论涉外秘书的素养与能力

论涉外秘书的基本能力和素质要求秘书工作在我国历史悠久，早在汉代就已出现了“秘书”一词。在我国秘书学界就“秘书”这一词定了一个明确而清晰的概念：“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”而随着我国对外开放的加深和对外联系的加强，国内企业的对外贸易也越来越频繁。这样，在“秘书”这一种概念下，就有了一个新的概念“涉外秘书”。所谓涉外秘书是指在我国“三资”企业和外贸、外事、海关、银行、税务、保险、宾馆商场等涉外单位供职的秘书。在今天，秘书已成为世界范围内覆盖面最广的职业之一，被称为现代社会的第361行。秘书这个字眼在最近几年人才市场中频频出现，秘书职位的空缺也是层出不穷，其需求连续多年在招聘排行榜上位居前列。随着市场经济的发展与繁荣，特别是三资企业在中国的发展，这种势头将会有增无减，同时也给社会提供了许多就业机会（一）、涉外秘书的职责和范围涉外秘书根据基本职责、地位可分为秘书和文员两大类。它的工作环境首先是一个外向型的工作环境。她需要与外国人、外国公司打交道，或直接服务与外国上司或外国公司，这种相互交往与服务的前提就是语言，包括口语和书面语。所以它对语言口才的要求特别高。涉外秘书的工作环境还是一个技术设备日益现代化的工作环境。作为一名涉外秘书，毫无疑问需要娴熟地操作办公自动化设备和系统。由于涉外秘书的协作是事务处理过程中的办文属于办公室工作范畴，不属于文学创作，因此涉外秘书应当掌握的写作技能主要是应用文写作技能。它从文中上分为中文写作和外文写作；从内容上又分为公文写作和行文写作。涉外秘书的一般职责范围包括剪报、处理邮件、安排上司工作日程、草拟信函文件、筹办会议、档案管理等等。涉外秘书除了要理解总方针、政策外，着重应掌握本单位的有关政策。在工作中保证质量，避免差错也是非常的重要。秘书是不仅是上司的代表，还是公司的代表，迅速高效的工作和保密是一个合格的秘书所必需，尽管对涉外秘书的综合素质的要求越来越高，但是近年来由于涉外秘书具有“四高”的优越性，即收入较高、层次较高、性能较高、效率较高。越来越具有吸引力。但是不可否认的是国外对涉外秘书的要求是重能力重才华。国内就相对欠缺点更重视秘书人员的外在形象。涉外秘书的个人素养是很重要的，具体表现在如下几个方面：首先，高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证。其次，高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托。第三，高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。所以，涉外秘史必须具备如下几个素质：（一）健康的身体素质健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。 所谓“身体是革命的本钱”，只有拥有健康的身体，才可以更好的为企业服务，创造出无限的价值。尤其是秘书的工作，既复杂又要求极高，没有良好的身体素质，是无法适应复杂多变的工作环境的，只会给自己添乱子。（二）优良的思想政治素质 1、坚定的政治立场和政治态度。能否坚持正确的政治立场，对于秘书人员来说是十分重要的。尤其是在国际形势纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，秘书必须清楚地了解我国和其他的国家的相关政策法规，不触犯法律，严格照章办事。 2、较高的遵守纪律的自觉性。纪律具有十分重要的意义，纪律是我们事业成功的重要保证。就秘书人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。由于秘书人员贴近领导，辅助领导工作，所以必须高度自觉的严格要求和约束自己，把自己置于组织合群中的监督之下。 3、作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。 （三）良好的职业道德1、热爱祖国，为人忠诚。这既是每个中华人民共和国公民最基本的人生准则和道德规范，也是秘书人员最基本的行为准则。忠于职守，既是忠于党，忠于国家和人民利益的具体表现，也是要为本单位、本机关努力做好工作的要求，这两个方面从根本上是统一的，秘书人员要把他们结合起来。 2、工作积极，求真务实。服务领导是秘书工作的基本职能。市场经济瞬息万变，令人难以把握，秘书人员要强化主动服务，及时把握经济运行和社会发展变化情况。一要认真为领导决策服好务，做到知情早、晓事快、见事深、谋事准，坚持换位思考，多角度、全方位看问题；二要认真为基层群众服务，转变作风，走出机关，深入基层，听取呼声，做到下情上达，上情下传，互相沟通；三要讲求效率，求真务实。 （四）积极的心理素质1、豁达开朗：由于秘书人员的特殊位置，常常会在工作中遇到内部或外部的一些干扰。因此秘书人员的性格中很重要的一方面就是对人对事需要豁达、开朗，即在坚持原则的前提下采取宽容、忍耐的态度。给人以勇气，团结同事共同工作。 2、意志坚强：秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚韧不拔、百折不回的毅力，克服各种困难，实现自己的职能。秘书还要严于自律，自制力强，努力克服自身的缺点和不足，成为一个意志坚强的人。3、敏捷应变：秘书不仅要有意志坚强不屈的性格，还要有机敏灵活的性格。秘书工作涉及面广、变化性强，秘书要有敏锐的观察力和迅速的判断力，善于沟通，长于协调，既不丧失原则，又不激化矛盾。特别是在遇到突发事件和复杂情景时，能够机警灵活，随机应变，使问题得到及时而恰当的解决。4、幽默风趣：幽默风趣是人类宝贵的心灵财富，是情感优裕和自由的展现。在生活和工作的诸多困惑面前，幽默风趣能帮助你化被动为主动，变尴尬为愉悦，以轻松的微笑代替沉重的叹息。秘书在交往活动中运用幽默，可以使人感到轻松，易于沟通情感，取得理解，消除陌生和紧张，营造和睦的交际氛围。（五）严谨的法律素质秘书工作政策性很强，秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，严重的还会造成法律后果。因此，秘书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要。由于我国的法律政策体系规模庞大，秘书人员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论基础上，有针对性地学习有关的法律政策知识。重点有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政策；二是同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章、政策。涉外秘书的难做就往往体现在他的知识面上，他不仅要清楚地了解本国的相关法律政策知识，同时还必须了解清楚其他国家的法律知识，并且做到融会贯通。（六）优秀的业务素质 1、 理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。 2、 实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。 3、 办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。 （七）全面的语言文化素质 1、学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。 语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？王随口吟到：天下文章属三江， 三江文章属吾乡 ，吾乡文章属吾弟， 吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。 2、 外语及写作能力：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。职业秘书不会写作，在任何时候、任何场合都说不过去。职业秘书的写作注重的是实用性文书，说它实用，是因为其表现表现形式完全都根据内容给予相应的格式表达，操作程序与操作标准都非常明确，实效性相当强。具有优秀的写作能力是一个需要不断加强的素质要求。3、此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。俗话说，“艺不压身”。如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷