6第六章会计账簿

第六章会计账簿 目的 要求 通过本章教学 应使学生了解设置账簿的意义与原则 明确账簿的种类和格式 掌握总账 明细账 日记账各种账簿的登记依据 基本要求 方法及期末结账的方法 掌握平行登记方法 更正错账方法 重点 各种账簿的登记依据 基本要求 方法及期末结账的方法难点 结账方法和更正方法 本章安排 第一节会计账簿的意义和种类第二节会计账簿的设置与登记第三节账簿登记与使用的规则第四节对账和结账第三节会计账簿的更换与保管 第一节会计账簿的意义和种类 一 会计账簿的意义 一 概念会计账簿是以会计凭证为依据 由专门格式而又相互联系的账页组成 用以连续 系统 全面地记录和反映各项经济业务的簿记 二 会计账簿的作用1 为企业提供全面系统的会计信息 2 为成本 费用 利润的计算提供详细的资料3 为编制财务报告提供完整数据4 为分析 检查提供凭据 不断提高企业效益 二 会计账簿的种类 图9 1 三 帐簿的结构 一 封面 二 扉页 三 账页1 账户名称 包括一级 二级或三级科目 2 日期栏 3 凭证种类和号数栏 4 摘要栏 5 金额栏 包括借 贷方发生额及相应的余额栏 6 总页数和分户页次 第二节会计账薄的设置与登记 一 会计账薄的设置与登记的基本要求1 确保全面 连续 系统地核算和监督各项经济业务 为经营管理和编制会计报表提供完整 系统的会计核算资料 2 在保证满足核算和监督经济业务的前提下 尽量考虑人力 物力的节约 注意防止重复记账 3 在格式设计上 要从所要核算的经济业务的内容和需要提供的核算指标出发 力求简明实用 避免烦琐复杂 以提高会计工作效率 二 日记账的设置与登记普通日记账 在我国会计实务中很少采用该法 分栏日记账 同上 现金日记账特种日记账银行存款日记账 实际工作中被广泛采用的日记账 主要有现金日记账和银行存款日记账簿 应用现金日记账和银行存款日记账 能够逐日反映库存现金和银行存款收入的来源 支出的方向或用途以及每日结存余额 有利于对货币资金的管理 使用以及现金管理制度的执行情况进行严格的日常监督 因此 每一个会计核算单位都必须设置现金日记账和银行存款日记账 三栏式现金日记账三栏式现金日记账是按照现金 支出和结余在日记账中分别设置借方栏 贷方栏和余额栏 其格式和登记方法如表6 1所示 优点 仅在于解决了分工记账的问题 而且把大量重复发生的同类经济业务 如上例的现金收 付业务 都集中在一本账中予以序时地反映 缺点 是不能把对应账户分类汇总地加以反映 表6 1 多栏式现金日记账为了克服三栏式日记账的缺点 会计工作又进一步发展出多栏日记账 多栏式现金日记账是按照与现金收入相对应的贷方账户和与现金支出相对应的借方账户分别设置专栏 用以序时地 分类地反映与现金收支有关的经济业务 其格式 如表9 2所示 表6 2 三栏式银行存款日记账 格式 收 付 余三栏式 登记方法 逐日逐笔登记 表6 3 多栏式银行存款日记账 比照多栏式现金日记账的编制方法掌握 二 明细分类账的设置与登记明细分类账是按照二级科目或明细科目开设账户 用来分类 连续地记录和反映有关资产 负债 所有者权益 收入 费用和利润的明细情况的账簿 应用明细分类账对于加强监督财产的收发和保管 资金的使用和管理 往来款项的结算 收入的取得以及费用的开支等 都起着重要的作用 因此 每个企业单位在按照一级科目设置总分类账的基础上 必须按照明细科目设置固定资产 材料 商品 债权债务 业务收入 费用开支以及其他各种必要的明细分类账 三栏式数量金额式明细分类账多栏式横线登记式 一 三栏式明细分类账 这种格式适用于 应收账款 应付账款 等结算类科目的明细分类核算 其格式和登记方法如表6 9所示 表6 9 二 数量金额式明细分类账 这种格式用于 原材料 产成品 等 盘存类科目的明细分类核算 由于这些科目的明细分类核算既要核算金额 又要核算数量 所以在这种格式明细分类账的 借方 贷方 结存 三栏中 除须登记金额外 还须登记数量 此外 在这种格式账页的上端 还应根据实际需要 设置和登记一些必要的项目 如产品 材料物资的类别 名称和规格 计量单位 计划单价 最高和最低储备量等 根据这种格式的明细账的记录 应能取得关于各种产品 材料物资的管理 使用进行日常监督 数量金额或明细分类账的格式以及登记方法 如表6 10所示 表6 10 三 多栏式明细分类账 这种格式适用于 材料采购 生产成本 制造费用 等账户的明细分类核算 采用多栏式明细分类账 对于属于同一一级科目或二级科目的明细账户可以合并在一张账页上进行登记 即在这种格式的 借方发生额 贷方发生额 下分别设置若干金额栏 分栏登记各个明细科目的数额 在实际工作中 材料采购 生产成本 制造费用 等科目的明细分类账可以只按借方发生额设置账户 贷方发生额由于每月只发生一笔或几笔 可以在有关栏内用红字登记 表示属从借方发生额中冲减 多栏式明细账的格式和登记方法 如表6 11所示 表6 11 四 总分类账的设置与登记总分类账是按照总分类账户来分类登记各项经济业务的账簿 应用总分类账能够全面地 总括地反映经济活动和财务收支情况 并可为编制会计报表提供所需的资料 因此任何单位都要设置总分类账 总分类账中 应按照会计科目的编码顺序分设账户 为每个总分类账预留若干账页 总分类账账页的一般格式是 把金额分为借方发生额 贷方发生额和余额三栏 简称三栏式总账 有的设 对方科目 栏 目的是便于了解经济业务内容 也便于查对账目 总分类账的一般格式如表6 12所示 在这里 我们以生产成本账户为例 说明其登记方法 表6 12 第三节账簿登记与使用的规则 一 启用账簿的规则封皮上写明单位名称 账簿名称扉页上按 启用表 列示内容 完整填列二 登记账簿的规则准确完整注明记账符号书写留空 1 2 正常记账使用蓝黑墨水或碳素墨水顺序连续登记 结出余额过次承前定期打印禁止行为 刮 擦 挖 三 更正错账的规则 一 会计记录错误1 会计原理 原则运用错误2 记账错误 漏记 重记 错记 3 计算错误 1 顺查法 亦称正查法 凭证 账簿 报表2 逆查法 亦称反查法 报表 账簿 凭证3 抽查法 三 错账的更正方法1 划线更正法适用范围 记账凭证不错 账簿登记有错 更正方法 第一步 用红线注销错误的文字或数字第二步 用蓝字将正确的文字或数字写在划线的上端 二 会计记录错误查找的方法 例 新星公司7月13日销售A产品一批 取得货款5800元 将其存入银行 假设不考虑增值税 银行存款总账 表6 8 2 红字更正法适用范围 1 记账后发现凭证中科目或金额有错更正方法 第一步 比照原错的做一张红字凭证据以入账第二步 用蓝字做一张正确的凭证据以入账 2 记账后发现凭证中金额大于应记金额更正方法 只需做一张红字凭证据以入账 例 某企业基本生产车间领用一批原材料用于制造产品 计5000元 填制记账凭证时 误作成如下会计分录 并已登记入账 借 制造费用5000贷 原材料5000当发现这种错误时 应先填制一张冲销原记录的记账凭证其会计记录如下 借 制造费用贷 原材料与此同时 再用蓝字填制一张正确的记账凭证 其会计分录如下 借 生产成本5000贷 原材料5000根据上列两张记账凭证记入有关账户后 错误即可更正 5000 5000 3 补充登记法适用范围 记账后发现凭证中金额小于应记金额 更正方法 只需按差额作一张蓝字凭证登记入账即可 例 新星公司向银行取得短期借款20000元存入银行 原记账凭证为 借 银行存款2000贷 短期借款2000按差额编制一张蓝字凭证借 银行存款18000贷 短期借款18000 第四节对账和结账 一 对账为了保证账簿所提供的会计资料的正确 真实 可靠 会计人员在登记账簿时 一定要有高度的责任心 切不可马虎从事 记完账后 还应定期做好对账工作 做到账证相符 账账相符 账实相符 会计对账工作的主要内容包括 一 账证核对账簿是根据经过审核之后的会计凭证登记的 实际工作中仍然可能发生账证不符的情况 因此 记完账后要将账簿记录与会计凭证进行核对 做到账证相符 会计期末 如果发现账证不符 还有必要重新进行账证核对 但这时的账证核对是通过试算平衡发现记账错误之后再按一定的线索进行 二 账账核对各个会计账簿是一个有机的整体 既有分工 又有衔接 总的目的就是为了全面 系统 综合地反映企业及各单位的经济活动与财务收支情况 各种账簿之间的这种衔接依存关系就是常说的勾稽关系 利用这种关系 可以通过账簿的相互核对发现记账工作是否有误 一旦发现错误 就应立即更正 做到账账相符 账簿之间的核对包括以下内容 1 核对总分类账簿的记录 2 总分类账簿与所属明细分类账簿核对 3 总分类账簿与序时账簿核对 4 明细分类账簿之间的核对 三 账实核对账实核对是指各项财产物资 债权债务等账面余额与实有数额之间的核对 账实核对的内容主要有 1 现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符 2 银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符 3 各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数是否相符 4 有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录是否相符 二 结账结账是一项将账簿记录定期结算清楚的账务工作 在一定时期结束时 如月末 季末 年末 为了编制会计报表 需要进行结账 结账的内容通常包括两个方面 一是结清各种损益类账户 并据以计算确定本期利润 二是结清各资产 负债和所有者权益账户 分别结出本期发生额合计和余额 一 结账的一股程序1 将本期发生的经济业务全部登记入账 并保证其正确性 2 按照权责发生制原则的要求 调整有关账项 合理确定本期应计的收入和应计的费用 具体包括两类 1 应计收入和应计费用的调整 2 收入分摊和成本分摊的调整 3 将损益类账户余额转入 本年利润 账户 并编制有关的结转分录 通过结转损益类账户 以确定本期利润 4 结算出资产 负债和所有者权益科目的本期发生额和余额 并结转下期 二 结账的方法1 对不需要按月结计本期发生额的账户 如各项应收应付款明细账和各项财产物资明细账等 每次记账以后 都要随时结出余额 每月最后 笔余额即为月末余额 2 现金 银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入 费用等明细账 每月结账时 要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线 结出本月发生额及余额 在摘要栏内注明 本月合计 字祥 在下面通栏划单红线 3 需要结计本年累计发生额的某些明细账户 每月结账时 应在 本月合计 行下结出自年初起至本月末止的累计发生额 登记在月份发生额下面 在摘要栏内注明 本年累计 字样 并在下面通栏划单红线 12月末时 本年累计 就是全年累计发生额 全年累计发生额下通栏划双红线 4 总账账户平时只需结出月末余额 年终结账时 为了总括地反映全年各项资金运动情况的全貌 核对账目 要将所有总账账户结出全年发生额和年末余额 在摘要栏内注明 本年合计 字样 并在合计数下通栏划双红线 第五节会计账簿的更换与保管 一 账簿的更换1 总账 日记