西安科技股份有限公司投标文件.doc

西安西安西安西安 科技股份有限公司科技股份有限公司科技股份有限公司科技股份有限公司 企业管理系统项目投标文件企业管理系统项目投标文件 技术卷技术卷 西京学院管理技术系市场营销专业团队 团队成员 王少东 王璐瑶 冯芮 程妍 指导教师 安晴雯 2017 年 4 月 文档控制文档控制 文档更新记录文档更新记录 文档审核记录文档审核记录 文档去向记录文档去向记录 本文件属机密文件 只在鼎捷软件有限公司客户的雇员 有关专家 伙伴对本文件进行评估时本文件属机密文件 只在鼎捷软件有限公司客户的雇员 有关专家 伙伴对本文件进行评估时 才可解密 本文件中的有关条款在本策划日期后的一个月内有效 请阅读者本着诚信的原则保证该才可解密 本文件中的有关条款在本策划日期后的一个月内有效 请阅读者本着诚信的原则保证该 建议书的保密性 我们表示衷心的感谢 建议书的保密性 我们表示衷心的感谢 日期日期更新人更新人版本版本备注备注 2015 12 11 齐 宾 V1 0 需求分析及总体方案设计编写 2016 3 17 齐 宾 V1 1 方案补充完善 2016 5 9 齐 宾 V1 2 方案补充完善 日期日期审核人审核人职务职务备注备注 2015 12 12 吴艳辉系统规划师初检 2015 12 13 贾计斌副总经理完成审核 拷贝份数拷贝份数接受人接受人职务职务备注备注 1 张楠系统工程师提交方案 目目 录录 第第 1 章章文档说明文档说明 7 1 1 文档类别 7 1 2 术语定义 7 1 3 使用对象 7 1 4 文档背景 7 第第 2 章章需求分析与解决方案需求分析与解决方案 9 2 1 企业现状描述 9 2 1 1企业概况 9 2 1 2企业信息化现状 10 2 1 3企业现存问题 11 2 2 业务分析 12 2 2 1 主业务流程示意图 12 2 2 2销售业务部管理流程及需求 13 2 2 3产品业务部管理流程及需求 15 2 2 4商务部管理流程及需求 18 2 2 4 2岗位设置岗位设置 19 2 2 4 4商务部的现存管理难点商务部的现存管理难点 22 2 2 4 5商务部的系统需求商务部的系统需求 23 2 2 4 6商务部现用单据商务部现用单据 24 2 2 5质量管理部部管理流程及需求 25 2 2 5 22 2 5 2 岗位设置岗位设置 26 批量生产产品质检业务流程批量生产产品质检业务流程 29 2 2 5 32 2 5 3 检验工作的现存管理难点检验工作的现存管理难点 30 2 2 5 42 2 5 4 检验管理的系统需求检验管理的系统需求 31 2 2 5 52 2 5 5 检验管理现用单据检验管理现用单据 32 2 2 6物资部管理流程及需求 33 2 2 6 1调研说明调研说明 33 2 2 6 2岗位设置岗位设置 33 2 2 6 3物资部采购入库业务流程物资部采购入库业务流程 34 2 2 6 4物资部领料出库业务流程物资部领料出库业务流程 41 2 2 6 5物资部产品入库业务流程物资部产品入库业务流程 45 2 2 6 6物资部产品出库业务流程物资部产品出库业务流程 49 2 2 6 7物资部现存管理难点物资部现存管理难点 51 2 2 6 8物资部的系统需求物资部的系统需求 53 2 2 6 9物资部现用单据物资部现用单据 55 2 2 7生产中心管理流程及需求 55 2 2 7 12 2 7 1 调研说明调研说明 55 2 2 7 22 2 7 2 岗位设置岗位设置 56 2 2 7 32 2 7 3 生产中心未转产产品物资领料流程生产中心未转产产品物资领料流程 56 2 2 7 42 2 7 4 生产中心已转产产品物资领料流程生产中心已转产产品物资领料流程 58 2 2 7 52 2 7 5 生产中心产品生产入库流程生产中心产品生产入库流程 60 2 2 7 62 2 7 6 生产中心现存管理难点生产中心现存管理难点 62 2 2 7 72 2 7 7 生产中心的系统需求生产中心的系统需求 63 2 2 7 82 2 7 8 生产中心现用单据生产中心现用单据 65 2 3 总体建设方案分析与建议 65 解决方案架构分析 65 2 4 未来三年的信息化规划 67 第一阶段 建立业务财务一体化的ERP管理系统 68 第二阶段 建立研发设计管理PLM系统 69 第三阶段 实施信息系统一体化集成 OA CRM ERP 69 第四阶段 建立决策支持BI商业智能系统 69 2 5 整体解决方案 69 2 6 第一阶段 ERP 财务业务一体化 99 2 6 1 ERP系统 99 2 7 第二阶段期产品生命周期管理 PLM 134 鼎捷软件PLM系统 134 2 9 第三阶段 OA CRM 与 ERP 集成系统 153 2 10 第四阶段 BI 商业智能 153 第第 3 章章项目实施规划项目实施规划 156 3 1 实施方法论 156 3 1 1实施方法 156 3 1 2实施特色 156 3 1 3实施过程 156 3 2 实施规划 158 3 3 培训 161 3 3 1培训方式 161 3 3 2培训内容 161 3 4 项目管理 163 3 4 1工作计划管理 163 3 4 2工作计划控制 163 3 4 3提交文档的审核和批准 163 3 4 4顾问实施时间控制 163 3 4 5报告和决策机制 164 3 4 6问题的书面记录 164 3 4 7报告机制 164 3 4 8定期和不定期会议 164 3 4 9实施范围控制 164 3 4 10范围改变文档内容 165 3 4 11批准程序 165 3 4 12跟踪执行 165 3 4 13文档管理 165 3 5 项目质量确认 166 3 5 1项目管理的质量控制 166 3 5 2项目的技术质量控制 166 3 6 系统实施风险管理 167 3 6 1与领导层有关的风险 167 3 6 2与项目有关的风险 168 3 6 3与资源有关的风险 168 3 6 4与技术有关的风险 169 3 6 5与变革管理有关的风险 170 3 6 6与培训 文档有关的风险 170 3 7 项目保证措施 171 3 7 1项目成功的关键因素 171 3 7 2实施ERP系统的主要措施 171 第第 4 章章服务质量保证体系服务质量保证体系 173 4 1 成熟的服务体系 173 4 1 1服务网点与机构 173 4 1 2服务团队 174 4 1 3制度化的服务体系 175 4 1 4完善的系统实施服务 177 4 1 5完善的售后支持 178 4 2 售后服务内容 182 4 3 后续维护计划 183 第第 5 章章硬件建设推荐方案硬件建设推荐方案 184 5 1 硬件建议 184 第第 6 章章鼎捷公司介绍及案例客户鼎捷公司介绍及案例客户 185 6 1 公司介绍 185 6 2 世界级的案例客户 185 6 3 电子行业相关案例客户 186 第第 1 章章文档说明文档说明 此文档说明适用于西安 科技股份有限公司信息化项目 1 11 11 1 文档类别文档类别文档类别文档类别 本文档是通过前期对西安西安 科技股份有限公司科技股份有限公司信息化项目需求的了解 以及前期与西安 科 技股份有限公司有关人员的多次沟通 结合鼎捷软件有限公司在企业信息化项目中的成功经验编写 的 属于项目售前阶段的系统规划方案文档 1 21 21 2 术语定义术语定义术语定义术语定义 文档中将 西安 科技股份有限公司 简称 文档中 鼎捷软件有限公司 简称 鼎捷软件 1 31 31 3 使用对象使用对象使用对象使用对象 该文档使用人员包括 高层领导 信息化项目组成员及业务相关人员 鼎捷软件项目组成员 1 41 41 4 文档背景文档背景文档背景文档背景 西安 科技股份有限公司成立于 2001 年 2010 年成功登陆创业板上市 近年来业务快速发展 为了应对市场的要求和内部管理需求以及进一步规范各方面管理工作 加快工作效率 提高经营水 平 开创经营管理工作的新局面 公司急需一套有效实用的信息化系统 来规范和整合企业物流 生产等流程 加强内部控制 实现各部门信息共享 提高企业各部门的工作效率 并系统分析公司 以往的经营数据 为以后企业的发展方向提供依据 于是 于 2012 年末提出着手布局规划企业信 息化系统 同时基于公司目前管理现状 本着整体规划 分步实施 分期上线 逐步并轨的原则 来进行信息系统建设 鼎捷软件是专业化的 面向企业信息化管理提供全面系统解决方案的知名软件厂商 在业界具 有良好信誉和突出业绩 鼎捷软件人以其务实的工作精神 严谨的工作态度和高效的工作作风 赢 得了广大用户的赞誉 我们将以此为契机 加强合作 再接再励 为 提供完善 合理 经济 全 面的解决方案 为 的信息化建设做出新的贡献 经过前期我们对 的信息化现状进行了交流和了解 现根据了解的结果和后续反馈意见并结合 我们对 业务的理解 提出详细解决方案如下 对于文档中未表达清楚的业务环节或理解上的偏差 敬请提出意见和建议 以便于我们及时进行修正 从而准确把握企业业务需求的实质 我们将在此 解决方案的基础上认真分析和论证 进一步提出详细的系统设计方案 积极推进 项目的实施工作 方案中企业需求部分描述引自 ERP 系统需求 2012 11 28V1 0 及 物资 商务系统需求 20130503V1 中所述 也是本次方案制定的主要需求文件 第第 2 章章需求分析与解决方案需求分析与解决方案 2 12 12 1 企业现状描述企业现状描述企业现状描述企业现状描述 2 1 1 企业概况企业概况 西安 科技股份有限公司 简称 是注册于中关村科技园区的高新技术和 双软 认证 企业 公司拥有卫星导航 信号处理 仿真测试和天线技术四个产品部及控股子公司 西安华力天星 科技有限公司 专注于从事卫星导航 雷达 卫星通信 飞机 舰船 兵器等复杂机电行业的嵌 入式系统 军队信息化建设和仿真模拟训练等技术和产品的研发 生产和销售业务 公司先后获得 军工产品质量体系认证证书和装备承制单位注册证书等军工资质证书 重点服务于中国国防军工领 域 并适时向民用领域拓展市场空间 公司主要产品包括北斗卫星导航芯片和用户机 应用模块及 配套模拟测试设备 导航和通讯天线 雷达和通信系统嵌入式模块 模拟测试设备 复杂机电系统 的计算机仿真测试平台 计算机仿真应用开发服务等 应用领域涉及航空 航天 兵器 舰船 国 防电子 核工业等军队及国防工业和能源 电力 汽车 高速列车 通信设备等民用高科技行业 公司一贯重视自主技术创新 已经形成了 以自主创新求成长 以成长促自主创新 的业务发 展模式 公司在研发机构设立 研发队伍建设 研发资金投入等多方面建立了保持技术创新的长效 机制 为公司具备持续技术创新能力提供了坚固的保障 经过长期的发展和积累 公司在卫星导航 仿真测试 卫星导航芯片和接收机开发 导航和通讯天线开发 半实物仿真测试 射频仿真测试 仿真应用开发服务等方向和应用领域积累了雄厚的核心技术和研发能力 公司对研发成果具有完全 的自主知识产权 公司通过坚持自主技术创新战略 坚持 通用产品 定制服务 的产品开发策略 坚持 立足 国防军工 拓展民用市场 的市场开拓策略 在三至五年内不断提升公司核心竞争力 力争成为行 业龙头企业 并争取十年内走向国际 成为具有国际竞争力的高新技术领先企业 企业组织架构图 下图 销 售 部 仿 真 测 试 产 品 部 卫 星 导 航 产 品 部 信 号 处 理 产 品 部 财 务 部 人 力 资 源 部 商 务 部 质 量 管 理 部 生 产 中 心 行 政 部 信 息 中 心 物 资 部 董事长 总经理 2 1 2 企业信息化现状企业信息化现状 西安 科技股份有限公司目前使用的系统包括 OA 协同办公系统 CRM 客户关系管理系统 研发使用的研发数据管理软件和开发软件等 使用的操作系统主要是 Windows 系列 Win7 XP 还 有些 Linux 公司目前主要以定制产品为主 按订单研发 制造 生产 对产品 BOM 产品物料清 单 做简单管理 除了以上的系统和软件 目前西安 科技股份有限公司日常的业务管理主要通过 EXCEL 电子 表格等 OFFICE 办公软件来管理 在管理中由于系统性管理软件的缺乏 对项目进度的把控能力 需要进一步提升 使管理者能够更加清楚的掌握业务详细的实际运行状况 迫切需要信息化系统给 企业带来管理上的提升 目前的内部办公除 OA 系统中的审批流程之外 还有部分处于手工填制单据 然后找领导签 字阶段 在工作中耽误了时间 影响了工作效率 公司的人事管理主要是通过 OA 系统及 EXCEL 电子表格等 OFFICE 办公软件进行管理 在公司的薪酬体系 人员结构 员工职业发展 合同及档 案管理等方面 还有待于进一步提升管理能力 以促进公司在人才培养和储备方面的长远发展 作为一个高科技高速发展的企业 公司目前已经进行了信息化建设规划 但是信息应用面覆 盖不全 信息系统各自为政 难以形成协同效应 无法做到信息整合 缺乏有效的信息化手段支持 其日常的销售管理 项目管理 商务采购管理 质量管理 物资管理 生产管理等工作 2 1 3 企业现存问题企业现存问题 信息孤岛问题信息孤岛问题 1 公司现在虽然已经在使用 OA 等信息化系统 但是信息孤岛的现象依然存在 急需通 过 ERP 系统 打破这种信息化孤岛现状 将企业产品业务部 生产中心 物资部 商务部 质量管理部等部门联系起来 2 缺乏资源 信息的共享机制 需要通过资源优化配置 利用 ERP 系统 实现决策优 化 从而达到支持企业发展的目的 3 由于各个部门沟通不便且不及时 项目进度数据无法时时更新 导致公司管理层对 项目的进度把控不够 需要项目进度能够自动 即时更新 4 由于各个部门数据共享不便 导致公司在制作项目总体报表时 经常会出现数据滞 后 报表信息不完整等现象的 5 产品业务部在设计出 BOM 清单之后 部门内部以及各个部门之间 BOM 清单共享不便 工作效率问题工作效率问题 1 在将用料计划生成采购申请单时 通过 Excel 的方式 操作起来非常不便 工作量 大且效率低 2 在记录出入库数据时 仍然依靠手工台账 Excel 表格 增加了出错的几率 降低 了工作效率 3 需要查询物料库存状况的各个部门 在查询物料库存时非常不便 且效率低下 4 将采购申请单通过 Excel 等方式分配为询价单时 操作不方便 工作效率低 5 用料计划 采购申请单等需要跨部门审批的单据 审批工作仍然通过纸质单据 在 不同部门之间等待领导的审批 严重降低了工作效率 6 依靠纸质单据 Excel 表格等方式 管理项目进度 导致项目进度表更新不及时 公司管理层无法实时掌控项目进度 7 在基础资料 单据 报表等方面的 Excel 操作时 效率低 搜索物资时非常不方便 不能实现模糊搜索功能 工作量问题工作量问题 1 在核算 校准库存时 经常出现库存不准确 核算工作量大等问题 2 在核算库存过程中 有时候会忽略订单在途量 已计划量等信息 而且在核算的过 程中 工作量很大 3 依靠人力 Excel 表格等方式管理采购物资的交期 工作量大且容易出现错记 漏 记现象 4 物资采购依靠纸质单据 Excel 表格等方式与供应商对账 工作量大且易出错 5 物资采购依靠纸质单据 Excel 表格等方式与库存 财务对账 工作量大且易出错 6 通过 Excel 方式管理单据 在需要汇总不同单据中的数据时 不但工作量大 而且 操作不方便 容易出错 管理成本问题管理成本问题 1 用料计划 采购申请单等纸质单据的存在 严重浪费公司资源 增加了公司办公管 理的成本 2 物资 产品出入库台账 固定资产台账等纸质台账的存在 不但增加了公司办公管 理的成本 而且影响了相关人员的工作效率 从而间接使公司管理成本增加 2 22 22 2 业务分析业务分析业务分析业务分析 2 2 1 主业务流程示意图主业务流程示意图 2 2 2 销售业务部管理流程及需求销售业务部管理流程及需求 销售业务部现状销售业务部现状 根据对销售部门的初步了解 现得知销售部门主要是针对销售报价 销售合同 客户关系 等方面的工作进行管理 销售部门是企业利润来源的主要部门 其业绩的好坏关系着整个公司 的生死存亡 所以销售部门是 ERP 系统中的关键部门之一 现在销售部门已经实现了销售管理流程中销售报价单 销售订单 销售收款 销售开票 产品交付的管理 为了方便公司对整个流程的把控 现在销售部门已经针对销售合同 实行项 目式管理 并且根据销售的实际情况 对自研合同与代理合同两种不同业务流程 实行不同形 式的项目式管理 针对自研合同 销售部门主要把控合同评审 合同盖章登记 项目启动 费 用预算表 商务采购 项目研制 项目验收等关键节点 针对代理合同 销售部门主要把控合 同盖章登记 项目启动 费用预算表 商务采购 项目验收等关键节点 销售业务部流程销售业务部流程 自研合同业务流程 销销售售部部 自自研研合合同同业业务务流流程程 合合同同评评审审 合合同同盖盖章章登登记记 项项目目启启动动 销销售售经经理理填填写写销销售售预预算算表表 财财务务通通知知商商务务采采购购 商商务务执执行行采采购购 项项目目研研制制 系系统统集集成成 项项目目验验收收 代理合同业务流程 销销售售部部 代代理理合合同同业业务务流流程程 合合同同盖盖章章登登记记 项项目目启启动动 销销售售经经理理填填写写销销售售预预算算表表 财财务务通通知知商商务务采采购购 商商务务执执行行采采购购 项项目目验验收收 销售业务部单据 报表销售业务部单据 报表 销售机会分析单 报价单 销售订单 销售交付单 收入单 销售费用单 客户来源分析 报表 市场活动执行分析报表 销售机会丢单分析报表 销售预报表 产品潜在客户清单报表 商务合同统计报表 收入及应收汇总按收款比例表 销售业务部需求销售业务部需求 销售单据的信息化 流程审批流程的信息化 各种单据能够自动进行数量 金额的合计 客户 联系人等基础资料 在系统中能够实现模糊查找 各种相关联的单据能够相互引用 例如 订单可以直接引用询价单 销售部可以按照人员 地区 产品类别 产品等信息进行销售业务数据的汇总查询 2 2 3 产品业务部管理流程及需求产品业务部管理流程及需求 产品业务部现状产品业务部现状 根据对产品部的初步了解 现得知产品业务部是公司产品的研发中心 其主要的日常工作 是新产品的研发及 BOM 清单的设计 修改与把控 产品业务部主要下设仿真测试产品部 卫星 导航产品部 信号处理产品部三个部门 由于这三个产品部门所研发 设计出的产品 一方面 是公司核心竞争力的关键 另一方面又牵涉到国家军事安全 所以是公司的主要涉密部门 具 有严格的涉密管理流程 根据产品研发 设计的需要 产品业务部是公司物资需求的主要发起部门 任何新产品的 用料计划 均是由产品业务部发起 并且根据产品的项目号 再由产品业务部把控新产品 BOM 清单的变更与修改 在 BOM 清单变更与修改之后 再根据同一个项目号修改或产生新的用料计 划 产品业务部不但是物资需求的主要发动部门 同时也是物资消耗及产成品输出的主要部门 之一 在产品研发过程中 物资部根据产品业务部提供的用料计划核对 校准自己现有库存状 况 然后再向商务部提出购买新物料或者库存不足的物料的需求 待所购物料通过质检 并入 库之后 再由产品业务部进行研发领用 在新产品的研发过程中 会有一定的物料损耗 一旦 研发成功 新产品通过质检之后 便可以通过产品业务部输送至物资部 产品业务部流程产品业务部流程 客户需求业务流程 产产品品业业务务部部 客客户户需需求求业业务务流流程程图图 质质量量管管理理部部销销售售部部产产品品业业务务部部物物资资部部商商务务部部客客户户 生产任务书 用料计划 采购申请单物资采购 物资入库物资领用 产品研发 产品入库 产品出库 根据用料计划 核对 校准现 有库存 将库存不足或新物料 生成采购申请单 BOM设计 提出需求 产品交付 整理需求 物资报检物资检验 检验通过采购换货否 是 审核通过 通知出库 半成品出库需经部门部总监审 批通过 成品出库需销售总监 审批通过 成品 半成品 报检 成品 半成品 质量检验 检验通过返工 维修否 是 自主研发业务流程 产产品品业业务务部部 自自主主研研发发业业务务流流程程图图 质质量量管管理理部部物物资资部部商商务务部部备备注注产产品品业业务务部部 生产任务书 产品BOM 采购申请单物资采购 物资入库研发领用 成品 半成品 产品入库 根据用料计划 核对 校准现 有库存 将库存不足或新物料 生成采购申请单 用料计划 物资报检物资检验 合格采购换货否 是 成品 半成品 报检 成品 半成品 检验 合格返工 维修否 是 产品业务部单据 报表产品业务部单据 报表 用料计划单 物资变更申请单 产品发货申请单 BOM 表 项目启动任务书 项目提前启 动申请表 产品业务部需求产品业务部需求 系统能够实现 BOM 清单与系统之间的导入 导出功能 能够直接与 Outlook Foxmail 等 邮件系统集成 对于 BOM 清单 物料等基础信息能够支持模糊查询 具有详细的权限管理 角 色分配功能 并且能够实现每一个角色只能看到自己权限范围内的界面 内容 避免非角色范 围内 内容的出现给人带来的繁乱感 能够方便清楚地查询到项目在各个部门 各个环节的进 度 能够方便的修改 BOM 清单中的各个子集明细 2 2 4 商务部管理流程及需求商务部管理流程及需求 2 2 4 12 2 4 1 商务部现状商务部现状 经过对公司商务部的初步了解 现得知商务部在日常工作中 主要有两个分组 其中一组 是内贸组 另一组是外贸组 商务部在日常采购中 所有的采购项目都会与供应商签订相应的采购合同 并通过询价的 方式 在采购每一项目用品时 向不同的供应商进行询价 比价 签订合同的供应商 由商务 部把控其交期的管理 对于经常超过交期的供应商 会给予降级的处理 日常采购中有质量问 题的产品 需由商务部负责与供应商进行退换货 返厂处理 商务部在支票领用登记单和项目成本单 两种单据都经过财务审批之后 才可以对所采购 的物料付款 商务部按照项目编号对每一笔采购进行登帐 基本上 1 至 3 个月会与供应商对账 一次 商务部在日常管理中 会根据管理的需要 人工制作一些采购状态报表 项目到货报表等 统计表单 以便相关部门能够及时了解采购进度 到货状况 商务部内贸组商务部内贸组 经过对商务部的初步调研 现得知商务部内贸组在日常工作过程中 主要是针对国内市场 的物资 资产 办公用品等产品的采购工作 在采购过程中要对产品的价格 交期 质量等信 息 进行把控 并维护好与供应商之间的关系 商务部内贸组在日常采购工作中 首先在公司优选库中对不同的物料进行询价 比价 只 有在优选库中没有所需物料时 才开始寻求和一些新的供应商合作 在选择供应商时 根据价 格 质量 交期等多个因素对不同的供应商进行等级评定 在物料采购时 等级高的供应商优 先选择 商务部外贸组商务部外贸组 经过对商务部的初步调研 现得知商务部外贸组在日常工作过程中 主要是针对国外市场 的物资 原料等产品的进出口管理 香港库存管理等工作 在进出口管理的过程中要对产品的 价格 交期 质量等信息 进行严格把控 并维护好与供应商 客户之间的关系 商务部外贸组在日常采购工作中 会根据实际情况 灵活把控不同币种的汇率信息 在不 违反合同规定的情况下 寻求合适的汇率实际进行采购付款 2 2 4 2 岗位设置岗位设置 根据此次对公司商务部的初步调研 现得知商务部在日常工作中是分组分派任务的 同时 根据销售项目 研发项目 募投项目 固定资产项目等项目的不同 进行分工 在日常商务工 作中 商务部主要设置有以下岗位 岗位职责 岗岗 位位 说说 明明 序序 号号 岗位职称岗位职称岗位职责岗位职责 备备 注注 1部门经理 管理商务部团队 协调内贸组 外贸组的相关成员 商务部管 理流程的制定 审批 2内贸组 根据公司不同部门对物资 资产 办公用品等产品的需求 完 成相应的针对国内市场采购工作 3外贸组 根据公司各个部门对物资 原料等产品的需求 进行进出口管 理 香港库存管理工作 调研说明1 此次调研的主要对象为商务部纪宁经理 2 2 4 32 2 4 3 商务部流程商务部流程 商商务务部部 采采购购业业务务流流程程图图 质质检检部部董董事事供供应应商商产产品品部部物物资资部部商商务务部部综综合合管管理理部部 NONO YES 审核 递交申请 报价 接收询价 确认申请 项目启动 通知书 进行相关 采购工作 状态报表 审核及分工 接收入库前的 采购状态报表 审核申请单和 执行表 用料计划 采购申请单 签呈单 用料计划 采购申请单 合同盖章回传 按照合同付款 到货送检 确认签字 入库 递交申请 接收入库前的 采购状态报表 价格比对 合同签订 质量检验 合格 退换货否 是 商务部采购业务流程说明商务部采购业务流程说明 商务部日常的主要工作是针对公司各个部门的需要 完成相应的采购工作 在日常采购工 作中 除了要对产品业务部门 生产中心所需要的物资 原料进行国内外采购之外 还要真对 其他职能部门所需要的资产 办公用品进行采购 在采购过程中 其不同分组需要对所采购物 资的价格 交期 质量等信息进行管控 采购回来的产品 全部需要经过质量管理部质检合格 才可以完成相应的采购入库手续 下面对商务部采购业务流程图中的各个节点 做简要说明 1 1 递交申请 综合管理部 产品部等部门 根据研发 生产 办公的需要 提交相应的 用料计划 物资采购申请单等单据 综合管理部直接提交给商务部便可 而产品部需 要先提交给物资部 2 2 确认申请 物资部在接收到产品业务部提交的用料计划 采购申请单之后 核对 校 准现有库存 并根据库存缺少量 历史采购价格等信息 二次加工用料计划 采购申 请单 待加工完毕之后 提交给商务部进行审核 3 3 审核申请单和执行表 商务部在接收到综合管理部 物资部等部门的采购申请之后 便根据实际情况开始审核这些申请 4 4 审核 商务部针对项目启动书 开始对综合管理部 物资部等部门的申请进行审核 如果审核不通过 则返回每个相应需求部门进行修改 5 5 审核及分工 商务部审核通过的采购申请 便开始由商务部主管人员分配到不同的采 购员手中 6 6 进行相关采购工作 商务部主管将相应的采购工作 分配到每一个采购员手中之后 每个采购员便开始安排实际的采购工作 7 7 接收询价 采购员采购工作的第一步就是在优选库中 向不同的供应商询价 供应商 接收采购员的询价信息 8 8 报价 供应商根据商务部采购员的询价信息 回复相应的报价信息 针对同一种产品 采购员会向多个供应商进行询价 同时收到多分报价信息 9 9 价格对比合同签订 采购员根据所收到的报价信息 对比其中的价格 从中选择价格 低廉 质量有保证 交期短的供应商 并开始草拟 签订合同 1010 确认签字 根据产品采购信息 将合同制作完成之后 需要将合同提交公司董事 由 公司董事进行确认签字 1111 合同盖章回传按照合同付款 经我们公司董事确认签字之后 还需要供应商在合同上 签字盖章 并回传 合同签订完毕之后 便可以按照合同进行相应的付款工作了 1212 到货送检 待商务部所采购的物资到货之后 首先需要通知质量管理部进行质量检验 只有经过质检的物资才可以办理入库手续 质检完毕 质量管理部要将质检结果给商 务部以反馈 没有问题的便可以办理入库手续 有问题的需要商务部与供应商进行退 换货处理 1313 接收入库前的采购报表状态 商务部每周会给综合管理部 产品部等部门发送一次所 采购物资的交期 到货情况等信息的报表 以便相关部门安排好相应的配套工作 1414 入库 商务部采购回来 并经质量管理部质检合格的产品 便可以由物资部办理物料 入库手续 2 2 4 4 商务部的现存管理难点商务部的现存管理难点 管管 理理 难难 点点 说说 明明 序序 号号 难难 点点 难难 点点 描描 述述 备备 注注 1 1 公司各个部门有采购需求时 所提交的采购申请单格式不统一 经常 需要采购人员二次加工 增加了其额外的工作量 2 每次在接收用料计划时 都需要相关部门人员携带着已经经过签字的 纸质单据 来回跑商务部找人 严重降低人员工作效率 3 每次在接收采购申请单时 都需要相关部门人员携带着已经经过签字 的纸质单据 来回跑商务部找人 严重降低人员工作效率 4 每次进行采购申请审核时 都需要查找很多纸质单据上的信息 而且 信息比较分散 严重影响采购人员的信息查找效率 5 每次同一张采购申请单中的明细分配给不同的采购员时 由于纸质单 据无法直接拆分 都会增加采购分配的工作量 6 每次向不同的供应商询价后 由于 Excel 功能有限 很多信息又存在 纸质单据上 因此比价 分析的工作量比较大 7 每次采购人员询价之后 对不同供应商的报价进行对比 分析时 由 于需要人工分析 无法实现分析的智能化 会增加很多工作量 8 每次采购到货时 商务部采购员都需要人工携带纸质单据通知质量管 理部到货质检 严重降低了工作效率 9 每次质量管理部到货质检完毕之后 又需要通过纸质单据将质检结果 反馈给商务部 降低了其工作效率 10 每次采购状态数据 有更新的时候 都需要采购人员人工更新采购状 态报表 增加了工作的繁琐度 降低了工作效率 11 每次采购到货质检之后 需要办理入库手续的时候 都需要商务部采 购人员携带纸质单据 到物资部办理入库手续 增大工作量 12 工 作 效 率 通过 Excel 对不同产品的交期进行管理时 由于 Excel 功能有限 无 法到期自动提醒 因此需要花费很多人力统计这些信息 13 3 公司各个部门有采购需求时 所提交的采购申请单格式不统一 经常 需要采购人员二次加工 增加了潜在出错的风险 14 每次采购申请单中的明细分配给不同的采购员时 由于纸质单据无法 直接分配 再加上明细 规格繁多 都存在潜在出错风险 15 采购人员询价之后 当对不同供应商的报价进行对比 分析时 由于 需要人工分析 无法实现智能化 所以潜藏了一些出错风险 16 每次采购状态报表需要更新时 由于里面的数据量比较大 而且更新 的频度比较高 每次又都需人工更新 因此增大了出错风险 17 出 错 风 险 针对不同的供应商进行采购时 采购订单格式不统一 导致采购人员 在录入订单信息时 都存在着一定潜在的出错可能性 18 工 作 滞 后 向不同的供应商询价后 由于 Excel 功能有限 很多信息又存在纸质 单据上 导致询价 比价的汇总分析工作 有一定滞后性 19 每次采购状态报表需要更新时 由于里面的数据量比较大 而且更新 的频度比较高 因此更新时存在一定的滞后性 20 商务部每周给产品业务部 综合管理部等部门发送一次采购状态报表 这样每个部门所的到的数据并非最新的 存在滞后性 21 在对所采购的物料进行交期管理时 由于 Excel 功能有限 无法到期 自动提醒 因此人工核查时 稍有疏忽就会造成交期滞后 22 按不同的项目 统计物料采购情况时 由于分多期采购 到货时间又 不可能统一 所以统计起来有比较大的工作量 23 统计不同采购员年度 季度 月份采购量时 由于数据比较零散 且 需要人工统计分析 因此在做这方面工作时 有一定工作难度 24 统计不同供应商延期交货 残次品等信息时 由于工作量比较大 每 个采购员的信息又都只是一部分 因此比较难统计 25 数 据 分 析 统计从不同供应商处采购总量 采购总金额 以增加与供应商的谈判 筹码时 由于需要人工统计 无法自动生成 因此有难度 2 2 4 5 商务部的系统需求商务部的系统需求 系系 统统 需需 求求 说说 明明 序序 号号 需需 求求 需需 求求 描描 述述 备备 注注 1 1 要求各个部门可以在系统中 直接提交统一格式的采购申请单 不 必采购人员再次加工 减少不必要的工作量 2 每次在接收用料计划时 都可以在系统内部接收 审批 签字 而 无需人工带着纸质带锯来回找人 提高工作效率 3 每次在接收采购申请单时 都可以在系统内部接收 审批 签字 而无需人工带着纸质带锯来回找人 减少不必要的工作量 4 在审核采购申请时 可以便捷的在系统中实现多条件查询相关信息 并可以追踪明细信息 查询条件要求支持模糊查找 5 每次同一张采购申请单中的明细分配给不同的采购员时 可以直接 通过申请单下推生成不同的采购任务 6 每次向不同的供应商询价后 要求系统能够根据不同规格型号的产 品 供应商自动生成比较信息汇总 降低认为工作量 7 每次采购人员询价之后 对不同供应商的报价进行对比 分析时 要求系统能够实现智能化的分析 减少人工的工作量 8 每次采购到货时 商务部采购员可以直接在系统中 通知质量管理 部到货质检 提高工作效率 9 每次质量管理部到货质检完毕之后 都可以直接在系统中根据相应 的质检参数 录入质检结果 并可以在系统中反馈给商务部 10 提 高 工 作 效 率 每次采购状态数据 有更新的时候 系统都能够自动更新相关的数 据 提高精确度 减少人工工作量 11 每次采购到货质检之后 需要办理入库手续的时候 要求可以直接 在系统中根据质检等相关单据 下推自动生成采购入库单 12 对不同采购品的交期进行管理时 要求不同采购单据中的交期可以 在到期前 自动通过邮件 提示对话框等方式进行提醒 13 3 要求各个部门可以在系统中 直接提交统一格式的采购申请单 不 必采购人员再次加工 降低人工操作出错的风险 14 每次采购申请单中的明细分配给不同的采购员时 都可以直接通过 采购申请单 下推自动生产不同的采购任务单 降低出错风险 15 采购人员询价之后 当对不同供应商的报价进行对比 分析时 要 求系统能够自动实现智能比价 避免人工分析时出错的风险 16 每次采购状态报表需要更新时 系统都可以根据不同的单据信息 自动更新采购状态报表 避免人工更新时 出错风险的发生 17 降 低 出 错 风 险 针对不同的供应商进行采购时 要求在系统中按照统一的格式录入 采购订单 避免因格式不统一而带来的出错风险 18 向不同的供应商询价后 要求系统能够自动根据不同的供应商 规 格型号 生产智能比价信息 减少人工分析带来的工作滞后性 19 每次采购状态报表需要更新时 要求系统能够根据相应的采购单据 中的信息 自动更新采购状态报表 避免人工分析的滞后性 20 要求采购状态报表能够时时更新 使得产品业务部 物资部等相关 部门人员所查询到的数据是最新的 21 避 免 工 作 滞 后 在对所采购的物料进行交期管理时 要求系统能够自动统计 分析 不同产品的交期 避免人工更新 造成的交期滞后 22 要求系统能够按不同的项目 支持多条件统计 分析某一项目的物 料采购情况 避免人为汇总 分析时工作量大 易出错的情况 23 要求系统能够按照不同的采购人员 分年度 季度 月份等时间段 统计 分析其采购量 以便分析不同采购人员的业绩 24 统计不同供应商延期交货 残次品等信息时 要求系统能够实现多 条件 分类汇总统计 以方便公司对不同供应商 评定级别 25 要求系统能够自动分类统计 分析从不同供应商处采购总量 采购 总金额 以增加与供应商的谈判筹码 26 方 便 地 数 据 汇 总 分 析 要求系统能够自动生产多种与采购工作相关的图形化界面的报表 例如 年度采购分析表等 提升系统的数据汇总 分析能力 2 2 4 6 商务部现用单据商务部现用单据 根据对商务部的初步调研 现得知商务部在日常的询价 比价 选择供应商 签订合同 采购 报表制作等工作的过程中 主要使用以下单据 用料计划 采购申请单 项目启动通知 书 签呈单 询价单 采购订单 送检单 不合格审理单 入库申请单 支票领用登记单 项 目成本单 变更单 2 2 5 质量管理部部管理流程及需求质量管理部部管理流程及需求 2 2 5 12 2 5 1 质量管理部现状质量管理部现状 根据对质量管理部的初步了解 现得知质量管理部是公司物资 半成品 产成品等产品的 检验归口管理部门 质量管理部的日常主要工作分为一下几个方面 一是公司质量管理体系建设 流程梳理和文件发布管理 二是标准化 外部引进的标准 和内部组织编写的标准文档的发布和共享平台维护 三是计量管理 公司所有测试 检验和试验设备的计量台长维护和计量计划实施 四是检验管理 包括公司外购的原材料入厂检验 和公司研制的产品出厂检验 五是项目质量监控 是指对公司立项的所有项目进行阶段性质量审查 跟踪审查发现的任 何问题 并跟踪问题的解决结果 六是质量信息管理 负责公司质量信息的收集 分析和报告 有月报和季度质量简报等形 式 目前在内网发布 质量体系发布 标准共享质量体系发布 标准共享 基于现有 OA 平台 已可已实现质量体系文件发布和标准上传功能 但目前权限主要限于 非密网络 目前 项目技术文档的标准化审查工作 暂时还未应用到 OA 平台上 主要依靠打印出来 的纸介文件传递审查 效率很低 而且版本不好控制 迫切需要公司上文件审批系统 计量管理计量管理 计量设备是公司资产的一部分 但是目前为止因为公司资产还未应用到 OA 平台上 所以 计量设备台账也未能利用 OA 平台 暂时主要依靠手工制作 导致工作效率低下 信息共享不 足 原材料入厂检验组原材料入厂检验组 经过对质量管理部的初步调研 现得知原材料入厂检验工作 质量管理部主要作为商务部 采购人员和物资部库管人员接口 所有采购回来的原材料 必须救过质量检验合格之后 才可给予办理原材料入库手续 产品出厂检验组产品出厂检验组 经过对质量管理部的初步调研 现得知公司产品业务部所研发生产出来的产品和公司生产 中心所批量生产出来的产品 均需要通过质量部成品检验组进行出厂检验 其中成品检验 质量管理部主要作为三个产品部 仿真 信号 导航 和生产中心接口 产品部 生产中心完成自测后 应向检验组提交检验申请 检验合格后才可入库 项目质量管理组项目质量管理组 经过对质量管理部的初步调研 现得知项目质量管理组是质量管理部的日常工作重点和主 要精力所在 质量管理组在日常工作过程中 主要是针对公司各产品部 283 个项目的输出文档进行质量 审查 产品质量问题进行跟踪 对质量管理体系的落实情况进行检查 并形成一系列的评审报 告 必要时提交给外部顾客 因为公司项目数量多 项目类型丰富 且公司没有项目基本信息的共享平台 所以对项目 质量跟踪造成许多困难 不便于项目信息交流 再加上产品部普遍存在文档版本管理混乱的现 象 造成了许多不该发生的质量问题 2 2 5 22 2 5 2 岗位设置岗位设置 根据此次对公司质量管理部的初步调研 现得知质量管理部在日常质量管理工 作中 主要设置有以下岗位 岗位职责 岗岗 位位 说说 明明 序序 号号 岗位职称岗位职称岗位职责岗位职责 备备 注注 1部门经理 管理质量管理部团队 协调检验组 质量管理组的相关成 员 质量管理部管理流程的制定 审批 2体系主管公司质量管理体系的建设工作 3标准化主管公司质量管理体系标准化工作的推行 4计量专员公司具体的计量管理工作 5 项目质量工程 师 公司项目质量跟踪和质量评审工作 6IQC 检验商务部采购的原材料入厂检验工作 7OQC 检验 对公司产品部和生产中心提交的产品 进行出厂检验的工 作 8质量信息管理 根据公司各个部门的实际情况 跟踪质量信息 使公司质 量管理工作走向整体化 系统化 调研说明此次调研的主要对象为质量管理部王丽琴经理 物资采购质检业务流程图物资采购质检业务流程图 质质量量管管理理部部 物物资资采采购购质质检检业业务务流流程程图图 质质量量管管理理部部物物资资部部备备注注商商务务部部 物资采购 采购送检IQC检验 退货 换货 合格物资入库 否 是 不合格审理 让步 挑选 物资采购质检业务流程说明物资采购质检业务流程说明 公司产品业务部 生产中心将物资采购需求提交给商务部 经商务部采购回来之后 便可 以由商务部对所采购的物资 进行采购送检 质量管理部根据不同产品的质检参数 完成相应 的质检工作 下面对质量管理部物资采购质检业务流程图中的各个节点 做简要说明 1 1 物资采购 商务部根据公司产品业务部 生产中心 物资部所提交的物资采购需求 进行相应的物资采购工作 2 2 采购送检 当商务部根据相关部门所提交的采购需求 将相应的物资采购回来之后 便可以进行相应的送检工作 3 3 IQC 检验 质量管理部收到商务部所送检的物资之后 根据不同物资的质检参数 进 行相应的进料质检工作 4 4 不合格审理 质量管理部根据质检参数 对报检不合格的物资进行审理 以决定如何 处理不合格产品 5 5 让步 挑选 质量管理部根据物资需求的紧急程度 所采购物资的不合格程度 来决 定是进行让步还是从中挑选部分物资 6 6 物资入库 经质量管理部质检合格或者随然不合格 但是质量管理部已作出让步 挑 选决定的物资 便可以办理入库手续 7 7 退货 换货 经质量管理部质检不合格 并且质量管理部认为不能让步 挑选的物资 由商务部进行退货 换货处理 自研产品质检业务流程图自研产品质检业务流程图 质质量量管管理理部部 自自研研产产品品质质检检业业务务流流程程图图 质质量量管管理理部部物物资资部部备备注注产产品品业业务务部部 产品研发 产品送检质量检验 返工 返修合格产品入库 否 是 成品 半成品 不合格审理 让步 挑选 自研产品质检业务流程说明自研产品质检业务流程说明 公司产品业务部自主研发的产品 也需要经过质量管理部质检合格或者让步 挑选的情况 下 才可以办理相应的入库手续 下面对质量管理部自研产品质检业务流程图中的各个节点 做简要说明 1 1 产品研发 产品业务部工程师根据公司自主产品研发规划 对新产品进行研发生成 2 2 成品 半成品 产品业务部工程师根据公司自主产品研发规划的要求 研发并生产出 成品 半成品 3 3 产品送检 产品业务部工程师在研发生产出新产品之后 便将新产品送到质量管理部 进行产品质检 4 4 质量检验 质量管理部根据不同产品的质检参数 针对自研产品进行相应的质量检验 工作 5 5 不合格审理 质量管理部根据质检参数 对报检不合格的物资进行审理 以决定如何 处理不合格产品 6 6 让步 挑选 质量管理部根据物资需求的紧急程度 自研产品的不合格程度 来决定 是进行让步还是从中挑选部分物资 7 7 产品入库 经质量管理部质检合格或者虽然不合格 但是质量管理部已作出让步 挑 选决定的产品 便可以办理入库手续 8 8 返工 返修 经质量管理部质检不合格 并且质量管理部认为不能让步 挑选的物资 由产品业务部进行返工 返修处理 批量生产产品质检业务流程批量生产产品质检业务流程 质质量量管管理理部部 批批量量生生产产产产品品质质检检业业务务流流程程图图 生生产产中中心心质质量量管管理理部部物物资资部部备备注注产产品品业业务务部部 生产任务书 产品送检质量检验 返工 返修合格产品入库 否 是 成品 半成品 批量生产 不合格审理 让步 挑选 批量生产产品质检业务流程说明批量生产产品质检业务流程说明 除自主研发之外 公司还会有很多已完成研发