广东电子提单系统开票员操作手册1.1(修正版)

中国石化ERP系统推广项目 SINOPEC_ERP广东石油分公司提油卡操作手册业务流程 : 开票点业务流程业务流程简介系统中识别的电子提油卡分三种：会员卡、普通卡和司机卡。在客户购油、油库发货流程中，电子提油卡将代替纸制提单，作为到油库提油的依据。在SAP系统中需要关联卡的交货单所对应的订单类型有：标准订单、非定量订单、实收量订单、联营站数据上载订单、客户代保管订单和配送单。不同的订单类型由于业务发生的情况不同，其交货单所关联的卡类型也不相同。 情景一：当交货单对应的是订单类型是标准订单1、针对普通客户销售（非送货上门）卡适用类型：普通卡。 营业网点开票员在SAP系统中给普通客户开完交货单后，需要在提油卡子系统中关联普通卡，并在油库刷卡提油后由油库回收。2、针对会员客户销售（非送货上门）卡适用类型：会员卡。会员卡是在是公司卡管岗发给会员客户，由客户长期保存。因此开票点开票员只需根据客户的购油申请开具订单和交货单，不需要进行卡单关联。由于一个会员客户可能持有多张会员卡，因此开票员在开单时，会有下面两种情况进行处理：A指定会员卡：会员客户要求将某交货单指定会员卡的，营业网点开票员在SAP系统中开完交货单后，根据客户需求在SAP系统中交货单的特定字段输入会员卡卡号，指定用于这张提油单的会员卡。对于指定会员卡的交货单，在油库验票提油时，只有指定的会员卡才能检索出该交货单。B不指定会员卡：会员客户不要求指定会员卡的，营业网点开票员在SAP系统中开完交货单后，不必输入会员卡号，保存后系统会自动将交货单关联客户的所有会员卡。在油库验票提油时，该会员客户的任何一张会员卡都可以检索出该交货单。注意：做指定操作的交货单将只能被指定的会员卡刷出，此客户其他会员卡将检索不出此交货单。3、针对送货上门业务卡适用类型：司机卡客户需要送货上门的，事先需要和石化公司业务部门约定，开票点人员在开单时，选中“送货上门”方式。各市公司调度小组在SAP中执行“ZSDIGD008”事务代码，看到需要送货上门的提单，在这里为每个提单指定配送的车辆或司机，包括车牌号或司机代码、趟次、班次等信息。销售代保管订单和非定量订单支持送货上门方式。情景二：当交货单对应的是订单类型是非定量订单卡适用类型：会员卡、普通卡。针对会员客户、普通客户都可以开具非定量订单。情景三：当交货单对应的是订单类型是实收量订单卡适用类型：司机卡。客户实际收货数量来确定销售数量的实收量订单，均采用“送货上门”的方式。指定车辆或司机代码的操作与其它类型订单“送货上门”的处理方式相同。情景四：当交货单对应的是订单类型是联营站数据上载订单卡适用类型：司机卡。联营站数据上载订单和相应的交货单，一般由物流中心将配送单据导入SAP系统时自动产生，同时系统自动在交货单的特定字段写入配送单据中司机的人员代码，关联司机卡。营业网点一般可不考虑此种关联情况。业务流程图业务流程各步骤说明1 情景一：当交货单对应的是订单类型是标准订单2.1 针对普通客户销售（客户自提）卡适用类型：普通卡。营业网点开票员在SAP系统中给普通客户开完销售代保管交货单后，需要在电子提单子系统中关联普通卡。一张普通卡只能关联一张订单。2.1.1 完成该步骤的角色名称营业网点开票员2.1.2 操作描述卡管理子系统关联SAP系统中的交货单操作：营业网点开票员在SAP中完成所有单据后，单击桌面图标，系统弹出登陆窗口，输入帐号和密码，如下图所示： 点击“确认”按钮后进入卡单关联窗口：上图中左边框显示的内容为未关联的可用的普通卡号，单击“读取ERP订单”出现下图的界面：右上边框“可关联ERP提单信息”栏，显示出本机在SAP系统中开出的未关联的普通客户订单明细，这时只需选中一张普通卡和ERP订单，选中后卡号和ERP订单会变灰，在“卡单关联栏”会显示出关联的卡号和ERP订单号，如下图所示：当可用卡很多时，如果要快速定位到一个卡号，可以在“可用普通卡”栏中“卡号”文本框内输入要找的卡号，这时光标就会定位到该卡号。选中后单击按钮，由客户通过密码小键盘输入密码，客户需要再次输入密码进行确认后（客户必须输入六位密码），开票员单击按钮，系统会弹出提示窗口（如下图所示），单击“是”按钮就完成了一张普通卡与ERP订单的关联。这时开票员将该普通卡交给该订单的客户，客户持卡到油库提油。当一张普通卡与一张ERP订单关联后，系统会刷新该窗口，该普通卡卡号和ERP订单就会从该窗口中消失，开票员可以进行其它卡单的关联。取消普通卡与SAP系统交货单的关联操作：另外，由于某些原因，导致我们需要取消普通卡与交货单关联关系，电子提单子系统为我们提供了这项功能，此功能仅限于普通卡。取消关联关系的步骤分为两步：第一步，我们必须先在SAP系统中删除交货单；第二步，在卡管理子系统中做取消提油卡与交货单关联的操作。第一步，先在SAP系统中删除交货单（具体操作可参见SAP系统SD模块用户手册第二步，在卡管理子系统中做取消提油卡与交货单关联的操作在“开票点卡单关联”启动界面，如下图所示： 单击“业务操作取消卡单关联”菜单，弹出下一窗口：在“普通卡号”栏内输入普通卡卡号1004196，点击，进入下一界面：“相关信息”栏内显示的是ERP订单号6999994100，确认无误后，点击，进入下一界面：点击“是”，进入下一界面：系统提示：成功解除关联。点击“确定”进入下一界面：从上图可以看出，“相关信息”栏内的订单号6999994100被清除了，说明该提油卡已经成功与订单6999994100解除了关联关系。解除关联后的普通卡，将成为新的可用普通卡，可重新做关联交货单的操作。如果与普通卡相关联的交货单在SAP系统中存在，卡管理子系统是不允许取消他们之间的关联关系的，如果做取消操作，卡系统将出现以下提示：2.2 针对会员客户销售（非送货上门）卡适用类型：会员卡。会员卡是在是公司卡管岗发给会员客户，由客户长期保存。因此开票点开票员只需根据客户的购油申请开具订单和交货单，不需要进行卡单关联。由于一个会员客户可能持有多张会员卡，因此开票员在开单时，会有下面两种情况进行处理：A指定会员卡：会员客户要求将某交货单指定会员卡的，营业网点开票员在SAP系统中开完交货单后，根据客户需求在SAP系统中交货单的特定字段输入会员卡卡号，指定用于这种交货单的会员卡。对于指定会员卡的交货单，在油库验票提油时，只有指定的会员卡才能检索出该交货单。B不指定会员卡：会员客户不要求指定会员卡的，营业网点开票员在SAP系统中开完交货单后，不必输入会员卡号，保存后系统会自动将交货单关联客户的所有会员卡。在油库验票提油时，该会员客户的任何一张会员卡都可以检索出该交货单。2.2.1 完成该步骤的角色名称营业网点开票员2.2.2 SAP菜单路径后勤=销售和分销 =装运和运输 =向外交付=创建=单个凭证2.2.3 SAP交易代码VL01N2.2.4 操作描述2.2.4.1 交货单不指定会员卡的情况此情况下，开票员只需要在系统中拆分销售代保管交货单保存即可，不需要做其它附加操作。具体操作参见ERP系统SD模块用户手册。2.2.4.2 交货单指定会员卡的情况客户要求将交货单指定会员卡的，营业网点开票员需要在系统中做交货单与会员卡的指定关联操作。在SAP系统中输入事务码：VL01N，进入下一界面： 输入销售代保管订单号：4100000264，点击回车键进入下一界面：选择“抬头细目”，进入下一界面： 选择“运输”，进入下一界面： 在“提单”栏内输入客户会员卡卡号，如下图所示： 点击“保存”，进入下一界面：系统提示：销售公司代保管交货4200000320已保存，销售代保管交货单指定会员卡的操作完成。假设输入的卡号不是从属于该客户，保存交货单时，SAP系统将出现如下提示：假设客户想去除指定，营业网点开票员可以在系统中，通过事务码VL02N，进入“交货单抬头细目运输”，将“提单”栏清空并保存即可。2.3 针对送货上门业务卡适用类型：司机卡客户需要送货上门的，事先需要和我方业务部门约定。开票点人员开单在SAP系统中开单时，需要在“抬头装运特殊处理标识”中选中“S2”送货上门（如下图所示），不需要其它任何附加操作。对普通客户和会员客户都可以选择“送货上门”的方式。对于需要送货上门的交货单，市公司调度人员在SAP系统中执行“ZSDIGD008”事务代码，为每张交货单指定配送车辆。具体操作参见卡提油系统和ERP系统MM模块集成部分操作手册。2 情景二：当交货单对应的是订单类型是非定量订单卡适用类型：会员卡、普通卡。此种订单类型在营业网点开票时的操作与客户代保管订单的处理方式相同，参见“情景一”的操作说明。3 情景三：当交货单对应的是订单类型是实收量订单卡适用类型：司机卡。客户实际收货数量来确定销售数量的实收量订单，均采用“送货上门”的方式。营业网点开单参见SAP系统SD模块用户手册，在提油卡管理系统中，不需要任何附加操作。指定车辆或司机代码的操作与其它类型订单“送货上门”的处理方式相同，参见卡提