浅述程序文件的编写

浅述程序文件的编写浅述程序文件的编写 在建立 hse 管理体系过程中 编写程序文件用时较多 占有重 要地位 程序文件是企业管理中科学的管理制度 必须强制执 行 为此 程序文件必须具有较强的可操作性和可执行性 笔 者参与了中国石化管道储运公司的程序文件编写工作 取得了 一定经验 现总结出来 供大家探讨 1 程序文件编写前的准备 a 收集和整理企业现行的管理规定 b 确定并完善各部门的职责和权限 包括现有部门的职责和权 限调查 列出需要调整或补充的职责和权限的清单 c 落实程序文件编写的工作组织 d 编制程序文件清单表 e 编制体系文件编写大纲 2 程序文件编写时应遵循的原则 编写程序文件应执行 5w 1h 原则 即 what 做什么工作 who 该项工作由谁去做 谁负责检查评价 where 该项工 作在哪儿做 when 该项工作什么时候做 why 为什么要做 该工作 how 怎么去做 依据是什么 3 程序文件编写后应达到的要求 a 指明实施程序文件的主管部门及相关部门的职责权限 接口 及相互关系 b 在每一个具体的程序文件中 列出开展此项活动的步骤 保 持合理的编写顺序 明确输入 转换和输出的内容 明确各项 活动的接口关系 职责 协调措施 明确每个过程中各项工作 由谁干 什么时间干 什么场合 地点 干 干什么 为什么 干 怎么干 如何控制及所要达到的要求 需形成记录和报告 的内容 出现例外情况的处理措施等 必要时辅以流程图 4 程序文件编写过程中存在的问题 4 1 与标准要求存在差距 由于对中国石化集团公司企业标准如 油田企业安全 环境 与健康 hse 管理规范 内容理解不深 导致编写后的程序文 件不能完全符合标准要求 4 2 职责划分不清楚 由于程序文件编写人员对机关各部门岗位职责不熟悉 在编写 前也没有严格按照程序文件编写前的准备去做 导致职责划分 不清楚 平级部门职责没有涉及到 下属单位的职责没有分层 次描述 导致程序文件可执行性不强 4 3 职责与所干工作不符 职责划分存在分歧时 应按照职责要求划分 将原来不正确的 职责改正过来 如 教育培训应由人教部门牵头 专业部门配 合 而不是专业部门单独负责 4 4 没有严格按照 hse 管理体系十要素要求编写 体系十要素要求 任何一项工作均要求有计划 实施 检查 改进内容 但在编写程序文件时 检查 改进两项往往容易忽 略 致使没有形成一套完整体系 4 5 相关职能部门参与热情不高 各职能部门应积极参与到文件编写工作中 充分理解体系要求 避免出现安全部门独揽 为以后的体系运行埋下隐患 4 6 程序文件罗嗦 层次不清楚 在编写程序文件时 应尽量做到文件最小化 高效化 注重可 操作性 在程序文件中能说清楚的 不应再编写运行控制文件 相关联的内容或管理规定应纳入到一起写 避免出现内容重复 更不能出现矛盾的内容 4 7 不能完全达到体系编写要求 由于受到程序文件编写知识面 专业面的影响 编写的内容不 深 不透 不全 对关键问题没有交代清楚该项工作由谁干 什么时间干 什么场合 地点 干 干什么 为什么干 怎么 干及出现异常情况如何处理等 4 8 仍在沿用老规定 国家发布新的法律法规后 企业应及时更新管理制度 将旧的 管理制度替换 避免出现引用过时的管理制度编写程序文件 4 9 内容繁琐 叙述不清 程序文件要求可执行性强 不能含糊不清 但是 在编写过程 中 由于牵涉部门多 往往说不清楚 在此情况下 宜用表格 表示一些繁琐内容 使表达内容一目了然 4 10 有漏项 如在应急预案管理程序中缺少大的事故反应机制 只规范了传 统应急预案的要求 应根据时代要求 增加洪水 地震 传染 病等自然灾害方面的应急预案 基层单位也不能只注重防火 而忽视职业中毒 触电 防洪等方面的要求 4 11 使用非专业术语 如 在设备检修动火时 要将动火点周围 15m 最小半径 的 下水井 地漏 地沟 电缆沟等内的易燃物清除 并封闭 不 应简单描述为 严禁油气进入地沟内 而没有具体的防范措 施 应描述为 为了防止油气进入下水井 地漏 地沟 电缆 沟内 导致油气集聚 遇明火引起爆炸 施工负责人应在开工 前 组织施工人员用防爆工具将其内的易燃物清除 并在动火 点周围 15m 最小半径 处进行封堵 确保施工安全 4 12 时间没有量化 部门 规定含糊不清 在文件中不应出现可能 经常 定期及相关部门 有关规定等 词语 使执行者无法按照具体的内容执行 应按照由谁提 出 管理规定 谁提出 要求 多长时间干一次等 如在 公众场合经常见到吸烟罚款 50 元的警示牌 而在警示牌下抽烟 的人大有人在 原因就是没有明确隹去检查和监督 不履行职 责如何处罚等 4 13 程序文件中没有完全体现危害识别与风险评估结果 在危害识别与风险评估中识别出来的问题 职工不熟悉紧急情 况下的急救方法 象触电救护 心肺复苏救护等没有制定相应 的培训措施 应紧密结合危害识别与风险评估的结果 特别是 应将识别出来的重大危害 在程序文件编写中体现出来 4 14 程序文件中的表格内容不全 在实际工作中 为规范填写表格的单位和人员不负责任 每张 表格均应填写单位 制表人 审核人 日期等 4 15 程序支持性文件即运行控制文件制定不全 由于受到程序文件编写人员知识面 专业面的影响 编写内容 不透彻 没有将运行控制文件写出 程序文件中已经牵涉到运 行控制文件 由于在统计时工作人员粗心 导致没有统计上来 因此 在确定运行控制文件时 应根据实际情况确定 应该制 定的运行控制文件不能落空 否则 在处理危害识别与风险评 估中出现的重大危害时 就出现了不应该有的漏洞 4 16 运行控制文件与程序文件衔接不好 运行控制文件是对程序文件中整个程序或某些条款进行的补充 和细化 绝不能脱离程序另搞一套运行控制文件 导致运行控 制文件与程序文件之间无法衔接 5 建议 a 企业如果已经建立了 is09000 质量管理体系或 iso14000 环境 管理体系 就应该使 hse 管理体系与这两个体系充分融合 特 别是培训 文件控制 记录管理 内部审核和管理评审等 其 管理方式十分类似 这些程序最好在原 iso9000 或 iso14000 程 序基础上补充为好 不要单独另搞一套 增加企业的负担 b 企业分管负责人应有效介入到文件编写工作中 以便解决在 文件编写过程中和审核时发现的重大问题及跨门的问题 避免 出现部门间相互推诿 扯皮的情况 c 企业应成立一个熟悉标准要求 熟悉各部门实际工作 责任 心强 文笔好的审核小组 避免修改后的程序文件不符合 hse 管理体系要求 导致文件可执行性差 d 程序文件编写人员应积极参加编写培训 充分理解写程序文 件的目的 意义 严格按照培训要求去做 避免出现编写人员 不培训 培训人员不编写的情况 e 程序文件最后定搞时 应有人统一规划和通稿 避免