关于前台接待的相关规定

关于前台接待的相关规定 一 日常接待规范 为了更好的树立公司形象 更好的展现公司风采 现将前台仪表及礼仪规 范如下 1 前台仪表规范 1 面部 应画淡妆和涂适量香水 不可浓妆艳抹和香水过浓 眼部使用 的眼影应与衣着色彩协调 口腔无异味 嘴唇滋润 使用的有色唇膏 不能颜色过艳 2 配饰 上班期间不能佩戴过于夸张的配饰 3 发式 女员工前发不得遮眼 过长的头发须扎起 不得梳奇怪发型 保持清洁 样式颜色不得过于花哨 4 着装 着装必须以工装或正装为主 要求简洁 大方 禁止穿着颜色 过艳 图案夸张等奇装异服 无线头 污垢 褶皱 内外搭配统一 佩戴工牌 夏天不能穿无袖 吊带 透视等服饰 5 手部 双手整洁 不留过长指甲 指甲内不能有污垢 不能涂指有色 甲油或彩绘 6 鞋子 夏天不得穿拖鞋式凉鞋或将鞋穿成拖鞋等非正式鞋 特殊情况 下 可以根据现场不同情况和需要酌情换装 如 汇报演出 外出项 目工地 现场等 2 前台礼仪规范 1 电话的接听及转接 接听电话时 在铃响三声内必须接听 规范用语 您好 XX 公司您 找 请稍候 谢谢 再见 等 如因特殊原因耽误了接听 应说 您好 请您稍候 让你久等了 谢谢 再见 等 接听人员必须做 到语言清晰 柔和 亲切 左手持听筒 右手拿笔 应提倡用左手拿听筒 右手写字或操纵电脑 这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的 接听客户咨询话时 解答客 户的疑问 并记录下客户姓名 联系方式 房屋地址 结构面积及装修意向 最后道谢 用亲切的话语向来电的客户说声 感谢您的来电 让客户先收线 在电话即将结束时 应该礼貌地请客户先收线 这时 整个电话才算圆满结束 电话接听完毕之前 不要忘记复诵一遍来电的要点 防止记录错误或 者偏差而带来的误会 使整个工作的效率更高 做好公司内部电话转接 如 领导 同事的现场记录 应准确进行电话记录 2 客户来访接待规范 为公司来客设立登记本 所有来公司人员均须登记 登记本上注明来 访人姓名 人数 来访事由 出入时间 施工队人员 老板的熟朋友或地 市直机关人员可免登记 但老板的老朋友 地 市直机关人员来访需致电部 门经理请示后方可请入 特别说明 其他分公司来访人员 也须进行来访及离店登记 公司有来访客人 来客行至前台一米以内 前台必须起身微笑相迎 说礼貌用语 招呼客人就座 客人坐下后 前台方可就座 来客提出个人要求时 前台必须认真聆听 有必要时做好笔记 如遇 无法处理的投诉 则请客人稍等 电话请示部门经理如何解决 来客提出要找公司员工时 前台应先问有无预约 并请来客做好登记 再打电话致要找的员工 询问是否带进 如回答需要马上带进 则应行前领 路 如需迟些才带进 请客人在接待室就坐 为客人倒水 请客人稍待 等 可以带进时 再将客人带进 带进办公室后 再为客人倒水 如来客不听要求 想要硬闯办公室 呼叫部门其他工作人员协助拦截 如事态紧急 可呼叫公司前台附近工作员工协助 客人离开时 做好记录登记 并微笑致意 欢迎下次再来 所在分公司办公人员外出及返回时 对其姓名 外出事由 离店 返 回时间做详细登记 3 协助设计中心的工作 协助设计中心接待客户 应立即招呼来访客人 要表示出热情友好和愿意提供服务的态度 如 果正在打字应立即停止 即使是在打电话也要对来客点头示意 主动热情问候客人 打招呼时 应轻轻点头并面带微笑 如果是已经 认识的客人 称呼要显得比较亲切 陌生客人光临时 务必问清其姓名 及公司或单位名称 通常可问 请问贵姓 请问您是哪家公司 请问您 是否有预约 请问您是哪里的业主 引导客户到位 并说 您这边请 或 您请座 等 并做好相应的服务工作 给客人倒上水 协助设计中心签订合同 包含支领 准备 4 文件的收发 报纸和信件的领取发放 文件及时的收发 上班后第一时间将报纸 信件分发至各部门 普通信件联系到个人或相关部门领取 挂号信 专递 包裹需有人签 收 方可交付 报刊信件等按时发放到各部门 5 公司内部的礼仪和秩序 前台接待人员应该严格遵守作息时间 上班时间必须在岗 即早上 09 00 中午 12 00 下午 13 30 下午 18 00 如因公务需外出 经上级批准 可离岗 外出期间 由上级领导安排前台人员 必须保证前台无空岗 如无 法安排人员 前台人员不得外出 私事不得离岗 前台接待人员工作的特殊性决定了其离座不应该太久 一般不能超过 10 分钟 如果是因为特殊原因需要外出时 应该先找代办人 并交待清楚接 听电话的方法等 应该区分闲谈与交谈 前台人员应该尽量避免长时间的私人电话占线 更不应该出现在前台与其他同事闲谈的场面 3 前台值班规范 1 因公司日常假期为每周一到周四任意一天均可休假 行政前台应在休 假前跟经理提前报备 并与部门其他人员做好协调值班事宜 保证日 常接待工作有序进行 2 行政前台应在休假前将未完成的工作与第二天值班人员交待详细 并 保证值班人员熟知办公用品放置地点 日常设备的使用方法 4 前台卫生标准 1 前台台面物品摆