(21)--连锁超市采购业务的程序

连锁超市采购业务的程序连锁超市采购业务的程序 采购业务程序采购业务程序 一 目的 规范商品采购过程 加强采购工作控制 二 范围 本程序适用于经营中所需的商品采购业务操作和管理 三 职责 1 新品室负责新品申报 质量控制 商品退调换 2 业务员负责商品采购 供应商控制 促销活动 3 内勤负责数据统计 租赁联营 促销活动管理 4 业务经理负责采购业务审核和管理 四 相关文件 1 新品引进流程 2 商品货源组织流程 3 商品退调换管理制度 4 商品特价帐务调整规定 5 商品引进质量标准 6 商品采购属性制定规定 7 商品退货操作流程 8 商品封仓处理流程 9 DM 工作流程 10 临时促销流程 11 促销活动操作规定 12 促销人员管理规定 13 业务通知下发规定 14 租赁 联营 操作流程 15 代销改经销流程 16 采购部缺品考核方案 17 采购部考核制度 五 工作程序 1 商品引进 1 采购原则 业务员对以下商品应优先考虑采购 a 名 特 优商品 B 知名度高的商品 C 适销对路 的商品 2 采购要求 增加商品组合广度 降低商品组合深度 引进商品时一般考 虑同类产品不超过 5 种 商品引进必须经质检 符合商品引进质量标准 进场费用按公司规定收取 特殊情况再协商解决 商品毛利率必须达到公司制定的同类商品毛利率标准 同时 商品的进价须是市场最低价 商品进货发票须是增值税发票 粮食等兑换商品除外 且 开具增值税发票的单位名称要与供应商名称一致 3 新品接受 业务员走市场或接待厂方推销 引进商品 新品室审核证件 样品 符合申报条件的 由供应商填写一 式四份新品接受单 新品会审核同意后 业务员与供应商谈判 落实审核的相关 内容 4 新品建档 供应商交纳各项费用后 业务员落实进价和审核新品导入信 息处理单中的相关内容 新厂家进场 业务员要和供应商签 订新厂商进场试销协议 确定商品编码 售价 毛利 建立商品档案 配送商品增加 所有门店档案 配送方式定为人工配送 上柜商品只增加试 销门店档案 新品属供应商直接上柜的 业务员打印直接上柜通行卡 新 品属公司配送的 业务员确定试销门店 填写新品首次分配 表 配送中心依据新品首次分配表 将新品配送到相关门店 5 试销跟踪 新品进货后 门店开始进行商品试销 试销期为两个月 试销期间 业务员要跟踪新品的陈列情况 货源情况 销售 情况 质量情况 促销情况 试销结束后 根据销量和其他情况确定是否引进 试销合格 业务员和供应商签定正式合同 如果不合格 视具体情况延 长 试销期限或通知供应商商品淘汰 2 货源组织 1 商品订货 业务员每天查看分管大类的商品库存和销售情况 商品库存量设置最小 最大库存警戒线 一次进货量保持在 7 15 天的销量范围内 对于百货等保质 期长但周转速度慢的商品 可以适当放宽进货量 业务员根据商品采购要求和商品周转要求制定采购订单 供应商凭采购订单在规定时间依据订单要求送货到配送中 心 2 商品配送 门店经营商品主要有三种配送方式 直接上柜 自动配送 人工点菜 直接上柜商品仅限保质期三个月以内和不宜运输的商品 必 备商品 主力商品 畅销商品 门店审定的一般商品原则上要 采 取自动配送 烟 高档酒 散粮 其它散营食品 新品和各门 店 根据自身实际情况确定的非畅销品种 可采取人工点菜方式组 织 货源 3 库存管理 库存管理原则 以销定进 勤进快销 业务员在掌握配送中心库存量的情况下 还要了解各门店的 销售和库存 对配送中心库存较大商品须在当月处理完毕 对个别 门店一些库存量较大的商品 有义务帮助门店调剂或采取其它方式 解决 每逢节日 节气时 业务员必须提前充分做好节日 节气的货 源供应 转换节气时要注意落令商品的处理 业务员要根据季节或市场的变化 及时将库存进行结构调整 对库存量较大或快要临期的商品 要尽快与供应商联系退货 对库存量较大或滞销且不能退调的商品 业务员要及时以书面 形式报业务经理 并提出处理意见 由于业务员个人原因造成的商品积压或过期 无法退调使公司 造成损失的 业务员要承担一定的经济责任 业务员时常要对商品的库存与销售进行分析 掌握市场动态与 一般的销售规律 做到合理把握库存量 3 商品售后 1 商品封仓 商品临期封仓 a 封仓时间规定 对一年以上保质期的商品 剩 1 5 时封仓 对 8 12 个月保质期的商品 剩 2 个月时封仓 对 6 8 个月保质期的商品 剩 45 天时封仓 对 3 6 个月保质期的商品 剩 20 天时封仓 b 封仓商品处理 采购部根据配送中心提供的封仓商品清单 在两个工作日内 填 写处理意见 退厂家 继续销售 削价处理 返回配送中心 质量问题封仓 商品由于质量的原因被质检部封仓商品 配送中心将此商品 就地封存 在两周内质检部通知处理意见 退货 启封配送 2 临期 残次商品退调 业务员和供应商签订合同时 要签署临期 残次商品退调 换条款 直接上柜商品由供应商到门店退调 公司配送商品退调方 式 供应商到店 新品室代退 集中退退货仓 供应商需到门店解决的退调换商品 15 天内未解决 门店 有权填写货款拒付单 业务员接单后 暂停为供应商结账 异地分公司集中处理商品调货 业务员应比室内店多出 4 天时间安排异地分公司调货到室内指定店 3 商品退货 商品退货原因 淘汰 清户 质量问题 临期 残次 采购部内勤周三统一下发退货通知 属上柜的业务员当天 通知供应商不再送货 门店接退货通知后 联系供应商退 货 供应商 8 天内不能退净的 采购部下通知退货仓 业 务员通知供应商集中退货 即日起业务员向供应商收取仓 储费 元 天 属配送的 门店和配送中心按要求在规定时 间内退货至退货仓 业务员通知供应商在退货集中截止日 期后一周内退货完毕 否则 向供应商收取仓储费 元 天 4 广告促销 1 DM 谈判 促销计划 营运部负责拟定促销计划 内容包括 a 活动主题及促销时间 b 促销品种及数量 细分到小分类 c 操作流程及日程安排 DM 商品要求 a 按照促销计划的小分类要求选择品种和确定促销力度 b DM 商品促销范围原则上分公司和异地分公司同时进行 c DM 商品不得两个档期连续进行 d 特价商品原则上要更改进价 e DM 商品须缴纳 DM 费用 临时特价不得与 DM 档期同时操作 f DM 买赠商品要洽谈赠品到位操作方式 g DM 限量商品注明限量件数及分配方案 h 业务员规范填写 DM 登记表并经业务经理审核 DM 费 帐务调整 a 特价商品帐务调整 业务员依照商品特价帐务调整规定在 特价结束后 15 天内办理完毕 b DM 费用收取在特价结束后在当月内收取完毕 2 临时促销 操作要求 a 促销时间以周为单位 原则上不得少于 2 周 b 临时特价毛利不低于原毛利 c 明确促销形式 特别是买赠商品赠品的落实 d 临时促销执行门店范围和门店最小库存意见 e 临时特价原则上更改进价 特价结束后 15 天内落实帐务调 整 操作程序 a 业务员填写 商品信息变更通知单 内容包括 促销形式 促销时间 促销范围 原进价 原售价 促销进价 建议 特价 b 业务员于每周三把 商品信息变更通知单 转市场部调研 员 c 营运部每周四审核临时促销 促销启止日期均为每周五 3 堆头专架 陈列 广告 业务员根据公司资源配置 业务需要与供应上进行谈判 内勤根据业务员签订的协议开具促销许可证 内勤定期到门店跟踪检查门店配合情况 5 人员管理 1 廉政要求 业务员不许私下接受供应商请客吃饭 回扣礼品 业务员收到供应商请柬后 必须上缴采购部经理统一安排 业务员收到礼品 礼金必须上缴监察部统一处理 业务员不得擅自将商品的样品或赠品送于他人 业务员违反以上规定按公司监察部的相关规定予以处理 2 缺品考核 考核内容 DM 商品 一般商品 新品缺品率 必备 主力缺品率 考核标准 a 必备 主力缺品率超过 2 处罚标准为每次 元 b 一般 新品缺品率超过 2 处罚标准为每次 元 c DM 商品库存低于最小库存量 处罚标准为每个商品每次 元 考核方式 a 业务员每天上午 9 点将分管商品缺品数报给内勤 b 内勤在 DM 档期每天查询 DM 商品配送中心库存 c 内勤每月 2 号前统计上月各业务员的缺品情况并依照规定予 以处罚 3 业务考核 考核范围 业务流程中的具体工作人员 考核内容 周转天数 供应商引进 新品引进 老品淘汰 必备 主力缺 品率 一般 新品缺品率 缺品率 进价降低 进价偏高 毛 利率 退调未解决比数 门店与供应商投诉次数 每月交办任 务完成率 营业外收入 工作态度 考勤 每月考核内容依据 实际情况增加或者减少进行考核项目调整 考核方法 采取 5 分制 考核办法 量化指标以百分比确定得分 分为 20 40 60 80 100 五个级别 非量化指标由业务经理 进行考评 依据考核结果确定得分 分为优秀 良好 一般 差 较差五级评定 平均数指标考核以平均数为基准 上 下 分为上 20 上 40 下 20 下 40 共五个级别 然后确定得 分 考核项目根据其重要程度 确定不同的权数 考核结果为考核 分值 权数为实际得分 每月 5 号前统计各业务员上月相关项 目的总分值 作为业务员考核的重要依据 六 记录和报告表式 1 商品信息变更通知单 2 DM 商品登记表 3 商品退调换汇总表 4 新品接受单 5 新品导入信息处理单 6 直接上柜商品通行卡 7 新品首次分配表 8 商品进价变动调整单 9 赠品单 10 调帐通知 11 超界期商品入库申请单 12 业务通知申请 13 商品退货通知 14 促销人员许可证 15 厂商进店许可证 16 促销活动许可证 17 采购订单 18 采购退货通知单 19 结算方式调整表 20 采购部业务工作考核表 21 全国供货合作协议 22 代销协议书 23 新厂家进场试销协议 24 租赁协议 25 联营协议 26 促销协议 27 经销协议书 新品引进流程 程序工作内容负责人 一 新品接收 1 审核证件 样品 符合申报条件的 有供应商填写一式四份新 品接收单 2 审核新品接收单品签字后 安排供应商带一式二份接收单与业 务人员进行业务洽谈 新品单交业务员一份 3 每周四上午十点 将当周新品按大分类录入微机完毕 新品室 三 新品会 1 每周五下午召开新品会 参加人员 主管领导 采购部经理 营运部经理 采购部 营运部相关业务员和调研员 新品室主管 2 新品会上 确定当周新品是否引进 引进品种数 进价 毛利 费用标准等相关事宜 3 对于急需引进商品 经新品室 业务员 采购部经理审核后报 主管领导特批 六 业务谈判 1 业务员接到新品导入单后 根据新品会结果与供应商再次谈判 谈判符合新品会结果 供应商缴纳各项费用后 业务员对新品信 息单中品名 条形码进行审核 填写落实进价 建议价 配送包 装稀疏 根据试销门店确定初次拟购量 经采购部经理审核后 统一转采购部内勤 内勤于每天下午下班前将采购部经理签字后 新品导入单传市场部 2 对于新供应商 业务员必须与之签订试销协议后方可引进 试 销结果转正后签订正式供需协议 业务员 七 新品建档 1 营运部调研员接到采购部传回的新品导入单 确定商品编码 落实售价 落实毛利 经营运部经理审批后 调研员当天建立新 品档案 品种数超过 15 种可顺延一天 并与当天下午下班前将 一联正是的新品导入单统一转采购部业务员 2 关于新品配送方式及建档门店 1 配送商品的配送方式全部定为 人工配送 增加所有门店 档案 2 上柜商品只增加试销门店档案 营运部 八 公司配送 新品进货 分 配 1 新品属配送商品的 业务员下达进货指令 要求当天完成 属上柜商品的 打印直接上柜商品通行卡 2 新品录入当天填写 新品首次分配表 见附表 接表当天完 成 试销一组门点的 由采购部经理审批 试销所有门店的 由 采购部经理签字后转主管领导审批 经审批后的 新品首次分配 表 注明入库日期 与新品导入单一起转内勤 内勤在商品入库 当天传真至配送总心 业务员 二 新品信息 整理 每周四上午十点 复制当周新品 进行市场调查 于新品会前录 入市场价 毛利率 分类品种 分类毛利等信息 打印当周新品 单 营运部 四 新品汇总 单 新品会结束后 新品室负责打印新品汇总单一式四份 于第二周 周一办理完审批手续后转公司采购部 营运部 总执办各一份 新品室 五 新品导入 信息处理 第二周星期二十点前 应运部各调研员根据新品会讨论结果及新 品汇总单 打印新品导入信息处理单 一式二联 统一转采购部 内勤 由采购部内勤分发至分管业务员 营运部 九 新品首次 配货 配送中心接 新品首次分配表 配送新品 配送中心 十 新品信息 发布 采购部内勤负责书面汇总所有已进货的新品信息 项目包括 商 品编码 品名 规格 单位 配送方式 配送包装系数 试销门 店 商品入配送中心时间等 经采购部经理签字后每周五传营运 部和新品室各一份 同时通过微机发送到门店 采购部内勤 十一 门店点 菜 对于公司配送的新品 1 试销门店第一次配货量由采购部确定 此后要货由门店点菜 2 非试销门店根据新品信息可自行点菜 门店 商品货源组织流程 一 货源组织原则 以销定进 勤进快销 二 采购定单制定 1 根据商品采购要求和商品周转要球制定采购定单 a 定单实现周期 定单实现周期是指从下定单开始到商品入库之间的时间 定单实现周期的制定主要根据公司要求和供应商供货能力来决 定 一般来说 本地供应商按 2 5 天 外地供应商按 5 20 天 b 一次进货量 根据商品销售情况 与公司对商品周转率的要求共同确定 一 般情况下 一次进货量保持在 7 15 天的销量范围内 对于百货 等保质期长且周转速度慢 可以适当放宽进货量 但不能超过 正常量的两倍 特殊情况须报请业务经理批准 c 库存警戒线设置 库存警戒线包括最大库存警戒线和最小库存 警戒线 本地采购商品 最小库存警戒线设置为 平均日销售 定单实现周期 最大库存警戒线代销商品设置为 平均日销售 30 天 最大库存警戒线经销商品设置为 平均日销售量 20 天 外地采购商品 最小库存警戒线代销以平均日销量 25 天 最大库存警戒线以平均日销售 50 天 2 商品有进价变化情况须做完进价变动 方能制定采购定单 3 业务员在制定采购定单时 须注意每张定单要货数量 供应商能 在一个工作日内完成 4 采购定单制定后 业务员将采购定单编号 品名及数量 最迟 交 货日期 24 小时内做以下处理 A 数据提交传输到配送中心微机系统 B 传输到各供应商所在网址或用其它方式通知到供应商 三 商品供货要求 1 供应商送货商品保质期不得超过商品保质期的 1 3 不符合保 质期要求送货 供应商须承诺保证过期退调换 业务员填写 超 临界期商品入库申请单 并经业务经理审批 2 供应商送货 商品批次保质期间隔范围规定 同一批次商品生 产日期最大间隔不超过 保质期在三年以上的 规定为两个月 保质期在一年以上的 规定为一个月 保质期在六个月以上的 规定为半个月 保质期在三个月以下的 一个月以上的 规定为七天 保质期在一个月以下的 规定为三天 3 供应商送货 须在采购定单的最迟交货日期前送完所有商品 并 在配送中心打印正式入库单 4 配送中心接货时要严格按照公司管理规定 遇到特殊原因需与 对口业务员联系 报请主管领导批准后方可办理 5 配送中心正常情况每天上午 下午将动态库存数据传输两次 遇节假日每天传输四次 四 商品配送 1 门店经营商品三种配送方式 直接上柜 自动配送 人工点菜 2 直接上柜商品仅限保质期三个月以内和不宜运输的商品 必备 及主力商品门店自行要货 不得出现断档 一般商品门店可 自行选择进货的品种 门店反映供应商不能按要求送货 业 务员在承诺的时间或两天内答复 3 必备商品 主力商品 畅销商品 门店审定的一般商品原则上 要采取自动配送 自动配送商品由营运部制定最小店存和一 次配货量 配送中心根据设定的最小店存 一次配货量自动 生成配货单配货 4 公司经营的高档酒 烟 散粮 其它散营食品 新品和各门店 根据门店情况确定的非畅销品种 门店可采取人工点菜方式 组织货源 商品退调换管理制度 一 临期残次商品退调换 采购部制订 商品退调换汇总表 下发 到各门店 内容如有变化 随时补充修订 二 市内直营店商品退调换 1 淘汰商品由采购部统一下发通知 门店依照通知解决 2 临期残次商品退调换 门店依照汇总表解决 3 部分门店单品量大 单品体积大 需退调换商品 经采购部 签字退往退货仓 4 供应商需到门店解决的退调换商品 门底依照汇总表通知供 应商 15 天内未解决 再反馈采购部 三天内仍未解决 门店店长有权填写货款拒付单 三 异地分公司商品返调换 1 淘汰商品由采购部统一下发淘汰商品汇总通知 配送淘汰商品 由门店退到退货仓 上柜淘汰商品拉回采购部仓库 然后新品 室联系供应商退货 2 公司配送商品退调换 新品室负责解决的到新品室退调换 厂家到店解决的 异地店将此类商品经新品室签字后带到市内 指定店直接调换 3 市内上柜商品 符合退调换条件的异地店将商品转到新品室代 退 4 买赠凭销售打报废商品 异地店填写正常商品充当赠品单 附 微机销售单 经采购部业务员签字确认 转新品室 5 厂商集中处理商品 采购部应比市内店提前七天通知 然后异 地门店在规定的时间内送到市内指定店处理 6 异地店退调换商品财务处理依据公司相关财务规定操作 四 加盟店商品退调换 残次由加盟店自己拿到配送总心调换 无同品类 同等金 额调换 五 新品室退调换商品 30 天内予以解决 六 门店下列情况商品不能退调换 1 商品丢失 人为损坏 2 过保质期商品 3 鼠咬商品 4 不符合汇总表条件的商品 5 淘汰 消户 通知退货未按规定退货 6 集中处理商品未按规定调货 7 门店要货量大 造成积压而厂家无法解决 8 其它不按规定操作 造成商品无法退调换 以上 8 条造成无法退调换 门店不得以此为由填写拒付单 七 各相关部门不按本制度操作造成公司损失的有责任部门或责 任人负责 特价商品帐务调整规定 为规范特价商品的帐务操作 特制定本规定 本规定适用于各分 公司由总部配送的特价商品 一 商品特价 分公司和异地分公司统一进行 1 特价开始前 5 天 变更特价商品进价 2 特价结束后 15 天内 异地分公司提供特价商品销量报采购部 采购部业务员查询分公司特价商品销量和总部期间进货量 3 帐务调整 期间销量 分公司 异地分公司 期间进货量 业务员填写 商品进价变动调整单 依据调整量和差价冲减供应商帐务 期间销量 分公司 异地分公司 期间进货量 业务员填写 商品进价变动调整单 依据调整量和差价增加供应商帐务 二 商品特价 分公司做而异地分公司不做 1 品种需经业务经理审批 2 特价开始前 5 天 特价商品分公司进价 售价变更 异地分公司 进价变更售价不变 3 特价结束后 15 天内 采购部业务员查询分公公司特价商品销量 和总部期间进货量 4 帐务调整 期间销量 分公司 期间进货量 业务员填写 商品进价 变动调整单 依据调整量和差价冲减供应商帐务 期间销量 分公司 期间进货量 业务员填写 商品进价变 动调整单 依据调整量和差价增加供应商帐务 三 商品特价 异地分公司做而分公司不做 1 特价开始前 5 天 特价商品异地分公司自行操作进价 售价 变更 分公司进价 售价不变 2 特价结束后 15 天内 异地分公司提供特价商品销量报采购部 3 帐务调整 采购部业务员填写 商品进价变动调整单 依据异地分公司 销量和差价冲减供应商帐务 然后经总部财务部冲减异地分 公司的库存金额 四 商品特价 不改进价商品 1 品种需经业务经理审批 2 特价开始前 5 天 特价商品相关分公司进价不变 售价变更 3 特价结束后 15 天内 异地分公司提供特价商品销量报采购部 采购部业务员查询分公司销量 4 帐务调整 分公司特价商品 采购部业务员填写 商品进价变动调整单 依据销量和差价冲减供应商帐务 异地分公司特价商品 采购部业务员填写 商品进价变动调整 单 依据异地分公司销量和差价冲减供应商帐务 然后经总 部财务部冲减异地分公司的库存金额 五 异地分公司特价商品帐务调整 异地分公司每月 5 号前报上月特价商品需调整帐务金额 经 采购部经理签字确认后 到财务部冲减异地分公司的库存金额 商品引进质量标准 1 供应厂商要提供有效期内的相关证件 营业执照 税务登记证 卫生许可证 生产许可证等 检验原件保留复印件 复印件须 经与原件核对无误 签字盖章 2 提供产品质量检验合格报告 3 商品包装需有中文标明的产品名称 生产厂名 厂址 规格 等级 配料表 商品标准 4 限期使用的商品 需标明生产日期 安全使用期或失效期 日期 标示要印制在包装袋上 使用对比色 清晰不易擦掉 5 使用不当容易造成本身损坏或危及人身安全的商品 应有警示 标示或中文警示说明 6 实行许可证管理的商品 必须标有许可证批准编号 7 进口商品 进口商品必须有 商检局 出具的原始许可证书 进口商品上面有中文使用说明或国内合法注册的代理商 经销 商 的名称和地址 进口电器必须有中文使用说明 进口化妆品有海关检验报告 进口轻工产品有中文标志 进口商品粘贴有中华人民共和国出入境检验检疫局的检验检 疫标志 CIQ 8 保健品除符合上述要求外 还必须 保健品外包装上有说明或宣传保健字样或功能的 其外包装上 必须有保健标志和具备相对应的保健证书 保健品外包装上如 没有说明或宣传保健字样或功能的 其外包装上可以不带保健 标志 9 所有申报的商品 条形码必须规范 条形码不规范的 供应商必 须购买公司商业自制 打印的自制条形码 并按公司要求粘贴 在外包装上 10 食品除符合上述要求外 还必须 食品标签不得与包装容器分开 禁止不干胶补贴生产日期 净含量等 包装袋内禁止有玩具等非食品物品和食品直接接触 11 食品类外地产品 申报的新品 除要提供上述证件外 近必须提 供市卫生防疫站检测的卫生监督意见书原件和复印件 原件核 查后退还 食品 洗化类商品 必须提供产品检验合格证书 12 剧毒 危险 易碎 储运中不能倒置的以及有其它特殊要求 的产品 其包装必须符合相应要求 有警示标志或中文警示说 明 包装应标明储运注意事项 13 特殊用途的化妆品和特殊营养品商品外包装上要有特殊用途 或特殊营养批准证号 并提供相应的批准证书 14 商品外包装上的说明或宣传文字 图像不得违反 广告法 所禁止使用的文字或图像 15 供应商所申报的商品不得含有任何侵犯专利权 商标权 著 作权等知识产权行为 并提供相关证件的复印件 16 供应商签署的经销 代销 联营 租赁等协议 必须有质量保 证 处罚 约束等条款 17 采购部和分公司商品引进 新品 特批商品 联营 租赁等 依据公司规定办理相关手续 最后经采购部新品室主管签字并 加盖质检合格章后 方可引进经营 18 异地分公司商品引进 新品 特批商品 联营 租赁等 依照 此 标准检验 一个月内向新品室提供相关证件的复印件 新品室 每三个月到异地分公司核查商品质量是否符合标准 商品采购属性制定规定 根据公司经营商品的节日 季节等因素 将商品采购属性划分为 A 节日性商品 根据特定节假日 周期性上柜销售的商品 B 秋冬季商品 根据季节变化 只在秋冬季节上柜销售的商品 C 春夏季商品 根据季节变化 只在春夏季节上柜销售的商品 D 一般商品 无明显节日 季节等特性 正常经营的商品 E 促销商品 由生产商临时性 单批次生产的促销包装商品 F 收购商品 我公司收购 兼并 托管其他公司接收的商品 节日性商品的主要分类 保健类 名烟名酒类 礼盒 面食类 棕子 月饼类 大包装瓜子 花生 糖 巧克力 情人节 秋冬季商品的主要分类 火锅相关食品及用具 白酒 茶叶 干 菜 护肤 冬季防寒 婴儿尿裤 棉毛衫裤 毛织物 棉拖 棉袜 被类 春夏季商品的主要分类 冰淇淋 花茶 晶类 乳酸类 水类 碳酸类 茶饮料 护肤 防晒 清新剂 杀虫剂 祛痱粉 花露水 柔顺剂 汗背 丝袜 毛巾被 凉席 凉拖 商品退货工作流程 一 营运部于周二上午将新品会通过的淘汰商品汇总单 报领导 审批 签字 各种商品的淘汰退货 除临期 过期 质量问题调换 或退货等情况外 必须由营运部出具正式淘汰单并经主管领导审批 后转采购部内勤 如供应商提出书面撤柜请求 采购部必须出具书面 申请 附供应商书面撤拒申请 经市场部审核后 交主管领导审批 确认 二 采购部内勤周三 隔双周 统一下发淘汰通知至各门店 配 送中心 退货仓 必须注明商品编码 品名 供应商 及退货具体要 求 此后各部门均按淘汰流程操作 各门店 配送中心必须在通知下 发后下周周一至周五按要求退货至退货仓 紧急零星退货 需经采购 部业务经理批准 门店尽量安排用集中退货车辆退货 三 经销淘汰商品 营运部下通知当天直接修改商品级别 业 务员接通知当天通知供应商不再送货 对于不能退换商品的库存和 店存 配送中心应正常配货 门店售完为止 对于经销可以退换的商 品 营运部当天更改配送方式为人工配送 门店 配送中心库存退回 退货仓 四 代销淘汰商品 属配送的 营运部当天将配送方式改为人工 配送 配送中心立即退货至退货仓 属上柜的 业务员当天通知供应 商不再送货 3 天内将上柜卡交到采购部 由业务员转营运部删除淘 汰商品 业务员接卡当天通知供应商两天内取卡 按新上柜供货 门 店接采购部退货通知后方能下柜退货 8 天内不能退净的 或厂家不 来退货的 门店应及时与采购部联系 由采购部统一下通知至门店和 退货仓 此类商品退回退货仓 业务员通知供应商集中退货 即日起 业务员向厂家收取仓储费 元 天 五 未通过试销的代销新品 应立即淘汰 并按退货规定操作 六 对于出现质量问题需要下拒或退货的商品 应由新品室协调 采购部 配送中心 门店共同操作完成 并由新品室下达撤柜通知 需要退货的商品由采购部内勤通知门店 配送中心退货 七 退货仓接收退货 必须有采购部下达的退货通知 并严格按 照退货通知的要求接收退货 凡不符合退货通知要求的商品 不准接 收 不按照退货通知要求退货 或一次未退净的 退货仓记录门店店 名 商品名称等 每周汇总向采购部经理通报 八 配送商品退货 配送中心出车逐店退回 门店将须退货的淘 汰商品在退货前下柜封箱 做好退货准备 箱外标明品种明细 拆零商 品必须放入纸箱中 且每箱内最多放 5 种商品 九 商品退到退货仓以后 门店必须在三天内走帐完毕 退货仓 经采购部经理签字后报往财务部单方面调整退货仓库存 不调整门店 库存 十 业务员通知供应商退货 在规定退货日期未退的供应商 退 货仓列出汇总清单报采购部经理 由业务员督促供应商退货 并向供 应商收取仓储费 元 天 十一 退货仓将商品退回供应商之前 业务员应首先确认其中不 同批次购进的商品进价均不高于当前商品档案进价 方可按照当前商 品档案进价向供应商退货 商品封仓处理流程 封仓时间规定 对 1 年以上保质期的商品 剩 1 5 保质期时封仓 对 8 12 个月保质期的商品 剩 2 个月时封仓 对 6 8 个月保质期的商品 剩 45 天时封仓 对 3 6 个月保质期的商品 剩 20 天时封仓 1 对于符合封仓条件被封仓的商品 配送中心每周一 三两次向采购 部提供封仓商品目录及封仓原因 数量 同时标明进货时间 2 采购部根据配送中心提供封仓商品目录单 在二个工作日内分别填 写处理意见 返回厂家 继续销售 削价处理 返回配送中心 3 配送中心根据采购部的处理意见操作 1 对于退回厂家商品 由配送中心直接转入退货仓 2 对继续销售商品 由配送中心继续配送 原则上固定门店且做好 记录 3 对于削价处理商品 应由配送中心填写削价处理审批表 按公司 削价审批规定 经各级审批后营运部变售价继续配送 4 由于质量等原因被公司质检部通知封仓商品 由业务员通知营运 部修改配送方式即将自动配送改为人工配送 其次配送中心将此 商品就地封存 在两周时间内由质检部通知处理意见 1 退货 2 启封配送 对于退货商品 按正常退货退回退货仓 对于启封配送商品 由业务 员重新通知营运部修改配送方式 配送中心继续配送 DM 工作流程 一 促销计划 营运部负责拟订促销计划 1 活动主题及促销时间 2 促销品种及数量 细分到各业务员管理的各小分类的促俏商品 数量 3 DM 费用计划 4 操作流程和及日程安排 二 商品确定 1 采购部接方案后 根据计划促销商品品种数量分配给各相关业 务员进行谈判 2 DM 商品促销范围原则上分公司和异地分公司同时进行 3 DM 商品不得两个档期连续进行 4 特价商品原则上要更改进价 5 DM 商品须交纳 DM 费用 临时特价不得与 DM 档期同时进行 6 DM 买赠商品要洽谈赠品到位操作方式 7 DM 限量商品注明限量件数及分配方案 8 按照促销计划的小分类要求选择品种和确定促销力度 三 DM 商品审核 1 采购部初审 采购部谈判后 各业务员将所有 DM 商品登记表提 前 1 天交采购部经理审核 签字 审核包括各品种分类的完整 性 登记表填写的完整性以及 DM 费用计划的完成情况等 并调 整后 再传营运部汇总 2 营运部定搞 促销商品经采购部初审后 交营运部汇总品种制 作特价商品目录 经过营运部经理 采购部经理复审交营运部 副总审核签字后最终定稿 四 DM 彩页制作 1 样品拍照 营运部首先到门店进行拍照 未拍到的品种 汇总 后通知采购部 营运部负责在两天内将样品送到市场营销部 2 版面排版 营运部负责根据活动主题 制作排版 供应商对版 面有要求的 采购部事先通知营运部 3 DM 校对核对 营运部 DM 彩页排版完成后 交打样稿给采购部 营运部校对 必须签字确认 1 采购部负责核对图片 品名以及限店限量等内容 2 营运部调研员负责核对价格 品名 规格 五 费用的收取 1 由营运部汇总特价商品目录表的同时一起汇总 现金部分 的 DM 费用表 交采购部副总审核签字后 转采购部业务员档月收 取完毕 并在 DM 费用表 上签字确认 2 特价活动结束后由营运部汇总 销售补差以及实物扣除部分 表 交采购副总审核签字后 转采购部业务员 15 天内帐务调整完毕 六 DM 考核 1 促销商品品种计划的完成情况 2 DM 费用计划的完成情况 3 签字确认后发现的 DM 彩页品名及图片的错误 4 DM 促销商品在促销期间的缺品情况 5 在规定时间内 DM 费用的收取情况 附 DM 广告制作流程日程安排表 DM 促销活动操作流程 启动日期为周一 时间部门工作流程备注 DM 广告制作流程 周一上午 9 点前营运部传 DM 方案采购部 生鲜部 周一上午计划分配 周二下午 5 点报单品促销计划 各业务员上报单品计划 部门经 理审批 周三到下周三DM 商品的谈判期 特价商品谈判结束清单整理完毕 要求 1 具体促销商品的确定 2 填写 DM 促销登记表 周四 1 天商品初审 业务员交登记表 部门经理审核 调整 周五上午 9 点前 采购部 传登记表 采购部将审核后的登记表传市场 部 周五下午 2 点前营运部出特价汇总表 1 对采购提供的商品进行筛选和 调整 2 市场调研采集竞争价 核定促 销单价 标准 食品加 4 点利 百货加 6 点利 完成特价商品目录 报副总批 周五下午 17 点 前 DM 商品筛选 采购部经理 营运部经理审核 下周一上午 9 点最终定稿日特价单传设计组拍照 周一下午 4 点前 营运部 黄河路拍照 以及将未拍到的商品整理 转采 购部 周二到周三下午 4 点前 采购部提供样品 联系供应商送样品到设计组 周二到周四营运部DM 广告版面制作 DM 彩页 大副宣传海报 周惠专 刊三种宣传方式 周五上午 11 点 前 营运部校稿 营运部对价格 采购部对样品 文字 周五下午 4 点前采购部校稿结束要求校对人签字确认 周六下午营运部彩页定稿交光盘给印刷厂 周一上午营运部校对打样 印刷厂打样审核打样稿签字确认 印刷 周二至周三印刷厂DM 广告印刷完毕送到公司 周三下午营运部通知门店包括新密 周四营运部发放门店彩页 DM 广告的投递及各种宣传品的发 放 相关的其他工作 出特价单同时营运部出 DM 费用表现金部分 10 天内采购部费用收取费用汇总表上签字确认 活动开始前 7 天 发送门店特价单将特价单从连锁店消息发至门 店及加盟店 并传送营业中心 8 份 改特价商品最小店存 一次配 送量以及配送方式 活动开始前 4 天价格变更启动特价 完成进价变更工作 营运部 营运部修改特售 价 活动开始前一天晚上 进行商 品变价 包括公司管理系统及 直营店系统 活动开始前 1 天 门店 促销气氛布置完 毕 张贴海报 促销陈列 POP 书 写完毕 特价活动开始以后工作 活动开始后每天销量跟踪每天出一份特价商品缺品目录 特价开始 4 天后 恢复特价商品最 小店存及一次配 送量 将特价商品最小店存及一次配 送量恢复至正常状态 特价结束当天执 行 结束特价价格各调研员相互核对 各门店以 及直营店价格 确保准确无误 两个工作日完成 营运部 出 DM 费用表销量补差及实物扣部分 10 天内采购部费用收取费用汇总表上签字确认 5 个工作日完成营运部 DM 活动总结对整个 DM 活动结果总结 包 括费用收支情况 销量排行 做业务员考核用 临时促销流程 一 临时促销品种提供 由供应商于特价开始前一周提出临时特价申请 填制 商品信息 变更通知单 内容包括 促销形式 促销时间 促销范围 促销进 价 建议特价 二 临时促销品种审核 1 业务员接 商品信息变更通知单 后 进行初审汇总 2 在每周三前上报业务经理进行审核签字 审核标准 1 促销起止时间 A 周为计时单位 原则上不得少于二周 B 临时特价必须标明特价的起止日期 原则上特价起止日期 为每周五 2 原毛利和特价毛利对比 原则临时特价毛利不低于原毛利 3 促销形式 特别是买赠商品赠品的落实情况 4 临时特价执行门店范围和门店最小库存意见 5 原库存冲价的落实情况 3 业务人员于每周三下班前转市场部对口品种调研员 三 临时将价品种的确应 1 营运部品种调研员检查 商品信息变更通知单 中相关内容是否 填写完整 并根据同类商品销售 促销情况将采购部提出的适 合做临时特价商品汇总部门经理 2 营运部经理每周四上午审核临时特价品种 售价 毛利 促销门 店范围以及最小店存等内容后签字确定 四 临时特价商品订货和价格变更操作 1 档案变更 每周四为市场部调研员调价 调整的内容 l 调整本周内通过审批的 商品信息变更通知单 的商品进 家 售价以及最小店存和一次配送量 2 恢复特价结束的商品的进价售价 2 商品定货 每周四下班前将修改后的 商品信息变更通知单 特价部分传采购部 采购部业务人员接受返回的 商品信息变更 通知单 后通知供应商特价开始时间 配送商品打印订货单 直接 上柜商品通知供应商开始送货 3 特价执行 营运部从连锁店消息中通知门店执行特价和到期恢复 品种目录 4 档案下传 门店每周四下传价格变更信息以及变价档案 促销活动操作规定 为更好地做好堆头 端架 陈列 广告的资源管理 规范堆头 端架 陈列 广告的使用 特制定本流程 1 业务员根据公司资源配置 业务需要及合同要求主动与供应商商 谈促销活动签订事项 2 根据双方商谈初步议项 由业务人员到采购内勤处确定促销活动具 体内容 3 采购部内勤及时提供促销活动内容及分布情况 由业务员和供应商 签订促销活动协议 4 此协议经双方确定无误后 由业务经理审核并签字确认 5 被确认的协议由双方业务员签字认可 6 由业务员开具交款单据 供货商持交款单和促销活动协议到财务处 交款 7 采购内勤根据交款单 加盖财务章 和促销活动协议开具促销许可 证 8 供应商将促销许可证到相应门店按双方协议要求布置操作 9 内勤定时 定期对促销活动门店需配合事宜跟踪检查 促销人员管理规定 一 厂方促销注意事项 1 未经采购部批准 厂方不准在超市所属门店直接进行促销活动 2 不得擅自在新闻媒体上刊登任何有损公司形象的内容 违者除清 除所造成的不良影响外 并承担由此引起的一切后果 3 未经采购部批准 不得入店拍照 摄像 4 直接上柜厂家不准出售过期 变质商品 违者罚款 200 元 并承 担由此引起的顾客纠纷 赔款等各种责任 5 不得擅自变更商品陈列位置 6 不得擅自张贴海报等到厂家宣传物品 7 兑奖销售必须事先提供足够的奖品或奖金 并张贴兑奖时间表 由厂方原因造成的门店与顾客纠纷由厂方负责 8 不得安排公司所属员工在超市内进行促销活动 9 不得以任何理由向干部员工赔送礼品 10 严格遵守公司各项管理制度 二 促销人员管理规定 1 促销人员要求年龄在 35 岁以下 违者对厂方处以 元罚款 并撤 消该促销人员促销资格 2 促销人员必须持有防疫站健康证 公司促销人员培训合格证和 公司促销许可证方可进行促销 违着对厂家处以 元罚款 并撤 消该促销员促销资格 3 促销人员上岗时间为上午 9 00 12 00 下午 3 00 7 30 有 事须向门店店长或主任请假 无故迟到或早退者罚款 元 无故 不到者每天罚款 元 逾期 10 天取消该促销人员资格 4 促销人员应在促销许可证规定时间内进行促销 逾期不办理 仍在行促销者 对厂方处以 元罚款 5 不得擅自涂改促销许可证 违者视情节轻重对厂方按所上门 店应缴费用处以 倍罚款 6 必须着装上岗 配带胸卡 违者罚款 元 7 不准将私人物品带入卖场内 违者罚款 元 8 促销人员必须坚持站立服务 不准在店内随意走动 不准大声 喧哗 不准吃东西 不准聚众聊天 违法乱纪者罚款 元 9 未经公司同意 促销人员不得随意变更商品陈列位置 不得擅 自扩大商品陈列面 违者罚款 元 10 促销人员必须态度和蔼 礼貌待人 不得强买强卖 不得以任 何理由诋毁其它厂方产品 违者罚款 元 11 不得擅自张贴 悬挂厂方宣传品 违者罚款 元 12 不准在卖场内乱丢杂物 纸屑 违者罚款 元 13 不准私接电源 违者罚款 元 14 不允许与顾客争执 吵架 打架 违者罚款 元 并撤消其促销 资格 出现的一切后果由厂方负责 15 不得擅自使用店内商品 违者处以 倍罚款 并取消其促销资 格 16 对偷窃商品者处以 倍罚款 并取消其促销资格 同时对 相应厂方处以 元罚款 业务通知下发规定 业务通知内容包括 新品引进 淘汰 退货 撤柜 调换 缺品告 知等需由公司业务部门告知门店的一切内容 1 业务通知应由各业务人员起草 要求文字简练 组织严密 通俗 易 懂 涉及商品问题必须注明商品编码 商品名称 2 各种业务通知的下发都需要由业务经理签字 然后方可下发 同时 转交营业中心内勤十份 做好签收记录 3 信息发送时间为星期三 星期五 退货通知只星期三 调换残次 新品信息周五发放 非规定时间下发紧急通知 需主管副总 采 购 营运 签字方可发放 4 信息发放通知面向十个 含十个 以下的门店 不允许通过微机系统 发放 可通过电话通知 5 采购内勤要求 符合发放规定的业务通知分类整理 分类发放 业务通知务必于下午 5 00 前发出 经签字后的原稿需存档 备案 租赁 联营 操作流程 一 日的 为增加了客流 提高销售 为公司创造利润 特引进租赁 联 营 业务 二 流程 1 具备相关经营资格 能提供有效证件的租赁 联营 户到公司商 品采购部与业务人员初步商谈有关租赁 联营 事项 2 采购部业务人员与营运部对口调研员联系确定该租赁 联营 产品是否与公司正常经营商品相冲突 3 待确定商品后 采购部业务人员与被租赁 联营 门店的区域经 理协调 共同确定经营位置规划 4 业务人员在租赁 联营 业务开展的基础上 根据公司各项收费 标准 并报经有关主管领导同志后 与租赁 联营 户签订租赁 联营 协议 5 所有租赁 联营 协议由采购部内勤留存备案 6 业务人员开具相关费用单 待租赁 联营 户交纳完各项费用后 业 务人员开具相关进店许可证 租赁 联营 户持进店许可证进场 经营 代销改经销业务流程 1 业务员与代销供应商签订 经销协议书 原则上要求供应商进价 降低或返利增加 5 以上 改为二月清 增加铺底金额 2 业务员根据协议条款填写 商品信息变更通知单 注明供应商结 算方式变更情况 由业务经理签字后 转营运部经理签字 市场 部更改商品档案 3 在营运部更改商品档案的当天 业务员根据供应商所有商品的微机 世纪库存数量和总金额打印出库存清单 并填写 结算方式调整表 业务经理签字并加盖采购部公章 4 在更改商品档案三天内 业务员负责将库存清单及 结算方式调整 表 转交财务处 5 次月 财务处按经销协议条款给供应商办理核帐 结账手续 采购补缺品考核方案 为促使业务员合理把握采购量 增强业务管理能力 特制定本方 案 一 缺品率标准 一般商品缺品率 7 必备商品缺品率 2 主力商品 缺品率 2 二 缺品率考核 1 业务员考核 l 必备或主力商品缺品率超过 2 处罚标准为每次 元 2 一般商品和新品缺品率超过 7 处罚标准为每次 元 3 DM 商品库存低于最小库存量 处罚标准为每个商品每次 元 最小库存量由业务员制定并审核 2 业务经理考核 1 必备或主力商品缺品率超过 2 处罚标准为每次 元 一般商品和新品缺品率超过 7 处罚标准为每次 元 2 每日出汇总表 业务经理审核签字 未做处罚标准为每次 元 三 缺品管理 1 内勤每天上午 9 00 前将缺品汇总 业务员签字确认 资金 等 原因缺货经业务经理审核 2 如因厂方换包装 产品调整等原因引起断货的 业务员应提前 三天以书面形式报业务经理备案 3 每日统计 月底核算 从工资中扣除 扣完为止 4 业务员和业务经理每人增加考核奖金 采购部考核制度 一 考核目的 实现采购工作规范 量化 督促业务工作正常有序的开展 二 考核范围 业务流程中的具体工作人员 三 考核内容 周转天数 供应商引进 新品引进 老品淘汰 必备 主力 缺品率 一般 新品缺品率 缺品率 进价降低 进价偏高 毛利率 退调未解决笔数 门店与供应商投诉次数 每月交 办任务完成率 营业外收入 工作态度 考勤 每月考核内 容依据实际情况增加或减少进行考核项目调整 四 考核方法 采取 5 分制 考核办法 量化指标以百分比确定得分 分为 20 40 60 80 100 五个级别 非量化指标由业务经 理进行考评 依据考核结果确定得分 分为优秀 良好 一般 差 较差五级评定 平均数指标考核以平均数为基准 上 下 分为 20 上 40 下 20 下 40 共五个级别 然后确定得分 五 考核操作 1 存货周转天数 每月从系统的 商品周转率 中得出部门存货周转天数 业 务员考核的存货周转天数为分属部门的存货周转天数 如食 品部人员存货周转天数都相同 都是食品部的存货周转天数 其余类推 业务员分管多个部 则用分管商品占各部的比重 乘以部门存货周转天数相加 计算出该业务员的存货周转天数 当 月 业务员存货周转天数除以去年该部门的平均存货周转天数 其百分比列入考核 2 供应商引进 每月统计各业务员当月新建档的供应商个数 3 新品引进 每月统计各业务员号引进品种个数 以落实进货为准 4 老品淘汰 业务员主动提出淘汰老品并上报汇总予以统计实际数量 5 缺品率 业务员每天上午 9 00 前查看缺品情况 必备 主力 一般 新 品缺品数报于内勤 每月计算出平均缺品率 缺品率标准