会展营销与服务技术05_第1页
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文档简介

会展营销与服务,第五单元 如何组织参会者,Unit5如何组织参会者,学习目标：了解目标参会者需求，妥善安排，诚挚邀请，提高到会率。知识点：目标参会者的涵义；会议相关信息的搜集。能力点：分析不同参会者的特点，有针对性的发邀请；及时确认。,Unit5如何组织参会者,本单元操作要点：了解参会者需求排出拟邀请人名单参会者食宿预安排发出参会邀请函参会者确认参会者跟踪服务,Unit5如何组织参会者,5.1开篇案例5.2搜集目标参会者信息 5.3排列拟邀参会者名单 5.4参会者食宿预安排 5.5预约参会 5.6参会者确认 5.7参会者跟踪服务,5.1开篇案例,参会邀请函,尊敬的女士/先生： 2005年“韩国国展开幕论坛”是由韩国当地政府和KINTEX联合主办，由韩国国际展览中心 韩国展览业协会承办，UFI (国际展览业协会)、IAEM（国际展览管理联盟）、CIEC (中国中展集团) 、新加坡国展 、日本BIG SIGHT等单位协办的韩国全国性国际展览行业盛会，2005年4月 27日至 5月2日在韩国国际展览中心举行。 ,5.2搜集目标参会者信息,属于参会的合适人选，并有可能出席会议的人称为目标参会者。组织参会者必须要做的前期准备就是要“撒大网”式的大量搜集目标参会者信息。,5.2.1确定会议规模,举行一次专业会议，首先要确定会议规模，即最佳与会人数。人数过多会因发言机会太少而使讨论无法深入，即与会者的参与程度降低，人数太少则由会议激发的创造性会受到限制。,5.2.2影响目标参会者出席的因素分析,会议影响力收获会议地点费用时间,5.2.3 搜集相关信息,会议组织者要通过各种渠道，千方百计搜集目标参会者的相关信息，以便于有针对性地作出邀请安排。,5.3排列拟邀参会者名单,排列拟邀请参会者名单与第四单元中排列拟邀请演讲者名单相类似。在排列时最好也分出几个层次，如关键性参会者（重点人物）、重要参会者（较重要人物）、普通参会者（一般人物）等。,5.4参会者食宿预安排,估计好参加会议人数后，就要进行参会者食宿预安排。即联系会议指定住宿和餐饮酒店，有关住宿服务的具体内容本书第八单元中有详细介绍，在此不作赘述。,5.5预约参会,可通过电话、传真、E-mail、邮寄等方式或几种方式并用发出参会邀请。会议邀请函的内容要针对影响参会的因素来设计安排。如突出会议的重要性和亮点，强调会议各种安排的缘由和合理性等。在邀请函后面大多附有参会回执，供受邀人回传确认参会之用。,5.6参会者确认,明确得知或预计目标参会者已经收到邀请函后，会议组织者对受邀人是否出席会议应及时予以确认。如对方还在犹豫中，应了解具体情况，并可通过通报参会报名情况、解决其某种困难或解除其某项顾虑等方法说服其前来参会，若一时不能说服对方，可留下几天时间让其再作考虑，主办方工作人员隔些日子再主动联系询问。,5.7
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