 不随地吐痰 不随地乱扔垃圾 2 下班后要整理办公桌上的用品 放罢整齐 3 禁止在办公区域抽烟 4 下班后先检查各自办公区域的门窗是否锁好 将一切电源 切断后即可离开 5 办公室门口及窗外不得丢弃废纸 烟头 倾倒剩茶 3 4 日常卫生清扫工作安排 1 每天上班后 部门工作人员按要求清扫各自负责的卫生区 并保持卫生清洁 2 每逢国家法定节假日 应提前一天由部门负责人组织全体员 工大扫除 4 检查及考核 4 1 每天由领导检查公共区域的环境 如有发现不符合以上要 求 罚 10 元 次 4 2 每周由值日人员对个人区域的环境进行检查 如有发现不 符合以上要求 罚每人 10 元 次 4 3 所罚款项均缴入部门公用资金用于爱心捐助 第五章第五章 节假日值班管理制度节假日值班管理制度 一 节假日值班由部门领导统一安排管理 二 因故不能值班 应自行串换 并及时通知部门领导 严禁离岗 脱岗 三 值班人员要有高度的责任感和警惕性 严禁漏岗 擅离职守 值班期间不许留外来人员 不许喝酒及参与各种娱乐活动 四 值班人员如遇紧急情况迅速通知有关领导 及时与有关部门联 系 及时做好应急措施 确保各项工作正常运转 认真做好电话记 录和值班笔记 保持值班室卫生 五 认真做好节假日期间的值班工作 严格执行值班安排严禁迟到 早退 及时与换班人员对接 对当天发生的情况如实汇报 六 对值班不负责任 擅离职守的按旷工处理并予以批评罚款 出 现问题追究当事人责任 第第 6 6 章章 培训制度培训制度 1 1 培训形式 培训形式 1 1 新员工入职培训 为尽快熟悉环境 开展业务 新入职的员工必须参加新员工入 职培训 通过培训了解公司概况 经营理念 管理模式 社会责任 感以及其他内容 以便尽快的开展工作 融入公司的大家庭 入职 培训应包括理论培训 包括公司概况 企业文化 管理制度 产品 技术及操作规程等 及实际操作培训 由车间根据具体岗位的要求 进行培训 然后由所在部门负责人根据岗位要求 向新员工提供需 进行的培训内容及相应讲师列表 由新员工自行持该表前往指定讲 师处进行学习 所有学习内容应在入职后一个月内完成 1 2 公司内部培训 公司将不定期的对全体员工进行各方面的培训 使员工能与公 司同步成长 内部培训分在职培训和员工自修 在职培训是指在日 常工作中对员工的培养训练 即通过制定工作计划 分配调整工作 岗位技能讲座及操作 评价考核业绩 推进工作改善 帮助解决问 题等途径对员工进行的指导 自修是指员工自己加强学习 提高修 养 不断开发和提高自身能力 为此员工必须要善用所有的学习资 源 以获得进步和发展 1 3 长期脱产培训 培养有发展前途的业务骨干 使之成为合格的管理人员 长期 的脱产培训由公司出资并组织实施 员工须与公司签订培训协议 1 4 短期脱产培训 主要适用于上岗培训 或某些专业性强的技术培训 员工须与 公司签订培训协议 1 5 业务研修 公司除安排各级经理人员参加各类研修外 还将不定期地为各 业务口的员工安排相关专业的业务研修 当公司在业务上积累了一 定的经验时 会在不同范围内组织研修 具体形式包括实地考察 专题研讨等 以便将成果提炼推广 实现资源共享 1 6 专题讲座 公司将在不同时期根据不同业务的发展需求 邀请公司内外的 专业人士就某些业务 管理的最新动态以及研究成果举行专题讲座 你可主动要求参加 或被要求参加 以不断吸收新的知识 提高自 身的综合管理及业务水平 1 7 集团轮训 到公司时间较长 或在外地办事机构或业务部门经理以上职务 的员工 将有可能被选派参加公司总部不定期举办的各类研修班 以进一步了解公司理念 运作特点 把握公司发展动向 加强与相 关部门的交流配合 1 8 晋级培训 员工在晋升为主管级人员之前 需要参加晋级培训 学习一些 企业管理的基础知识 以转换角色 担当起管理责任 2 2 培训方法 培训方法 2 1 专业教师讲课 系统地讲授专业基础理论知识 业务知识 提高专业人员的理论水平和专业素质 2 2 本公司业务骨干介绍经验 传帮带 2 3 组织员工到优秀企业参观学习 实地观摩 2 4 员工自行组织学习 3 3 培训实施流程 培训实施流程 3 1 培训计划 各部门根据自身特点及职责 填写 培训需求调查表 人力资 源部根据需求调查情况对年度培训工作进行计划和预算 报总经理 批准后执行 3 2 内训 人力资源部制定具体的培训计划 确定培训项目的形式 课程 设置方案 课程大纲 参考教材 教学方法 培训模式 考核方式 等并组织安排培训的时间 地点 参加人员及培训教师和费用申请