ECEL培训美的电器技能培训

Excel培训 培训目的 更加高效的工作学习使用常用的公式及函数设计简洁美观的数据表格提高数据处理技能发挥个人学习能力 目录 菜单栏的使用工具栏的使用常用快捷组合键常用函数其它 菜单栏的使用 文件编辑视图插入格式工具数据窗口 文件 页面设置打印区域打印预览 页面设置 可以在工具栏添加页面设置快捷键任何页面设置 首先必须确定打印机和纸张类型 页边距 一般应选择水平居中 左右边距大多数情况下相等 垂直居中视情况选择 页眉 页脚 可以自定义 工作表 顶端标题行和左端标题列 选项 视打印机是否支持 如 双面打印 打印区域 1 设置打印区域选择所要打印的区域 2 取消打印区域取消所选择的打印区域 打印预览 1 缩放将缩放镜放在要观察的地方点左键 即可放大或缩小 2 打印进入打印对话框 3 设置进入页面设置对话框 注意 这边的页面设置对话框不能选择工作表 4 页边距直接通过边距线 调整页边距和列宽 5 分页欲览 普通视图进入分页欲览 可以通过边距线进行排版 编辑 选择性粘贴查找定位 选择性粘贴 全部原单元格原样粘贴 和直接使用Ctrl v 粘贴快捷键是一致的 和回车键的区别在于可以多次粘贴 而回车键只能一次性粘贴 数值把复制的数据值粘贴到目标单元格 即没有公式 公式只把复制数据的公式粘贴到目标单元格 格式只把复制的单元格格式粘贴到目标单元格 转置把复制的单元格行列顺序互换 查找 1 可以在选定的区域里面查找 也可以在整个工作表里面查找 2 查找之后可以通过替换 把查找的数值替换成其他数值 当替换成空的时候就是删除 定位 进入定位条件对话框 使用相关定位条件 视图 工具栏使用各种工具选项使用 自定义 对话框 选取所需的各种工具 分页预览可以通过该界面直接进行页边距的设置 该界面直接显示按多少页打印 页眉页脚通过该界面设置打印文件的文件头 插入 单元格 行 列 工作表直接点击即可 函数进入粘贴函数对话框 有各种函数说明 超级链接可以进行各种数据 工作表之间的引用 格式 单元格格式自动套用格式条件格式样式 单元格格式 单元格格式 概述单元格格式 数字单元格格式 对齐单元格格式 字体单元格格式 边框 对任何选定的单元格区域设置格式 只需对选定区域按鼠标右键或键盘快捷菜单 设置单元格格式 包括 单元格格式概述 如右图所有设置单元格格式只能对选定的范围起作用 即Excel的任何操作都必须有选定的对象对选定的区域按鼠标右键或键盘菜单键 设置单元格格式 F 即可设置单元格格式提示 不要选定整个表 整行 整列来设置格式 否则会无谓加大文件长度 数据格式 数字 此处只对 自定义数字格式 进行说明 其余的已经描述的很清楚了 1 对于七位发票号码654可以设置自定义格式 0000000显示 0000654 其实际数值还是654 2 自定义格式顺序 正数格式 负数格式 零格式 文本格式如 0 红色 0 黄色 0 蓝色 说明 和0为数字占位符 为文本占位符 逗号 为千分位符号3 d 天 m 月 y 年 如 将2003 3 15显示成 今天是3月15日 用函数 TEXT 单元格 今天是m月d日 或者自定义格式 今天是 m 月 d 日 4 表示重复 如 0 00将数字前加满 号为在不同工作表中使用相同的自定义格式 只需把已经自定义格式的单元格复制到其他工作表中就可以了 数据格式 对齐 对横向合并 一般不用 合并单元格 用 水平对齐 中的 跨列居中 对竖向合并 可以改变文字方向对备注单元格 可以使用 缩小字体填充 对大单元格应在 垂直对齐 上选 居中 数据格式 字体 对表格正文部分 大多数时候都不需要改变字体大小 只需要按缩放打印即可实现 数据格式 边框 表格框内线一般用单线 外框一般用双线 当然可以选择任意一种线型 自动套用格式 Excel软件自带的一些格式 使用这些格式可以省略页面设置 如下图 条件格式 可以输入公式或数值最多可以设三种条件格式 加无条件时的格式 即根据一个单元格的内容最多可自动设置四种格式 样式 工作表的基本格式设置 工具 自定义 自定义 通过自定义选取快速工具 提高工作效率 Excel已经被改的面目全非了 如何恢复 1 如果是WIN98 删除WINDOWS目录下的 xlb文件即可2 如果是WIN2000 在 自定义 工具栏 中按 重新设置 按钮 工具 选项 选项 进行一些电子表格的初始设计 数据 排序筛选分类汇总数据透视表分列 排序 1 建议 仅当单一表格 表头连续时 才能用工具条快速排序2 对于有较复杂表头的表格 一定要选定范围后才能排序3 用选定范围后排序 可针对任一局部排序 如华南区域客户4 可以按行排序5 对于不想改变最终顺序的表格 可以加入序号列后排序 筛选 1 选定一定范围后 可在相应的地方加入筛选按钮2 使用自动筛选 3 关于高级筛选 数据区 条件区与条件 或条件4 使用高级筛选获取不重复记录 分类汇总 1 坚持习惯 对选定范围进行分类汇总2 如何将未汇总的内容如型号复制下来3 如何删除分类汇总4 如何将分类汇总的结果复制到一个新表中5 将汇总结果中的 汇总 样全部删除 数据透视表 1 数据透视表一定要有全部的列名称2 关于页 行 列选择3 展开其中某项数据4 关于表头合并 两个表头合成一个5 关于数据更新 从数据源更新仅仅是调整透视表结构 不涉及数据源不必更新 分列 1 分列有两种方式 分隔符号 固定宽度2 使用 分隔符号 分列 可以使用Tal键分列 加空格 逗号等3 使用 固定宽度 分列 即划线确定分列宽度 注意数据细节 对文本列前封顶 数字列由于一般靠右 前面可以截去一部分 后面应留有余地4 数据 分列 在导入外部数数据时使用方式相同 可以混合使用 对容易分列的地方按 固定宽度 分列 在数据有错开的地方再按 分隔符号 分列 窗口 拆分和冻结这两个都是用于固定工作表行和列的标题 以便于我们在进行数据处理 工具栏的使用 从菜单栏的 工具 自定义 命令 选出的工具的使用 具体使用看实例 常用快捷组合键 1 CTRL 箭头键移动到当前数据区域的边缘CTRL HOME移动到工作表的开头CTRL END移动到工作表的最后一个单元格 右下角 CTRL PAGEDOWN移动到工作簿中下一个工作表CTRL PAGEUP移动到工作簿中前一个工作表CTRL DELETE删除插入点到行末的文本CTRL D CTRL R 向下填充 向右填充 CTRL K插入超级链接CTRL 分号 输入日期CTRL 1显示 单元格格式 对话框CTRL SHIFT 应用不带小数位的 百分比 格式CTRL SHIFT 应用带两个小数位的 科学记数 数字格式CTRL SHIFT 应用千分位数字格式 3 000 000 00CTRL 9隐藏行CTRL SHIFT 取消隐藏行CTRL 0 零 隐藏列 常用快捷组合键 2 CTRL SHIFT 取消隐藏列CTRL C复制选定区域CTRL X剪切选定区域CTRL V粘贴选定区域CTRL Z撤消最后一次操作CTRL B应用或取消字体加粗格式CTRL U应用或取消下划线格式CTRL SHIFT HOME将选定区域扩展到工作表的开始CTRL SHIFT END将选定区域扩展到表的最后一个使用单元格CTRL A选定整个工作表CTRL ESC显示Windows 开始 菜单CTRL W或CTRL F4关闭活动工作簿窗口 常用快捷组合键 3 ALT ENTER在单元格中折行ALT PRINTSCREEN将活动窗口的图像复制到剪贴板中ALT F4关闭ALT 等号 插入 自动求和 公式ALT 下箭头键显示 记忆式键入 列表ALT 分号 只选定当前选定区域中的可视单元格 常用快捷组合键 4 TAB SHIFT TAB 在选定区域内由左往右移动F9 CTRL ALT F9 计算所有打开 活动 工作簿中的所有工作表PRTSCR将屏幕图像复制到剪贴板中F2 SHIFT F2 编辑单元格 编辑单元格批注 TAB在保护工作表中的非锁定单元格之间移动完成单元格输入并在选定区域中右移HOME移动到内容的开始处END移动到内容的末尾ENTER SHIFT ENTER 在选定区域内由上往下移动 常用快捷组合键 5 SHIFT HOME选定从插入点到开始处的内容SHIFT END选定从插入点到末尾的内容SHIFT CTRL PAGEDOWN PAGEUP选择工作簿中当前和下 上一个工作表SHIFT 箭头键将选定区域扩展一个单元格宽度SHIFT CTRL 箭头键将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同列的最后一个非空白单元格SHIFT HOME将选定区域扩展到行首SHIFT SPACEBAR选定整行SHIFT PAGEDOWN将选定区域向下扩展一屏SHIFT PAGEUP将选定区域向上扩展一屏SHIFT F9计算活动工作表SHIFT F5或CTRL F显示 查找 对话框 常用函数 函数的选取使用函数的基本操作常用的几个函数错误跟踪 函数的选取 在菜单栏中 插入 fx函数 或在单击快捷键fx 在如下对话框中选取 函数的选取 例 例 我们选择了Vlookup 会出现函数使用的对话框 按说明录入条件即可 使用函数的基本操作 1 在单元格开始输入 按 时 EXCEL视同输入公式 2 对任一单元格 按F2进入编辑状态 再按F2进入选择单元格 3 例如 输入VLOOKUP或者连接两个单元格 4 单元格的引用 绝对引用和相对引用 使用F4切换 F 61绝对引用 F 61列相对 行绝对 F61行相对 列绝对5 对同一表 不同表 不同工作簿均以键盘方式引用 常用的几个函数 Len计算字段长度Left从左边截取字段Right从右边截取字段Mid从中间截取字段If根据指定条件进行逻辑判断 返回不同的逻辑值Vlookup根据相同的值 返回指定区域的值Sumif根据指定条件对若干单元格求和Sum返回单元格区域中所有数值的和Value将代表数值的文本转换为数值Text将相应的字段改成指定的字段格式Concatenate将若干文字项合并到一个文字项 也可以用 Abs返回给定数值的值Trim压缩字段前后的空格 错误跟踪 对公式或者函数的循环引用可能需要错误追踪 在 自定义 工具栏 下选 循环引用 即打开 循环引用 错误追踪的工具条单元格错误类型 错误 宽度不够或者负日期 VALUE 错误 参数不正确 不能返回结果值 DIV O 错误 不能被零整除 除数为零 NAME 错误 引用名称错误或引用不存在的名称 N A错误 找不到值 REF 错误 引用不存在的单元格或区域 NUM 错误 参数错误 或者数值过大 过小 NULL 错误 不正确的单元格运算或引用 其它 时间处理文本处理 时间处理 对于时间 系统保存的实际上是数字 只是格式不同罢了比如昨天和今天的时间差就是1 1900年1月1日是系统的第1天1 定义时间格式 year y month m day d 如 使用函数定义格式 b2单元格内容是 2003年5月31日 text b2 今天是yy年mm月dd日 显示 今天是