档案室建立方案参考.docx

档案室建立方案参考第一步：寻找合适的空间：档案库房面积要求满足单位档案管理需要，并有一定预留空间；第二步：装修档案室：档案库房要实现“三铁”：铁门、铁窗、铁柜；档案库房要达到“八防”要求：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物。第三步：根据空间面积大小，设计内部设施摆放方式及位置。第四步：定制或者购买档案室设施设备：档案盒：使用无酸纸封底面、档案盒；档案柜数量充裕而且质量好：档案柜以能放A4规格的为好；档案柜数量要求能满足今后20-30年左右发展的需要，越充裕越好。根据实际需要配备必要的管护设备第五步：建立档案管理制度：第六步：请相关部门人员参与装封、摆放档案资料。第七步：建立档案目录及电子目录。第八步：前台行政文员兼管理档案室。档案室设施设备预算表以下为网络参考价预计费用为：元建立档案室的基本要求一、各档案库的建筑及技术参数：1、各馆室的最小面积应能容纳目前各资料存放，还必须考虑一定的发展空间。2、地板承重最大容量为1240公斤/m2，采用密集架时应不大于1200公斤/m2。3、密集柜每组分为六层搁板，每层搁板承重为80公斤，柜体自重为80公斤。4、每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒尺寸来计算。5、一般档案室门高2m，宽1m，特殊档案室可加高，加宽门。要求门窗必须加防尘橡胶条密封，窗户建议采用防盗窗，门采用防火、防盗门。6、给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室，消防栓不应设在档案室内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。7、空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。8、馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物的存在。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。二、档案室的采光、通风要求1、采光度两种，在正常的情况下，我门应该采用自然光照射，但在条件不允许的情况下，我们应采用人造光来照明。2、档案室、查阅档案及其他技术用房应防日光直射，并均应消除紫外线对档案、资料的危害。3、档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，应选用防爆灯，防止用电时间过长发生失火。当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。4、档案室通风也应采用自然风，如果采用不方便的情况下我们也可以使用空调进行通风。三、档案室温湿度要求1、不论气候条件如何，有条件的情况下均应设置长年的温控装置，温度相对湿度要求如下表。温湿度范围温度1424不小于14不大于24，有温度调节设备的，温度的日变化幅度不得超过温度2相对湿度45%RH60%RH不小于45%RH不大于60%RH,有湿度调节设备的，相对湿度的日变化幅度不得超过5注意温、湿度的测量点，是指在距地板以上和距书架柜前处测量的数值。2、对于干燥的地区可采用加湿机，定期用湿拖把布拖地板来保证环境湿度。3、湿度过大的地区，如南方地区可采用抽湿机。4、档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时，应采取有效措施，严防漏水、漏汽，且采暖系统不应有过热现象。四、档案室洁净度要求1、地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。2、开向室外的门窗宜设置纱门、纱窗，外窗应具有较好的防尘功能。3、定期打扫室内卫生，清洗防尘网。五、档案室防雷接地要求1、机房建筑以钢筋混凝土结构为宜；计算机机房的保护接地应与建筑的防雷接地共用一组接地体。2、接地引入线的长度不应该超过30m，其材料宜采用截面积40mm40mm或者50mm50mm的镀锌扁钢。接地线不得使用铝材，不同金属互连时，应防止电化腐蚀。六、档案室电源要求1、如果电压稳定性不能满足要求，应采用调压或稳压设备满足电压波动范围要求。2、计算机机房或数据机房要求交流电不间断或无瞬变的通信负荷，应采用UPS供电系统或逆变器供电系统。3、蓄电池一般设计两组并联，UPS蓄电池一般只设计一组，UPS设计需要设计冗余备份，可以采用串联或并联方式。采用逆变器/UPS时，主要逆变器按最大功率确定，有条件最好配备一台备用。4、档案馆室内照明的照度标准应符合规范要求。一、硬件设施1库房要求：应尽量按照档案馆建筑设计规范的要求建造档案库房，远离火源、水源、和污染源等基本要求，门窗应有较好的封闭性。2装具：为方便使用，可选用密集架。需要注意的是，安装使用密集架对对地面承重能力有较高要求，楼板承重力一般需在每平方米/600公斤以上。3设备：档案保管的技术设备，如去湿机、加湿机、空调、灭火器、装订机、复印机、消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具等等。4卷皮和卷盒：按照需要购置。5消耗品；防霉防虫药品，吸湿剂，各种表格及管理性的办公用品二、档案管理流程1规划出档案分类方法，建议采用职能机构时间事件的分类方法。统计出校内独立并且其档案需要归档的职能机构的总数量，对各职能机构档案的数量以及更新速度有个初步的了解。根据具体情况，把800平米的档案室按合理划分出若干个科室。2接下来就是档案的收集，学校各机构把非现行且具有价值的文件统一移交到档案室，同时规定，以后各机构应随时把需要归档的文件移交到档案室，并做好登记。档案室对移交过来的档案进行排列、分类、装盒、上架，做好类内案卷排列和案卷目录。3档案使用过程中的维护和保护，首先做好“八防”，防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。然后是定期检查，清点。4鉴定与销毁，对档案应进行定期的价值鉴定，依情况一年或者半年一次，在价值鉴定时，建议相关院系机构派出一名人员协助，因为他们更清楚自己机构产生的档案价值是否依在，对已无价值过期的档案销毁清理。5档案利用，原则上只对校内服务，要有进出登记，以便备查。条件允许的话，可将档案进行数字化，建成档案数据库，各机构可在校园网上通过账号/密码的方式查阅档案资料。篇四：云南金岭材料科技有限公司档案室建设方案一、硬件设施1、库房要求：库房应达到“八防”要求：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物。2、装具：可选用封闭式箱柜、单柱式固定架、复柱式固定架、积层架、活动式密集架、卷皮和卷盒等。3、设备：档案保管的技术设备：灭火器、温湿度计、除湿器、装订机、防虫药、照相机、移动硬盘。基础设备：防光窗帘、铁窗、铁门、办公桌椅。4、办公用具：电脑、铅笔、橡皮擦、夹子、剪刀、美工刀、直尺、胶水、双面胶、透明胶、储物柜。二、档案管理方法1、规划出档案分类方法：第一大类，项目档案分为四类，建设费用类，将可形成固定资产的项目全部划入此类；生产材料采购类，包括原材料、燃料、添加剂、化工品等可直接形成产品成本的合同；销售收入类；其他类。第二大类，人事档案分为六类，招聘面试入职资料(含员工个人信息及相关证照)；每月考核资料；培训资料(培训台账等）；薪资标准资料；员工工作计划及总结等；劳动合同、试用期合同、培训合同、其他与公司特殊签订的合同。第三大类，行政工商档案分为四类，工商资料(章程、执照正副本、组织机构代码证正副本、法人身份证复印件等)；财务资料(验资报告、税务登记证正副本、每年审计资料等)；生产企业还会有生产许可、卫生许可证、专利证书等等；房地产公司就有施工许可证、预售许可证、国土证、产权证等等。2、档案的编号：根据年份类别自001开始连续编号，根据合同发生时间先后顺序编排纸质档案和电子档案。如20XX-JS-001为20XX年第一份建设合同。3、公司下设董事长、执行董事、总经理、财务总监、生产总监、财务部、生产部、行政人事部、业务部等部门，对各职能机构档案的数量以及更新速度有个初步的了解，根据具体情况，把档案室合理划分出若干个科室。4、档案的收集：公司各部门把非现行且具有价值的文件统一移交到档案室，同时规定，以后各机构应随时把需要归档的文件移交到档案室，并做好登记。5、档案使用过程中的维护和保护，首先做好“八防”，防火、防水、防霉、防虫、防光