某公司ERP系统的总体实行.doc

浙江某某化工有限公司浙江某某化工有限公司 ERPERP 系统规划方案系统规划方案 创建日期 2008 07 08 修改日期 2008 07 08 确认日期 2008 07 08 控制编码 SHDY022 当前版本 1 0 第一部分 前言第一部分 前言2 第二部分 第二部分 ERP 系统的总体实施目标系统的总体实施目标2 第三部分 现有业务流程的分析和诊断第三部分 现有业务流程的分析和诊断2 业务特点2 问题分析2 第四部分 业务流程的重组优化的思想和原则第四部分 业务流程的重组优化的思想和原则2 核心思想和总体思路2 业务流程重组优化的设计原则2 第五部分 现有业务流程分析及流程重组优化方案第五部分 现有业务流程分析及流程重组优化方案2 销售相关流程2 现行流程图 2 现行业务流程描述 2 现行流程分析与存在问题 2 天心销售流程优化方案 2 流程与现行流程相比存在以下不同 2 销售相关流程岗位工作 2 提出的问题及解决方法 2 采购相关流程2 现行流程图 2 现行业务流程描述 2 现行流程分析与存在问题 2 天心采购流程优化方案 2 流程与现行流程相比存在以下不同 2 采购相关流程岗位工作 2 提出的问题及解决方法 2 生产相关流程2 现行流程图 2 现行业务流程描述 2 现行流程分析与存在问题 2 生产优化流程 2 流程与现行流程相比存在以下不同 2 生产相关流程岗位工作 2 提出的问题及解决方法 2 财务管理2 现状描述 2 现有流程分析 2 新流程分析 2 业务需求 2 天心财务管理解决方案 2 第六部分 人事薪资管理第六部分 人事薪资管理2 第七部分 设备管理第七部分 设备管理2 第八部分 持续改进第八部分 持续改进2 第一部分 前言第一部分 前言 根据对浙江某某化工有限公司 以下简称 某某化工公司 的调研所了解的 信息 结合 ERP 的管理思想 功能特点 我们编写了 浙江某某化工有限公司 ERP 系统规划方案 以下简称 本方案 本方案旨在重点描述某某化工公司的 财务 生产和物流等方面的关键业务流程和各业务单元的工作职责 一 方案的相关性 本方案的相关文档有 1 部门调研报告 2 流程讨论稿 二 方案的主要内容 主要内容包括 1 总体实施目标 2 现有业务流程的分析诊断 3 未来管理系统中关键业务流程的重组和优化 第二部分 第二部分 ERP 系统的总体实施目标系统的总体实施目标 我们希望某某化工公司未来能够使用 ERP 系统这个管理工具来建立一个以 流程制造管理和成本管理为核心的管理体系 具体实现以下目标 物料管理 统一 规范 实用 有效的物料管理和控制 制定涵盖整个集团的物料 包括产品 的编码规则 杜绝物料及产品 编码的无序和混乱现象的发生 规范及准确工作中心 资源组 资源 人 设备和工具等 工时定额 材料定额管理 人工费率 制造费用费率等基础管理数据 规范及准确工艺及工艺路线 制定与生产组织形式及成本相适应的材料清单 BOM 结构及管理模式 规范物料 工艺 材料清单等重要数据进行修改的控制和管理 数据共享 以便减少工艺路线 工艺文件 材料清单及领料单等生产 技术准备文件的大量重复抄写工作 库存管理 准确 合理的库存及有效的库存事务处理控制 减少库存 改进和提高库存成本控制和管理 库存数据共享和快速便捷的库存查询 规范有序的仓库定置管理 以便提高库存事务处理的效率 规范库存事务处理 如 采购接收 退货 作业发料 作业完工入库 产品发货 退货 其它收发 库存调整 仓库之间的物料转移 货位之 间的物料转移 盘点 失效和废弃物料的处理等 使生产物料 仓库 物料及财务物料数据相统一 采购管理 集中 统一 有效的采购管理和控制 采购需求计划和管理 如 不同产品之间的合并采购 采购批量 提 前期 安全库存等 采购成本管理和控制 如 采购市场价格的控制等 采购订单的管理和控制 如 物料超交的控制等 供应商评价和管理 如 供应商档案 供应商 物料档案 质量 交货 期等 采购质量管理 如让步接收 拒收 退货等 销售管理 有效的客户产品档案及订单管理 客户档案管理 客户产品档案管理 销售报价 交货期及价格管理 客户订单追踪管理 客户订单对照作业订单追踪管理 订单发货管理 销售业绩评价 销售成本管理和控制 计划管理 实时 动态 科学的计划管理 实时 动态 按订单 按能力 按可用物料及提前期的交货期预测 集中销售 集中采购 整合优化集团资源 各分厂 的全局物料需求 计划 按订单交货期 按能力 按提前期 制订生产计划 控制生产进度 保证准时交货 对迟到订单进行瓶颈分析 及时进行调整和协调 车间生产管理 生产过程中人 财 物的管理和控制 车间生产物料的控制和管理 车间之间的工艺路线及物流的控制和管理 按优先权 按能力 按负荷 进行生产调度 保证生产计划的有序执 行 对迟到作业单 进行瓶颈分析及时调整 保证准时交货 一线工人的计件 制造费用分摊 间接成本 考核 业务流程管理 管理运作程序化 合理的工作流程文件 使员工了解物流的整个流程 及自己所处的位 置 对业务运作流程及单证的流转进行制约 分清责任 提高效率 减少 重复工作和互相扯皮的现象 财务管理 集中 统一 有效的财务管理和控制 成本管理和控制 各车间 成本中心 生产成本报表 材料 人工 制造费用等 产 值报表 产成品 半成品及工序的完成量 费用报表 各部门 成本中心 费用统计及与预算和计划的差异 订单成本 按每一个订单计算人工 材料和制造费用 比较订单计划 成本与实际成本的差异 总帐的管理和控制 应收应付帐的管理和控制 第三部分 现有业务流程的分析和诊断第三部分 现有业务流程的分析和诊断 业务特点业务特点 今天 市场 响应速度 客户服务等因素已同传统的质量 革新 功能化 和成本列为企业竞争的必备要素 当今企业面临的主要问题是如何在提高生产 率 提供更高档次的服务 更快的响应速度的同时降低成本 最大程度地满足 客户需要 客户 竞争和变化已经成为这个时代的主要特征 化工行业属于流程型制造业 以批量或连续的方式进行生产 产品结构比 较简单 物料数量和层次较少 工艺稳定极少变更 目前采用市场预测与实际 订单相结合的生产方式 某某化工公司在长期的生产实践中总结出一套行之有 效的管理方法 使企业经济效益和各项指标年年增长 在激烈的市场竞争中保 持行业领先的地位 但是 随着企业生产规模的逐年增长 原有的主要依靠手 工传递信息的管理模式出现不少问题 由于管理信息滞后 各级管理者难以及 时掌握及时 准确的信息 不得不通过召开各种生产协调会议 大量加班 造 成大量 事后管理 现象的发生 工作效率较低 同时增加了管理成本 以下简要分析某某化工公司关键业务管理中表现出来的主要问题 问题分析问题分析 某某化工公司有着较好的管理基础 多年来持续不断地改进 企业管理日 趋规范化 但是 也存在一些更深层次的管理问题 流程没有统一设计和真正落实 各业务部门按照自己的理解做事 部门间沟通和协同效率较低 不利于快速响应客户需求 业务在各部门流转环节较多 引起沟通成本的增加和信息传递时间 延长 企业内耗增加 而且可能导致决策失误 各部门较多关注部门利益 容易产生 本位主义 和利益 分散主 义 不是以企业的总体最优为目标 不利于提高企业整体的市场竞争力 部分关键业务管理流程路线太长 部分岗位职责不清 业务处理效 率低 反应慢 具体还表现在 信息共享问题 企业内部信息流不畅通 信息共享程度低 重复工作多 信息流转不及时 不准确 经常出现人为错误而不能及时发现 影响整个生产 进度 例如 销售部门对订单的生产进度的把握就比较困难 直接影响了产销 协调 生产部门无法准确获得采购订单的执行信息 影响排产的准确性和可执 行性 采购部门无法及时掌握全部产品配套件的缺件信息 造成紧急采购大量 增加 从而影响生产和产品品质 制造问题 订单变更频繁 原料采购预测难度大 往往容易缺料 客户对 交货期 质量 服务要求越来越高 而生产仍然要凭人工经验 缺乏科学的定 量统计与分析 企业生产组织日益困难 销售问题 对客户管理 产品跟踪 售后服务等的管理还处在初级阶段 表现在产品报价体系不完善 不及时 主要产品仍以成本计价 无法有效体现 产品的技术含量 售后服务方面 出厂产品跟踪信息难度大 对客户信息的反 馈与处理效率低 影响企业声誉 财务问题 财务仍然以事后核算为主 虽然有向管理型财务转变的思想意 识 但缺乏有效的工具和方法 未实现财务与业务管理一体化 表现在 帐龄 分析缺乏科学性 供领导决策的财务报表人工操作 工作量大 生产成本核算 粗略 不准确 信息滞后 导致不能及时发现异常成本并采取措施 第四部分 业务流程的重组优化的思想和原则第四部分 业务流程的重组优化的思想和原则 核心思想和总体思路核心思想和总体思路 业务流程优化的核心思想是减少非增值活动 减少等待时间 重复工作 协调工作量 从而提高增值活动效率 此次业务流程优化 是以现存的问题为指向 依据业务流程优化的核心思 想和主要原则 结合 IT 技术 特别是 Sunlike ERP 系统的实施 进行流程优化 主要依据以下思想和原则 实现从传统面向职能的管理转变为面向流程管理 将业务的审核与决策点 定位于业务流程执行的地方 缩短信息沟通的渠道和时间 从而提高对顾 客和市场的反应速度 强调业务流程中每一个环节上的活动尽可能实现最大化增值 尽可能减少 无效的或不增值的活动 例如去掉不必要的审核等 并从整体流程全局最 优 而不是局部最优 的目标 设计和优化流程中的各项活动 要求业务流程之间尽量实现单点接触 这不仅有利于流程通畅 责任明确 而且有利于提高内 外部顾客的满意度 在手工管理方式下 由于受到人的管理能力局限性约束 一般必须采用授 权分工管理 授权分工管理必然会在一定程度上导致决策分散化 影响决 策的有效性 因此 在建立新型 扁平化 组织运行模式时 重视信息技 术的应用 以便协调业务职能化管理与协同管理之间的矛盾 基于以上思想和原则 此次业务流程重组和优化的总体思路为 1 实现从面向 职能 的管理到面向 流程 的管理的转变 2 从 最优流程 出发调整岗位职责 部门职责及绩效考核指标 3 明晰企业控制的三个层次 事先计划 事中监控和事后分析 业务流程重组优化的设计原则业务流程重组优化的设计原则 流程方面 从面向 职能 管理到面向 流程 管理 只按照流程管理的 思路描述业务管理过程 变复杂流程为简化流程 信息方面 利用 CIMS 的集成思想 将 ERP 与网络等 IT 最新技术相结合 变信息孤岛为共享平台 着重点 增加信息共享 扩大信息共享范围 缩短信息共享时延 第五部分 现有业务流程分析及流程重组优化方案第五部分 现有业务流程分析及流程重组优化方案 销售相关流程销售相关流程 现行流程图现行流程图 客户订单 月销售计划 合同评审 YES OK 月生产计划 周生产计划 是否有库存 生产 检验 入库 发货联系单 销货作业单 销售预测 紧急插单 新产品 新标准 NO NO NO YES 财务审核 NO YES 接下页 接下页 客户催款 财务开票 承上页 承上页 现行业务流程描述现行业务流程描述 1 营销部接到订单 对有库存的老产品直接开发货联系单 经财务审核后直 接交由仓库发货 对新产品 老产品新标准或者新客户的需要经过合同评 审 审核通过后结合无库存的老产品客户订单 预测订单等形成月销售计 划 2 生管部对月销售计划结合产能 库存信息 物控计划 生产设备人员等编 制月生产计划 为采购部门进行物资采购提供依据 同时结合紧急插单等 编制周生产计划 3 生产完毕入库 营销部开发货联系单 经财务审核通过后交仓库做出库单 对内 和销货作业单 对外 现行流程分析与存在问题现行流程分析与存在问题 1 对生产进度了解比较困难 与生产的沟通不畅 往往了解一个信息要找很 多人才能掌握 2 信息共享查询更新的及时性问题 应收款帐龄信息 发票信息 库存信息 成品入库 发货等信息数据的更新不够及时 无法及时动态的了解销售相 关信息 出库单 天心销售流程优化方案天心销售流程优化方案 销售优化流程 销售部财务仓库 月销售 预测 实际 接单 出 货 开 票 收 款 退货 流程说明 发 货 清 单 销售开票 作业 发票 实 单 销售出库单 销货退回 单 仓库 录数量 销售入单 价 发货联 系单 月营销预测计划 退货申请单 手工 财务 审核 应收帐款 收款单 财务 审核 财务 审核 1 销售部门将已经评审通过的月营销预测计划和实单录入到 ERP 系统中 2 成品库存不足需要生产的进入生产流程 3 销售出货时 销售部门在 ERP 系统中登打发货联系单 财务审核通过之后 交仓库发货 4 仓库收到发货联系单 以发货联系单为来源做销售出库单 5 财务依据销售出库单成立应收帐款 销售开票申请时 在系统中做销售开 票作业 财务审核 并录入发票号 6 已经销售给客户的产品有不合格需要退回时 经过审核同意退回入库时 仓库依据审核后的手工退货申请单在 ERP 系统中登打销售退回单 销售录 入金额并交财务审核 流程与现行流程相比存在以下不同流程与现行流程相比存在以下不同 1 将实单与预测单通过受订单与生产计划单两张系统不同单据在 ERP 系统中 进行了区分 2 对实单和预测单销售需求日必须明确到天 3 原手工出库单和销售作业单在 ERP 系统中统一成销售出库单 通过不同打 印套版分别打印 4 ERP 系统实现对订单价格的自动管控 5 原先流程中 用手工来编制的采购计划和生产计划 在新的流程中由 ERP 系统根据订单自动产生 人工根据实际情况作相应的修正 销售相关流程岗位工作销售相关流程岗位工作 销售部 制定月营销预测计划 并录入 ERP 系统 接到客户订单录入 ERP 系统 做发货联系单 通知仓库发货 增值税开票申请作业 进行客户资料的维护 对仓库录入的销货退回单录入金额 成品仓管 依据销售部的发货联系单 做销售出库单 当销货给客户的货品有不合格需要退回 根据手工退货申请单做销 货退回单 录入数量 财务销售会计 对发货联系单进行审核作业 增值税开票审核作业 销售退回审核作业 接收来自销售部门的客户付款单据 入帐并将单据传递给出纳办理 和入帐 及时 认真 详细地将收款信息维护到系统中 并认真 及时的 将本笔收款核销到具体发票 负责与销售部门和客户进行对帐 负责对应收帐款业务的分析 经常进行帐龄分析 并将分析的结果 整理成坏帐 催款等的建议 提交给财务领导 期末整理应收帐款的明细帐和余额表 并提交给财务领导 提出的问题及解决方法提出的问题及解决方法 问题 1 接单时 当价格低于保本价时 系统能自动管控无法录入订单 同时对 已经有过特价 低于保本价 销售记录的客户 不需要审核可以继续录入订单 销售 解决方案 首先在销售定价政策中设置每个货品的保本价格 同时针对有低于 保本价销售记录的客户设置专门针对该客户的销售价格 如下图 当登打发货联系单时 系统会自动带出销售价格 并且只允许往上修改销售单 价 如下图 问题 2 对超出付款结帐期的客户 系统能自动管控 解决方案 系统有两种方式来管控对客户的应收款 一个是依据帐期 当销货 时如果有超过结帐期的应收款 则无法录单 如下图 另一个是事先在客户资料中设置好客户的信用额度 当客户的应收款超过给予 的额度 则无法录单 如下图 问题 3 对即将超出收款帐期的收款信息能提前进行预警 解决方案 事先在系统则设置好提前预警天数 当满足条件时 系统会自动跳 出即将超出收款帐期的应收款预警信息 如下图 同时系统提供客户应收款的明细和统计报表 可按不同条件进行相应查询 如 下图所示 问题 4 对销售信息进行统计 如按客户 色系 品种等进行销售信息的汇总 统计 能让系统自动核算同一货品的不同批次的加权价格 解决方案 系统提供了销售明细 统计表 能依据客户 品种等多种查询条件对 销售记录进行统计汇总分析 如下图 问题 5 能了解订单的生产进度情况 解决方案 系统提供制令单生产完成情况表 制令单明细表等多张生产相关报 表 使得销售部门能及时对生产情况进行了解 问题 6 销售开票的货品名称与实际内部的名称不一致时 系统如何处理 解决方案 在销货单中自定义货品开票名称字段 同时在打印时取发票的开票 货品名称 采购相关流程采购相关流程 现行流程图现行流程图 现行业务流程描述现行业务流程描述 1 采购部根据生产部门的月生产计划及各部门申报的物资申请单形成采购计 划 2 采购部对审核同意的申购单下采购订单 交供应商发货采购 3 物资进料到货时 仓库依据采购清单 含收据或发票 办理材料入库手 续 并开取样通知单通知技术中心做原料入库检验 材料申购单 采购订单 审 批 检验报告单收 料 单 应付帐款发 票 采购到货 付款计划 付 款 月生产计划 生产性 非生产物资 取样通知单 4 技术中心依据取样通知单做检验 填写检验报告 5 采购部陆续将订单合同 收料单 发票交财务 财务做钩稽并成立应付帐 款 6 采购每月编写付款计划 按结账日期对供应商进行付款 现行流程分析与存在问题现行流程分析与存在问题 1 月生产计划执行性不高 导致以月生产计划为依据产生的采购计划变更频 繁 2 由于月生产计划没有具体货品的完成时间指导 导致采购计划无法按生产 的先后安排优先采购物资 以达到对采购资金的合理利用 3 缺乏科学的供应商管理体系 供应商信息 供应商产品信息 采购价格信 息比较分散 很容易造成采购信息丢失 采购信息查找都依靠手工操作 手工查找的及时性准确性都很差 4 采购管理审批功能不足 采购合同 订单的审批时间不及时 总经理不在 及在开会时无法审批 5 仓库对采购的物料是先入库 同时通知品质部门检验 即在无法确定来料 品质是否合格的情况下先入库并有可能已经进入生产领用 检验仅是做后 续记录 6 采购物资到货时并没有严格与采购订单一一对应 导致对来料的超交的现 象及订单来源难以跟踪管控 天心采购流程优化方案天心采购流程优化方案 采购优化流程 销售生管采购仓库技术供应商财务 生 产 性 材 料 申 购 生 产 性 材 料 采 购 非 生 产 材 料 采 购 生 产 材 料 入 库 非 生 产 材 料 入 库 非 生 产 材 料 领 用 收 到 发 票 付 款 不 合 格 退 回 付 款 付款审批凭 证 手工已 审核 收料退 回单 暂估退 回单 合格 进货送检单 采购单 验收退回单 暂估单 原料分析 报告单 不合格 受订单 月营销 预测计 划 生产需求 分析 材料申购单 自动 制令单 材料需求 分析 材料申 购单 请购批次 转采购 采购单 自动 非生产材 料请购单 已审批手 工 采 购 单 采购单 暂估单 发票 应付帐款 收料单暂估单 暂估单收料单 非生产材 料领料申 请单 已审 批手工 非生产 材料领 料单 流程说明 生产性材料申购 生产性材料申购 生管部门依据月营销预测计划做生产需求分析 产生材 料申购单 生产前对依据实单产生的制令单做材料需求分析 对缺料部分 下材料申购单 生产性材料采购 生产性材料采购 采购部门对生管部门下的材料申购单 同意采购的进行 批次转采购作业 自动生成采购单 非生产性材料采购 非生产性材料采购 由采购部门将依据已经审批同意的非生产材料请购单 在 ERP 系统中直接录入采购单 生产材料入库 生产材料入库 1 供应商到货时 仓库依据送货清单上的采购单号 如果没有由采购负 责提供 以采购单为来源 做进货送检单 通知技术中心检验 2 技术中心依据仓库的送检单做原料分析报告单 将检验结果 内部含 量 录入进货验收单中 3 检验不合格部分做验收退回单 合格 包括折让处理 部分仓库做暂 估单 非生产材料入库 非生产材料入库 仓库直接以采购单为来源在 ERP 系统中录入暂估单 非生产材料领用 非生产材料领用 仓库依据手工已申批通过的非生产领料申请单在 ERP 系 统中录入非生产领料单 收到发票 收到发票 财务依据暂估单和发票转进货单 同时自动成立应付帐款 付付 款 款 采购部门依据系统提供的应付款相关报表和结帐预警信息等 及 时进行付款申请 审核通过后 进行付款作业 财务在系统中做付款单 不合格退回 不合格退回 1 当在进货验收阶段发现不合格退回时 仓库做验收退回单 2 当已入库后发现不合格需要退回时 仓库以原暂估单为来源做暂估退 回单 3 当已收到发票后发现不合格需要退回 财务以原进货单为来源做进货 退回单 流程与现行流程相比存在以下不同 生产性物资 流程与现行流程相比存在以下不同 生产性物资 1 系统将依据订单 计划单进行生产需求分析 考虑库存 安全存量 采购批量和采购周期后自动产生请购单 因此建议取消请购单的审核 流程 2 在采购单中需填写单价 暂估价格 3 采购部门必须要求供应商在送货单上填写相应的采购单号 采购部门 核对该单号的正确性 如有遗忘或填写错误 采购部门负责填写或更 正 4 进货检 IQC 在系统中直接操作和管控 一方面仓库入库前必须是验 收合格的 否则在系统中无法录单入库 另一方面可以对不合格原因 进行统计分析 方便各部门对检验情况进行查阅 同时将检验记录参 数直接与批次库存信息相关联 流程与现行流程相比存在以下不同 非生产性物资 流程与现行流程相比存在以下不同 非生产性物资 1 改变产生请购单的方式 由原先的有需求马上请购改成设立常规性货 品的安全库存 月底做预算 月初统一采购 特殊和非常规性货品仍 按需采购 采购相关流程岗位工作采购相关流程岗位工作 生管 对月营销预测计划进行生产需求分析 生成材料申购单 对制令单 生产周计划 做材料需求分析 缺料部分生成材料申购 单 对货品基础资料中的生产周期等数据进行维护 采购 对货品基础资料中的采购批量 采购周期 主供应商等数据进行维 护 创建录入采购订单 并对采购订单的完整性进行维护 对供应商资料进行维护 对财务部提出付款申请 负责采购退换货流程的处理执行 仓库 负责到料接收事务 依据供应商的送货单进行进料送检 依据技术中心的处理结果进行暂估入库处理 对不合格产品做验收退回或暂估退回处理 负责建立维护库存信息库 库存事务库 到货接收记录等 技术中心 负责到料检验处理 判断是否合格并填写检验单 负责建立维护到货检验记录 在系统中记录不合格原因 财务部采购会计 对发票和暂估单进行核对 无误后录入进货单 出现不匹配的情况 有权向采购员追问原因 并向财务领导反映 接收来自出纳的付款单据 进行核对 并录入到系统 定期 及时将应付模块信息导入总帐 打印出凭证 将原始单据分 类整理后与凭证一起装订 定期 及时与总帐进行对帐 期末整理出应付帐款余额表和明细帐 提交给财务领导 负责与采购员和供应商的对帐工作 提出的问题及解决方法提出的问题及解决方法 问题 1 非生产类货品的采购很频繁 相同的货品会多次小数量地采购 导致采购订单数量增加 同时对小金额的非生产类采购订单的发票核对工 作量很大 解决方案 对非生产类货品设置安全库存和采购批量 安全库存和采购批 量应该由主管部门提报 对必须进行备库的特殊物料和常用 通用的物料 进行备货 当货品数量低于安全库存时系统会提示采购信息 从而保证了 货品的库存量 设置采购批量可以减少采购单数量 提高工作效率 问题 2 对经过系统的生产需求分析产生的物料 由于生产损耗或生产调 整等原因需要再次紧急采购时 系统如何处理 解决方案 可以在系统中直接下请购单 问题 3 应付款的报表查询以及提前对即将到期的应付款的预警信息 解决方案 ERP 系统可以事先设置好应付款预警提前天数 当满足条件时 会自动跳处应付款预警提示 如下图 同时系统提供了应付款的的明细 统计等报表 能清楚掌握厂商的付款信 息 如下图 问题 4 对历史进货价格的查询 解决方案 系统对每笔进货的价格会自动存入历史价格库 当需要查询历 史价格时 只需要打开相关报表即可 如下图 问题 5 呆滞品的处理 因为预测差异及市场变化等各种原因 造成某些 物料 成品等长期积压不用 占据仓库一定空间 希望系统对呆滞料相关 信息能够提供数据报表 解决方案 ERP 系统针对带滞品专门提供货品滞存分析表 如下图 生产相关流程生产相关流程 现行流程图现行流程图 现行业务流程描述现行业务流程描述 1 生管部依据销售月计划结合库存及实际生产能力等因素 编制生产月计划 2 生管部依据制定的生产月计划编制材料需求计划 形成材料申购单 3 申购单经审核通过后 由采购部门编制采购订单 交供应商进行采购作业 4 生产部门根据月计划 插单以及实际现实能力 库存等因素编制生产周计 划 指导车间生产作业 对生产周计划所需要的库存不足料紧急申购 5 车间依据生产周计划对生产任务开生产领料单 仓库发料 6 半成品 成品生产完毕后 与仓库共同沟通确认后 车间开半成品 成品入 销售月计划 生产月计划 材料申购计划 生产周计划 审核 采购订单 紧急采购 生产线领料单 紧急申购 半成品 成品入库单 库单 现行流程分析与存在问题现行流程分析与存在问题 1 目前由于销售计划的编制没有具体到天 导致生产计划也无法明确预交日 导致后续的采购等一系列问题 如采购资金对哪些物料需要紧急采购 哪 些物料可放缓采购等 2 生产变更频繁 同时导致采购变更频繁 进而产生缺料及不能按计划完成 生产交货等现象 原因一是销售的月计划有 30 是预测生产的 变动较大 原因之二是紧急插单影响 3 对车间多余物料缺少管理 如合成工艺虽严格按配方领料 但有存在补退 料的现象 而实际对于多余的料车间是不退回仓库的 会导致成本核算的 不准确 4 订单评审机制没有很好执行 对一些常规的订单销售接单时并不与生产等 相关部门进行沟通 因此对生产能力等是否满足订单要求无法确定的情况 下 接单后往往造成生产能力超负荷 对后续订单的正常交期也产生影响 生产优化流程生产优化流程 一 生产流程 第一阶段不涉及工序 生 管品质车 间技术仓库 合 成 流 程 湿 拼 流 程 制令单 合成领料单 合成退料单 合成补料单 合成补料 申请单 合成领料 申请单 审 核 合成退料 申请单 湿拼领料 申请单 湿拼领料单 湿拼退料单 湿拼补料单 湿拼补料 申请单 湿拼退料 申请单 浆料送检单 手工 凭单领料 凭单领料 凭单退料 审 核 审 核 审 核 生 管 品质车间仓库 干 拼 流 程 流程说明流程说明 一 合成流程 1 由生管部门制作制令单 生产时车间根据制令单内容 自动根据 BOM 生成合成领料申请单 经生管审核后到仓库领料 仓库制作合成领料 单 2 合成生产需补料时 由车间制作合成补料申请单 报技术中心 生管 审核后 到仓库领料 仓库制作合成补料单 3 合成生产完成后 有多余的料 由车间制作合成退料申请单 生管审 核通过后送仓库入库 由仓库制作合成材料退料单 二 湿拼流程 1 由车间制作浆料送检单 手工 报品质部 品质部根据检测结果制 作湿拼领料申请单 由部门主管确认后 交车间由车间到仓库领料 仓库 制作湿拼领料单 2 湿拼生产需补料时 由品质部制作湿拼补料申请单 由部门主管审 核后 交车间由车间到仓库领料 仓库制作湿拼补料单 3 湿拼生产完成后 有多余的料 由品质部制作湿拼退料申请单 交 车间由车间送仓库入库 由仓库制作湿拼材料退料单 干拼领料申请单 干拼退料申请单 干拼领料单 干拼退料单 干拼补料单干拼补料申请单 三 干拼流程 1 由品质制作干拼领料申请单 由部门主管确认后 到仓库领料 仓 库制作干拼领料单 2 干拼生产需补料时 由品质部制作干拼补料申请单 由部门主管审 核后 到仓库领料 仓库制作干拼补料单 3 干拼生产完成后 有多余的料 由品质部制作干拼退料申请单 送 仓库入库 由仓库制作干拼材料退料单 生产流程 第二阶段涉及工序 生 管品质车 间技术仓库 合 成 流 程 湿 拼 流 程 生管品质车间仓库 制令单 合成领料单 合成退料单 合成补料单 合成补料 申请单 合成领料 申请单 审 核 合成退料 申请单 湿拼领料 申请单 湿拼领料单 湿拼退料单 湿拼补料单 湿拼补料 申请单 湿拼退料 申请单 浆料送检单 手工 凭单领料 凭单领料 凭单退料 生产通 知单 审 核 审 核 审 核 干 拼 流 程 流程说明 当涉及工序时 一张制令单会对应多张生产通知单 每个工序对应 一张生产通知单 生产领料申请单以生产通知单为依据 其他流程与不涉及 工序流程相同 二 半成品 成品缴库流程 第一阶段不涉及工艺 生 管车间 品质仓库 干拼领料申请单 干拼退料申请单 干拼领料单 干拼退料单 干拼补料单干拼补料申请单 流程说明流程说明 1 半成品 成品生产完成时 车间制作半成品 成品缴库送检单 通知品质部 门检验 品质部根据检测结果制作半成品 成品缴库验收单 流转给车间 2 车间将产品及半成品 成品缴库验收单送仓库入库 由仓库制作半成品 成品 缴库单 3 对不合格半成品 成品处置按干拼流程执行 半成品 成品缴库流程 第二阶段涉及工艺 生 管车间 品质仓库 半成品 成品 缴库单 半成品 成品 缴库送检单 合格 半成品 成品 缴库验收单 不合格 半成品 成品 缴库单 入 半成品仓 不合格品处 置按干拼生 产流程 制令单 流程说明 每一工序完成后 需要在 ERP 中以对应生产通知单为依据进行生产 日报作业 将本道工序完成数量录入到生产日报中 其他流程与不涉及工序流 程相同 流程与现行流程相比存在以下不同流程与现行流程相比存在以下不同 1 生产任务下达方式的不同 现有拼混生产任务由品质部门下 在新流程中所 半成品 成品 缴库单 半成品 成品 缴库送检单 合格 半成品 成品 缴库验收单 不合格 半成品 成品 缴库单 入 半成品仓 不合格品处 置按干拼生 产流程 制令单 生产通知单生产日报表 有的生产任务 制令单 统一由生管部门下达 2 领料方式的不同 现有生产任务由车间自行安排 领料申请由车间下 在 新流程中生产领料申请由生管部门下 生管统一对车间的生产任务安排进度 进行管控 3 入库方式的不同 现有的入库流程中对半成品 成品的检验结果没有管控 不管是否合格都可以先入库 新流程中必须检验合格后的半成品 成品才可 以入库 对入库半成品 成品的质量有了保证和管控 生产相关流程岗位工作生产相关流程岗位工作 生管 在生产需求分析之前 对影响可用库存的信息进行确认和维护 如 采购在途量 未发量 在制量 库存量等等 根据生产进度反馈维护生产任务信息 对货品基础资料中的生产周期等资料进行维护 生产任务 制令单 的下达 生产领料申请的下达 按技术要求进行生产 并适时将生产进度反馈给技术等相关部门 品质 对生产的半成品 成品进行质量检验 拼混领料申请的下达 技术中心 对合成工艺补料申请的审核 车 间 合成补料 退料的申请 半成品 成品缴库送检 仓 库 生产相关原料的出入库管理 半成品 成品的入库作业 车间统计 成本会计 负责核对各个车间 成本中心的领料和费用的记录 并进行核算 负责对各种成本的差异进行分析和分摊 负责核算产品的实际成本 并出具报告和报表 提出的问题及解决方法提出的问题及解决方法 问题 1 在查询批号库存信息时 能够将入库批次的检验相关参数与库存数据 能一起带出 解决方案 在生产缴库验收单中自定义相关检验参数 同时在库存报表中将该 自定义信息与库存批次信息关联一起带出 如下图 问题 2 能了解订单的生产进度情况 生产用料情况 解决方案 系统提供制令单生产完成情况表 制令单明细表等多张生产相关报 表 使得能及时对生产情况及用料情况进行查询了解 问题 3 编制月销售计划时销售预测单和实际接到的订单能分开 解决方案 在 ERP 系统中提供受订单 实单 与生产计划单 预测单 两种单 据 相关报表也可以分开进行统计查询 财务管理财务管理 现状描述 现状描述 1 使用 U8 的总帐模块 2 负责对车间用料的数据收集统计及考核 3 目前的成本核算采用数据采集到 EXECEL 中进行手工核算的方式 核算项 目设置如下 产品成本由材料成本 制造费用和人工费用三大部分组成 材料成本占产 品总成本的 80 以上 制造费用占 10 左右 人工费用成本占用比例很小 其 中制造费用细分为 a 能源 水 电 煤 气 折旧 机冰 环保 b 车间费用 劳保 五金 其它部门费用 C 拼混部门费用 从半成品领用到成品入库环节的费用 人工费用包括批产量工资和烘房工资 目前的成本核算方法如下 材料成本按实际领料归集到每批的生产任务 制造费用半成品按入库折百量进行月末分摊 成品按入库工业量进行月末分摊 分摊时 a 能源项和 b 车间费用项目分摊到干拼的半成品和湿拼的成品中 c 拼 混费用项目分摊到干拼的成品中 人工费用按不同产品每批工资定额归集到具 体的每批产品中去 现有流程分析现有流程分析 1 缺乏对核算数据的分析 缺乏对应收帐款内部性质的分析 比如对质量保证金 坏帐 短期可变 现 长期可变现等性质的应收进行分析 缺乏对采购差异的分析 应收帐款不能反映短期内能够及时变现的可用资金 应付帐款不能准确反映实际的采购 2 缺乏对生产经营活动的监管 3 现有信息 不规范 不够明确 且信息量较少 4 仅仅做到财务核算 基本没有发挥财务管理的作用 新流程分析新流程分析 1 财务业务一体化 原手工财务流程所体现的是从业务到财务 从子系统到总帐的逐层向上 汇总的模式 由于手工处理数据造成数据汇总困难 数据的整理需要相当长 的时间 因此要多角度地统计和分析数据为决策提供依据很困难 财务工作 仅仅只是事后核算 而且还是不全面 不规范和不及时的 不能适时监督 工厂的财务和运营状况 不能适时分析工厂预算的执行情况 由于单独依靠 单据的传递来传递信息 造成工厂信息交流不通畅 财务人员无法及时详细 地了解业务信息 以及时做出财务决断和正确地处理财务业务 为此我们将 ERP 系统深入地嵌入到整个财务体系中 实现了广泛集成和充分信息共享的 财务总流程 2 信息集成 力求财务的内部集成以及财务与业务的集成 财务的各子系统 应付 应收 固定资产和业务中的库存 在制 采购 在各自模块做完自己的业务 同时将有关原始单据传递到总帐 财务部分可以每天过帐一次或更短时间一 次过至总帐 业务部分可以较长时间 比如一周 过帐一次 总帐将根据过 帐数据 打印出分录日记帐 并把日记帐与原始单据分类装订 至月底结帐 时统一整理装订 封存 3 报表报告 总帐系统最终集成了本公司所有的财务数据 实际发生额 预算情况 总帐通过其自身携带的 FSG 系统和其他工具可以提供资产负债表 损益表 以及其他总分类报表和实际与预算相比较的报表 同时总帐提供了 在线查询功能 可以实时查询工厂资金的使用情况 业务需求 业务需求 1 成本核算的方法和成本核算项目的设置 使成本核算更合理准确 2 制造费用的各明细项目分摊能更加符合实际 更能反应出真实的产品成本 数据 3 能对制造费用下的具体明细项目通过报表形式与标准成本构成进行数据分 析对比 为成本管理提供分析决策依据 4 业务财务一体化 与业务系统集成 财务数据可直接从业务系统中获取 对业务流程实现分析和控制 对业务活动进行成本分析与控制 5 对每日收付款的业务往来能够清楚的体现 6 能够提供按客户汇总的应收应付款的明细帐和汇总帐 能够提供按账期汇 总的客户及应收明细 7 能够提供清晰的帐务报表 8 成品入库 一批中有部分作为成品可出售 一部分不能出售要车间回制 入库时全部按照成品名称入库 在统计库存可出售的成品时 能有效区分 要回制的那部分成品 9 对银行支票 汇票等单据能持号码提供明细 对收据号码的提供明细查询 10 对付汇计划执行情况能随时查询 11 对车间成本考核能提供不变价 现行价单批次成本 12 能按客户查询各销售产品明细 能按照产品查询各客户情况 13 能提供银行借汇 票据到期明细汇总 能提供银行借汇明细 14 能对能源费用提供数量 单价 金额汇总明细查询 天心财务管理解决方案天心财务管理解决方案 产品标准成本核算说明 1 生产技术部门提供每一种产品的材料消耗定额 辅料消耗定额 工作中心 费率 机时消耗定额 财务部门根据历史采购数据制定材料定额单价 其 中工作中心的费用包括车间发生的各种费用如 生产工人工资福利费 车 间管理人员工资福利费 动力费 按成本核算项目 等费用 2 根据提供的各种费用原始数据和产品结构计算产品的标准成本 在实际计 算标准成本时可根据产品结构中各部件的重要性 成本的高低 或部件制 造的关键性等来确定组成产品的半成品 并计算相应半成品的标准成本 3 产品标准成本计算完成后 可实时查询每一产品的标准成本 如按成本项 目查询产品的标准成本 同时也可以按产品标准成本多级展开来查询 产品标准成本计算说明 1 计算产品的标准成本首先准备以下数据 产品构成 BOM 及物料的消耗数量 各种采购件的标准成本 各种产品和半成品的生产工艺流程 每道工序的定额工时 每一工作中心 车间 各种成本项目的费率 除直接材料外所有成本 项目的费率 2 按照产品的 BOM 和物料消耗系数 计算每一产品每一加工工序的材料费用 3 按照产品的加工工艺 工序的定额工时 工作中心的费率计算其他成本项 目费用 4 按照产品的 BOM 计算产品的标准成本 5 产品标准成本查询方法 按照成本项目成本项目查询产品的标准成本 按照产品产品 BOMBOM 展开展开查询产品的标准成本 产品实际成本核算说明 1 直接原料 财务部门根据每月仓库保管人员录入到 ERP 系统的的材料出库 单 车间领料单 批次生成相应的生产领料凭证 涉及到原材料 半成品 生产成本等科目 通过成本计算 自动把按单领料部分直接计算到产品成 本中去 2 直接人工 本月支付的人工工资及福利费按生产产品批次直接计入每批产 品的直接生产成本中去 3 制造费用 本月各车间所发生的制造费用按特定分摊因子进行分摊 详见 下面的制造费用分摊方式 制造费用制造费用 占总制占总制 造费用造费用 比例比例 目前分摊目前分摊 方式方式 天心分摊天心分摊 建议建议 建议理由建议理由 煤24 权 值 A 气16 权 值 B 电13 权 值 C 由于煤 气 电的耗用直接 跟产品的含估量高低相关 用以产品含估量高低设置的 权值进行分摊更能体现产品 真实成本 折旧12 标准机时由于折旧费用直接与机器的 运行时间相关 用标准机时 进行分摊更能体现产品真实 成本 环保 三废 8 权值 D 对涉及到环保费用的产品设 置权值 机冰1 能源 约 75 水1 车间费用 五金12 生产量 生产量 天心认为现有以生产量进行 分摊的方式是能够真实体现 产品的真实成本的 因此建 议保留原按生产量分摊的方 其它 部门 领料 费 用 7 约 20 劳 保1 拼混部门费用 约 5 5 式 说明 说明 1 1 依照以上制造费用明细项目进行分摊作业 依照以上制造费用明细项目进行分摊作业 2 2 煤 气 电 环保 三废 煤 气 电 环保 三废 机冰 水设置标准成本项目 其它制造 机冰 水设置标准成本项目 其它制造 费用项目不设置标准成本项目 费用项目不设置标准成本项目 3 3 在制品参与制造费用的分摊 在制品参与制造费用的分摊 4 根据已分配完成的各项成本项目和本月完工入库的产成品来计算产品实际 成本 5 根据本月产品入库单和计算完成的产品实际成本生成本月产品完工入库凭 证 涉及到产成品 生产成本等科目 6 根据本月的实际成本可生成 产品实际成本汇总表 车间在制品成本明 细表 产品实际成本与标准成本分析表 并能进行 产品实际成本按 成本项目查询 等分析查询 计算产品的实际成本读取的数据 按照实际领料生产产品构成的实际 BOM 及物料的实耗数量 各种采购件的按照月底的实际单价计算成本 按各种产品和半成品的生产工艺流程 每张生产任务单实际发生的计划 数量 完工数量 在制数量 本月发生的各种直接人工费用 制造费用和辅助生产费用 实际成本查询方式 按照成本项目查询产品的实际成本 按照产品 BOM 查询展开查询产品的实际成本 按照工艺流程展开查询产品各工序的实际成本 按产品查询各任务的实际成本 按工序查询实际成本与标准成本差异 按 BOM 查询实际成本与标准成本差异 第六部分 人事薪资管理第六部分 人事薪资管理 现状描述 现状描述 1 目前采用 EXCEL 方式管理人员基本信息 且人员基本信息分散在多张报表 中 信息维护和查询麻烦 2 薪资才用二级核算方式 首先有财务部门提交车间生产考核数据提交给行 政部门 由行政部门结合生产质量报告 人员出勤天数 人员福利扣款等 信息核算各车间总的工资发放额 车间自行结合绩效系数 奖金系数等算 出各操作员工的工资提交给行政部门 最终由财务部分直接将工资打入各 员工工资卡内 业务需求 业务需求 1 能够在人事信息中体现员工五大保险和住房公积金缴纳情况 2 能够在人事信息中体现健康状况和体检时间信息 3 能够在人事信息中体现合同签定情况和工作服发放情况 4 在人事信息中添加员工身份证到期日期信息 5 能否将行政 生产系统等部门分模块运行 行政系统模块统一由薪资部门 掌握 生产系统等各需二级分配部门 各部门掌握一个模块 通过各模块 互相运行 来核发薪酬 天心人事薪资管理解决方案天心人事薪资管理解决方案 在当今世界 随着经济的迅速发展 各公司企业的人员越来越多 人事的 管理 工资的发放成为人事及财务部门相当头疼的问题 据此情况 推出了 人 事薪资管理系统 既可对人事资料进行系统的管理 又可进行各种薪资的核发 大大解决了当前的问题 系统能够帮助您实现人事方面的管理 在人事资料设置中 输入您公司所 有员工的人事资料 系统可根据所输入的资料 提供 打印员工人事资料卡 进行人事资料的管理及数据的统计 进行各种人事资料的分析 系统主要帮助您实现薪资的核发管理 它的功能包 提供月工资 日工资 时工资 次工资及计件工资 进行每月薪资的核发 进行奖金的核发 进行人 员薪资的调整 在总帐方面的核算 主要根据薪资核发後的单据 通过模版产生会计凭证 与总帐连接 设置薪资凭证的模版 通过模版产生凭证 包括现金支付制的凭 证及应付帐款制凭证 本系统向总帐系统传递凭证 并能够查询其所生成的凭 证 本系统有两大主要特色 一是薪资的发放方式 可分为一次发放与分期发 放 各公司可根据各自不同薪资核发的特点选择 每个员工只能选择其中的一 种发放方式 二是计薪方式 其具有灵活多变的特点 可分为计月薪资 计日 薪资 计时薪资 计次工资与计件薪资 每个员工可同时选择多种计薪方式 应用准备 在使用本系统之前 您应该对您现有的数据资料进行整理 以 便您能够及时 准确地运用本系统 为便于系统初始化 您应该准备如下数据 和资料 o您公司的员工基础资料 包括员工代号 员工名称 员工的职务 员工 的到职日 o用以核发工资的薪资项目 包括薪资加项 薪资减项及其具体的项目设 置 o所得税的速算扣除表 速算扣除表或定率表 o所有员工的保险种类 流程说明 人事薪资管理软件运作时 其首要条件是系统支援 即基础资料 的设定 它包括 部门代号 薪资项目设置 所得税扣税条件设置 保险种类设置 员 工投保资料 人事资料设置 薪资计算公式设置等 有了上述系统基础资料的支持 要进行人员的薪资核发 首先必须在员工 薪资结构设置中设置好员工的薪资结构 通过薪资异动输入记载员工的薪资变 动状况 在公司进行