XX有限公司管控稽核机制

XX 有限公司 稽核机制稽核机制 二零一三年十二月 XX 集团 五大机制文案 第 1 页 目目 录录 一 稽核机制概述一 稽核机制概述 2 2 1 1 稽核功能及实现条件 稽核功能及实现条件 3 3 2 2 稽核各阶段的主要工作内容稽核各阶段的主要工作内容 5 5 2 2 1 1 稽稽核核业业务务工工作作的的开开展展要要点点 5 5 2 2 2 2 稽稽核核三三个个阶阶段段 6 6 2 2 2 2 1 1 稽稽核核准准备备阶阶段段 6 6 2 2 2 2 2 2 稽稽核核的的实实施施阶阶段段 6 6 2 2 2 2 3 3 稽稽核核报报告告及及后后续续阶阶段段 7 7 二 稽核机制整体方案二 稽核机制整体方案 7 7 1 1 稽核机制设计总体原则稽核机制设计总体原则 7 7 2 2 稽核范围和时间稽核范围和时间 8 8 3 3 稽核组织体系稽核组织体系 8 8 4 4 稽核工作流程稽核工作流程 1515 5 5 稽核报告和预警体系稽核报告和预警体系 1818 XX 集团 五大机制文案 第 2 页 一 稽核机制概述一 稽核机制概述 稽核 稽是考察 稽查 核是审核 核实 核查 合成解释为稽 查成数而审核其实在 简言之 稽核是稽查和复核的简称 内部 稽核制度是内部控制制度的重要组成部分 因此 XX 及各子公 司应该建立 健全内部稽核制度 稽核工作本身对从业人员要 求很高 要求具备企业管理 财务 投资 法律等综合知识 对企业经营有深刻了解和实际经验 通晓 企业运营管理和财务 管理 精通企业内部控制制度和相关业务流程 有较强的领导 沟通 协调能力以及强烈的事业心 稽核管理系统是对企业运营过程监控的系统 强调对经营过 程动态监控 各种流程制度落实执行状况把握 经营过程的问题 及时反馈 树立风险和问题意识 较多早的扑捉到经营风险 应 随内外环境的变化 调整方针 政策和措施来应对各种问题和风险 将环境威胁转化为企业的发展契机 以确保企业能够持续健康发 展 建立企业稽核系统的目标应是防范风险 防患于未然 使企业 顺利达到目标 对企业而言 内部 外部环境的任何变化 都会对 企业的利益发展乃至生存产生重大的影响 如果企业通过建立稽 核管理系统能全面的 系统的 持续不断的发现企业经营过程问 题和搜集企业发展相关的重要信息 发现并预知一切可能的变化 就可以促进企业决策者预先制定正确的措施 制定新的发展战略 XX 集团 五大机制文案 第 3 页 寻求新的发展机遇 1 1 稽核功能及实现条件 稽核功能及实现条件 稽核主要是指人们对风险的认知 表现为具有很强的风险意 识和问题意识以及在认知基础上构建的预警系统 稽核系统主要以下四大功能 1 监测功能 监测即跟踪销售 售后 客户服务的全过程 将 各个过程的实际情况同企业预定的目标 计划 标准进行比较及 客观分析 当威胁企业运营的关键因素出现时 稽核系统可以提 出警告 让经营者早日寻求对策 以避免或减少损失 2 诊断功能 通过对跟踪 监测的结果对比分析 运用现代企 业管理技术 企业诊断技术对企业营运状况的优劣做出判断 找 出企业运行中的弊病 失误之所在 3 治疗功能 针对诊断出企业运行中的弊病 失误 经营者及 时采取措施 对症下药 纠正偏差 使企业经营恢复到正常运营 轨道 4 体检功能 可以通过把稽核系统对企业以往运营的监测 诊 断 偏差纠正的数据 措施进行经验 教训的总结 作为未来类 似问题的前车之鉴 并把企业以往纠正偏差或错误的经验教训转 化成企业管理活动的规范 形成各种标准管理流程 避免类似与 同样错误的重犯 进而提高企业的免疫能力 XX 集团 五大机制文案 第 4 页 但是稽核系统的实现也必要具有条件 首先要有危机意识和 问题意识 企业没有危机意识和问题意识 稽核很难发挥效力 尽管危机多以突发事件形式出现 发生的概率很低 但突发事件 是一种客观存在 从这种意义上讲 危机又是必然的 是无法避 免的 而且 由于缺乏准备 危机事件带来的损失往往是巨大的 超常规的 人们会在处理危机过程中花去更多的时间与精力 所 以 从思想上重视危机的产生是十分必要的 同时 稽核也是危 机管理知识信息系统具有的功能 与常规事件相同 偶发事件也 有一个发生 发展的过程 甚至是从量变到质变的过程 在事故 发生前 总会有一些征兆出现 只要及时捕捉到这些信号 加以 分析处理 及时采取得力措施 就能够将危机带来的损失降至最 低 甚至避免危机的产生 其次 必然建立稽核组织机构 为稽核系统作用的充分发挥 企业需建立健全稽核组织机构 该机构相对独立于企业组织的整 体控制 预警人员是兼职的 由企业经营者 熟悉管理业务 具 有现代经营管理知识和技术的管理人员组成 同时 也可以聘请 一定数量的企业外专家 组织机构成员要与各个部门通力合作 指导有关部门合理地设计服务内容 把好质量关 搞好调度安排 加强 4S 店的安全保卫工作和财务管理 完善售后服务制度等 在 企业销售 维修 售后等环节和人 财 物等方面作好监督和控 制 时刻警惕破坏性因素的侵入 使预警系统充分发挥作用 使 XX 集团 五大机制文案 第 5 页 企业组织远离危机事件 2 2 稽核各阶段的主要工作内容稽核各阶段的主要工作内容 2 1 稽核业务工作的开展要点 1 强化业务学习 哪里有业务 那里有流程 哪里就要有稽核 稽核的工 作性质 决定了稽核人员不仅专业知识要过硬 更要对所以流 程运作知识要全面 而且还必须具备一定的超前防范意识和丰 富的实务经验 2 贯彻 三不放过 原则 不断提高稽核质量 1 稽核情况未说清不放过 提交的稽核报告 都要做到有情况 有数据 有分析 有事例 有建议 各种报表与说明完整无缺 2 稽核建议针对性不强不放过 所提稽核建议贴近实际 针对 性强 要求被查单位根据什么整改 怎样整改交代得清楚明白 有理有据 3 被稽核单位纠改不落实不放过 认真审查整改报告 对照存 在的问题逐一对照分析 看纠改是否到位 准确把握稽核方法 通过严格控制稽核三个阶段的工作要点 1 问题挖掘 预防问题发生 2 问题处理 牢牢抓住 牛鼻子 找到问题的真正原因 3 原因分析 对策确认 再发生的防止 XX 集团 五大机制文案 第 6 页 认真贯彻落实三个 三不放过 原则 有效防范稽核操作风险 2 2 2 2 稽稽核核三三个个阶阶段段 2 2 2 2 1 1 稽稽核核准准备备阶阶段段 1 稽核前由高层指定稽核组长 稽核组长负责组织稽核小组 稽 核小组稽核员不得参与自己权责范围内之稽核工作 2 稽核员应预先阅读好受稽核部门的程序文件 熟悉工作流 程 1 稽核方案不具体不放过 在拟订稽核方案时 尽量把基 本业务规定带出来 让每个成员一看便懂 一做即会 2 稽核依据不明确不放过 针对每个稽核项目的具体要求 首先查找所涉及的各项业务规章制度 使现场稽核工作有据可 依 标准明确 3 稽核成员分工未交代清楚不放过 在稽核组进驻稽核现 场前 对每个稽核人员进行明确业务分工 责任落实到人 3 稽核小组需提前一周向受稽核部门和相关部门发出稽核实 施计划 通知受稽核部门按要求 作好审核准备 如受稽核部门 对实施划有异议 必须在三天内向稽核组 提供 XX 集团 五大机制文案 第 7 页 2 2 2 2 2 2 稽稽核核的的实实施施阶阶段段 1 情况未查清不放过 对稽核发现的异常情况或疑点 做到 一查到底 绝不姑息 2 责任人未落实不放过 严格按照业务事实落实问题责任人 并依据相关规章制度提出处理处罚意见 3 关系人讲情不放过 坚持制度面前人人平等 不讲个人情 面 2 2 2 2 3 3 稽稽核核报报告告及及后后续续阶阶段段 1 稽核情况未说清不放过 提交的稽核报告 都要做到有情 况 有数据 有分析 有事例 有建议 各种报表与说明完整 无缺 2 稽核建议针对性不强不放过 所提稽核建议贴近实际 针 对性强 要求被查单位根据什么整改 怎样整改交代得清楚明 白 有理有据 3 被稽核单位纠改不落实不放过 认真审查整改报告 对照 存在的问题逐一对照分析 看纠改是否到位 XX 集团 五大机制文案 第 8 页 二 稽核机制整体方案二 稽核机制整体方案 1 1 稽核机稽核机制设计总体原则制设计总体原则 原则一 战略导向 XX 的稽核机制搭建 应符合 XX 战略统 一整体部署 配合汽车商务行业基本运行规律以及客户为中心的 战略落地 使经营管理规范化 提高整体经营能力 防范风险 原则二 管控导向 针对集团目前跨区域 未来跨行业特征 及带来的潜在管控难题 通过完善的稽核机制 同时配套其他管 控机制 强化对子公司人力 财务 运营的管控 原则三 效率导向 稽核机制的目的是事前发现经营风险 从系统出发 抓大放小 而应结合 XX 管理资源现状 以效率 可 操作性为导向 原则四 渐进导向 稽核机制的建立不是一蹴而就的 应逐 步进行完善 应该整个公司流程制度通盘考虑以重要度高和成熟 度低的为核心稽核对象 重点突破 层层展开 2 2 稽核范围和时间稽核范围和时间 常规 常规 定期为每半年稽核一次 主要侧重整体流程 制度管理体系 稽核 强调系统性 全面性 非常常规 非常常规 不定期 在重大投诉 重大经营事故及高层指示进行 专项稽核 强调重点突出 XX 集团 五大机制文案 第 9 页 3 3 稽核组织体系稽核组织体系 稽核制度是国家或企业内部控制制度的重要组成部分 是指 在国家或公司企业内部 对公司企业流程运作进行审核 复查 的一种制度 其主要内容包括 1 稽核工作的组织架构形式和具体分工 2 稽核工作的职责 权限 3 稽核工作的程序和基本方法 4 稽核结果的处理和使用等 建立 XX 稽核机制的前提是建立基于现有组织机构并与之匹配 的稽核组织体系 稽核小组应由综合管理办牵头 前期有人力资 源部代理 前期所成员根据业务范围安排相应兼职人员 逐渐演 变专职团队 1 负责公司管理体系 内部控制制度导入与维护 2 对应公司稽核检查及复核内部控制制度之缺失及衡量营运 之效果及效率 并适时提供改进建议 以确保内部控制制度得以 持续有效实施及作为检讨修正内部控制制度之依据 3 拟订年度稽核计划书 进行确实执行 据以检查公司之内 部控制制度 并检附工作底稿及相关资料等 做成稽核报告 XX 集团 五大机制文案 第 10 页 4 负责对于检查所发现之内部控制制度缺失及异常现象 据 实揭露于稽核报告 并于该报告陈核加以追踪 定期做成追踪报 告 5 负责成本管控之稽查 明确稽核团队各岗位职能 经理 稽核组长 岗位职责经理 稽核组长 岗位职责 副职协助工作 按分工做好岗位职责工作 1 主持本部门全面工作 负责稽核部门 稽核队 日常管理工 作 组织稽核人员完成计划工作任务 2 拟订稽核工作计划 稽核工作方案 报批后组织实施 3 拟订 调整 完善稽核人员岗位职责和考核办法 报批后组 织实施 4 负责组织完成对所有子公司 事业部及 4S 店的常规稽核 项目稽核 定期向主管部门 分管领导报告工作 5 做好稽核人员任务分工 检查 考核稽核员的常规稽核 项 目稽核的完成情况 6 负责组织实施本级所管领导干部的经济责任审计和离任审计 7 负责审查稽核报告等资料 汇总稽核情况 问题 提出处理 意见或建议 报批后执行 督促所有子公司 事业部及 4S 店对稽 核移送问题的整改 落实和反馈 XX 集团 五大机制文案 第 11 页 8 对稽核员反映 报告的可疑问题和重要线索 及时向上级部 门 分管领导汇报并组织人员进一步核查 重大案件 事故 按 规定程序和时间及时报告 9 拟写 审查稽核工作简报 文件 总结等工作材料 10 对稽核人员的工作奖惩 11 定期召开稽核工作例会 听取稽核人员工作汇报 研究解决 稽核问题 12 定期或不定期参加 组织稽核人员学习法律 法规和各项规 章制度 办法及业务知识 完成稽核人员培训教育任务 13 负责稽核管理信息系统的管理 相关操作和报表数据的录入 上报等工作 14 按时上报工作计划 工作总结 报表等相关工作资料 定期 向领导报告工作 做好公司上下 内外的协调沟通 15 贯彻国家法律法规和单位各项规章制度 工作要求 做好工 作调研 提出工作意见 建议 报批后执行 16 遵守法律规章和单位各项制度 工作职责 工作纪律 讲职 业道德 职业操守 按照公司各项工作和业务操作规程做好各项 工作 17 完成公司分配和领导安排的其他工作任务 稽核副经理 副组长 岗位职责稽核副经理 副组长 岗位职责 副职协助工作 按分工做好岗位职责工作 XX 集团 五大机制文案 第 12 页 1 负责稽核实施方案的拟订 报批后组织实施 2 负责所有子公司 事业部及 4S 店常规稽核工作任务 做到时 间连续 稽核内容覆盖到全部业务 3 按现场稽核操作规程按时保质完成项目稽核工作任务 4 对所属稽核人员合理分工 5 稽核工作底稿 稽核报告 取证材料等 汇总稽核情况 拟写 稽核报告 审议稽核报告 针对发现的问题提出处理意见 报批 后执行 规范地使用稽核管理系统 6 稽核发现的可疑问题和重要线索 要先电话后书面报告稽核部 门或领导 7 及时解决稽核中出现的问题和困难 遵守稽核工作纪律和保密 制度 8 做好稽核资料收集 整理 装订和归档工作 9 按时上报工作计划 工作总结 报表等相关工作资料 定期向 领导报告工作 做好单位上下 内外的协调沟通 10 贯彻国家法律法规和单位各项规章制度 工作要求 做好工 作调研 提出工作意见 建议 报批后执行 11 遵守法律规章和单位各项制度 工作职责 工作纪律 讲职 业道德 职业操守 按照单位各项工作事务和业务操作规程做好 各项工作 12 完成公司分配和领导安排的其他工作任务 XX 集团 五大机制文案 第 13 页 稽核主查人岗位职责稽核主查人岗位职责 1 制订具体稽核实施方案 报稽核组长或稽核部门审批后实施 2 依据批准的稽核方案 做好有关规章 制度性文件及资料的收 集 整理工作 3 分清主次 突出重点 根据不同稽核目的需要组织实施现场稽 核 4 执行稽核工作规程 认真 仔细查阅资料 完整 全面编写稽 核工作底稿 合规 合法收集稽核取证材料 规范地使用稽核管 理系统 5 对稽核中发现的可疑问题和重要线索及时向稽核组长汇报 6 签收并管理好调阅的档案资料 稽核事项结束后完整交还给被 稽核单位 7 汇总稽核资料 撰写稽核报告 实事求是反映存在的问题 客 观公正地做出稽核评价 提出整改建议和处理意见 8 稽核项目结束 做好稽核资料收集 整理 装订和归档工作 9 按时上报工作计划 工作总结 报表等相关工作资料 定期向 领导报告工作 做好公司上下 内外的协调沟通 10 贯彻国家法律法规和单位各项规章制度 工作要求 做好工 作调研 提出工作意见 建议 报批后执行 11 遵守法律规章和单位各项制度 工作职责 工作纪律 讲职 业道德 职业操守 按照公司各项工作事务和业务操作规程做好 XX 集团 五大机制文案 第 14 页 各项工作 12 完成公司分配和领导安排的其他工作任务 稽核员岗位职责稽核员岗位职责 1 完成分配的稽核工作任务 2 对稽核发现的违规 违制 违纪等问题 按授权规定进行处罚 或提出处理意见 建议 及时报告 3 做好后续稽核 对整改结果进行检查 报告 4 执行稽核工作规程 认真 仔细查阅资料 完整 全面编写稽 核工作底稿 合规 合法收集稽核取证材料 规范地使用稽核管 理系统 5 对所管辖 4S 店稽核检查情况进行汇总 写出稽核报告 上报 部门经理或分管领导 对稽核发现的可疑问题和重要线索向组长 汇报 6 妥善保管调阅的资料 稽核事项结束后完整交还给被稽核单位 7 汇总稽核情况 实事求是地分项目拟写稽核报告 指出存在的 问题 客观公正地做出稽核评价 提出初步整改 处理意见和建 议 供稽核组长或主查人撰写汇总稽核报告时参考 并在稽核报 告上签名 8 按时上报工作计划 工作总结 报表等相关工作资料 定期向 领导报告工作 做好公司上下 内外的协调沟通 XX 集团 五大机制文案 第 15 页 9 贯彻国家法律法规和单位各项规章制度 工作要求 做好工作 调研 提出工作意见 建议 报批后执行 10 遵守法律规章和单位各项制度 工作职责 工作纪律 讲职 业道德 职业操守 按照公司要求各项工作事务和业务操作规程 做好各项工作 11 完成公司分配和领导安排的其他工作任务 稽核部门 稽核队 综合岗位职责稽核部门 稽核队 综合岗位职责 1 做好部门办公室事务管理 会务 文件收发 传达等日常工作 和各项后勤事务工作 保管 使用业务印章 重要资料 2 对本部门的文件 资料 会议记录等的收集 整理和保管 3 做好稽核例会 稽核学习的准备 召开工作 4 编制 汇总填报有关稽核工作报表 起草 审核稽核工作文件 报告和稽核工作计划 总结 做好报表统计 报告和各种书面报 告收集 拟写报送工作 5 收集有关规章制度在执行过程中遇到的问题 向领导提出改进 意见和建议 做好稽核问题归集 处理 移送和督促工作 6 做好稽核问题台账管理和稽核发现问题违规积分移送工作 7 做好稽核管理系统维护 运行管理工作 8 受理来信 检举工作 9 按时上报工作计划 工作总结 报表等相关工作资料 定期向 领导报告工作 做好公司上下 内外的协调沟通 XX 集团 五大机制文案 第 16 页 10 贯彻国家法律法规和单位各项规章制度 工作要求 做好工 作调研 提出工作意见 建议 报批后执行 11 遵守法律规章和单位各项制度 工作职责 工作纪律 讲职 业道德 职业操守 按照单位各项工作事务和业务操作规程做好 各项工作 12 完成单位分配和领导安排的其他工作任务 4 4 稽核工作流程稽核工作流程 稽核机制统应包括两个层面 两类流程 其中两个层面是指 母公司总部层面和子公司层面 两类流程是指 稽核业务流程 稽核管理流程 1 XX 集团总部层面 以管理流程为基础 各职能部门为对象 建立集团总部层面 相关职能部门的一套业务流程及管理改进实施的动态循环体系 各职能部门从本部门职责出发 综合 XX 集团稽核管理工作的需 求与反馈信息 各职能部门通过分析 控制流程中的关键节点 为各子公司提供专业支持 2 XX 集团子公司层面 各下属子公司应将稽核系统作为下属子公司管控体系的重要 组成部分 不断地实施和完善 下属子公司中稽核管理应围绕下 属子公司利润 效能 成本 安全四大主要目标 建立风险识别 XX 集团 五大机制文案 第 17 页 分析 评价 应对 监控 检查 回顾的动态循环体系 并在全 过程中进行沟通 3 稽核业务流程 XX 集团稽核业务流程应该明确内部稽核过程中稽核准备阶段 稽核实施阶段以及稽核完结阶段的各项工作以及相关的工作岗位 稽核业务流程的设计应该考虑 独立性原则 权威性原则 系统 性原则 经济性原则等 1 明确稽核的目的和原则 明确稽核的方向 找出待稽核的 相关制度 提炼稽核的目的和目标 与团队成员讨论确认稽核的 目的及目标 2 找出稽核点 从制度流程目的 目标推导出流程的关键节 点 在流程的相关制度中找出流程管制度中找出关键节点的稽核 点 对所有稽核点进行分析 确定流程稽核的重点 制定流程稽 核要点清单 3 确立稽核方法 确定每一个流程稽核方式包括明稽核目的 稽核标准 稽核的方法 抽样的数量 同时可以借用 IT 系统提高 稽核效率 4 设计稽核线路与实施计划 汇总不同稽核点的稽核方法 设计最佳的稽核路线 确定流程稽核的实施计划 明确需要配合 稽核的部门和岗位做好工作时间的衔接 5 开展稽核 与被稽核部门就稽核的与计划达成共识 稽核 XX 集团 五大机制文案 第 18 页 团队按稽核计划和标准执行稽核的工作 并需填写 稽核问题记 录单 6 提交流程稽查报告 对稽核结果进行汇总 制定稽核报告 与被稽核部门确认后正式发出 7 跟进稽核问题整改 稽核团队协助被稽核部门一起对稽核 问题进行评估 分析问题产生的真正的原因 并制定整改方案 稽核团队跟进整改方案执行 4 稽核管理流程 稽核管理流程是对稽核系统的管理 保障稽核系统顺利运转 稽核管理流程包括但并不限于以下流程 年度稽核管理规划 年 度稽核风险辨识评估 制定年度重大稽核情况应对方案 实施和 改进年度稽核管理工作 突发重大稽核事件的应急应对 年度稽 核管理评价 5 5 稽核报告和预警体系稽核报告和预警体系 根据稽核结果做成稽核报告 有效识别经营风险 XX 集团面 对各种经营过程风险提出相应应对策略和预警体系 将 XX 集团面 临主要核心风险类型 以及对应风险责任部门如下 风险类风险类型具体表现列示责任部门 XX 集团 五大机制文案 第 19 页 型 市场风 险 也称财务风险 因市场价格变动而导 致亏损风险 如利率风险 汇率风险 商品价格风险 如过多商品车库存后 期又商品车降价 财务部 运营部 政策风 险 因政府换届影响重大政策的调整 国 家或地方发展战略调整出现新政策对 公司业务有重大冲击如限号 投资部 子公