西蒙电气商务部工作手册.doc

1 60 商务部工作手册商务部工作手册 部门组织结构部门组织结构 1 一 商务部组织结构图一 商务部组织结构图 1 二 职务说明书二 职务说明书 2 第一部分第一部分 2010 年商务政策年商务政策 4 一 一 经销协议签订说明经销协议签订说明 4 二 二 各渠道经销商返利设置各渠道经销商返利设置 5 三 三 各渠道经销商进货政策各渠道经销商进货政策 9 四 四 其他相关商务政策其他相关商务政策 11 第二部分第二部分 部门工作操作流程部门工作操作流程 15 一 一 SIMON 西蒙商务部产品订货程序西蒙商务部产品订货程序 15 二 二 SIMON 西蒙低压专业渠道订货程序西蒙低压专业渠道订货程序 20 三 三 SIMON 西蒙特殊订制品评审及订货程序西蒙特殊订制品评审及订货程序 22 四 四 SIMON 西蒙商务部退换货流程西蒙商务部退换货流程 27 五 五 SIMON 西蒙商务部销售预测处理程序西蒙商务部销售预测处理程序 32 六 六 SIMON 西蒙商务部业绩核算处理程序西蒙商务部业绩核算处理程序 34 七 七 SIMON 产品防伪查询程序产品防伪查询程序 36 八 八 SIMON 西蒙商务部返利处理程序西蒙商务部返利处理程序 38 九 九 SIMON 西蒙商务部全国百安居直供程序西蒙商务部全国百安居直供程序 40 十 经销商邮箱及经销商系统使用十 经销商邮箱及经销商系统使用 43 十一 商务部工作手册的解释和执行十一 商务部工作手册的解释和执行 49 附件附件 50 1 60 部门组织结构部门组织结构 一 商务部组织结构图一 商务部组织结构图 部门经理 沈佳华 商务组 主管 黄珊 客服专员 黄珊 东南 华南主办 雷莉 华西 华南主办 张碧露 华中 华北主办 毛佳敏 华东 华北主办 李英君 百安居 低压主办 黄珊 2 60 联系方式 联系方式 姓名姓名负责片区负责片区联系电话联系电话E mail 黄珊全国百安居直供 低压021 38555249Shan huang 雷莉 东南大区 华南大区 广州办 深圳办 海口办 021 38555246Sales e 张碧璐 华西大区 华南大区 长沙办 南宁办 中山办 东莞 办 021 38555247Sophie zhang 毛佳敏 华中大区 华北大区 北京办 呼和浩特办 021 38555248Sammi mao 李英君 华东大区 华北大区 沈阳办 天津办 长春办 大连 办 哈尔滨办 021 38555251carol li 二 职务说明书二 职务说明书 商商务务部部经经理理 经销协议的拟定 审核和管理 准确进行销售预测的制定 生产计划的协调 产品入库的跟催 发货的执行和控制 控制直营超市门店的应收账款比例 EAP 系统的修改 维护与推动 对下属员工的在职培训 培养 并随时实施岗位后备计划 对全国折让预算的控制 每月业绩的跟催 准确及时地完成上级领导交办的任务 商商务务主主管管 参与拟定月 年产品销售预测 销售预测调整 参与拟订商务政策及商务管理各项规范 每月相关销售数据分析和汇总 经销商业绩 办事处业绩汇总 EAP 系统的维护和程序的改进 协调物流组 制造部保证部门协调畅通 协调处理各种商务投诉 协调生产部门 确保充足的产品库存 3 60 直营超市门店应收账款管理 协助经理进行部门管理 各种事务的跟催 有效领导和组织部门内部工作 并在部门与部门之间沟通顺畅 在部门内部及部门之间进行有效通畅的沟通和团队合作 及时准确的完成上级交待的各项任务 商商务务主主办办 订单的准确处理 确保客户订单按时 准确的发货 各项促销及返利的核算 审核 月度 季度 年度业绩的核算 商务政策的解释与沟通 退货状态跟踪及协助部分信用工作 协议的审核 整理 归档 在部门内部及部门之间进行有效通畅的沟通和团队合作 及时准确的完成上级交待的各项任务 客客服服专专员员 协助信息主办对市场客户服务标准的执行进行督导 协助客户满意度调查 服务信息处理工作 负责售前的电话咨询 售中的安装 售后 含工程配合 产品技术服务和培训 负责客服中心安排的其他市场信息收集工作 在部门内部及部门之间进行有效通畅的沟通和团队合作 及时准确的完成上级交待的各项任务 4 60 第一部分第一部分 2010 年商务政策年商务政策 一 一 经销协议签订说明经销协议签订说明 1 2010 年协议分渠道签署 分为 SIMON 电气特许零售零售经销协议书 SIMON 电气特许工程工程经销协议书 SIMON 电气特许低压电器低压电器经销协议书 SIMON 电气特许电子商务电子商务经销协议书 同一经销商可签署的 协议如下 区域零售渠道工程渠道低压专业渠道电子商务渠道 内围经销商二选一签订 外围经销商 备注 1 各渠道协议分别考核协议任务 不能合并考核 享受不同进货和返利政策 2 内围经销商零售和工程渠道原则上不可同时签订协议 若有特殊情况经 OA 申请报大区同 意 2 各渠道经销商可订购的产品说明如下 渠道可订购产品 零售渠道 开关高端产品 59 60 61 V8 88 开关中高端产品 55 56 58 开关流通产品 32 52 51 50 53 53A 地插 项目产品 低压 68 布线全系列 家居照明 家居系列 备注 新备注 新 5151 上市后将上市后将 5252 归入中高端产品 归入中高端产品 工程渠道 开关高端产品 59 60 61 V8 88 开关中高端产品 55 56 58 开关流通产品 32 52 51 50 53 53A 地插 开关工程产品 50G 39 项目产品 布线全系列 照明全系列 备注 新备注 新 5151 上市后将上市后将 5252 归入中高端产品 归入中高端产品 低压专业渠道项目产品 低压全系列 电子商务渠道 网络专销开关系列 32 55 58 61 59E 其他产品不得上网销售 备注 备注 1 1 20102010 年订单系统将设置为分渠道限制订货系列 如经销商只签订零售协议将不能在订单系统中年订单系统将设置为分渠道限制订货系列 如经销商只签订零售协议将不能在订单系统中 录入录入 50G 3950G 39 系列系列 低压低压 6565 系列系列 照明商照系列的订单 按上述渠道产品类推 照明商照系列的订单 按上述渠道产品类推 2 2 6565 系列订货均需签订系列订货均需签订 SIMON 电气特许低压电器低压电器经销协议书 3 对于新签经销商年度任务不得低于以下标准 渠道渠道区区 域域任任 务务 零售内围80 万 5 60 外围40 万 内围50 万 工程 外围30 万 内围40 万 电子商务 外围20 万 内围40 万 低压专业 外围20 万 二 二 各渠道经销商返利设置各渠道经销商返利设置 1 1 20102010 年各渠道可享受的返利如下表所述 年各渠道可享受的返利如下表所述 渠道年返季返累进季返 零售 二选一 工程 专业低压 电子商务 注明 1 表示可享受 表示不可享受 具体享受条件见下 2 2010 年年返不计业绩 3 各渠道经销商以综合任务作为考核 4 2010 年返利均以货物形式返还 5 2010 年 10 月 1 日后签署协议的经销商只能享受季返 不享受年返 6 2010 年 12 月 1 日后签署协议的经销商季返 年返均不再享受 7 由于 2010 年协议有 3 个月的签订期 在签订期中如产生零售渠道经销商订购 50G 39 产品的 业绩挂档计入季度 年度业绩 8 双方终止合作的 经销商应返还享受的各种支持性折让和奖励 2 2 零售渠道经销商年返零售渠道经销商年返 季返的签定季返的签定 2 1 2010 年年返的签订根据市场分类 经销商级别及相对 09 年综合业绩实际完成的增长率享受相 应点数的年度返点 具体内容如下表 一 一 特类办市场特类办市场 特类办市场经销商按 09 年实际完成综合业绩分为以下 4 个级别 A A 类 类 0909 年业绩年业绩 700 700 万 万 B B 类 类 700700 万万 0909 年业绩年业绩 400 400 万 万 6 60 C C 类 类 400400 万万 0909 年业绩年业绩 200 200 万 万 D D 类 类 200200 万万 0909 年业绩年业绩 I P 级别 I 25 25 I 15 15 I 10 I 40 40 I 30 30 I 20 A 5 4 3 5 B4 5 3 5 3 C4 3 2 D 2 5 2 1 二 二 一类办市场一类办市场 一类办市场经销商按 09 年实际完成综合业绩分为以下 4 个级别 A 类 类 09 年业绩年业绩 450 450 万 万 B 类 类 450 万万 09 年业绩年业绩 300 300 万 万 C 类 类 300 万万 09 年业绩年业绩 150 150 万 万 D D 类 类 150150 万万 09 年业绩年业绩 I P 级别 I 25 25 I 15 15 I 10 I 40 40 I 30 30 I 20 A 5 4 3 5 B4 5 3 5 3 C4 3 2 D 2 5 2 1 三 三 二类办市场二类办市场 二类办市场按 09 年实际完成综合业绩分为以下 4 个级别 A 类 类 09 年业绩年业绩 350 350 万 万 B 类 类 350 万万 09 年业绩年业绩 200 200 万 万 C 类 类 200 万万 09 年业绩年业绩 100 100 万 万 D D 类 类 100100 万万 09 年业绩年业绩 I P 级别 I 25 25 I 15 15 I 10 I 40 40 I 30 30 I 20 A 4 5 3 5 2 5 B4 3 2 C3 2 1 5 D 2 5 2 1 四 四 三类办市场三类办市场 三类办市场按 09 年实际完成综合业绩分为以下 4 个级别 A 类 类 09 年业绩年业绩 200 200 万 万 B 类 类 200 万万 09 年业绩年业绩 150 150 万 万 C 类 类 150 万万 09 年业绩年业绩 70 70 万 万 D D 类 类 7070 万万 09 年业绩年业绩 7 60 I P 级别 I 35 35 I 25 25 I 15 I 50 50 I 40 40 I 30 A 4 3 2 B3 5 2 5 1 5 C3 2 1 D 2 5 2 1 5 五 五 四类办市场四类办市场 四类办市场按 09 年实际完成综合业绩分为以下 4 个级别 A 类 类 09 年业绩年业绩 150 150 万 万 B 类 类 150 万万 09 年业绩年业绩 100 100 万 万 C 类 类 100 万万 09 年业绩年业绩 50 50 万 万 D D 类 类 5050 万万 09 年业绩年业绩 I P 级别 I 35 35 I 25 25 I 15 I 50 50 I 40 40 I 30 A 4 3 2 B3 5 2 5 1 5 C3 2 1 D 2 1 5 1 注明 特 一类办市场外围参照二类办市场 二类办市场外围参照四类办市场 I 经销商 2010 年年度综合任务比上年实际综合业绩的增长率 即 I 2010 年度综合任务 2009 年实际综合业绩完成 2009 年实际综合业绩 P 经销商 2010 年年度能够获得的年度奖励 注注 新经销商参照新经销商参照 20102010 年综合任务所属级别的最低增长率档次年综合任务所属级别的最低增长率档次 2 2 2010 年季返的签订根据经销商年度签约量和完成情况享受相应点数的季返 具体内容如下表 1 累进季度返利 综合任务 L 1 季度综合 完成率 100 1 2 季度综合 完成率 100 1 2 3 季度综 合 完成率 100 全年综合 完成率 100 1 5 2 2 5 3 1 5 2 2 5 1 5 2 L 150 万 1 5 2 普通季度返利 综合任务 L 1 季度综合 完成率 100 2 季度综合 完成率 100 3 季度综合 完成率 100 4 季度综合 完成率 100 L 150 万 1 5 1 5 1 5 1 5 8 60 3 可享受累进季度返利客户的入围条件 以下三条件需全达到 1 2010 年零售渠道综合签约任务 150 万 2 任务季度占比符合如下标准 一季度一 二季度一 二 三季度全年 12 38 64 100 3 达到年返签订所属级别的最低年增长率档次 2 42 4 工程渠道经销商年返工程渠道经销商年返 季返的签定季返的签定 年度签约任务 年度签约任务 R R 季返综合完季返综合完 成率成率 100 100 年度综合完成年度综合完成 率率 100 100 R 50 万 0 1 50 万 R 200 万 1 2 R 200 万 1 3 说明 1 R 为工程经销商全系列产品的综合任务 2 对于工程专销商在以上年返的基础上对于非战略客户订单追加 2 2 52 5 电子商务渠道经销商年返电子商务渠道经销商年返 季返的签定季返的签定 年度签约任务 年度签约任务 R R 季返综合完季返综合完 成率成率 100 100 年度综合完年度综合完 成率成率 100 100 R 50 万 2 2 50 万 R 200 万 2 3 R 200 万 2 4 说明 1 R 为经销商网络专销系列产品的综合任务 2 62 6低压专业渠道经销商年返低压专业渠道经销商年返 季返的签定季返的签定 年度签约任务 年度签约任务 R R 季返综合完季返综合完 成率成率 100 100 年度综合完年度综合完 成率成率 100 100 R 50 万 1 1 50 万 R 200 万 1 50 2 R 200 万 2 3 说明 1 R 为低压专业经销商低压全系列产品任务 9 60 三 三 各渠道经销商进货政策各渠道经销商进货政策 1 零售渠道经销商进货政策 零售渠道经销商进货政策 1 11 1 零售渠道经销商分级 零售渠道经销商分级 4A 级经销商 2010 年协议综合任务 400 万 3A 级经销商 2010 年协议综合任务 200 万但 400 万 2A 级经销商 2010 年协议综合任务 80 万但 200 万 1A 级经销商 2010 年协议综合任务 80 万 1 21 2 零售渠道进货常规促销 零售渠道进货常规促销 按月实施 不含工程产品 80 累计到上月任务完成率 100 累计到上月任务完成率 100 经销商 单次回款 高端产品中高端产 品 流通产品项目产品高端产品中高端产 品 流通产品项目产品 40 万即时折让 8 即时折让 10 即时折让 12 即时折让 5 4A 40 万即时折让 6 即时折让 8 即时折让 10 即时折让 4 即时折让 8 即时折让 10 即时折让 12 即时折让 5 30 万即时折让 7 即时折让 9 即时折让 11 即时折让 4 3A 30 万即时折让 5 即时折让 7 即时折让 9 即时折让 3 即时折让 7 即时折让 9 即时折让 11 即时折让 4 15 万即时折让 6 即时折让 8 即时折让 8 即时折让 3 2A 15 万即时折让 4 即时折让 6 即时折让 6 即时折让 2 即时折让 5 即时折让 8 即时折让 8 即时折让 3 8 万即时折让 5 即时折让 7 即时折让 6 即时折让 2 1A 8 万即时折让 3 即时折让 5 即时折让 4 即时折让 1 即时折让 5 即时折让 7 即时折让 6 即时折让 2 备注 1 累计完成率 80 按对应单笔回款档位减 2 执行 直至 ERP 进货 2 累计到当笔订单完成任务 可打 OA 申请给予对应级别经销商的最高点数 申请流程 办事处申请流程 办事处 大区大区 商务部 结束 商务部 结束 2 2 工程渠道进货特价政策工程渠道进货特价政策 2 12 1 单体项目特价政策单体项目特价政策 系列 订单 ERP 金额 R 毛利特价点数进货凭证 R 10 万 5 常规特价 1 OA 申请 大客户部 结束 10 万 R 20 万 20 7 1 OA 申请 大客户部 结束 2 工程合同 20 万 R 30 万 20 10 1 OA 申请 大客户部 结束 2 工程合同 工程系列 39 50G R 30 万 20 12 1 OA 申请 营销总监 结束 2 工程合同 流通产品 32 52 51 50 53 53A 地插 R 10 10 常规特 价 1 OA 申请 大客户部 结束 10 60 10 R 20 20 12 1 OA 申请 大客户部 结束 2 工程合同 20 R 30 20 14 1 OA 申请 大客户部 结束 2 工程合同 R 30 万 20 16 1 OA 申请 营销总监 结束 2 工程合同 R 10 8 常规特价 1 OA 申请 大客户部 结束 10 R 20 20 10 1 OA 申请 大客户部 结束 2 工程合同 20 R 30 20 12 1 OA 申请 大客户部 结束 2 工程合同 中高端产品 55 56 58 R 30 万 20 14 1 OA 申请 营销总监 结束 2 工程合同 R 10 6 常规特价 1 OA 申请 大客户部 结束 10 R 20 20 8 1 OA 申请 大客户部 结束 2 工程合同 20 R 30 20 10 1 OA 申请 大客户部 结束 2 工程合同 高端产品 V8 88 61 60 59 R 30 万 20 12 1 OA 申请 营销总监 结束 2 工程合同 R 10 万 3 常规特价 1 OA 申请 大客户部 结束 10 万 R 20 万 20 5 1 OA 申请 大客户部 结束 2 工程合同 20 万 R 30 万 20 7 1 OA 申请 大客户部 结束 2 工程合同 照明 R 30 万 20 10 1 OA 申请 营销总监 结束 2 工程合同 R 10 3 常规特价 1 OA 申请 大客户部 结束 10 R 20 20 5 1 OA 申请 大客户部 结束 2 工程合同 20 R 30 20 7 1 OA 申请 大客户部 结束 2 工程合同 家居布线 R 30 万 20 10 1 OA 申请 营销总监 结束 2 工程合同 标志性工程标志性工程可申请特价点数晋升一档 OA 营销总监结束 2 22 2 战略客户特价政策战略客户特价政策 2 2 12 2 1 进货对象 进货对象 只有经我公司对该项目授权供货的工程经销商 2 2 22 2 2 进货价格 按 进货价格 按大客户部针对每个战略合作客户授权供货的经销商制定的对应的商务政 11 60 策策执行 2 2 32 2 3 进货规定 进货规定 1 订单中的产品规格 型号必须与该项目订单中的产品规格 型号一致 且产品数 量不得大于该项目所对应的数量 2 经销商须在订单的备注栏内标注具体的供货项目名称 3 经销商在向公司下订单时 必须同时提供经销商与该项目各分公司签订的采购 合同 4 该项目分公司向经销商订购的用于样板间及售楼处的少量产品订单 供需双方暂 时无法签订正式的产品采购合同的 则该订单必须加盖 XX 项目部合同专用章 或公章 5 因项目各分公司的特殊原因 导致经销商无法提供上述相关凭证的 经销商可 以通过办事处向大客户部提交相关情况说明 经大客户部与项目各分公司确认 无误后 大客户部经理签字确认的其它证明材料可以作为有效凭证 3 3 电子商务渠道进货常规促销电子商务渠道进货常规促销 80 累计到上月任务完成率 100 累计到上月任务完成率 100 单次回款网络专销产品网络专销产品 20 万 即时折让 10 20 万即时折让 8 即时折让 10 备注 备注 1 1 同时签订电子商务和零售渠道的经销商 只能按网络渠道促销政策进货 同时签订电子商务和零售渠道的经销商 只能按网络渠道促销政策进货 2 2 累计完成率 累计完成率 80 80 按对应单笔回款档位减 按对应单笔回款档位减 2 2 执行 执行 3 3 累计到当笔订单完成任务 可打 累计到当笔订单完成任务 可打 OAOA 申请给予经销商最高点数 申请给予经销商最高点数 申请流程 办事处申请流程 办事处 大区大区 商务部 结束 商务部 结束 4 4 低压专业渠道进货特价政策低压专业渠道进货特价政策 四 四 其他相关商务政策其他相关商务政策 1 商务折让的设置 与大区促销累加使用 系列 订单 ERP 金额 R 毛利特价封顶点数进货凭证 R 10 4 常规特价 1 OA 申请 低压销售部结束 10 R 20 20 6 1 OA 申请 低压销售部结束 2 工程合 同 20 R 30 20 8 1 OA 申请 低压销售部结束 2 工程合 同 低压全 系列 R 30 万 20 10 1 OA 申请 营销总监结束 2 工程合同 标志性 工程 标志性工程可申请特价点数晋升一档 需 OA 营销总监结束 12 60 针对每月 5 日 15 日下单 公司给予 1 折让 针对每月 16 日 25 日下单 公司给予 0 5 折让 其余时间段下单没有商务折让 2 公司承担运费的最低单笔订单金额如下 如未达标经销商需多汇 2 运输费 区域金额 内围4 万 外围2 万 3 退 换货 1 2010 年开关 低压电器 家居布线退由于滞销和终止合作产生的退 换货费用将严格根据退 换货额扣除 5 进行结算 2 有质量问题产品的退货费用由公司支持 除此以外的情况 由经销商自行承担 3 开关 低压电器 家居布线用于出样的产品 每年 10 月份可按上年进货额的 0 3 要求 更换为相同类别其他系列或型号的产品 4 室内灯具产品除质量问题外不支持退 换货物 4 折让代码设置 折让归属折让归属代码代码类别类别 业绩核算说明 办事业绩核算说明 办事 处 经销商 处 经销商 类别类别 F F 常规进货促销 商务折让 样品 运费上浮 不计业绩即时折让 Z Z 季度返利不计业绩待用折让商务部商务部 G G 年度返利 09 年 50 计业绩 2010 年不计业绩 待用折让 I I 零售部各类不影响业绩的折让 运营支持及推广支持 不计业绩待用折让 S S 超市终端促销折让和促销员工资不计业绩待用折让 A A 零售促销支持 超市无即时促销 不计业绩即时折让 零售部零售部 U U 超市合同返利 成本支持 端 头折让 计业绩待用折让 B B 低压销售部特价支持不计业绩即时折让 低压低压 R R 低压销售部 2010 年上图费计业绩待用折让 E E 市场部各类不影响业绩的折让及 促销 礼品 推广物料 不计业绩待用折让 市场部市场部 L L 市场部装修费用计业绩待用折让 电子商务部电子商务部 H H 电子商务网络推广费不计业绩待用折让 K K 常规特价不计业绩即时折让 C C 超额特价不计业绩即时折让工程部工程部 T T 工程部承担的代垫费用计业绩待用折让 大区大区 V V 大区专控不计业绩待用折让 营销中心营销中心 J J 营销中心阶段性促销不计业绩即时折让 备注 1 对于截止 2009 年 12 月 31 日已上账的不在上列表述的待用折让 归类如下 原代码现代码 13 60 H 类G 类 N 类I 类 Y 类U 类 2 同一经销商各渠道产生的待用折让可互用 原则上订单在使用待用折让后 开关产品下浮 50 项目产品下浮 30 5 订单计算方式 订单 ERP 金额 1 促销 特价点数 商务折让点数 使用账上待用折让 打款金额 说明 1 促销或特价点数与商务折让累加使用 2 待用折让无论是否计算业绩都可享受促销或特价 3 出于简化 2010 年商务政策的原因 2010 年下单不计业绩待用折让可享受促销或特价 故对于 2009 年产生的不计业绩待用折让 不论是 2009 年已上账或 2010 年将上账的 将按平均促销点数打 92 折上账 已上账的不计业绩待用折让自 2010 年 1 月 1 日起整体 打 92 折 4 如经销商在进货时使用 09 年不计业绩的待用折让并平均促销或特价点数不足 8 的 可 OA 申请报请财务部将已打折的待用折让上调打折扣率 例 如经销商本次下单平均点 数为 6 使用 09 年不计业绩待用折让 10000 元 上账时已打 92 折 则财务部将待用 折让金额调整为 10000 102 10200 元 补足到 8 促销 申请流程 办事处申请流程 办事处 商务部商务部 财务部 结束 财务部 结束 6 业绩核算 1 各办可核算业绩的产品及订单划分 开关开关灯具灯具低压低压 6868 系列系列低压非低压非 6868 系列系列布线布线 办事处办事处 零售零售 工程订工程订 单单 零售零售 工工 程订单程订单 零售零售 订单订单 工程工程 订单订单 工程订单工程订单零售零售 工程订单工程订单 非低压办涵盖的办事处 低压办涵盖的开关办 低压办 说明 a 非低压办涵盖的开关办为 南通 合肥 徐州 宁波 杭州 福州 南昌 温州 厦门 西 安 昆明 贵阳 乌鲁木齐 兰州 郑州 太原 潍坊 石家庄 北京 天津 哈尔滨 呼和浩特 长 春 广州 深圳 南宁 海口 中山 东莞 b 低压办 办事处办事处涵盖开关办事处涵盖开关办事处 上海上海办 南京南京办 无锡办 苏州办 常州办 重庆重庆办 成都办 长沙长沙办 14 60 沈阳沈阳办 大连办 武汉武汉办 济南济南办 青岛办 c 低压所涵盖的开关办事处如有低压全系列工程订单均计入低压办业绩 相关政策和奖金划分 见相关营销中心发文 d 上表零售订单含电子商务订单和超市订单 2 经销商和办事处业绩 打款金额 计业绩待用折让 说明 a 申请超额特价的工程订单将不再打折 b 经销商和办事处业绩将系统自动核算 办事处可随时查询 第二部分第二部分 部门工作操作流程部门工作操作流程 一 一 SIMON 西蒙商务部西蒙商务部产品订货产品订货程序程序 15 60 1 目的目的 从经销商订货 订单 产品发放等工作环节做出具体要求 确保经销商订货准确 及时发放 2 适用范围 适用范围 本程序适用于经销商订货 订单 产品发放的指导和监控 3 工作程序 工作程序 流程责任部门工作要求 相关文件 记录 网址 经销商 办事处 办事处 商务部 办事处 1 经销商填写 供货合同单 附件一 1 办事处助理审核订单 2 报办事处经理审批 1 录入 EAP 系统 2 输入完毕后标明订单编号 订单及汇款单 传真至商务部 1 主办审核订单传真件确认是否可以签单 2 审核 EAP 系统中订单 提交财务部 供货合同单 产品价目表 折让分类 产品价目表 工程合同 物料清单 工程特价申请文件 网址 网址 经销商账本 待用折让余额 工程合同 物料清单 工程特价申请文件 信用额 释放申请 汇款单 流程 责任部 门 工作要求相关文件 记录 经销商下订单 打 款 办事处审核订单 订单录 入 EAP 开始 主办审 核订单 16 60 办事处 财务部 财务部 商务部 计划部 计划部 办事处 物流部 办事处 商务部 办事处 1 财务审核订单 1 计划部将 EAP 订单导入 SCALA 系统 1 计划部打印出库单 2 缺货后续处理事项 1 物流部安排 提货单 发货 2 E MAIL 货物装箱清单 给办事处 3 联系运输方式 4 办事处可在 eap 货运系统中查询到发货情 况 1 办事处在次月初将供货合同单原件寄到商 务部 由商务部统一保管 1 信用额释放申请 1 待用折让余额 2 经销商账本 提货单 附件六 货物装箱清单 附件五 接货通知单 SIMON 电气 办事 处供货合同 月汇总表 附件八 4 操作细则 操作细则 a 办事处指导经销商如何下单 2010 年度下单除全国性项目工程外参照以上 各渠道进货政策 执行 例如 例如 4A 经销商 累计完成上月任务 100 高端产品享受即时折让 8 15 日前下单 40 万 ERP 金额 使用季返 1000 元 09 年度年返 2000 元 超市端头费 10000 元 经销商本次回款金额为 40 万 0 92 0 01 1000 2000 10000 351000 有效业绩为 35 1 万 1 万 2000 2 36 2 万元 便捷方式请参照 2010 年下单向导 邮件方式发送到办事处邮箱 结 束 信控主管 审核通过 超信部分 需总经理 审核通过 财务部审核订单 订单导入 SCALA 系统 计划部织备货 物流部发货 订单原件归档 17 60 b 经销商填写 S QR 72002 02 供货合同单 必须产品选择 渠道类别 单位名称 订货日期 货品型号 名称 规格 数量 单价 总价 款金额 运输方式及发运日期等要件栏目 经销商订购货品时须按该单证的格式和要求详细完整地 填写 2 不同渠道类别及不同系列的产品在订购时应签署不同的 供货合同单 不得在同一页面 中填写不同系列的产品 并须在 供货合同单 的左上角的 页数 处填写 第 共 页 3 经销商须在 发货日期 运输方式 栏中注明具体的要求 如不填写则视为默认接受西蒙公司所 提供的物流服务 运输方式 汽运 发运期限 见 特许经销协议书 中规定的天数 4 经销 商须在 备注 栏中签字确认并加盖公章后将原件交给当地办事处 5 低压办 65 系列 供货合同 单 需开关办经理同时签字生效 c 办事处助理审核订单 货物型号 数量 单价 相关促销政策 并指导经销商办理汇款 报办事 处经理审批 重要提示 重要提示 工程特供订单必须提交工程特供订单必须提交 工程项目合同工程项目合同 和工程方盖章确认的物料单 和工程方盖章确认的物料单 d 确认经销商使用折让的类别 金额和具体使用在哪一份订单中 订单必须分不同渠道 不同项目 产品 根据库存情况分有货 无货做单 输入 EAP 系统 进入 EAP 系统 点击 销售管理 销售下单 销售下单 进 入 如图一 图一 进入 销售下单 界面后 点解 下单 进入 如图二 18 60 图二 选择相应的业务类型 A 开关插座 B 家居布线 C 低压电器 D 室内照明 E 市场物料 重庆库发货 选择 发货客户为 SW01 并在华西库前打 销售渠道 A 工程备货 B 零售渠道 C 电子商务渠道 D 工程特供 E 低压专业渠道 进入新建销售订单界面图三 图三 保存退出 显示图四 输入产品 选择业务类型 仓库 代码系统自动辨认分别输入订单 折扣 填写详细的订单信息 包括折扣明细 输入完成后 提交退出 输入客户 代码 按照纸面订单 选择渠道类别 19 60 图四 e 输入完毕后标明订单编号 订单及汇款单传真至商务部 f 主办审核订单传真件 货物型号 数量 金额 货运方式 待用折让金额 参照文件号等 确认 货款状况 确认是否可以签单 g 审核 EAP 系统中订单录入情况 促销政策 折让的金额 类别 货款状况后 提交财务部 h 财务审核欠款情况审核订单 现款到账后 销售会计审核通过 正常信用额提交信控主办审核后 销售会计审核通过 超信部分由办事处在 eap 系统中提交信用额释放申请 总经理审批完毕后销售会计审核通 过 i 计划部将 EAP 订单导入 SCALA 系统 j 主办根据库存情况拆单 通知计划部打印出库单 缺货部分与办事处协调后续处理事项 k 物流部安排 提货单 审核发货地址 开票资料是否正确 凭打印的 提货单 到仓库提货 核准货物型号 数量 打包 封箱 贴产品标签 记录中包装编码 E MAIL 将 货物装箱清单 通知办事处 办事处通知经销商做好接货准备 L 物流部发货后将信息登入 eap 系统 办事处可在 eap 货运系统中查询到发货情况 网址 进入 eap 系统 点击 销售管理 托运管理 客户到货列表 根据日期 货运单号 订单号都可查询到相关信息 双击列表可查询到货运情况及订单明 细 等待商务审 核状态 20 60 m 办事处在次月初将供货合同单原件汇总填写 供货合同单月度汇总表 寄到商务部 由商务部统 一保管 二 二 SIMON 西蒙低压专业渠道订货程序西蒙低压专业渠道订货程序 1 目的 目的 从经销商订货 订单 产品发放等工作环节做出具体要求 确保经销商订货准确 及时发放 2 适用范围 适用范围 本程序适用于低压专业渠道经销商订货 订单 产品发放的指导和监控 68 系列零售渠道订货程序 请见 3 工作程序 工作程序 流程责任部门工作要求 相关文件 记录 网址 经销商 办事处 经销商填写 供货合同单 3 报办事处经理审批 输入完毕后标明订单 编号 订单及汇款单传真至商务部 供货合同单 产品价目表 折让分类 产品价目表 工程合同 物料清单 工程特价申请文件 网址 双击单号可查询到订单明细 经销商下订单 打 款 办事处审核订单 开始 21 60 商务部 办事处 办事处 财务部 财务部 商务部 计划部 计划部 办事处 物流部 办事处 商务部 办事处 主办审核订单传真件确认是否可以签单 录入 EAP 系统 审核 EAP 系统中订单 提交财务部 财务审核订单 计划部将 EAP 订单导入 SCALA 系统 计划部打印出库单 缺货后续处理事项 物流部安排 提货单 发货 E MAIL 货物装箱清单 给办事处 联系运输方式 办事处可在 eap 货运系统中查询到发货情况 办事处在次月初将供货合同单原件寄到商务部 由商务部统一保管 网址 经销商账本 待用折让余额 工程合同 物料清单 工程特价申请文件 信用额 释放申请 汇款单 信用额释放申请 1 待用折让余额 2 经销商账本 提货单 货物装箱清单 接货通知单 三 三 SIMON 西蒙西蒙特殊订制品评审及订货程序特殊订制品评审及订货程序 主办审核订 单并录入 EAP系统 结 束 信控主管 审核通过 超信部分 需总经理 审核通过 财务部审核订单 订单导入 SCALA 系统 计划部织备货 物流部发货 订单原件归档 22 60 1 目的 通过对产品要求的评审 明确顾客的要求 确保公司具有满足合同规定要求的能力 从经销商订货 订单 产品发放等工作环节做出具体要求 确保经销商订货准确 及时发放 2 适用范围 本程序适用于公司产品要求的评审和修改 经销商特殊订制品订货 订单 产品发放的指导和监控 3 工作程序 特殊订制品评审流程 流程职责 责任部门工作要求相关文件 记录 各办事处 各办事处 各办事处 客服部 市场部 客服部 计划部 商务人员通过广告 媒体等各种方式沟通顾客 宣 传本公司及其相关产品 促使顾客了解公司产品 提出需求信息 登入 eap 系统填写 订制产品需求评审单 提交客 服部 确认顾客的技术要求 见操作细节 必要时 需要顾客提供图纸或技术要求等 如涉及企业形象 产品功能开发时 市场部产品组 进行确认或提供建议 客服部确认顾客的所有要求是否都能得到体现 确认质量要求 验收方法和保证条款与顾客的要求 是否一致 当不能满足客户要求时客服部 应向其说明 计划部确定供货周期 订制产品需求评审 单 附件三 订制产品需求评审 单 订制产品需求评审 单 财务中心 制造总部 根据为满足需求所应投入的资源 确定供货价格 订制产品需求评审 单 开 始 经销商 客户 提出需求信息 产品咨询 产品要求评审 处理信息 确认供货价格 23 60 办事处 客服部 办事处 办事处 和客户协调沟通 确保所进行的评审与经销商 客户 提出需求信息一致 且能接受供货价格 时间 如有异议 提交客服部重新进行评审 和客户协调沟通达到一致 调整内容得到顾客确认并记录 提交订制产品复议单传真至客服部和商务部 以 mail 或供货合同形式通知商务部开通特殊订制品产 品代码 订制产品复议单 附件四 特殊定制产品订单操作流程 流程职责 责任部门工作要求相关文件 记录 客服部 商务部 客服部 财务中心 商务部 办事处 商务部 办事处将订制产品复议单传真至客服部和商务部 以 mail 或供货合同形式通知商务部开通特殊订制品产品代 码 商务部 eap 系统中提价特殊订制品产品代码开通申请 客服部专职人员根据 订制产品生产准备通知书 准备 相关技术文件和资料 并按照 文件和资料控制程序 发放到相关部门 发放文件应加盖受控章 根据发放的文件 将产品 BOM 和工艺等资料及时录入 ERP 系统 并保证 ERP 系统和 CRM 系统的同步性 ERP 资料录入系统后 办事处在 eap 系统下达订制产品 销售订单 商务部审核订单导入 scala 系统 下达订制品需求计划 订制产品复议单 文件和资料控制 程序 eap 销售订单 N 结 束 签定需求合同 经销商 客户 确 认 Y 开 始 提交特殊订制品产 品代码开通申请 发放技术文件 在 eap 系统下达 销售订单 审核订单下达 订制品需求计 划 录入 ERP 系统 24 60 计划部计划员在 scala 系统下达生产订单 生产部 质保部 生产部 财务中心 计划部 各部门 按 生产过程控制程序 进行 生产部根据订单和技术文件组织生产 质保部参与生产 过程的质量控制 并可要求并通知客服部进行首件确认 和现场的技术指导 按 物流控制程序 进行 按 质量记录控制程序 进行 生产过程控制程 序 物流控制程序 质量记录控制程 序 4 操作细节 b 登入 eap 系统填写 订制产品需求评审单 提交客服部 确认顾客的技术要求 必要时 需要顾客提供图纸或技术要求等 进入 EAP 系统 点击 订制品评审申请 菜单 新增 进行申请流程 如图 1 进入 订制产品需求评审单 界面 按图示要求填写并提交 如图 2 在scala系统下 达 生产订单 结 束 生产入库 订单处理 组织生产 资料归档 25 60 客服部评审流程结束以后 评审单状态 提示为 审批已结束 如图 3 b 经销商填写复议单并盖章 办事处将订制产品复议单传真至客服部和商务部 以 mail 或供货合同形式 通知商务部开通特殊订制品产品代码 商务部收到开通信息 在 eap 系统提交技术服务部 技术服务部将相关资料 需 1 2 个工作日 提交财务部 财务部开通产品代码 需半个工作日 提示 在以上过程在 eap 系统中都能查询到 如图 4 26 60 c 办事处查询 图四 导入 EAP 处显示为 输入 eap 订单并传真到商务部 商务部审核订单 财务审核订单 导入 eap 系统 商务部在 eap 中提交订制品需求计划 d 计划部收到生产计划开始安排生产 开始计算供货周期 备注 备注 特殊订制产品代码在系统中有效日期为 45 天 如超过 45 天再次下订单的产品需要与技术服务部重新沟 通确认 传真复议单至技术服务部 技术部在一个工作日内在系统中开通产品代码 办事处输入 eap 订单 传真至商务部 四 四 SIMON 西西蒙商务部退换货流程蒙商务部退换货流程 27 60 1 目的 从经销商退货 到厂 清单 核价 账款挂账 订货等工作环节做出具体要求 确保经销商退换货 准确 及时处理 2 适用范围 本程序适用于经销商退换货流程的指导和监控 3 工作程序 流 程责任部门工作要求相关文件 记录 N N N 经销商 办事处 办事处 销售大区 商务部 营销中心 经销商提出退 换货的申请 办事处在文件系统提交网上申请 大区总监进行审核 对于扣点 是否同意退 换货审批 营销中心总监审批 文件系统网上申请 文件审批系统 文件审批系统 网上文件审批系统 流 程责任部门工作要求相关文件 记录 1 办事处提交网上退货申请 经销商提 出申请 办事处 审核 办事处提 交申请 营销中心 总监 商务部 大区总监 28 60 N 办事处 海安收货 组 质检部 海安财务 部 办事处 上海财务 部 2 办事处协助经销商将货退回公司 办事处将文件系统批复的文件 Email 或传真 给海安 收货员对货物进行清点 质检员对是否是质量问题进行确认 海安财务人员按制度或已审批的申请文件进行 核价 并将按政策核算的价格录进 ERP 但不可使 用只是走账 办事处对退货结果与经销商进行沟通确认 需要 经销商书面确认函 财务部对价格进行确认 退货系统 录入退货系统 录入退货系统 录入退货系统 录入 EAP 系统 退货系统 流 程责任部门工作要求相关文件 记录 海安财务对于按政策核算的价格复制成最终结算价格复制最终退 换货价格 办事处提 交申请 收货员清 点 质检员检查 海安财 务核价 办事处 确认 上海财 务确认 流程结束 海安财务 录入 海安财务 核价 29 60 部 海安财务部 财务人员将对最终核算的价格和原来录入 ERP 的退 货单进行核对 确保总金额是最终核算价格 核对最终退 换货价格 4 操作细则 a 经销商提出退 换货的申请 包括品种 数量 金额等 b 办事处在文件系统提交网上申请 包括品种 数量 金额等 提交 退货申请表 附件七 及 一般申请文件 登陆 eap 系统 点击 申请流程 一般文件 新增一般文件 需要时在文件中提出是否扣点 扣多少点或者其他方面的要求 c 大区总监进行审核 对有特殊要求的在自己的权限内给予审批 超出权限的交总经理审批 d 商务部对于扣点 是否同意退 换货审批 e 营销中心总监审批 f 办事处提交网上退货申 请点击 申请流程 营销相关 退货管理 新建 客户退货申请表 30 60 g 办事处协助经销商将货退回公司 同时将发货单传回公司 并在清单上方写上已批准申请编号 h 办事处将文件系统批复的文件 Email 或传真给海安宋忠霞 Email Szxia Fax 0513 8917283 Tel 0513 8917285 i 收货员收到货后 对货物进行清点 2 个工作日内完毕 如有困难及时邮件和办事处确认 对于清点的数量无需 再以邮件形式和办事处确认 j 质检员对是否是质量问题进行确认 1 个工作日内完毕 k 海安财务人员按制度或已审批的申请文件进行核价 并将按政策核算的价格录进 ERP 但不可使用只是走账 2 个工作日内完毕 提交办事处 l 办事处对于经销商有异议的退 换货不再提交给上海财务 而是和退货专员沟通后提交申请报告 同意后将申请 再次提交给海安核价界面进行修改 并在备注说明情况 对于 数量差异 一律按公司实点数量为准 对于 价格差异 需要相关领导同意的申请文件批准后提交给财务核价界面进行重新核价 形成最终核算价格 m 海安财务重新进行核价 1 个工作日内完毕 提交办事处 n 办事处对退货结果与经销商进行沟通确认 需要经销商书面确认函 2 个工作日内完成 提交上海财务 o 财务部对价格进行确认 1 个工作日内完成 提交海安财务 p 海安财务对于按政策核算的价格复制成最终结算价格 q 财务人员将对最终核算的价格和原来录入 ERP 的退货单进行核对 确保总金额是最终核算价格 连同上一环节共 1 个工作日内完成 r 办事处可在 eap 系统中的销售订单界面的 等待开票 状态下查询到退货单 并通知经销商使用 必须链接一般申请文件 31 60 五 五 SIMON 西蒙商务部销售西蒙商务部销售预测处预测处理程序理程序 32 60 1 目的 对市场销售进行预测等相关工作环节做出具体要求 使经销商订货能及时发放 公司有效地支持市 场运转 实现快速物流 2 适用范围 本程序适用于销售预测相关工作环节的指导和监控 3 工作程序 流程责任部门工作要求相关文件 记录 有促销 经销商 办事处 商务部 1 经销商向办事处上报实际库存 2 经销商根据市场实情预测下一阶段的销量并提交 销售计划 金额 3 办事处确认经销商的库存和销售计划 4 汇总各经销商销售计划 金额 5 如提前知晓有促销或其他市场活动 则对销售计 划进行调整上报商务部 办事处月度销售预测 1 商务部进行汇总后分解至具体产品