中国嘉德、北京保利等艺术品拍卖公司库房管理制度

库库房房管管理理制制度度 一一 目目的的 通过制定仓库房管理制度 指导和规范仓库 管理人员的日常工作行为 使库房部的工作能够更加有条不紊的进行 二二 范范围围 库房管理工作人员 三三 职职责责 库房管理员负责 日常拍品的入库 出库 退货 保管 储存 包装 安全防护以及库房管理档案 资料的整理 装订 存档 保管等工作 另 外库房管理员还负责协助业务部门做好拍卖前的 文物局进出境 照相 调 色 展览及其他工作 一一 拍拍品品的的验验收收入入库库管管理理制制度度 1 拍品到公司后库管员依据清单 合同上所列的各项内容进行核对 清点 经业务部门或客户 本人确认后 方可入库 此过程需要一名业务人员陪 同作业 2 对入库拍品核对 清点后 库管员及时填写入库单 经 业务人员 库房 保管员签字后 库管员 业务员各持一份 3 库管要严格把关 有以下情况时可拒绝验收或入库 1 没有合同的拍品 2 与合同所述内容不相符的拍品 3 有瑕疵但没有在合同中明确说明 的拍品 4 因其他特殊原因不能形成入库的 拍品 库管员要 与业务人员 核对验收 并及时补填入库 信息 二二 拍拍品品保保管管库库房房管管理理制制度度 1 拍品入库后 需按不同类别 性能 特点和用途分类分区码放 做到 二齐 三清 四号定位 1 二齐 拍品摆放整齐 库容干净整齐 2 三清 种类清 数量清 位置清 3 四号定位 按区 按排 按架 按位定位 2 库房拍品要有照片与之相对应 3 库房外库不得放小件拍品 易碎拍品 防止意外丢失及损毁 4 出版物等拍品相关信息 文件单独保存并贴上与拍品相符的库号 5 库管员对每日有变动的 拍品 尤其是拍卖前集中照相调色时 要随时 核对 盘点 若发现 问题需查找处理 6 库存信息及时呈报 须对数量 文字 表格仔细核对 确保报表数据的 准确性和可靠性 7 艺术品的保管人员需接受培训 藏品一律不能用手直接接触 8 8 纸纸质质艺艺术术品品要要置置于于橱橱柜柜和和干干燥燥通通风风处处 不不能能过过于于干干燥燥和和潮潮湿湿 否否则则纸纸质质 会会脆脆化化 纸纸张张会会卷卷曲曲 发发生生霉霉变变 纸纸质质藏藏品品 古古籍籍善善本本 书书画画 油油品品等等 湿湿 度度应应控控制制在在 5 50 0 5 55 5 之之间间不不宜宜超超 6 60 0 温温度度应应控控制制 1 16 6 1 18 8 之之间间 夏夏季季 不不宜宜超超 2 25 5 古古籍籍善善本本 邮邮票票册册数数量量多多时时可可采采用用防防潮潮箱箱保保存存 9 9 纸纸质质艺艺术术品品不不能能叠叠放放 除除邮邮票票册册外外一一律律平平放放 邮邮票票册册应应立立放放于于橱橱柜柜 1 10 0 金金属属类类藏藏品品 钱钱币币 保保存存湿湿度度应应控控制制在在4 45 5 5 50 0 之之间间 三三 拍拍品品的的出出库库库库房房管管理理制制度度 1 拍卖后买受人需凭的 领取单领取拍品 若未见财务部门出具的领取凭证 或总经理未签字 字据不清或被涂改的 库管员有权拒绝拍品出库 2 临时出入库的拍品标明时间及经手人员 库房人员不得无故将拍品拿出 库房 四四 拍拍品品退退货货库库房房管管理理制制度度 1 由于公司拍品数目较多 未成交拍品应及时与业务部门沟通办理退库 及退库手续 2 拍品的历史遗留问题及特殊的不退货拍品及时的 入库到不常用的地方 并做好记录和标识 五五 文文物物局局进进出出境境管管理理制制度度 1 办理文物局进出境业务 业务人员可要求库管人员协同作业 六六 拍拍照照 调调色色管管理理制制度度 1 拍照前提前准备好照相所需的场地 器材及拍品 2 合理安排拍照时间 避免各部门时间冲突 3 尽量不适用外聘劳务人员 避免安全隐患发生 4 提前通知各业务部门照相时间 给业务部门时间 安排跟盯照相 调色 时间 七七 外外聘聘人人员员管管理理制制度度 1 尽量不安排外聘劳务人员参与库房的工作 2 如必须使用外聘劳务人员 如打包 必须提前培训 不合格者一律不 得参与工作 3 外聘劳务人员一律不得进入里库 在外库作业必须有库管人员监督 如 有违规操作追究当值库管人员责任 八八 仓仓库库卫卫生生 安安全全管管理理 制制度度 1 每天根据卫生值日表对负责区域内进行清洁整理工作 清理掉不要不用 和坏的东西 将需要使用的 工具和设备按指定区域进行整理达到整齐 整洁 干净 卫生 合理摆放的要求 2 卫生工作可以在空余时间和每天上午 上班和下午下班前进行 3 部门将根据工作结果进行评分 作为奖金的依据 4 考量拍品区域摆放是否合理 并做合理摆放和规划 5 每天上 下班由库房管理员对库房内各项情况进行详细检查 按库房安全原 则 防盗 防火 防蛀虫 防潮 防尘 防爆 防腐蚀 防漏电 防高温 检 查拍品 异常情况及时处理和报告 门门禁禁管管理理 1 公司库房分为里库与外库 里库除库房工作人员外禁止其他人员进入 包括公司内部人员和外聘劳务人员 外库可以有外部人员进入 但必须 要在库房人员陪同下进行作业 2 库房人员离开库房前须检查电源等一切威胁库房安全因素 设置好门禁 报警系统 随时保持和门禁公司联系 一旦发现问题及早处理 3 库房内严禁吸烟和禁止明火 禁止打闹 一旦发现立即报告处理 4 保障疏散通道 安全出口畅通 以保证人员安全 九九 单单据据 卡卡 帐帐务务管管理理 制制度度 1 库房所有单据的登帐要求 及时完成 2 电子表格只有库管员专人有权改动 其他部门享有查阅权 3 合同录入完毕需要各业务部门检查 核实 对录入的信息有不一致的地 方库管员要及时的改正并再次与业务部门确认 4 电子表格如有改动或换号后告知各业务部门 方便业务部门下一阶段展 开工作 5 拍品的释文等后补信息由库管人员粘贴进电子表格 但必须由业务部门 检查确认 如有出入库管人员第一时间作出修改 3 每期拍卖相关的单据资料需要保管好 库房所有单据档案进行分类保管 专人保管 4 库房对贵重拍品特殊登记 由指定人员管理 十十 盘盘点点管管理理制制度度 1 定期盘点安排在每次 大拍后 不定期盘点随时根据工作需要进行部分拍 品的不定期盘点 2 盘点过程中发现异常问题及时反馈处理 3 盘点时需要尽量保证盘点数量的准确性和公正性 弄虚作假 虚报数据 盘点粗心大意导致漏盘 少盘 多盘 书写数据潦草 错误 丢失盘点表 随意换岗等 不按盘点作业流程作业等需要根据情况追查相关责任 4 盘点初盘 复盘责任人均需要签名确认以对结果负责 5 库存拍品发现帐物不符时需要查明原因 查明原因后根据责任轻重进行 处理 十十一一 包包装装管管理理制制度度 1 库房管理人员根据领取单 出库单上数据取货 发货并确认 领取人需 要按要求在拍品进行包装前检查 拍品是否有取货错误及其他错误并确认签 字方可出库 2 出库拍品要与业务部门及财务部门确认后方可出库 避免特殊情况发生 3 有取货错误的 根据工作繁忙的程度需要查核取货错误的原因和责任人 4 由业务人员带出的拍品 一定要业务人员监督库管人员打包 确认无误 后签字并领取拍品 十十二二 仓仓库库工工作作作作风风及及态态度度 1 库管人员要有极强的责任心与执行力 做到细致 耐心 效率 2 仓库管理人员应该具有良好的沟通能力和 工作习惯 为业务部门解决后 顾之忧 3 仓库管理人员倡导诚实 严谨 团结互勉的工作态度和 工作作风 十十三三 其其他他 1 库管人员需不定期培训 向老员工学习基本的职业技能 加强专业化知识 了解各个部门不同的拍品特性 1 下达的工作任务无特殊原因需要在规定时间内完成 且保证工作品质 2 上班时间需要严格遵守公司劳动纪律 遵守作息时间 不得大声喧哗 玩闹 睡觉 长时间聊天 不应擅自离开岗位 不得以私人理由会客等 3 需要严格遵守公司的各项管理规定 4