Active-Messenger操作说明手册

Active Messenger的功能介绍一、 界面介绍二、 即时消息的输入1. 人员的在线状态信息。用户可以清楚的知道单位的同事的当前状态。比如是否在线或是否忙碌，从而决定是否跟其联系。2. 发送即时消息（有权限的人可以群发或公告），消息内容的文字可以用不同的字体及颜色来表示，以区别重要性；还可以做简单的排版，确定字符的对齐方式、确定是否需要增加简单的分节符号、增加表情等。3. 对于离线用户，仍然可以发送留言和附件，一旦该用户登录，将会收到这些留言和附件。三、 信息群发1、 给所有在线用户群发：进入在线用户视图后，在顶行在线用户上单击鼠标器右键，在弹出菜单中选择群发，系统会自动将所有在线用户设定为接受信息者。同样的方法也适合于给某个部门的用户群发信息，具体如下图所示：2、 选择特殊用户群发信息：如果需要同时给多个上线的用户群发消息，有两种方法：方法一：按住键盘上的ctrl键，然后单击鼠标器左键选择需要接受信息的用户，可以选取多个用户，选取完毕后，单击鼠标器右键，选择菜单上的“群发”，系统会自动将所有在线用户设定为接受信息者。具体如下图所示：方法二：对于经常需要同时联系的同事，可以在“我的视图”中定义专门的组，选中该组以后，选择增加成员，可将相关联系人同时加入到组中，然后就可以群发信息给了。根据不同的需要，同一个联系人允许被加入到多个组中，对于阶段性的项目协同，这个方法可以很方便的与小组中的同事交换信息。具体如下两图所示：四、 常用语定义：为了提高及时通讯的效率，可以直接定义常用语，方法是点击通话菜单最右边的对话按钮，弹出以下窗口：在该窗口中可以定义快捷名称和内容，输入完毕后，点击“更新”按钮，信息会被记录下来，在收到信息的时候，可以直接使用。五、 文件传送功能在企业内部的协同过程中，同事之间经常需要传递文件Active Messenger对此作了特别的优化，让用户传递文件变得轻松快捷。1. 软件中提供多种发送文件的方式。a) 通过资源管理器中嵌入“新易发”的功能，直接发送；b) 通过资源管理器将文件，直接拖入到附件框内，进行发送；c) 通过发送界面中的附件按钮，增加附件方式，进行发送；d) 在word或excel系统中，有“易发”按钮，可以直接将编制完成的文档发送；2. 可以传送100M级别的大文件。由于邮件系统对邮件大小的限制，在网络中传输大文件变得很麻烦；3. 可以传送一个或多个文件，甚至是整个文件夹；六、 消息跟踪Active Messenger可以让用户清楚的知道所发出的消息的状态。比如接收者是否已阅读了该消息。这就保证了消息的有效性。Active Messenger不会有大量的垃圾信息，企业中的发送的每一条消息往往是包含一个事务，因此用户对消息的状态格外关注。图例为消息的发送在自己的发件箱中查看已发信息的状态, 我们可以知道该消息有一个人已经签收了，还有两个没有打开消息。七、 签收功能对于企业中一些重要的消息，发送者可以要求接收者输入自己的AM密码，表示本人确实收到本消息，这种签名的机制可以有效解决推委责任的问题。发送者：接收者：发件者的数据库中有签收登记：应用如：n 财务经理要将C产品的成本告诉销售经理。而这样的信息是不允许随便让别的员工看到的。这样财务经理可以采用签收的方式发送该消息。（就算消息到达的那段时间该销售经理不在，别人也不可能看到本消息。因为打开本消息的时候，需要接受者输入自己的密码验证。）n 工艺部门员工A，在审核设计部门B做的Y产品设计图纸中，发现该的设计是存在设计缺陷。此时可以通过签收的方式发送改进要求给B员工，告诉B改进的建议。若B签收了消息后，在A的管理器中，可以看到B已经签收过本消息的历史记录。进而A可以将此消息进行收藏，以备以后查询到。这样可以避免部门间与员工间的相互推诿的问题。八、 会议功能在企业内经常会出现为某一个主题，进行大家共同讨论交流的情况。AM提供了会议功能来满足用户的这一要求。1. 为某一个主题，邀请若干个人员进行会议；2. 会议结束后，主持人可以产生会议记录。内容：主持人、邀请参会人员、到会人员、缺席人员及会议内容等会议记录。九、 消息管理功能AM作为企业内交流沟通的平台，对交流的历史记录的收藏与管理会是非常重要的一个功能。在对消息的管理过程中提供了：1. 服务器与客户端的消息同步；系统支持在任何客户端的机器中，将自己在别的机器上发送过的消息同步到本机上。2. 可以将重要的消息进行收藏：进入信息管理器以后，除了常用的分类，可以按照自己的要求建立相应的分类目录，本图会议记录以下的分类均为自定义类别，具体如下图所示：完成以后，在收到一个及时消息时，点击“收藏”按钮，会弹出菜单如下图所示：选择