08-第八讲 计划及其制订

第八讲计划及其制订 2009 10 28 回顾 明确目标是做好管理工作的基础 目标导向是管理工作的基本原则之一 目标是组织宗旨的具体化 具有差异性 多元性 层次性和时间性 认识自我是制订目标的基础 实践和反思是认识自我的基本方法 作为管理者 要了解目标制订过程 掌握组织目标制订原则 并充分发挥目标的作用 2009 10 28 如何实现既定的目标 我也常常会有宏伟的目标 但为什么总是实现不了 根据管理理论 没有良好的计划和执行力 目标就难以变成现实 2009 10 28 目标落实和实现过程 总体目标 年度计划 组织结构 部门职能 部门月度计划 月度计划 部门年度计划 岗位职责 岗位月度工作计划 各岗位工作 各部门工作 达成的组织目标 组织目标转化为组织成员具体行动的过程示意图 首先在于有一个具体清晰的计划 2009 10 28 本讲内容 2009 10 28 一 计划及其重要性二 计划的制订和审定三 个人计划实践 时间管理 一 计划及其重要性 计划工作 确定必要的行动方针 以期在未来的发展中能够实现目标的过程 计划工作包括调查研究 预测未来 设置目标 制订计划 贯彻落实 监督检查和修正等内容 2009 10 28 计划的表现形式 计划的主要表现形式 目标对组织使命和未来活动方向及相应任务作出的最一般表述 重点在于明确将来应该干什么 最终要达到什么目的 战略说明为实现目标将来应该怎样干 着重叙述实现目标的途径 围绕目标形成框架式行动准则 用于指导各部门工作 政策处理各种问题的一般规定 为落实战略 应制定相应政策 它是人们进行决策时思考和行动的指南 因而也是计划 规章制度为切实落实政策 就必须制订一些强制性的行为准则 规章制度规定了过去 现在和将来必须遵守的各种规则和程序 预算用数字来表示活动的投入与产出的数量 时间 方向等 是一种数字化的计划 预算是组织中主要的计划表现形式 规划为达到目标所制订的包括目标 战略 政策 实行步骤 资源预算等在内的综合性蓝图 由规划可派生出具体的进度计划 2009 10 28 计划的内容和要素 P149 要素前提目标目的战略责任时间表范围预算应变措施 内容预测 假设 实施条件最终结果 工作要求理由 意义 重要性途径 基本方法 主要战术人选 奖惩措施起止时间 进度安排组织层次或地理范围费用 代价最坏情况计划 所在回答的问题计划在何种情况下有效做什么为什么要做如何做谁做 做得好坏的结果何时做涉及哪些部门或何地需要投入多少资源万一 怎么办 计划是对未来活动的事先预测 安排和应变处理 一项完整的计划应该包括哪些内容 2009 10 28 计划的类型 2009 10 28 讨论交流 我们平时有多少人有做书面计划的习惯 我们做书面计划或不做书面计划的理由是什么 这些理由成立吗 为什么 讨论 为什么不做计划 变化太快 计划跟不上变化快 计划完成不了 有计划太约束 不自由 没有时间做计划 计划没有用 不知道如何做计划 正因为有变化才需要做计划 没完成才知道有问题 计划是有效实现目标的手段 不做计划不知如何利用时间 计划用没有用 怎么做 做了才知道 2009 10 28 为什么要做计划 功能明确方向明确目标明确路径明确方法明确责任明确衡量方法 作用集中资源行动指南减少不确定性提高效率提高积极性体会成就和人生价值 2009 10 28 结论 需要时做计划 必要时做书面计划 我们谁也不知将来会怎样 但明天肯定会与今天不同 计划并不能保证你成功 但能让你为将来作好准备 计划是一种生存策略 它可以让你获得更多的成功机会 2009 10 28 计划工作的重要性 在一个组织中 计划工作是管理的首要职能 其他工作都只有在确定了目标 制订了计划以后才能开展 并围绕着计划的变化而变化 但在我国的管理实践中 计划工作普遍不受重视 致使各项工作缺乏明确的目标 工作效率低下 短期行为严重 结果不确定程度较大 2009 10 28 版权所有 浙江林学院旅游与健康学院 有效地计划是一切成功的秘诀 通过清楚地确定目标和如何实现这些目标 可为我们行动提供一幅路线图或行动图 从而减少不确定性和模糊性 并对有限资源作出合理的分配 通过清楚地说明任务与目标之间的关系 可制订出指导日常决策的原则 并培养计划执行者的主人翁精神和责任心 由于目标 任务 责任明确 可使各项工作得以较快和较顺利地实施 并提高经营效率 借助计划可克服由于资源的短缺和未来情况的不确定性所带来的困难 使一些本来无法或难以有效实现的目标得以实现 2009 10 28 二 计划的制订 目标必须转化为各项工作 如果只是将其作为一种 意愿 的表达 那么这些目标便形同废纸 而要转化为工作 就必须是具体的 清晰的和可测量的 是一项 限期 完成的一项特定的责任指派 2009 10 28 主动学习活学活用 计划的制订过程 P154 明确任务或目标 制订战略方案 明确计划前提条件 落实人选明确责任 制订进度表 合理分配资源 制订应变措施 计划草案 如何合理配置资源 如何落实责任 如何确定进度 计划制订方法 网络计划技术 2009 10 28 计划制订方法 甘特图 2009 10 28 计划制订方法 滚动计划法 2009 10 28 计划制订方法 情景计划法 2009 10 28 计划的审定 计划的审定可由上级审定 同事审定 也可由群众讨论评价 可根据计划评审的要求将问题列成一张清单 作为检核表据此审定 2009 10 28 三 时间管理 个人计划实践 时间的特性时间是一项不可或缺的资源 做任何事情都需要时间的投入 时间是最稀缺的资源 时间的供给 丝毫没有弹性 而且根本无法贮存 时间是一项非常特殊的资源 租不到 借不到 买不到 不可再生 没有替代品 时间是一项最公平的资源 无论贫穷 有效的管理者与其他人最大的区别 就是他们非常珍惜自己的时间 2009 10 28 响应时间和自由时间 响应时间 用于响应其他人提出的各种请求 要求和问题的不可控时间 自由时间 管理者可以自行控制的时间 时间管理的重点在于 如何用好自由时间 2009 10 28 重要性和紧迫性 2009 10 28 时间安排方法 2009 10 28 马上做 有时间优先做 授权他人做或不做 不做或有空时做 时间管理方法 列出目标清单 即列出你或你所管理的部门在未来一段时间内所要实现的目标 将这些目标按其重要程度排序 首先要做的应该是重要的事情 列出实现目标所需进行的活动 即明确为了实现上述目标 应开展哪些活动 对实现每一个目标所需进行的活动排出优先顺序 按每一项活动的重要性和紧迫性程度排列 按所给出的优先顺序制订每日工作时间表或备忘录 在前一天下班前或前一天晚上 将当天或第二天所要做的事情按其重要性和紧迫性程度列出一个清单 并制订相应的时间表 按工作时间表开展工作 在工作中 要严格按时间表进行 尽可能地按时完成 每天结束工作时 要回顾一下当天的时间运用情况 并安排第二天的活动 通过不断地总结经验 管理者会不断地提高工作效率 2009 10 28 总结 先思考 再行动 计划工作是管理的首要职能 要做好对的事 必须首先从做好计划工作着手 计划工作的重点是目标的明确和计划的制订 明确目标是做好管理工作的基础 有效的计划是一切成功的秘诀 2009 10 28 计划职能是管理的首要职能 计划可指明方向 有助于有限资源的合理配置 能使我们防患于未然 同时有助于提高效率 调动积极性 并为控制提供标准 计划是对未来活动所作的事前预测 安排和应变处理 一项完整的计划包含 前提 目标 目的 战略途径 人选 进度安排 涉及范围 资源预算 应变措施 时间是一种不可再生的资源 通过对时间的计划 将有助于管理者有效地利用有限的时间资源 时间管理的关键在于明确在一定的时期内所要达到的目标 所需进行的活动和每一项活动的重要性和紧迫性 2009 10 28 版权所有 浙江林学院旅游与健康学院 课后个人实验 验证计划的作用 首先 回忆并记录前几天时间运用情况 今天 然后安排学习有关时间管理方面的知识 明天 做从大后天开始的一周书面计划安排 后天 从大后天开始计划的执行 并每天总结 在实施计划一周后对该周计划执行情况进行总结 对照计划前后个人生活的变化 验证计划的作用总结计划制订与执行中存在的问题 总