第五节 工程信息管理

第五节第五节 工程信息管理工程信息管理 一 工程信息的管理工作一 工程信息的管理工作 一 工程信息的划分与服务功能 一 工程信息的划分与服务功能 工程监理单位为业主提供的是工程建设合同目标控制和工程承建合同管理服务 监理机 构通过工程信息来进行决策 并在监理决策过程中产生监理信息 工程信息是监理机构履 行其监理职责和开展监理工作的重要产品 是监理控制决策的依据 也是监理机构协调各 方关系的媒介 工程信息是工程建设管理的资源 信息掌握的及时 准确和全面的程度影响着决策的成 败 采集 处理和使用信息的手段与方式则影响着决策的效率 监理机构应随工程施工进 展 采用摄像 照像 图件 表报 文字记录 电子文件和书面文件等合同规定的载体与 传递方式 及时 全面 准确地采集来自业主方 设计方 工程承建方以及工程实施过程 中的各种工程信息 做到信息记录的写实与量化 重要的工程信息必须形成书面文件 监理机构可依据工程信息文件的来源 按业主文件 设计文件 施工文件和监理文件划 分做好分类管理 工程信息按合同关系可以划分为合同履行与管理信息 外部来往工作信息等 工程信息 按合同控制目标可以划分为施工安全信息 工程施工质量信息 施工进度信息 合同商务 信息 工程监理机构信息也可以划分为监理机构管理信息 合同目标控制信息 监理过程 信息等 监理机构应加强对工程信息的采集 整理 存储 传递和更新等项管理 努力促使工程 信息更好地为工程实施决策 工程验收 合同索赔和工程运行管理服务 二 工程信息过程管理 二 工程信息过程管理 通常 工程建设合同文件规定 工程监理单位及其监理机构应对设计单位 工程承建单 位或材料的供应商为使工程监理方对其合同义务履行和工程建设行为进行有效审查 批准 与检查而向工程监理方提供的商业秘密保密 商业秘密的权利人应按业主与权利人签订的工程建设合同文件规定 对他认为属于商业 秘密的内容事先作出书面说明 工程监理单位及其监理机构仅能按相关工程建设合同文件 规定 为合同项目实施目的引用和使用这些商业秘密 并不得违反规定向第三方扩散 这 些商业秘密可包括工程招投标和报价情况 设计或施工技术专利 新材料及其组成配合 以及特殊的施工技术 施工方法 施工工序 施工组织等 它通常具有不为公众所知悉的 能为权利人带来直接的或潜在的经济利益 或其扩散将对权利人的市场竞争带来不良影响 等特点 工程监理单位及其监理机构作为业主委托的工程承建合同管理者和现场施工管理者 也 同时处于工程建设各方之间工程信息的传输中枢地位 在工程信息管理中 工程监理单位 及其监理机构应按工程监理合同文件和相关合同文件规定注意做好应保密的工程文件和信 息的密级管理 避免因管理不当导致工程监理单位承担额外的合同责任 与此同时 工程监理单位及其监理机构还应针对工程项目的特点 按国家保密法律和行 政法规规定 做好涉及国家安全与公共利益的图件 工程文件与信息的保密 以及对保密 文件和信息采集 整理 存储 传递和更新过程中的密级管理工作 三 工程信息管理的主要工作内容 三 工程信息管理的主要工作内容 在工程项目开工前 监理机构应完成合同工程项目四级编码的划分和编码系统 建立或 完善信息存储 检索 统计分析等计算机管理系统 同时 根据工程建设监理合同文件规 定 建立信息文件目录和建立监理信息文件的编码方式 完善工程信息 文件的传递流程 及各项信息管理制度 补充和完善工程管理表报的格式 监理机构应及时采集 整理工程施工中关于施工进度 工程质量 合同支付目标控制 以及合同商务和工程进展过程信息 并向有关方反馈 监理机构应督促承建单位按工程承建合同文件规定和监理机构要求 及时编制并向监理 机构报送工程表报和工程信息文件 监理机构还应定期对工程信息管理工作进行检查 指导 督促监理人员及时 全面 准 确地做好监理记录 通过监理机构和监理工程师职责的履行和监理权限的运用确保信息的 闭合 并定期进行整编与反馈 二 二 监理文件管理监理文件管理 一 监理文件的合同地位 一 监理文件的合同地位 在工程实施和工程承建合同履行过程中 监理单位处于合同管理者与合同关系协调人的 地位 监理单位依照业主授予的权限 对合同目标的实现承担监督和控制责任 监理文件 是监理职责履行和监理权限运用的表达 监理机构应严格按业主与工程承建合同文件授权发布监理文件 依据监理文件的作用与 性质 其合同地位可以划分为 承建合同的解释文件 承建合同的协调文件 承建合同和 监理合同的履行过程记录文件以及监理信息反馈文件等四种 执行监理单位的指示 是承建单位应承担的合同义务 如果监理单位或其监理机构或总 监理工程师的指示与决定 显得不公正或可能招致承建单位额外的责任与风险 承建单位 可要求总监理工程师变更或复议 也可按合同规定提起合同争议 除工程承建合同另有明确规定外 监理单位无权修改或变更工程承建合同的规定 也无 权免除工程承建合同中规定的承建单位或业主应承担的义务 责任和权利 除非合同文件 另有规定 否则监理文件也不作为承建合同文件的补充和组成文件 因此 监理单位技能 与执业水平 监理单位对合同条款及业主授权的运用 监理单位的公正性等 均可能因招 致承建单位承担额外的责任与风险而导致合同纠纷的发生 二 监理文件的编写 二 监理文件的编写 1 监理文件的构成要素与组成 监理文件的构成要素与组成 监理文件通常由监理单位为履行监理合同义务和监理职责发布或由监理单位授权的现场 监理机构发布 监理单位承担因监理文件发布失误或监理职责履行不当 监理权限运用不 当等所导致的合同责任 同时还依照工程监理合同文件规定承担未及时发布监理的批准 指示 指令等所导致的不作为责任 监理文件必须为书面文件 其内容构成应包括商务 程序和技术三个要素 监理文件必须专事专文 表述明确 数据准确 引用正确 简明扼要 用语规范 监理 文件构成要素的引用和表达 必须严格以有关法规 工程承建合同文件 以及技术规程 规范和标准为依据 与此同时 监理文件还必须满足追溯性 引用性和可被评价性的要求 通常 监理文件的组成分类包括 1 对承建单位的 批复文件 2 施工过程 指示 令 文件 3 施工质量或合同支付 认证文件 4 工程建设施工 协调文件 5 工程完工及工程验收 签证文件 6 提交给业主的 建议函 7 提交给设计单位的 商议函 8 工程 表报 与 记录文件 9 监理 工作报告 10 监理 管理文件 等 2 监理文件的成文管理 监理文件的成文管理 工程监理工作开展以前 监理单位或其监理机构应确定监理文件的发布权限 监理文件 的管理分级 监理文件的发布 争议 变更 撤消程序 以及监理文件产生过程中必须的 拟文 核稿 审查 会签 用印 送发等基本程序与职责 监理单位及其监理机构应正确行使业主通过工程监理合同和工程承建合同授与监理单位 的监理权限 避免超越监理职责与权限干预工程承建合同赋与工程承建单位的职责与权利 以免导致合同责任或合同风险的转移 监理文件的编制应遵守国家及有关部门发布的公文管理行政规章和技术标准 并符合工 程监理合同文件和工程承建合同文件有关规定 监理文件编写过程中 应注意的事项包括 1 监理文件标题应当准确简要地概括文件属性和主要内容 2 文件内容表述与层次划分准确 并满足监理文件的引用性 追溯性和被评价性要求 3 监理文件中的用词用语应满足确定性 可解释性和可评价性要求 4 文件中的数字 除成文时间 层次序数和惯用语 缩略语以及具有修辞色彩语句作 为词素的数字使用汉字外 应当使用阿拉伯数码 5 文件中的计量应使用国家或国家部门发布的标准计量单位或合同规定的计量单位 6 必须引用公文 文图或函件的 应当先引标题后引文函字号或图纸图号 必须注明 日期的 应当填写具体的年 月 日 7 必须以正式文件编发的 应当编制文号 核定发送范围 秘级和确定印发份数 8 明确主送 抄报 抄送或发送单位 不应多头主送 主送 抄报 抄送或发送单位 的名称应引用全称或规范性的简称 9 监理文件必须有主题词的 应按国家或国家行业主管部门发布的主题词标准编写或 选用 10 监理文件的成文时间 应以监理单位或其监理机构授权签发人签发时间为准 必 须另行报经批准的应以批准签署时间为准 3 监理文件的编码 监理文件的编码 工程监理工作开展前 监理机构应确定监理文件编码的方法和方式 监理文件的编码应遵守国家及有关部门发布的公文管理行政规章和技术标准 并执行监 理单位和业主有关工程文件管理的规定 监理文件的编码应满足 1 监理文件编码的唯一性要求 2 监理文件的分类管理和标识要求 3 监理文件的引用和追溯性要求 4 监理文件的分级 监理文件的分级 对于大型监理工程项目 为有利于随工程施工进展及时发现问题 及时作出决策和及时 解决问题 监理机构还可以结合监理机构的分级管理机构设置和岗位职责划分 对工程施 工过程中涉及现场施工质量检验 现场施工指示 令 等监理文件或其表式文件实行分级 管理 对于较大规模的监理项目管理 针对管理层次 管理幅度和决策结构实行决策分级 管理 是缩短简单决策的环节和运行途径的有效方法 通常 分级监理文件的权限按监理单位或其监理机构对下级监理机构的授权文件中规定 的职责和权限发布 并由下级监理机构的授权责任人签署或下级监理机构用印发布 下级监理文件发送至与该级监理机构相应或相对口的工程承建单位的下级施工单位或其 下级施工管理机构 代表上级监理机构所发出的指示与指令 对超越授权或未越超授权发布的下级监理文件 根据工程承建合同文件规定 在工程承 建单位提交确认 或下级监理机构提起 或上级监理机构认为有必要时 可以通过上级监 理文件或由上级监理机构予以确认 变更或撤消 三 工程监理月报 三 工程监理月报 工程监理机构应按工程监理合同文件规定的程序 格式和内容要求 定期或不定期地向 业主单位报告工程实施进展和工程监理工作情况 工程监理月报是监理机构随工程施工和 监理工作进展定期向业主和向监理单位反馈工程信息与报告工作的一种重要形式 监理月 报的发送范围由工程监理合同作出规定 通常 其发送范围为业主单位及监理单位 工程监理月报应尽量采用图表的方式 文字陈述应层次分明 简捷明快 数据正确 用 语规范 对工程进展中存在的问题 属于工程监理工作和授权范围内的 应陈述监理所采 取或拟采取的解决措施 涉及业主决策事项的 应提出解决问题的方案和明确的建议意见 供业主决策 工程监理月报应包括以下主要内容 1 工程进展综述 包括工程概况 分项目工程施工进展综述以及气象记录等 2 工程质量 包括工程施工质量及分项目工程施工质量状况 描述工程施工质量监理 控制过程 工程施工质量检验成果 工程施工质量问题及其处理过程 影响工程施工质量 的因素分析 以及针对本期工程施工质量状况下期所采取的预控措施等 3 工程进度 包括工程进度及分项目工程形象进度进展描述 监理控制过程 施工资 源投入 施工劳动组织及主要技术工种人员投入 实施进度进展与进度计划比较 本期进 度实施中存在的问题及下期所采取的预控措施等 4 工程支付与合同商务管理 包括合同工程及分项目工程合同支付情况描述 工程计 量 工程变更与合同索赔情况 监理控制过程 合同支付与资金流动态分析 本期合同支 付与合同商务管理中存在的问题及下期所采取的预控措施 5 安全生产与文明施工 包括安全生产与文明施工情况描述 安全生产状况与管理过 程 文明施工与施工环境保护状况及其管理过程 本期施工中存在的问题及下期所采取的 预控措施 6 监理机构运行 包括监理机构变更 监理人员到位与技术构成 监理机构管理 监 理合同执行情况 以及要求业主提供的条件和要求业主解决的问题 7 设计文件提供 包括设计成果审查 供图进展 现场设代情况 本期实施中存在的 问题及建议业主采取的措施 8 业主条件提供 业主条件提供情况 以及业主应予以重视和应及时解决问题的建议 等 9 工程记事 10 其他必须报送的资料和说明事项 三 三 工程文件的传递与受理工程文件的传递与受理 一 工程文件的传递 一 工程文件的传递 监理单位不属于业主和承建单位之间的合同的一方 委托监理单位对承建合同和现场施工进行管理 是国际上通常的做法 业主与承建单位之间关于合同活动的联系通过监理单位或其监理机构 有利于避免 可能出现的混乱和误解 对于涉及工程监理单位委托范围外的活动与联系 仍应由业主的授权代表直接与 工程建设各方联系 或业主在认为必要时告知监理单位或其监理机构 监理机构应根据工程承建合同文件和业主规定 建立工程文件传递流程 在合同文件或业主未另作规定的 情况 工程文件流程可参照图 2 1 进行 图图 2 12 1 工程文件的传递流程图工程文件的传递流程图 为有利于接受监理单位的检查和监督 也有利于监理单位及时掌握监理工作进展 和对监理合同履 行情况有充分的了解 监理机构应注意将相关的监理文件抄报监理单位 监理单位应及时审阅监理机构报送的监理文件 以随时了解和指导监理机构的工作 及时发现和解 决监理工作存在的问题 不断推进监理工作顺利进展 二 工程文件的受理 二 工程文件的受理 在合同文件或业主未作出明确规定的情况下 监理机构应通过监理文件明确 除非业主另有指示或工程承建合同文件另有规定 否则承建单位向业主报送的施工文件都必须主送监理机 构 并经监理机构审核和转达 除非业主另有指示或工程承建合同文件另有规定 否则业主关于工程项目施工的主要意见和决策 都将通过监理机构向承建单位下达实施 属紧急工程文件 必须在其左上角一个明显位置加盖 急件 章 受理方应在一个合理的短时间内 做出处理 在非常情况下 还可以先通过电话或口头传递文件内容要点 并在随后的 4 小时内补传书面正 式文件 为促进工程建设的顺利进展和工程建设合同的切实履行 业主应在 14 天 或监理合同文件另行规定 的期限 对于急件 应在一个更短的时间内 就监理机构书面提交并要求业主做出决定的事宜做出书面 决定送达监理机构 若超过期限监理机构未收到业主的决定意见 可理解为业主对监理机构的明确建议无 异议 并将该建议视为业主的决定 除非业主另有指示或工程承建合同文件另有规定 否则不符合文件传递程序而来往的文件 可能被 视为非正式文件或无效文件而不具备合同所赋予的效力 由此所造成的工期延误与合同责任 由责任方承 担 三 监理文件的送发 三 监理文件的送发 1 报送业主的文件 报送业主的文件 为使业主能及时了解工程项目监理 工程设计 工程施工 材料与设备供应等各方的工 程建设合同履行和工程建设过程中各方面的进展情况 为使业主能对通过工程监理单位或 其监理机构依据工程监理合同文件规定应提请决定事项及时作出决策 为促使业主自身的 合同履约水平和业主应提供条件提供水平的不断提高 也为使业主能有效地对工程监理单 位以及工程设计 工程施工等各方的合同行为进行评价 检查和监督 监理单位或其监理 机构应按工程监理合同文件规定 将其为工程监理合同义务履行 工程监理职责与监理权 限运用以及工程监理机构为工程监理合同目的所发布的所有文件报送业主单位 监理文件报送业主单位的方式通常有主送 抄报和发送三种 其中 主送文件属于提请 业主单位作出决策事项或向业主报告监理工作进展的文件 抄报文件属于报知业主单位备 核和供业主单位了解情况的文件 发送文件常用于涉及有业主单位代表参加并作出决定事 项对业主单位也有约束力的协调会议文件 工程监理合同文件规定的 监理单位或其监理机构应报送业主单位的监理文件通常包括 1 监理机构管理与规章性文件 包括 专业监理工作规程 项目管理实施细则 监理 机构履行监理职责所使用的标准化表报表式 以及其他涉及工程监理合同目的和监理权限 运用所制定的监理机构管理文件等 2 监理机构工作过程文件 包括当年的监理目标规划 合同工程项目开工通知或批复 文件 工程承建单位的施工保证合同认证文件 施工措施计划批复文件 施工过程指示 令 文件 施工质量认证文件 合同支付签证文件 工程施工协调文件 工程验收及工 程完工签证文件等 3 随工程建设进展报送的工程信息文件 包括 工程设计供图 图纸审查及现场设代 工作信息 工程施工进度 工程形象 工程量完成及施工资源投入与消耗信息 工程施工 质量 质量检查与施工质量缺陷处理信息 工程施工安全 文明施工和施工环境保护信息 工程项目质量检验与项目验收信息 工程变更 合同变更和合同支付信息 监理机构工作 进展及资源投入与使用信息等 工程信息文件通常以监理月报 监理年报或专项监理工作 报告的形式向业主反馈 4 报送业主批准或决策的文件 包括控制性施工进度计划调整审查文件 涉到合同工 期 合同支付及业主提供条件的重大施工手段 方案或新技术 新材料采用的施工技术审 查文件 工程变更申报审查文件 合同索赔申报审查文件 以及工程设计优化或工程变更 建议报告等 2 送发工程设计单位的文件 送发工程设计单位的文件 监理文件送发工程设计单位的方式 由工程监理合同文件以及业主关于工程监理与工程 设计之间的联系方式要求所决定 当业主单位未委托或授与工程监理单位对工程设计单位的工程设计合同监督和管理权限 时 工程监理单位及其监理机构与工程设计单位之间通常不构成直接的文件主送关系 监 理文件送发设计单位的方式 通常为抄送或发送 监理单位或其监理机构向工程设计单位发送监理文件的内容和目录构成 由工程监理合 同文件作出规定或另行报请业主单位批准 对于涉及工程技术专利或业主与施工方商务与 技术秘密的文件发送 还应受工程监理合同文件 工程承建合同文件和或业主单位相关文 件规定的约束 通常 监理单位或其监理机构应将涉及到监理工程项目施工进展 施工方案 施工手段 与施工措施的批复 施工过程中对施工质量的检验与变更 施工过程中涉及工程设计技术 问题的处理等监理文件抄送设计单位或其现场设代机构 或者将应有设计方或其现场设计 代表参加并对设计方也构成约束的协调会议文件等发送工程设计单位 3 送发工程承建单位的文件 送发工程承建单位的文件 工程监理单位是现场施工管理者和施工关系协调人 工程承建单位或其现场施工项目管 理机构是工程监理单位及其授权监理机构的被监理对象 监理文件送发工程承建单位或其现场项目管理机构的方式 通常分为主送 抄送和发送 三种 在业主通过工程监理合同和工程承建合同文件授与的监理职责和监理权限的条件下 主 送工程承建单位或其现场施工项目管理机构的监理文件应涵盖工程建设合同目标控制 合 同履行和施工过程管理等各个方面 对于涉及按工程监理合同文件规定必须事先报经业主 单位批准和作出决策事项的监理文件 应在报经业主批准或由业主作出决策后送发工程承 建单位 工程监理单位及其监理机构还应按工程承建合同文件规定 将一些主送业主单位的涉及 合同商务处理等事项协商的监理文件抄送工程承建单位或其现场项目管理机构 工程监理单位及其监理机构发送工程承建单位或其项目管理机构的监理文件主要为监理 协调会议文件 送发工程承建单位的监理文件的组成与目录构成 是工程监理单位及其监理机构对施工 保证能力评价 对合同目标控制的手段与方法 对现场施工管理和监理合同义务履行的体 现 4 监理机构抄报监理单位的文件 监理机构抄报监理单位的文件 现场监理文件通常由工程监理单位授权的监理机构发布 以利于及时发现和解决工程监 理 现场施工管理和合同管理中所存在的问题并及时作出决策 监理单位应根据对工程项目的认识和理解 为全面 切实履行工程监理合同的要求组建 现场监理机构 选派执业能力与工程项目监理要求相适应的称职的总监理工程师 确定监 理机构的决策方式和决策程序 并授予总监理工程师和监理机构充分的现场监理工作权限 监理机构应按监理单位的授权发布监理文件 并应按监理单位规定的文件目录 内容范 围和发送程序等要求及时将重要的监理文件报送监理单位批准或备核 使监理单位能及时 了解工程监理项目进展 监理机构职责履行 监理机构管理和工程监理合同义务履行情况 使监理单位能随工程施工和工程监理进展及时对监理机构的组织 管理和工作进行跟踪指 导 检查 监督与调整 使监理单位能及时对监理机构发布的重要监理文件或表报文件中 的失误行使监理单位的变更直至撤消权限 有利于工程监理工作水平和合同履约水平的不 断提高 也避免监理单位因监理机构的失职 失误而承担额外的合同责任和风险 四 监理文件的争议 监理文件的送达时间以承建单位授权部门与机构负责人或指定签收人的签收时间为准 承建单位对收到的监理文件有异议 可于接到该监理文件的 7 日内 向监理机构提出要求 确认或要求变更的申请 监理机构应在 7 日内对承建单位提出的确认或变更要求做出书面 回复 逾期未予回复可视为监理机构予以确认 承建单位如对监理文件或监理机构的确认意见有异议 可于该文件或确认意见送达后的 7 日内向业主申请复议 并承担由此而产生的一切费用与损失 若承建单位对监理文件 包括监理机构的确认意见 或业主的指示 包括其复议意见 有异议 应首先在总监理工程师的协调下 通过友好协商寻求合理解决 若经协商仍未能 取得一致意见 业主和承建单位任何一方均可以书面形式提起合同争议 并将提请争议决 定抄送对方和监理机构 除非监理机构或业主复议指示或通过合同争议程序对监理文件做出撤销 变更或修改 否则在确认 复议 争议期间 原已送达的监理文件继续有效 四 监理档案资料管理四 监理档案资料管理 一 建立监理机构的档案资料管理制度 一 建立监理机构的档案资料管理制度 工程档案是工程项目实施和工程建设合同履行过程的记录 是工程建设工作的重要组成 部分 监理机构应建立监理档案资料的管理制度 包括建立监理档案资料管理员岗位 档案管 理工作责任制 档案编目规程 档案台帐 以及工程文件的收发 登记 处理 催办 保 密 销毁和监理文件的编码 审核 签发 用印 发送 归档 借阅及各项管理