账务处理与总账系统

账务处理与总账系统 主要内容 第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理 往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进 动态会计平台的构建 第一节帐务处理子系统概述 一 账务处理的基本概念账务处理是指通过设置会计科目 填制凭证 复式记帐 编制报表等一系列方法 获取企业经营活动的信息 进行加工 存储 汇总 并通过会计报告达到全面 系统地反映人 财 物 供 产 销等经营活动信息 为投资 债权人等提供会计信息 从信息处理的角度 会计数据 数据采集 数据加工与存储 报告信息 经济业务流程 原始凭证 投资人债权人管理者政府 二 帐务处理的基本特征 一 规范性强 一致性好采用世界通用的会计记账方法 复式记账法 并满足以下的基本处理原则 有借必有贷 借贷必相等资产 负债 所有者权益总账余额发生额必须等于其下属明细账余额发生额之和 尽管不同单位选择不同的会计核算组织程序 但最终的账薄格式基本相同 二 综合性强 在整个会计信息系统中起核心作用一方面账务处理系统以货币为计量单位 综合 全面 系统地反映企业供产销的所有方面 因此具有很强的综合性和概括性 另一方面账务系统还接收其他子系统的数据 向其他子系统传递数据 因此它是核心 三 控制要求严格 正确性要求高正确的报表来自正确的账薄 正确的账薄来自正确的凭证 只有从凭证开始 对账务处理进行严格控制 才能防止差错发生 第二节账务处理的流程分析 一 手工环境下账务处理的流程分析五种账务处理流程 记帐凭证核算形式科目汇总表核算形式汇总记帐凭证核算形式日记总帐核算形式多栏式日记帐核算形式 科目汇总表核算形式 科目汇总表核算形式主要包括以下步骤 1 根据原始凭证编制记帐凭证2 登记日记帐3 登记各种明细帐4 根据科目汇总表登记总帐5 月末处理6 编制报表从以上可以看出手工会计信息系统的缺陷 1 数据大量重复2 信息提供不及时3 准确性差4 工作强度大 二 计算机账务处理数据流程 一 账务处理流程方案一1 数据库文件 1 记帐凭证文件 2 科目余额文件 3 对帐单文件 账务处理流程方案一 二 账务处理方案二1 数据库文件 1 临时凭证文件 2 汇总文件 3 历史凭证文件 4 单位银行对账文件 5 对账单文件 账务处理方案二 原始凭证 记账凭证 机制凭证 对帐单 会计报表 总帐 明细帐日记帐 余额调节表 填制录入 自动生成 审核 输入 接收 记账 生成报表 输出总帐 银行对账 输出 对帐单文件 临时凭证文件 汇总文件 历史凭证文件 单位银行对账文件 期末处理 账单数据文件 已达账 未达账 查找问题 删已达账 制余额调节表 未达帐项包括四种类型 分别是1 银行已收 企业未入账2 银行已付 企业未入账3 企业已收 银行未入帐4 企业已付 银行未入帐企业日记帐余额 银行对帐单余额 加 1 加 3 减 2 减 4 第三节总账子系统的总体设计 一 总账子系统的目标 一 及时 准确地采集和输入各种凭证 二 高效 正确地完成记帐过程 三 随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务 随时输出各会计期间的各种报表 为企业管理提供信息 四 建立帐务处理子系统与其他系统之间的数据接口 实现会计数据的及时传递和数据共享 二 账务处理子系统功能模块设计方案一 账务处理子系统功能模块设计是以系统分析中的数据流程图等为依据 建立账务处理子系统的总体结构图 并按功能划分一个个功能相对独立的模块 并给出各功能模块的功能描述 三 账务处理子系统功能模块设计方案二 初始化功能模块凭证处理模块记账结账模块帐簿输出管理账务处理子系统个人往来款管理模块部门管理模块单位往来管理项目管理银行对帐自动转帐系统服务 四 会计科目代码设计 会计科目是对经济业务的一种分类 一 会计科目代码设计的意义会计名称的缺点 1 文字形式的科目名称较长 计算机处理不方便 2 科目在账务处理中用于对经济业务进行分类 是某类经济业务分类的标志 要求具有准确性 确定性和唯一性 保持前后一致 3 凭证中的会计科目需要人工输入 文字型的科目不便于提高输入速度 对会计科目编码的目的 1 便于反映会计科目之间的逻辑关系2 保证会计科目的惟一性3 简化会计数据的表现形式4 便于对会计数据加工处理 提高处理速度 二 会计科目代码方案1 编码方式 1 顺序码 01 02 03 2 位数编码 如某企业会计科目编码共8位 一级科目4位 二 三级科目2位 3 分组编码 如1501001 1501099表示各种机床 1501101 1501199表示各种电脑 1501201 1501299表示各种汽车 2 科目编码设计的基本原则 1 规定性原则 一级与部分科目按国家规定 首位1 资产 2 负债 3 所有者权益 4 成本 5 损益 2 层次性原则 上级科目与下级科目 3 一致性原则 有一定规律性 如管理费用科目 一般按部门设二级科目 按费用项目设三级科目 便于统计 见后页举例 4 简短性原则 位数少 5 扩展性原则 位数留有余地 与前矛盾 例 6602管理费用660201管理费用 办公室66020101管理费用 办公室 办公费66020102管理费用 办公室 差旅费 3 科目代码编码体系设计 1 定长定位 各级科目编码的长度是固定的 2 不定长 一级固定外 其余各级在不超过总长度的情况下不固定 可以由用户随意设计 但必须在相应的文件中增加几个字段 科目级别 上级科目编码 末级标志等 用以识别 3 立体科目 将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来 按照项目存储 并将项目和科目建立动态链接 以满足优化会计科目体系 一个科目可以链接多个部们 一个部门可以链接多个科目 形成立体科目 4 科目编码设计的拓展 客户编码存货编码部门编码等可用同样方法进行 五 账务处理子系统主要数据文件设计 一 科目文件科目文件是用来存放账务处理中所有科目及相关内容的数据库文件 1 科目文件结构设计方案一 采用定长定位方式设计会计科目体系 方案二 采用不定长方式设计科目编码体系 方案三 采用立体科目方法设计科目编码体系 2 科目文件的组织方式科目文件的组织方式是以 科目代码 为关键字建立的索引文件组织方式 当增加或减少科目时 计算机会自动按照索引文件的组织方式重新排序 二 汇总文件设计汇总文件主要把每一个科目的发生额 余额汇总数独立出来 存放在同一个文件中 作用 记帐时 系统自动按科目进行汇总并将汇总结果存入该文件 输出帐簿 编制报表 财务分析和领导查询时 系统自动从该该文件和历史凭证文件中提取数据 并进行加工生成所需的帐簿输出 1 汇总文件结构设计方案一 1 期末余额 可计算 期初余额 本月借方合计 本月贷方合计 0借 0贷 0平 2 以月为单位存储 一年12个文件 3 优缺点 结构简单 但汇总文件过多 2 汇总文件结构设计方案二 1 以年为单位存储 2 3月期初余额 年初余额 1 2月借合计 1 2月贷合计 3 3月借 贷方累计 1月借 贷合计 2月借 贷合计 3月借 贷合计 4 文件少 有多个数据需计算 若科目多 文件大 影响存取 备份操作 3 汇总文件的组织方式以 科目编码 为索引关键字 建立索引文件 三 凭证文件的设计凭证文件是用来存储记账凭证的每一项数据 记录在一定时间内所发生的各项经济业务的数据库文件 凭证文件是账务处理子系统的核心数据库文件 记账凭证文件的结构应该反映账务处理所需的全部内容 1 凭证文件结构设计方案一 例 一张记账凭证 借 本年利润200000贷 管理费用 办公室 办公费100000管理费用 办公室 差旅费50000管理费用 办公室 工资10000管理费用 财务部 办公费20000管理费用 财务部 差旅费10000管理费用 财务部 工资10000 存储结果 缺点 借方金额与贷方金额总有一空 数据重复多 浪费空间 2 凭证文件结构设计方案二 存储结果 缺点 虽没有了金额空 但数据还是重复 3 凭证文件结构设计方案三 1 凭证内容文件 2 凭证业务文件 存储结果 凭证内容文件凭证业务文件 特点 应用灵活 节约空间 三种方案比较 方案一不利于节约存储空间方案二节约了空间 但是和方案一一样 很多字段有重复记录值方案三节约了存储空间 而且应用灵活 如在凭证内容文件中 一笔经济业务对应一条记录 对于凭证业务文件 一笔经济业务对应多条记录 4 凭证文件的存储策略 可以年或月存储 5 凭证文件的组织方式 为顺序文件 按照业务发生的顺序存储 第四节总账子系统的初始设置 集团建议初始设置需求 小组讨论 企业集团特征信息 设置集团特征信息 集团科目文件 余额 结算方式等 人员权限文件 分子公司建议的初始设置需求 设置分子公司特征信息 复制基础信息 分公司科目文件 余额文件 其它特征文件 企业集团初始设置流程 第四节总账初始设置 先需建立账套 进行一些基本信息的设置 如单位名称 企业性质 会计科目编码方案 启用日期 本位币等的设置 一 科目设置二 凭证类别设置三 初始余额装入四 人员权限设置五 其他设置 一 科目设置 一 科目设置 一 科目设置的内容和功能1 科目设置的内容 1 科目代码 2 科目名称 3 科目类型 4 账页格式 5 科目性质 借或贷 辅助核算 日记账或银行账 6 父科目 7 级别2 科目设置功能模块增加 修改 删除 保存和退出 二 凭证类别设置凭证类别设置主要是为了实现对凭证类型的管理 并将结构保存在凭证类型文件中 一般有 收 付 转现收 现付 银收 银付 转帐记账总帐凭证 机制凭证限制科目的设置三 初始余额装入1 直接装入开始使用月份的月初余额2 装入年初余额和1月至使用计算机前各月的发生额3 辅助核算科目期初余额的录入资产 负债 所有者权益借方合计数 贷方合计数总账 下属明细科目之和试算平衡 四 人员权限设置 四 人员权限设置 一 人员权限设置的意义使会计信息系统在有效地控制下能够正常运行 严格执行内部控制制度 保证会计系统的安全性和会计信息的保密性 二 人员权限设置模块的功能是实现对财会人员分工的设置和管理 并将人员权限设置结果保存在人员权限文件中 五 其他设置项目核算与管理 部门 个人 外币 自动转帐 结算方式 是否票据管理 等 第六节凭证管理 一 凭证录入二 凭证审核三 记账 一 凭证录入 一 凭证录入 一 记账凭证格式设计允许财会人员根据需要设计凭证类型 但所有凭证采用统一的凭证格式 二 正确性检查1 凭证号检查 自动按类别连续编号 2 凭证日期检查 按凭证号递增 不能超过系统日期 3 科目代码检查 1 存在性检查 2 是否是明细科目的检查 3 与凭证类型是否相符的检查4 金额检查 有借必有贷 借贷必相等 一 凭证录入 三 辅助核算和管理数据的输入1 科目性质为 外币 的 需录入外币金额和汇率 自取 2 科目性质为 数量 需录入数量和单价3 科目性质为 单位往来 需录入单位和经办人4 科目性质为 部门 需录入部门或个人5 科目性质为 个人往来 需录入个人及部门6 科目性质为 项目 需录入具体项目7 科目性质为 现金或银行 需录入现金流入出项目或登记支票薄等 四 凭证录入模块设计的灵活性问题1 科目联机查询功能2 计算器功能3 凭证即编即打功能 一 凭证录入 五 凭证的修改1 错误凭证的 无痕迹 修改 1 未审核凭证直接修改 2 已审核凭证 取消审核修改 2 错误凭证的 有痕迹 修改 1 红字冲销法 2 补充凭证 二 凭证审核 二 凭证审核 一 凭证审核目的和功能目的 1 发现凭证在输入过程中无法发现的错误 如串户 借贷反向 借贷金额同增同减 2 为记账提供一个标记 只有经过审核的凭证才能记账功能 主要完成对录入的记账凭证进行正确性 合法性 有效性审核 对审核无误的凭证以示审核通过 二 凭证审核的方法1 静态屏幕审核法2 二次输入审核校验法 二 凭证审核 三 凭证审核模块应具备的控制功能1 审核和制单不能是同一个人2 凭证一经审核 就不能修改 删除 只有取消审核后才可以 3 取消审核只能由审核人自己完成 四 凭证的汇总主要完成一定条件范围内记账凭证的会计科目发生额汇总的功能 三 记账 记账模块的功能是根据记账凭证文件中或临时凭证文件中已审核的凭证 自动更新账务数据库文件 得到帐簿和报表所需要的汇总信息和明细信息 记账 一 记账方式执行记账功能模块即可 二 记账处理过程1 记账凭证的校验检验系统记账凭证是否有不平衡情况2 保护记账前状态保护记账前所有的数据到硬盘备份目录3 开始记账建立科目 凭证 汇总等文件之间的联系4 取 临时凭证文件 中已审核的凭证一条记录 如果文件没有结束 继续执行 否则转到9 记账 5 以该条记录中的科目代码为关键字查找在 汇总文件 中相应的记录 更新 汇总 文件的 科目余额 发生额 并逐级更新 汇总 文件中该科目的父科目的 科目余额 发生额 6 如果取出记录的科目性质为 对帐 则将记录追加到 单位银行对账 文件 7 将该记录追加到 历史凭证文件 8 将该记录做记账标准 返回4 9 从 临时凭证文件 中删除记账标识为 T 的所有记录 10 关闭所有文件 结束记账过程 记帐凭证检验 1 正确吗 保存记帐前状态 2 状态文件 临时凭证文件 取一张凭证文件 3 科目文件 删去已记帐凭证文件 8 临时凭证文件的记录执行完 4 做记帐标志 7 更新 5 追加 6 企业银行账文件 汇总文件 历史凭证文件 结束 9 已审核凭证 是 已审核凭证 记帐指令 记账 三 记账过程文件之间数据传递关系 临时凭证文件 历史凭证文件 科目文件 汇总文件 企业银行对账文件 第六节出纳管理 一 支票管理1 领用支票 需登记支票领用日期 领用部门 领用人 支票号 预计金额 用途等 2 支票支出后报销 系统据支票号自动登记报销日期 也可手工填写 3 修改 可对错误进行修改 4 统计 可按领用人或部门进行统计 5 删除 可删除已报销支票 二 银行对账 一 获取银行对账单1 录入银行对账单2 软盘获取对账单3 网络获取对账单 二 自动对账此功能是将 单位银行对帐单文件 和 银行对帐单文件 中寻找完全相同的经济业务进行核对或勾销 完全相同的经济业务是指经济业务发生的时间 内容 摘要 结算方式 结算号 金额等相同的经济业务 类型 支票号 金额 结算方式 结算号 金额 三 手工辅助对账是对自动对账的补充 对于使用完自动对账后不符合自动对账依据而没有勾销的已达账项 四 输出对账结果1 输出 银行存款余额调节表 银行账户 100201对账截止日期 2 输出 长期未达账 至截止日期超过一定天数的未达账 五 核销已达账项删除 单位银行对账文件 和 银行对账单文件 中已勾销的记录 六 输出日记账和资金日报 第七节期末处理与账表输出 一 期末转帐 一 期末转帐模块基本概念账务处理系统中允许将相对固定的特殊凭证定义为凭证模版 在使用时按规则调用即可 二 期末转帐的特点 1 期末转帐业务大多数都在各个会计期的期末进行 2 大多数只有会计人员自己编制会计凭证 无原始凭证 3 大多数要从会计帐簿中提取数据 4 期末转帐业务必须分批按步骤处理 三 期末转帐凭证类型主要有 费用分配 的结转 如工资分配 费用分摊 的结转 如制造费用 税金计算 的结转 如增值税 提取各项费用 的结转 如提取福利费 部门 项目 个人 客户和供应商核算 的结转 期末损益 的结转 四 期末转帐的基本原理 科目文件 部门编码文件 1 定义自动转帐分录 自动转帐分录模板文件 汇总文件 2 生成转帐凭证 临时凭证文件 1 定义自动转帐分录 2 生成自动转帐分录 机制凭证 二 自动结帐 1 保护结帐前状态保护结帐前所有数据到硬盘备份目录 2 结帐前必要的检查工作 1 上月未结帐 本月不能结帐 2 本月还有未记账凭证时 本月不能结帐 3 检查正确 计算发生额与期末余额 并结转下月初 3 如果是结12月份的账 必须产生下年度的空白帐簿文件 并结转年度余额 4 做结帐标志 一月一次 如果某月有结帐标志 不能再输入该月凭证并记该月的账 可跨月记账 三 输出账簿与会计报表 账表输出模块的功能是根据企业管理及会计制度要求对账务数据库文件进行排序 检索和汇总处理 最后输出所需的账表 输出的账表主要有 日记帐 明细帐 总帐 综合查询结果及对外报表 输出方式 打印 屏显 磁盘输出等 一 日记帐输出日记帐输出模块的功能是根据财会人员输入的会计科目 日期 自动汇总文件 历史凭证文件中提取数据 经过加工后输出相应的日记帐 1 日记帐格式设计普通三栏式 复币式日记帐 见图 2 输出日记帐的处理过程 1 输入日期 科目代码 2 打开汇总文件和历史凭证文件 在历史凭证文件中筛选出输入的日期和科目的记录 3 输出表图 4 从汇总文件中取出用户输入科目的期初余额 5 输出日记帐主体 遇到结尾标志 转到 10 6 判断是同一天记录 是 继续 否则 9 7 依次输出日 月 凭证号 金额内容 8 累加当日小计 下移一条记录 继续 6 9 输出当日小计 返回 5 继续下一天业务 10 选择汇总文件 提取本月借方发生额 贷方发生额 累计借方 累计贷方 余额 输出本月合计 本年累计数据 11 关闭所有数据库 结束程序 3 日记帐的输出方式 打印 屏显 磁介质 二 明细帐输出明细帐输出模块功能是根据财会人员输入的会计科目 日期 自动从历史凭证文件和汇总文件中提取数据 经过加工后输出相应的明细帐 1 明细帐格式设计 见图 三栏式 复币式 数量金额式 多栏式2 输出明细帐的处理过程同日记帐过程一样 3 明细帐输出方式 同 一 账表输出模块 三