工作分析与岗位说明书 编写培训讲义

写你所做 岗位说明书编写活动 深圳万兴软件有限公司 二零一零年深圳李军 游戏规则 请让你的手机保持安静 空杯心态 分组研讨 讲练互动 老鹰 马 猎狗狩猎的故事 几则寓言故事的启示 大雁南迁的启示 大雁群体飞行速度是单体平均飞行速度的1 71倍 几则寓言故事的启示 为什么有人工作量很大 做也做不完 为什么有人没活干 整天很清闲 为什么不能完成客观的绩效考核 勤无奖懒无罚 为什么招聘的员工 会常常不符合要求 为什么会有人工作相互重叠 有功劳大家争 有责任没人担 为什么员工会抱怨工资太低 福利太少 缺乏公平性 为什么会有工作没人去做 贻误市场机会 为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会 为什么公司投入的培训却难以达到期望的效果 为什么有的员工不知道自己该做些什么 1 1 a 管理者经常遇到的困惑 问题思考 我们需要发展 我们需要改变 为什么会产生这些问题呢 1 1 c 为什么会产生这些问题呢 我们到底该怎么办 原因探源 我们并不了解每个人的工作量是多少 我们并不了解到底需要多少工作人员 我们并不了解如何有效地考核员工的工作 我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用 我们并不了解员工的职业生涯 我们并不了解员工到底需要什么 第一部分 岗位分析概念和意义第二部分 如何编写岗位说明书第三部分 岗位说明书的维护第四部分 下阶段工作安排 目录 What 做什么 How 如何做 Why 为什么 Who 谁 When 何时 Where 何处 做事情的思路 岗位职责 绩效考核 做什么怎么做做成怎么样做成怎么样又怎么样 程序 SOP 报酬 文件化 做事情的思路 续 下面的说法正确吗 一人多岗 我一个人干三个岗位的活儿 我是不是应该拿三个人的工资 一岗多人 我们单位在维修工这个岗位上一共设了5个人 岗位首先是一个工作量的概念 无论一个岗位上有多少类工作任务 只要能够使得一位员工在正常工作时间内满负荷工作 即为一个岗位 说一个人能够干三个岗位的活儿可能是有道理的 尤其是当企业鼓励员工一专多能 从而提高组织工作安排灵活性的时候 但是说一个人同时干三个岗位的活儿是不可能的 除非原来的岗位设置本身就不科学 一岗多人实际上是指一种岗位上有多个人 即岗位编制 几个概念 岗位说明书 是描述岗位分析结果的书面文件 包括 岗位位基本信息 岗位使命 工作模块 工作职责 业务权限 工作依据以及任职要求等 岗位说明书能够把组织实现战略的职责落实到具体组织成员 确保组织正常运转 支持组织实现目标 岗位分析与岗位说明书的含义 主要回答两大问题 第一 某一岗位上的人应该做什么 第二 什么样的人来做最适合 过程 结果 什么样的战略引导我们走向愿景 VISION愿景 STRATEGY战略 我们万兴存在的目的和长期目标是什么 怎样的组织结构设计 能使我们实施战略 岗位分析及岗位说明书能够把组织实现战略的职责落实到具体组织成员 确保组织正常运转 支持组织实现目标 岗位分析与岗位说明书的意义 落实组织职责 支持组织目标 在人力资源管理系统中 岗位分析和岗位评估是最基础的工作 它提供了建立其他各人力资源子系统的平台 只有把这项工作做扎实 其他各项工作才有依据 岗位分析 员工招聘 员工培训 薪酬福利 绩效管理 任职资格 长期激励 素质模型 岗位评估 人力资源战略 奠定人力资源管理体系的基础 岗位分析与岗位说明书的意义 第一部分 岗位分析概念和意义第二部分 如何编写岗位说明书第三部分 岗位说明书的维护第四部分 下阶段工作安排 目录 岗位说明书的基本构成 8 9 11 10 14 岗位使命 任职条件 其他 岗位说明书基本构成 岗位职责 5 1 基本信息 12 7 2 3 4 6 1 岗位名称2 所属部门3 岗位编号4 岗位等级5 直接上级6 直接下级7 岗位使命8 岗位职责9 岗位业务权限 工作成果10 基本要求 学历 专业 经验 证书等 11 知识 基本知识 专业知识 12 技能13 基本素质14 工作环境 工作时间 资源配置 15 职业发展路径16 其他 13 15 16 万兴岗位说明书框架 如何编写岗位基本信息 岗位名称要统一 要简洁 要清晰 要规范 同时一个企业不要有太多称呼 避免歧异和混乱 该岗位所在的部门名称 该岗位的职务等级 A B C D E 该岗位在公司的编号 岗位名称 岗位限定词 名词 以 部门岗位结构图 为准岗位编号 部门代号 顺序号 例如 HR 001 人力资源部经理 该岗位所属类别 在行政上直接领导该岗位的岗位名称 只有一个 岗位基本信息编写举例 岗位使命 岗位使命 对一个岗位所期望达到 什么 及 为什么 该岗位需要存在的简短准确的表述 一般只有1 2句话 在组织中仅有少数岗位的目的超过一句话 也就是那些有 多种职务角色 的岗位 这个岗位为组织整体目标的完成承担了什么 该岗位对组织的独一无二的贡献是什么 到底我们为什么需要这个岗位 该岗位需要达到的目标是什么 如何描述岗位使命 根据 通过 达到 根据 根据 是岗位开展工作的依据 一般来讲 岗位的工作依据包括 公司发展战略及目标 国家有关法律法规 领导要求 部门工作计划 部门目标 公司规章制度 业务需要 如合同需要 客户需要 等 通过 通过 是对岗位核心工作的总结 一般是岗位一级职能进行提炼和总结 达到 达到 是岗位开展相关工作的最直接目的 岗位使命举例 以下岗位使命描述正确吗 总经理 带领全体员工实现董事会批准的战略目标和年度经营目标 保持企业的可持续发展 为员工创造生活 为客户创造价值 为股东创造财富 答案 根据公司战略发展规划和年度经营计划 通过领导 计划 控制全面的公司经营活动 确保公司经营计划的完成 销售部经理 根据公司总体市场及销售策略 全面负责销售部门的队伍建设 销售任务 渠道建设 风险控制工作 同时负责核心渠道销售规律的归纳与总结 答案 根据公司总体市场及销售策略 全面负责销售部门的队伍建设 销售任务 渠道建设 风险控制工作 保证销售部全年各项销售指标的顺利完成 生产计划员 依据公司经营计划 编制生产配套计划 下达并根据实际情况及时 准确的协调指导计划的进行及修正 以保证生产的正常有序 从而保证整个公司目标的实现 答案 依据公司工程机械月度生产计划 编制工程机械生产部月度生产配套计划 并根据实际生产情况及时 准确的对计划进行修正 以保证生产的正常有序 练习一 请按小组编写选定岗位的使命 时间5分钟 1易 说我所做的 然后 做我所说的 2难 我所做的 但不该我所做的 我现在还没做的 但该我做的 描述职责的 1易2难 承诺 岗位说明书应该做到 传达上级的期望 要求 描述职责的 1易2难 续 举例 岗位职责编写原则 PDCA 举例 岗位职责编写原则 工作流程 主语 谓语 宾语 主语隐含 在职责描述中一般省略 如职责 编写项目 课题计划书 任务书 除一般省略主语外 有时也加上 依据 按照 根据 等词语表示 输入 如职责 根据财务部的报废通知销帐 主 谓宾表达方式 最基础的 最简单的 也是最好用的 职责明细表达技巧方法 根据什么做什么 依什么干什么 依据什么做什么 按什么干什么 按照什么做什么 职责明细表达技巧方法 续 常用动词表 一 使用的词语必须非常清晰 以保证使用该岗位说明的人能正确理解所说明的内容 模糊不清或有各种理解的词语应避免使用 例如 进行 开展 做好 处理 等动词没有具体指出工作的具体内容 对于 尽可能多的 典型的 复杂的 困难的 一类的形容词 不同的人会有不同的理解 例如 抓好企业文化建设 营造积极向上 团结奋进的氛围 增强企业的凝聚力和竞争力 反映青年的要求和呼声 维护青年的合法权益二 尽量避免使用 负责 动词 的表述方法例如 负责组织 负责组织领导 负责提出 一类的表述就不规范的 应当直接表述为 负责 组织 提出 如 负责组织公司年度经营管理会议负责组织质量管理体系ISO9001的内部审核工作三 以下动词可以和其他动词搭配使用组织 协助 配合 参与 例如 组织制定 配合制定 参与制定 负责 一词要慎用 例如 组织对现场情况的调查 协助解决生产过程存在的问题 职责表达注意事项 这样的概括性描述就很难体现出具体的工作事项 职责表述改错练习 动词在前 审核分公司提交的 需求计划表 确保切实可行 制定客户分类标准 以利更好为客户提供服务 监督 指导各部门年度经营计划的实施 保证公司目标的有效达成 用语要简洁 职责表述改错练习 处理积压库存 合理控制成本 配合财务人员盘点库存 并出具 盘点表 确保帐卡物一致 定期组织修订并下发生产系统管理制度 使工作有章可循 制作生产计划表 并递交计划部 确保及时准确 审核分公司的 物资申请表 有效控制成本 练习二 请按小组编写选定岗位职责 时间15分钟 工作开展所需要的依据 业务权限 工作依据 工作结果编写方法 该项工作产生的输出 如文档记录等 任职条件的编写方法 冰山素质模型 技能 指结构化地运用知识完成某项具体工作的能力 即对某一特定领域所需技术与知识的掌握情况知识 指个人在某一特定领域拥有的事实型与经验型信息 社会角色 指一个人留给大家的形象 自我形象 是一个人对自己的看法 即内在自己认同的本我 品质 指个性 身体特征对环境与各种信息所表现出来的持续而稳定的行为特征 品质与动机可以预测个人在长期无人监督下的工作状态 动机 指在一个特定领域的自然而持续的想法和偏好 如成就 亲和 影响力 它们将驱动 引导和决定一个人的外在行动 个人在工作中的绩效水平由素质的五个层次的综合因素决定 既有易于感知的知识 技能与行为 又有难以被挖掘与感知的潜能 更进一步的 水面上 知识与技能等仅仅是冰山的一个小角 水面之下 的更宏大的潜在素质 对绩效起到更大的决定作用 冰山素质模型 续 万兴基本素质库 1 可轮换岗位 2 可晋升岗位 工作环境和职业发展路径编写方法 一般用经常 有时 偶尔 从不表示 工作性质相近的岗位 第一部分 岗位分析概念和意义第二部分 如何编写岗位说明书第三部分 岗位说明书的维护第四部分 下阶段工作安排 目录 岗位说明书是相对静态的指导性文件 但是其内涵是动态发展的 随着公司组织结构和岗位的变化 岗位说明书的内容也要及时做出相应的调整与改变 一般经过1 2年 需要对岗位说明书进行全面的修正与提升一次 岗位说明书的结构可以不变 岗位说明书的培训是非常重要的 岗位说明书修订 岗位的职责内容或范围有变动时需要对岗位价值进行评估时成立新的部门或增设新的岗位时 人力资源部职责 在第一时间掌握上面所述的各项条件 并准备工作分析和 岗位说明书 的空白表格 人力资源专员或岗位责任者进行工作分析和编写 岗位说明书 对编写的 岗位说明书 进行审阅和修订 并对新员工就职责内容进行培训 各部门经理或岗位职责者工作分析与 岗位说明书 编写的主体 应配合人力资源部完成该工作 核心职能职责 主责 不能转移到其他部门或岗位上将非核心职能职责 支持 部分 转移到其他岗位将非核心职能职责 支持 部分 转移到在部门内部新增的岗位将原职能职责在部门