奥运会TIC工作细则.doc

奥运会TIC工作细则目录一、TIC主要工作3二、志愿者人员构成及分工3三、TIC工作时间及班次安排4四、TIC办公室布局图6五、赛时具体运行时间方案7六、各项工作的具体流程7七、应急预案15八、与TIC有一定联系的业务口及联系方式16九、赛前最紧迫任务16一、TIC主要工作接收来自成绩经理传达的各种竞赛文件各种信息的分发接收裁判员比赛用各种表格确认参赛、接力棒次信息接收运动员中退申请接收运动员或队伍代表的抗议和申诉做好日志、记录及归档工作成绩张贴提供特别通行证打印国家纪录终点摄像图片二、志愿者人员构成及分工TIC的工作人员始终在TIC办公室进行工作，因此按照工作的内容来对志愿者进行分工是最恰当的。不同于其他岗位，比赛项目的设置对TIC工作人员没有特殊要求，TIC工作人员有相同的上岗和离岗时间。（一）志愿者人员构成TIC志愿者共16人，男生11人，女生5人，分为A、B两班轮岗，每班8人，分班的主要依据是志愿者的语种和性别，其基本信息见下表：班次姓名性别来源学校外语种类A谢作瑞男北京体育大学英语A刘英男女二外法语A王唤晴男二外阿拉伯语A骆冬雪男二外德语A吕侠飞男哈尔滨体院英语A陈强男北京体育大学英语A司颖煜女北京体育大学英语A刘庆伟男北京体育大学俄语B罗立琦女北京体育大学英语B于扬男北京体育大学俄语B张浩洋男二外英语B李梓琨男北京体育大学英语B陈伟男二外阿拉伯语B周洪伟男二外法语B朱雯女北京体育大学英语B艾思齐女二外德语（二）志愿者分工根据不同工作内容、各项工作量大小、工作性质、办公点临近性以及外语语种要求不同，对志愿者进行合理分工，采用独立和交叉两种方法同时进行工作，下面以A班的工作为例来进行分工说明，见下表：工作内容编号主管接收来自成绩经理传达的各种竞赛文件11分发各种竞赛文件至三个客户群信箱2、3、42分发裁判员比赛用各种表格2、3、43分发全能教练、田赛教练特殊通行卡2、3、43负责各客户群前来领取信息5、65、6收集报名确认表和接力棒次确认表88做好日志、记录及归档工作1、7、87打印国家纪录终点摄像图片7、87成绩张贴77接收运动队的抗议和申诉7、8（英语、法语口语好）8处理运动员或官员的咨询7、8（英语、法语口语好）8三、TIC工作时间及班次安排n TIC位于体育场0层热身通道847房间。n 开放：7月27日8月14日 07：0023：00n 8月15日8月24日 赛前2小时赛后1小时TIC具体开放时间技术信息中心日期时间7月278月1407:00 23:008月1507:00 00:208月1607:00 23:408月1707:00 00:308月1807:00 23:108月1907:00 00:008月2017:00 23:508月2107:00 23:308月2205:30 23:308月2317:00 22:208月2407:00 11:30具体轮岗时间安排：TIC开放共55个单元，由赛前38个单元和赛时17个单元组成。A组上岗28个单元，其中11个上午单元、17个晚间单元，B组27单元，其中15个上午单元、12个晚间单元。日期国家体育场技术信息中心上岗班次7月27日07:00 15：00A15：0023:00B7月28日07:00 15：00A15：0023:00B7月29日07:00 15：00A15：0023:00B7月30日07:00 15：00A15：0023:00B7月31日07:00 15：00A15：0023:00B8月1日07:00 15：00A15：0023:00B8月2日07:00 15：00A15：0023:00B8月3日07:00 15：00B15：0023:00A8月4日07:00 15：00B15：0023:00A8月5日07:00 15：00B15：0023:00A8月6日07:00 15：00B15：0023:00A8月7日07:00 15：00B15：0023:00A8月8日07:00 15：00B15：0023:00A8月9日07:00 15：00A15：0023:00B8月10日07:00 15：00A15：0023:00B8月11日07:00 15：00B15：0023:00A8月12日07:00 15：00B15：0023:00A8月13日07:00 15：00B15：0023:00A8月14日07:00 15：00B15：0023:00A8月15日07:00 15：00B15：00 00:20A8月16日07:00 15：00B15：0023:40A8月17日07:00 15：00B15：0000:30A8月18日07:00 15：00B15：0023:10A8月19日07:00 15：00B15：0000:00A8月20日17:00 23:50B8月21日07:00 15：00A15：0023:30B8月22日05:30 15：00A15：0023:30B8月23日17:0022:20A8月24日07:00 11:30B四、TIC办公室布局图办公室大约为60平米，共三扇门。北墙与成绩打印室相连，墙上有窗口用于信息的直接传递，窗口前设置3张桌子供整理、分发信息用；靠近东墙设置了放置信息的NOC信箱、NTO所需表格信箱和放置特殊通行证等的信箱，信箱前面放置了4张信息台，其中靠近南边的桌子用来做领取信息人的登记签字桌，记录、归档等工作；靠近墙北设置了3张信息询问台，用于申诉及处理咨询等问题；靠近西墙，设置了等候区供各运动队有序等候。简图及人员分配站位见下图：五、赛时具体运行时间方案见附件1六、各项工作的具体流程（一）接收来自成绩经理传达的各种文件信息1、概念：赛时，TIC将接收来自PRD的各种文件，包括竞赛日程、分组表、成绩信息、积分排名等信息文件和来自田径竞赛秘书处提供的成绩册及秩序册，以供各个客户群前来领取。各种信息的大概接收时间：（1）竞赛日程和分组名单：第一日比赛为赛前两天16：00；后面比赛日的预赛分组名单和竞赛日程为前一天16：00；后继赛次的分组名单在上一赛次全部结束后约10分钟。（2）成绩信息（分段成绩、总成绩）：每场赛后大概5分钟，根据情况不定；总成绩为每个分组结束后，全部成绩汇总。（3）积分排名信息：每个比赛日结束后大约20分钟；（4）总秩序册、每日秩序册和总成绩册：总秩序册为赛前5天；每日秩序册为每日6：30；总成绩册为赛后一日。2、任务：接收各种信息，每个客户群所接收的到的文件分别留存备案一份。然后整理分发至各客户群信箱，并做好接收登记工作，及时核查接收信息的到位情况。针对竞赛秘书对信息文件的种类、时间准确度要求较高，在分发至他们邮箱时，每种接收到的信息都以醒目张贴便签分开，并表上接收的时间和种类，以减少他们核查时间，保证工作效率。3、工作流程：程序时间地点主责配合部门1接收来自成绩经理、国际官员、竞赛秘书处的各种信息整个开放时间TICTIC（1）PRD、竞赛秘书、国际官员2与交送信息人认真核对接收信息的种类及数量，双方签收整个开放时间TICTIC（1）PRD、竞赛秘书、国际官员3备案存底整个开放时间TICTIC（1）4整理信息并分发至各客户群相应信箱整个开放时间TICTIC（1、2、3、4）4、重点：（1）核查接收信息的种类和数量并双方签字；（2）设计接收登记表格，表格要求全面、直观（表格见附件2）；5、难点：运动队有200多信箱，分发耗时长，遇赛时信息集中高峰期的接收工作需要有条不紊，尽量控制好节奏。（二）各种信息的分发1、概念：针对三个不同的客户群（运动队、竞赛管理、竞赛秘书），将会分配给每个客户群一个信箱，通过信箱可以接收到属于本客户群的所有相关信息。所有信箱内文件须有持有技术信息中心通行证和注册卡人员领取。也可通过INFO2008终端系统也可获取大部分信息。TIC负责给运动队官员和运动员提供所有关和最新体育信息。2、任务：验证各领取信息资料人的身份，分发资料，领取后做好记录工作。3、工作流程程序时间地点主责配合1核查领取信息人的证件（个人注册卡和TIC通行证）整个开放时间TICTIC（2、3、4）三个部门工作人员2填写领取表格、双方签字整个开放时间TICTIC（5、6）4、不同客户群的分发记录方法（1）运动队由于运动队数量较多，加之每个时段的累积的文件种类和数量都会很多，因此在分发给他们时记录表格相对简单，以保证TIC在工作时间和空间上的顺畅。记录表格见附件3.（2）竞赛管理和竞赛秘书竞赛管理和竞赛秘书两个客户群各一个信箱，分发密度小。所以领取记录表格比较详细，既满足了他们对文件的时间和种类的高度要求，又便于双方的核查。表格见附件4.5、重点（1）信箱的设计以各参赛国为单位，以国旗为标示，要能直观辨认，同时按照国家首字母顺序排列信箱，便于高效工作；（2）2、3、4号志愿者注意核查领取人员证件。6、难点（1）领取人员多时，5号志愿者注意有序性和区分表格的不同类型。（三）分发裁判员比赛用各种表格1、概念：裁判在赛时需要各种表格，这些表格由技术信息中心（TIC）提供给各项目裁判员，并由竞赛秘书统一领取2、任务：在赛前接收成绩经理根据竞赛日程提供的各项目裁判用表，由竞赛秘书统一领取分发给相应的技术官员。3、分发的信息主要包括：径赛长距离项目记圈表，田赛各项目成绩登记表等。4、工作流程程序时间地点主责配合1接收来自成绩经理提供的各种裁判用表赛前1.5小时（与成绩经理协商）TICTIC（1、2、3）三个部门工作人员2整理表格并分发至项目信箱赛前1.5小时TICTIC（1、2、3）3审核领取人员通行证赛时TICTIC运动队人员4分发信息并签字、记录赛时TICTIC（3、4）5把分发的信息归档赛时TICTIC（5）5、重点：每单元都需要严格、细心根据比赛项目来接收、整理和分发表格；并且每单元分发之前存档一份。根据竞赛秘书组取信息的特点，收发时在相应的表格上由竞赛秘书组领取人签字确认。（表格见附件4）6、难点：每单元都需要严格、细心根据比赛项目来接收、整理和分发表格；（四）记录工作1、任务：TIC工作人员负责维护准确的TIC发出或接收的重要电话和传真。工作人员也要负责记录任何他们或其它奥运会职能部门所采取的行动和事件。记录包括日期、时间、描述、涉及到的个人和国家的全名，以及记录该信息的TIC工作者的名字。记录表格见附件5.体育信息台要维护所有与国家奥委会或国家残奥委和奥运会其它部门之间重要的联系的准确记录。这些记录将会被用来证明重要问题，并且验证行动。2、工作流程程序时间地点主责1记录打进和打出的重要电话和传真整个开放时间TICTIC(7、8)2记录事件和采取的相应行动整个开放时间TICTIC(7、8)3工作人员签字并将记录表归档整个开放时间TICTIC（7、8）3、重点：认真负责，按照记录表的正规要求方式填写。4、难点：忙碌时间，提高工作效率。（五）归档工作1、概念：在TIC工作过程中，要求保存所有分发给各客户群的信息文档，以便赛中或赛后对文件的查找。2、任务：在分发前，接收到的所有信息都要及时复印一份并归档，按照固定的工作程序对归档信箱进行及时清空和汇总，维护准确的信息记录且提高查找效率和准确度。3、工作流程程序时间地点主责1设置4个单元归档信箱（三个客户群各一个、日志信箱）赛前TICTIC（7）2以每日比赛为单元，设置10个总归档信箱赛前TICTIC（7）3接受信息整个开放时间TICTIC（1）4复印一份并且对应各信箱归档整个开放时间TICTIC（7）5每单元结束后对各个信箱文件进行标注，并将所有归档文件汇总至总存档信箱。整个开放时间TICTIC（7）6查找时只需先确定比赛日、再确定比赛单元就能进行查找整个开放时间TICTIC（7）3、重点：要求负责的工作人员保持清醒头脑，尤其在忙时也要注意对不同客户群的文件正确进行归档。（六）打印国家纪录终点摄像图片1、概念：运动员在达到或破国家纪录后提出申请时，需要附上破纪录时的终点摄影图片。运动员或其代表可到TIC提出申请获取终点摄影图片。2、任务：负责让申请的运动员或其代表以正确的方法填写申请表，每单元结束后将收集的申请表交至OMEGA计时记分工作组，等待打印完毕，取回终点摄影图片，并把所有的图片原件放置于相应信箱，等待运动队取回。同时TIC复印一份存档，做好日志记录工作。3、工作流程：程序时间地点主责配合1准备终点摄影图片申请表赛前TICTIC（7）2审定破纪录情况赛时TICTIC（7）OMEGA计时记分组3指导运动员或其代表正确填写申请表赛时TICTIC（7）申请人4每单元结束时上交申请表单元结束后计时记分组办公室TIC（7）OMEGA计时记分组5获取终点摄像图片单元结束后计时记分组办公室TIC（7）OMEGA计时记分组6复印图片并存档单元结束后TICTIC（7）7原件交至运动员或代表单元结束后TICTIC（7）运动队8将事件记入日志，复印图片归档单元结束后TICTIC（7）TIC（7）4、重点：赛前与TD交流，确定申请表的规范性，及确定是否对申请的运动员收取费用；赛前与OMEGA计时记分组负责人确定联系方式、地点及上交频率赛时正确填写申请表（七）张贴成绩和公共信息1、概念：在每项比赛的正式成绩公告后，在TIC门口张贴成绩，同时上面还会显示正式发布时间。另外公共信息也可以张贴板的形式进行公告。2、任务：按照一定的张贴顺序对各项正式成绩进行张贴，在下一单元比赛开始前，对公告板上的成绩进行更新。对公共信息要突出及时性。3、工作流程程序时间地点主责配合1接收正式比赛成绩赛时TICTIC（1）PRD2复印一份赛时TICTIC（7）3张贴比赛成绩赛时TICTIC（7）4对已张贴成绩的项目做上标注，以防遗漏赛时TICTIC（7）5下一单元开始前对张贴板进行清空赛前TICTIC（7）4、张贴顺序田赛和全能的成绩张贴于一块公告板，径赛成绩张贴于另一块公告板，然后分别按照比赛时间的先后，在板上从上至下、从左至右地进行张贴。公共信息张贴在另一块白板。5、重点：熟悉单元竞赛日程，明确本单元产生的成绩信息的数量，以防成绩公告出现遗漏；注意辨认项目正式成绩信息；按照一定顺序张贴，便于查看；及时张贴各项正式成绩，下一单元前及时更新。（八）提供全能、田赛项目的教练员特别通行证1、概念参加全能比赛运动员在休息室时需要有随队官员的陪同，这时陪同的官员需要到TIC领取特别通行证才能进入休息室；在进行田赛比赛时，为了方便教练员对该队运动员进行指导，可在场地临近的看台上为教练员安排座位，这需要有关教练员可通过本队领队从TIC领取当日座位票，每位参赛运动员分配一张教练员座位票，凭票到指定区域就坐。2、任务赛前领取相关特别通行证，审核领取人员的资格后进行分发并记录。3、工作流程程序时间地点主责配合1根据各相关项目确定参赛人数制作特别通行证赛前TICTIC器材组2根据每单元田赛项目整理并分发至信箱赛前TICTIC（2、3、4）2审核申请人资格赛前TICTIC（2、3、4）教练或官员2分发通行证并记录赛前TICTIC（2、3、4）TIC4、重点重点：计划好证件所需数量，审核申请人资格（九）确认报名和棒次信息以及接收中退申请表1、概念：各队领队或代表须在每项比赛第一轮比赛前确认实际参赛队员名单或接力队的名单,并须在截止时间前上报至技术信息中心（TIC）；在接力项目时，分发与回收最后确认表，收集各运动队参加接力项目的运动员棒次信息，并在赛前第一次检录时间截止前1小时交至技术信息中心（TIC）。2、任务：在赛前分发、收集比赛确认参赛信息、及各运动队参加接力项目的运动员棒次信息，并交至主现场成绩处理机房（OVR）处，并将这些上交信息复印两份，一份备份留存技术信息中心（TIC）、一份交至运动队。3、工作流程程序时间地点主责配合1领取确认表和接力棒次表赛前主现场成绩处理机房TIC成绩处理中心1发放确认表和接力棒次表赛前TICTIC（7）运动队2正规填写表格赛前运动队TIC3回收表格规定时间TICTIC（7）4表格复印件2份：一份归档、一份返还给运动队交表时TICTIC（7）运动队5送交成绩处理中心时间见下表主现场成绩处理机房主现场成绩处理机房TIC（7）（1）报名确认截止时间比赛日最终确认截至时间8月15日 星期五8月12日中午12点 星期三8月16日 星期六8月15日上午9点 星期五8月17日 星期日8月16日上午9点 星期六8月18日 星期一8月17日上午9点 星期日8月19日 星期二8月18日上午9点 星期一8月20日 星期三8月19日上午9点 星期二8月21日 星期四8月20日上午9点 星期三8月22日 星期五8月21日上午9点 星期四8月23日 星期六8月22日上午9点 星期五8月24日 星期日8月23日上午9点 星期六（2）棒次确认截止时间各接力项目的棒次确认表至少于赛前第一次检录时间截止前1小时交至TIC，对上交的表格随收随交给主现场成绩处理机房。各接力赛棒次确认表上交截止时间：比赛时间项目最终确认截至时间8月21日 星期四20:20男子 4 x 100 米接力第一轮8月21日 星期四18:458月21日 星期四20:55女子 4 x 100 米接力第一轮8月21日 星期四19:208月22日 星期五19:40女子4 x 400 米接力第一轮8月22日 星期五18:058月22日 星期五20:10男子4 x 400 米接力第一轮8月22日 星期五18:358月22日 星期五21:15女子4 x 100 米接力决赛8月22日 星期五19:408月22日 星期五22:10男子4 x 100 米接力决赛8月22日 星期五20:358月23日 星期六19:50女子4x400米接力决赛8月23日 星期六18:158月23日 星期六20:00男子4x400米接力决赛8月23日 星期六18:254、重点严格执行截止时间认真检查是否按照正规格式填写确认表务必在何种情况下都保证对确认表的复印存档5、难点处理好时间截止后进行上报的情况（十）接收运动员中退申请1、概念运动员通过预赛或分组赛已取得某项目后继赛次的参赛资格，但未继续参加比赛者。运动员只有提供经国际田联和/或组委会任命或批准的医疗官员认可的医疗证书，方可作为该运动员在确认结束后或在上一轮比赛结束后放弃比赛的充分理由，否则应该取消该运动员参加该次比赛的所有后继项目（包括接力跑）的参赛资格。提交申请并附上相关证明后，运动员可参加第二天以后的其他项目的比赛。其他合理理由（如不是运动员自身的原因而是官方交通系统的问题），并被确认，也可被技术代表接收。2、任务赛前准备申请用表，负责让提出中退申请的运动队领队按正确方法填写表格，并附上相关的医疗证明或其他证明，将所有资料复印2份后，一份存档，一份返还申请人，原件送交至技术代表、竞赛主任或成绩信息中心进行处理，并向申请人传达处理结果。3、工作流程程序时间地点主责配合1准备中退申请表赛前TICTIC（7、8）2申请运动队运动员或其代表领取申请表赛前TICTIC（7、8）运动队官员2填写申请表赛前TIC申请运动队队员或代表TIC（7、8）3接收申请表和相关证明，复印2份，一份存档、一份交还运动队领队同该项的报名信息确认时间TICTIC（7、8）4转交申请和证明表原件竞赛主任办公室、成绩处理中心办公室TIC（7、8）6领取处理结果仲裁办公室仲裁组人员TIC7复印处理结果存档，原件返回运动队；依据仲裁结果决定是否退还申诉费用裁决后TICTIC（7、8）8及时通知相关部门（竞赛主任、成绩处理机房、竞赛秘书）裁决后TIC（7、8）4、重点：（1）明确各项目申请中退的最后截止时间（2）准备足够的申请表（3）规范填写申请表（4）对各种填写过的用表注意复印保存（5）及时通知竞赛秘书和成绩处理中心处理结果（十一）接收运动员或队伍代表的抗议和申诉1、概念运动员或其运动队代表就比赛的成绩和进程向仲裁以书面的形式提出抗议申诉，须在裁判长正式宣布比赛结果30分钟内以书面表格形式、并经代表运动员的责任官员签字。先填写由TIC提供申诉表格，并附上100美元或其他等值的货币，填写完成后由TIC上交至仲裁秘书，并把处理结果下传至运动队。对签名的申诉副本将提供给申诉人存档。仲裁将尽快对申诉做出书面答复，结果副本将放在技术信息中心的信息框里。申诉表格见附件6.2、任务赛前准备抗议申诉用表，负责让提出抗议的运动队领队按正确方法填写申诉表格，并将表格及时送交至仲裁秘书进行处理，保证赛事的顺利进行。处理前的表格复印2份，原件交至仲裁秘书，复印件一份TIC存档，另一份返还运动队；处理后的结果复印1份，原件返还运动队，副本由TIC存档。3、工作流程程序时间地点主责配合1准备申诉表赛前TICTIC（7、8）2申诉运动队运动员或其代表领取申诉表公布正式成绩后30分钟之内TICTIC（7、8）运动队官员2填写申诉表TIC申诉运动队队员或代表TIC（7、8）3接收申诉表并复印2份，一份存档、一份交还运动队领队TICTIC（7、8）收费100美元TICTIC(7、8)运动队官员4转交申诉表原件和申诉费用仲裁办公室TIC（7、8）仲裁办公室秘书6领取处理结果仲裁办公室仲裁组人员TIC7复印处理结果存档，原件返回运动队；依据仲裁结果决定是否退还申诉费用裁决后TICTIC（7、8）申请运动队领队8及时通知相关部门（竞赛主任、成绩处理机房、竞赛秘书）裁决后TIC（7、8）4、处理礼仪请申诉人员到咨询台前坐下，听取相关要求，提供表格和笔进行填表，其他等候的运动员或官员安排等候区坐下，等候区应用一条黄色警戒线进行隔开，等处理完后请下一人员到台前坐下。注意在解答处理过程中，语气要温和。5、重点（1）熟悉整个处理抗议的流程以及与仲裁秘书交接的地点等；（2）赛前信息台应该准备足够的抗议用表。（3）对各种填写过的用表注意复印保存（4）及时通知竞赛主任、竞赛秘书和成绩处理中心6、难点：（1）提出抗议的运动队一般情绪比较激动，应该掌握好交流礼仪；（2）查找该项目公布正式成绩的时间，审核是否在有效时间内填写；（3）对语言翻译的准确度要求高。（十一）处理运动员或官员的咨询1、概念：在比赛过程中，运动员或随队官员就遇到的各种疑难问题会到TIC进行咨询或寻求帮助。2、任务：TIC工作人员就运动员或官员提出的问题进行解答，对无法确定的问题及时向上一级提交，并转达咨询结果。3、工作流程程序时间地点主责配合1接待各队人员赛时TICTIC（7、8）2解答一般问题赛时TICTIC（7、8）3记录并转达不能解决问题赛时TICTIC（7、8）TIC主管4向更高一级传达问题赛时TICTIC主管CM5做好记录工作赛时TICTIC（7、8）4、礼仪请咨询人员到咨询台前坐下，听取问题，并就一般问题进行解答。其他等候的运动员或官员安排等候区坐下，等候区应用一条黄色警戒线进行隔开，等处理完后请下一人员到台前坐下。如果无法当场解答问题，应该及时与主管联系，再由主管处理。注意在解答处理过程中，语气要温和。5、重点和难点重点：提高外语水平、把握好礼仪 对处理的主要事件做好记录工作难点：赛前学习各种竞赛信