会计信息化-模块三系统初始设置

会计信息化,浙江经济职业技术学院 郑楼英,宝剑锋从磨砺出,梅花香自苦寒来,模块三 系统初始设置,【本模块应知目标】了解新建账套、账套备份与恢复等账套管理的基本知识及工作流程；了解财务、业务系统各模块参数设置的基本知识；了解系统基础设置的基本知识与工作流程；了解财务系统初始数据的工作流程；了解业务系统初始数据的工作流程。 【本模块应会目标】能根据单位实际情况建立账套，并会对其进行备份、恢复等管理；能根据单位实际情况设置适用于本单位的系统参数；能根据资料完成系统的基础设置;能根据资料完成财务、业务系统的初始数据。,本模块应知应会目标,本模块主要围绕财务、业务一体化工作后的系统初始设置展开，分下列三个任务进行阐述。,目录,任务一 管理我的账套,一、新建账套 新建账套是会计信息系统初建时的一个必需步骤，其实质是将一个通用会计信息系统转化为专用系统的过程。新建账套需要设置的相关信息： 1.设置账套基本信息：主要包括账套号、账套名称、账套数据存储路径、单位性质、单位名称、账套启用日期等信息。 2.录入单位基本信息：单位名称、地址、联系电话等信息。 3.其他信息：记账本位币、核算项目分级设置等信息,新建账套信息如下： 账套号:fet20131001001 账套名称：浙江菲尔特过滤科技有限公司 单位性质:企业 数据库路径：默认 公司名称:浙江菲尔特过滤科技有限公司,任务1-1 新建账套,操作步骤：“开始”-“所有程序”-“KIS专业版”-“工具”-“账套管理”,首次进入用户名为Admin，密码为空请及时更改Admin账套管理密码，并妥善保管,注意：,二、管理账套,（一）账套备份 账套备份是将计算机硬盘上的账套数据复制到各类移动硬盘、光盘或其他存储设备上，以防系统遭到破坏时利用备份可以将账套数据重新恢复到系统中。 账套备份通常包括设置账套自动备份计划和手动备份。 注意：备份文件的扩展名为DBB和BAK，其中DBB记录账套相关信息，BAK存放数据库备份（二）账套恢复 账套恢复：是指将备份的账套文件恢复成一个新账套。 注意：只有系统内的数据遭到破坏时，才能用账套恢复功能将备份的数据恢复回到系统中。,任务一 管理我的账套,设置账套号为“fet20131001001”的自动备份计划信息如下： 每隔7天自动备份一次， 每次备份时间设置为12：00， 备份地址为c:fet账套备份。,任务1-2 设置账套自动备份计划,任务1-2 设置账套自动备份计划,操作步骤：“打开SQL Server Agent”-“账套管理”-“操作”-“自动账套备份”-“重启加密服务器,任务二 设置基础资料,一、设置基础资料 基础资料是在会计信息系统中使用的各种基础数据的总称。 用户在录入凭证或者录入单据时，都毫无例外地需要输入一些业务资料信息，如科目、币别、商品、客户、金额等。 设置基础资料主要包括系统设置和基础资料设置。,二、设置基础资料的工作流程,系统设置,基础资料设置,计量单位,凭证字,核算项目,结算方式,币别,其他资料,部门,职员,客户/供应商,仓库信息,物料信息,设置出纳参数参数设置,设置财务参数,引入会计科目体系,记账本位币与会计期间,设置业务基础参数,设置业务参数,设置用户管理信息,会计科目,任务一 管理我的账套,（一）记账本位币为人民币，会计期间为2013，自然年度会计期间，账套启用期间为2013年1月；（二）引入“新会计准则”模板的全部会计科目。（三）财务参数：1.本年利润科目代码为“4103”，利润分配科目代码为“4104”；2.数量、单价小数位数保留2位；3.启用往来业务核销；4.工资参数中“结账前必须审核”。（四）出纳参数：1.启用会计期间为2013年1月；2.与总账对账期末余额不等时不允许结账。（五）业务基础参数：1.启用会计期间设置为：2013年1月；2.取消“允许负库存出库”。（六）业务参数：1.结账检查未记账的单据；2.出现负库存时提示。,任务2-1 设置系统参数,（一）设置记账本位币与会计期间操作步骤：“基础设置”-“系统参数” - “系统信息” -“会计期间”,（二）引入会计科目的操作步骤：“基础设置”-“财务资料”-“会计科目”-“文件” -“从模板中引入科目”,（三）设置财务参数的操作步骤：1.指定财务启用会计年度及期间，即从哪个月正式使用金蝶KIS专业版财务部分。2.注意：必须指定本年利润科目和利润分配科目否则无法结转损益。3.设置财务参数的操作步骤：“基础设置”-“系统参数”-“财务参数”,（四）设置出纳参数的操作步骤：“基础设置”-“系统参数”-“出纳参数”,（五）设置业务基础参数的操作步骤：“基础设置”-“系统参数”-“业务基础参数”,（六）设置业务参数的操作步骤：“基础设置”-“系统参数”-“业务参数”,任务2-2 设置用户管理信息,用户管理是对账套使用者的管理，包括新增用户组、新建用户、删除用户、用户授权等。系统预设manager为系统管理员，以该用户登录后，可以在系统中进行用户设置与授权操作。,设置用户管理信息的操作步骤：“用户管理”-“新建用户组”-“新建用户”-“权限管理”,注意,1.用户组中“系统管理员组”的人有至高无尚的权限2.系统管理员不用授权3.“功能权限管理”用于用户授权4.详细权限点“高级”5.数据授权：“客户”“仓库”“供应商”“会计科目”可以分开独立数据授权。,可分别对客户、仓库、供应商、会计科目授权,任务2-3 设置基础资料,（一）设置计量单位 存货的设置必定涉及计量单位，不同的存货、资产其计量单位也不尽相同。计量单位的设置先要设置计量单位组，然后再设置计量单位。在一个计量单位组中，必须有一个系数是1的基本计量单位，其他计量单位通过换算系数与其换算。,设置计量单位的操作步骤：“基础设置”-“计量单位” -“新增计量单位组”-“ 计量单位新增”,任务2-3 设置基础资料,（二）建立核算项目 核算项目是指一些具有相同操作、作用类似的一类基础数据的统称。一般软件预设多种核算项目，如客户、供应商、部门、职员、仓库、物料、现金流量项目等，也可以根据实际需要，自己定义所需要的核算项目类型。 为了满足对条形码管理的需要，对所有核算项目都支持条形码的设置。,1.设置客户信息 客户是企业生产经营的对象，准确地设置客户信息对往来业务管理至关重要。设置客户信息主要包括新增、修改、禁用与反禁用等信息。,设置客户信息的操作步骤：“基础设置”-“核算项目”-“客户”,2.设置供应商信息 供应商是企业生产经营用原材料的生产者，加强供应商的管理，对企业往来业务核算非常重要。“供应商”项目属性下的基本资料参数说明基本同“客户” 。,设置供应商信息的操作步骤：“基础设置”-“核算项目” -“供应商”,3.设置部门信息 部门是会计主体下辖的具有分别进行财务业务核算的单元体，是总账部门辅助核算、工资核算系统等重要资料。,设置部门信息的操作步骤：“基础设置”-“核算项目”-“部门”,4.设置职员信息 职员信息是用来记录一个组织机构内各职能部门中的所有员工信息。,设置职员信息的操作步骤：“基础设置”-“核算项目”-“职员”,5.设置仓库信息 仓库是用来存放物料的场所，同时也是财务分仓核算材料、产成品成本的分类基础。为了方便核算和统一管理，一般来说可以将仓库分为原材料仓、半成品仓、成品仓等类别。,设置仓库信息的操作步骤：“基础设置”-“核算项目”-“仓库”,6.设置物料信息 物料是原材料、半成品、产成品等企业生产经营资料的总称，是企业经营运作、生存获利的物质保障，物料资料的设置已成为设置系统基本业务资料的最基本内容。 物料管理具有新增、修改、删除、复制、自定义属性、查询、引入引出和打印等功能，物料还可以进行分级设置。 物料设置分为基本资料、物料属性、条形码、图片等四个选项卡，根据用户管理需求，具体设置对应物料的属性。,设置物料信息的操作步骤：“基础设置”-“核算项目”-“物料”-“基本资料”-“物流资料”,任务2-3 设置基础资料,（三）设置币别 企业的经营活动，是以币别作为交易的媒介和计量单位。对于有外贸业务的企业，其交易活动中不可避免的将涉及到多种币别，因此，对于不同的币别，必须事先在基础设置中进行设置。 注意：必须且只能存在一个基本币别，可以核算多种币别,设置币别的操作步骤：“基础设置”-“币别”,任务2-3 设置基础资料,（四）设置结算方式 是指用一定的形式和条件来实现各单位（或个人）之间货币收付的程序和方法。结算方式的主要内容包括：商品交易货款支付的地点、时间和条件，商品所有权转移的条件，结算凭证及其传递的程序和方法等。 结算方式主要有：银行汇票、商业汇票、支票、汇兑、网上银行转账、国际汇付等方式。,设置结算方式的操作步骤：“基础设置”-“结算方式”,任务2-3 设置基础资料,（五）设置凭证字 凭证字也称为凭证类别，是用户在录入凭证时使用的、主要用于标记的凭证分类。一般来说，单位的凭证类别根据业务量的大小分类有所不同，业务量小的单位可以不分类别，统称为“记账凭证”；业务量更大一些的可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证；有些单位需要重点核算收付款业务，可以将凭证类别分为现金收款凭证、现金付款凭证、银行存款收款凭证、银行存款付款凭证和转账凭证等。 设置凭证字任务内容：【收付转】,收款凭证：借方必有1001,1002；付款凭证：贷方必有1001,1002；转账凭证：凭证必无1001,1002。,设置凭证字的操作步骤：“基础设置”-“凭证字”,任务2-3 设置基础资料,（六）设置会计科目 会计科目应分级设置，其中一级科目设置必须符合会计制度的规定，明细科目设置应满足单位管理的需要。会计科目设置可以进行新增、修改、删除等操作。 会计科目设置有“科目设置”和 “核算项目”两个选项卡。“科目设置”选项卡有科目代码、科目名称、科目类别、余额方向、数量金额等辅助核算信息；“核算项目”选项卡可以进行多项目核算，可全方位、多角度地反映企业的财务信息，并且科目设置多项目核算比设置明细科目更直观、更简洁、处理速度更快。 注意：一个科目最多只能管理4个核算项目类别,新增“中行”明细科目和修改“应收账款”科目的操作步骤：“基础设置”-“会计科目”,任务2-3 设置基础资料,（七）设置BOM档案 BOM（Bill Of Material）指企业成品或自制半成品的结构清单或物料配方。一个完整的BOM档案应该包括以下内容：一是物料关系，即一个成品或自制半成品由哪些物料组成；二是数量关系，即一个成品或自制半成品由多少计量单位的物料组成。 BOM档案的操作一般包括三部分：建立BOM、审核BOM和使用BOM。,设置“BOM档案”的操作步骤：“基础设置”-“BOM”,任务三 录入初始余额,一、录入初始余额 录入初始余额是指企业账务和购销存业务的背景设置和启用账套会计期间的期初数据录入，概括起来分为财务系统和业务系统期初余额录入两部分内容。业务初始：存货初始化数据录入、应收应付初始化数据录入、暂估入库的库存数据、未核销的已销售出库单财务初始：固定资产初始数化据录入、科目初始数据化录入、现金流量表初始数化据录入、出纳初始化数据录入,二、录入初始余额的工作流程,任务三 录入初始余额,任务3-1 财务初始数据,（一）固定资产初始数据 企业在启用固定资产系统前，通常有很多固定资产已经使用了若干期，企业已经有了手工的固定资产台账，因此为了保证数据的完整性，在正式启用系统前，需要将这些固定资产的历史数据在初始化时录入系统中。 固定资产初始数据包括基本信息、固定资产的使用与折旧费用分摊信息和将初始数据传送总账三部分。,录入固定资产初始卡片的操作步骤：“初始化”-“固定资产初始数据”-“新增卡片录入”-“将初始数据传送总账”,注意,固定资产卡片录入先完成基础资料的设置再录入卡片，带“*”的项目为必录项录入完成后可通过“文件”菜单-“将初始数据传递总账”传余额至总账非年初启用，需录入本年计提折旧数及其他变动数据如果卡片较多可以使用软件中的标准卡片引出/引入功能，批量引入，减轻工作量,任务3-1 财务初始数据,（二）科目初始数据 科目初始数据是录入各会计科目的本年累计借、贷方发生额和期初余额等数据。注意：1.年初启用只需要录入期初数据2.年中启用需要录入本年借方累计、本年贷方累计、期初余额、本年实际损益发生额3.科目初始化数据支持引入、引出，格式均为excel表格式。,一般科目：直接录入外币业务：外币核算的科目，需要录入外币金额数量：数量金额核算的科目，录入金额后还需要录入数量，光标点入时，具有该管理属性的科目将自动显示数量录入信息下设有核算项目情况的处理：必须各核算项目数据分别录入普通核算项目数据录入：点击科目数据录入界面的录入启用往来业务的核算项目数据录入：点击科目数据录入界面的录入，同时要录入业务日期期初余额、累计借方、累计贷方以及本年累计损益实际发生额四项的含义借方科目的借方年初余额期初余额+本年累计贷方发生额本年累计借方发生额贷方科目的贷方年初余额期初余额+本年累计借方发生额本年累计贷方发生额损益类科目必须录入该科目本年度实际损益发生额，来源于利润表录入完成后，年初借贷方余额相等，本年累计借贷方发生额相等，期初借贷方余额相等,几种业务处理说明：,录入科目初始的操作步骤：“初始化”-“科目初始数据录入”,任务3-1 财务初始数据,（三）出纳初始数据 出纳初始数据归纳起来主要有两部分：从总账中引入科目及金额和编制银行存款余额调节表。 从总账引入科目及金额是指系统自动将科目初始数据中的现金和银行科目引入出纳系统，并且同步将科目初始数据下的发生额和期初余额引入为出纳系统的初始数据，以保证出纳系统与总账系统的期初数据相同。 当企业存在未达账项时需要分别站在企业和银行的立场，将未达账项分别对银行存款日记账的余额和银行对账单的余额进行调整，调整后两者的余额相等，表明企业银行存款账实相符。,录入出纳初始的操作步骤：“初始化”-“出纳初始数据”-“引入”“编制余额调节表”,任务3-1 财务初始数据,（四）现金流量初始数据 现金流量初始数据是指账套为年中启用时，需要用户对启用前的现金流量的数据进行录入，系统才能计算全年的现金流量表。 注意：现金流量初始数据录入目的是出全年完整的现金流量表只有年中启用才需录入数据根据手工现金流量表录入钩稽检查主表“经营活动产生的现金流量净额”附表“经营活动产生的现金流量净额”主表“现金及现金等价物的净增加额”附表“现金及现金等价物的净增加额”,录入现金流量初始的操作步骤：“初始化”-“现金流量初始数据”,任务3-2 业务初始数据,（一）应收应付初始数据 应收应付初始数据是处理往来单位的截止启用期间时的期初数据，客户要录入期初应收账款金额和期初预收账款金额，供应商录入期初应付账款金额和期初预付账款金额。,应收应付初始数据录入流程说明：,设置与总账科目的对应关系录入客户的应收初始化数据应收预收录入供应商的应付初始化数据应付预付应收（应付）和预收（预付）分别录入，余额为两者的差额，通过正负数表示其为预收（预付）或应收（应付）金额初始化数据支持从excel表引入初始数据可以分笔选择录入，支持外币期初的录入自动将应收应付初始数据自动传递到对应会计科目下注意：传递时对应的会计科目只能下挂一个核算项目,录入应收应付初始数据的操作步骤：“初始化”-“应收应付初始数据”- 选“客户”录入应收预收初始数据 - 选“供应商”录入应付预付数据-“传递到科目初始化”,任务3-2 业务初始数据,（二）存货初始数据 存货初始数据是系统启用时仓库物料的结存情况的记录，存货的录入信息主要包括物料代码、物料名称、规格型号、计价方法、辅助属性、单位、批次/顺序号、年初数量、年初金额、期初数量、期初金额等。,存货初始数据录入流程说明：,选择仓库在设置物料时默认仓库为本仓库的物料将在此显示包括普通仓，虚仓，其他仓录入初始数据选择物料录入初始化数据数据在当前仓库下没有显示出来的物料，可直接通过F7选择包括外购，自制，组装件如果物料计价方法是先进先出、后进先出、分批认定的方法，点 “批次/顺序号”列，逐笔录入可以采用引入的方式减轻工作量传递初始化数据到