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【精品】展览项目策划 展览项目策划（一）（展览项目信息收集）调查有目的、系统地收集、记录、与展览项目策划有关的信息-科学依据。 一、展览项目信息收集的内容?产业信息（给会展公司举办该展览会做出是否有可能的判断）产业发展状况、产业的性质是影响一个展览会能否成功举办的重要因素之一。 需要收集的信息 （1）产业性质新兴行业（朝阳行业）-比较适合举办会展。 老旧行业（夕阳行业）-缩小展出规模。 （2）产业规模主要是指该产业的生产总值、销售总额、进出口总额和从业人员数量等。 生产总值、销售总额-可以为预测展会的规模提供依据。 从业人员数量-可以为预测展会的到会专业观众数量提供参考。 （注会展公司收集产业规模时建议不止要收集现在数据，还要对产业规模做出预测-以制定长期发展策略提供参考）4 （3）产业分布是制定招展招商和宣传推广策略的基础。 了解该产业产品生产地、每个生产地在该产业中所占比例。 了解该产业产品销售地、每个销售地在该产业中所占比例。 （4）厂商数量举办展览必须要有足够数量的厂商。 如果产业拥有的厂商数量太少，展会潜在的参展商和专业观众也会也少，展会成功的可能性也较小。 （5）产品销售适合举办展览会的产业绝大多数都是以看样成交为主的行业。 以及对产品的外观设计和款式比较看重的行业。 不太适合办展:1.可以以说明或图纸成交的行业。 2.产业销售渠道较发达，大型批发市场较多。 3.产业产品的订货和销售季节性很强的行业（如要举办最好结合产品订货和销售的季节性来确定展览时间） （6）技术含量主要指该产业的产品以及生产设备所需要的技术难易程度以及它们的体积大小和重量等。 对策划中场地选择有十分重要的参考意义。 （展馆室内高度、场地承重、展馆进出通道等等）技术含量高的展品-需要在布置展馆展区时提供较宽的通道和公共空间，以便参展企业进行产品现场演示。 体积较大的展品-需要在进出通道较大、室内高度较高的展馆里举办。 较重的展品-需要选择地面承重量较大的展馆举办。 ?注在收集产业信息时，注意收集行业的发展趋势、热门话题、行业亮点等方面的信息-对展会相关活动会有帮助）?市场信息（给会展公司对举办该展览会是否可行做出判断）信息的不全容易使展览的决策出现偏差。 （1）市场潜力是指市场规模、市场发展水平、市场发展前景、竞争程度等。 市场规模（现有、预测）-直接影响展会的规模。 （2）市场竞争程度指产业内部企业之间的竞争关系以及政府对该产业的控制力和影响力。 要收集的信息竞争对手的情况、产品情况、市场占有份额、推销方式、销售渠道、销售条件等（对于市场垄断性较强的产业-不管论断产业本身还是政府的政策，产业内企业通过参加展览会这种方式来营销总监产品的积极性就较小，在该产业内举办展览会的成功率就较低） （3）中间商数量和分布状况除生产企业外，中间商也是我们展览会重要的潜在客户。 他即可能是参展商也可能是观众。 所有会展公司做某产业的会展前一定要清楚该产业的中间商数量及分布。 （中间商应包括批发商和零售商） （4）行业协会状况如果某产业有行业协会-意味着该产业内有一些较统一的行业规范和行业管理，产业内的企业行为和市场行为会受到某些条例的约束。 如果行业协会在产业内有较大的号召力，则行业协会对某一展览会的评价或看法会对企业的参展意愿和参展行为产生较大的影响。 （这种状态下会展公司应想办法取得该行业协会的支持或合作-这样有利于展览会的成功举办） （5）市场发展趋势影响展览会的未来发展前景。 了解现状的基础上科学预测未来的发展趋势。 需要了解的市场发展趋势:1.市场容量的增减趋势2.市场集中度的发展趋势3.产业市场营销方式的变化趋势4.市场竞争的发展趋势5.市场分布状况的变化趋势 （6）关联产业状况指与本产业有产品使用关系的关联产业状况。 （举办体育用品题材的展览会-除了体育用品产业外，还要了解的相关产业房地产、宾馆酒店、各种会所、学校以及各种健身场所。 ）?政策信息对展览会的影响1.通过对国内外企业参展意愿和参展行为的影响来间接影响展览会。 2.通过对展览会组织方式的约束来直接影响展览会。 3.通过对会展公司的市场准入限制来影响展览会。 需要了解的法律法规 （1）产业政策与规划。 产业政策政府对产业产品的销售、产品的使用和生产等方面的规定。 -影响展览会的举办、企业的参加意愿、参展行为。 产业发展规划国家和地方政府对某一产业的发展所作的长远和宏观规划。 -影响决定该产业今后较长时期内的发展状况和发展趋势。 （这些信息可以从各级政府网站上面发布的统计年鉴、经济发展宣传书等资料所得） （2）海关有关规定主要针对某一产业的货物进出口政策、货物报关规定和关税等。 （参照海关法、中华人民共和国海关对进出口展览品监管办法） （3）市场准入规定1.对举办展览会的企业或机构的资格审定（对企业能否举办展览会产生直接影响）2.国家对外资进入该产业的政策规定（不仅影响到海外企业的参展意愿和参展行为，也同时影响国内企业） （4）知识产权的保护 （5）其他规定政府对交通、消防、安全等其他有关行业的规定?相关展会信息1.同类展览会的数量和分布情况。 了解全世界、全国范围内与公司策划的展览会题材相同的展会数量，低于分布情况。 （一般同题材展会的数量也多，对该产业策划新展览会越不利；同题材展会的地点离计划举办展会的地点越远，对策划新展览会越有利。 ）2.同类展览会之间的竞争态势。 同题材展览会之间必然会存在竞争。 应了解清楚基本竞争关系。 3.重点展会的基本情况重点展会是指规模和影响都较大、行业口碑较好，或者是与公司计划举办的新展会有直接的竞争关系的展会。 （需要了解组展机构、办展时间、办展频率、办展地点、展会规模、参展企业数量及分布、观众数量和、展品范围、展会定位等） 二、展览项目信息收集的?二手信息指某种已经存在的，并不是为展览项目策划而是为其他某种目的而收集起来的信息。 1.二手信息的优点收集速度快；量大并多角度；信息收集的成本低；使用公司记录；商业刊物及政府出版物的费用都不高；不需要确定信息收集方法和采访者，也不需要制定调查表。 （可信度较高的会展信息中国会展协会、A.C.尼尔森公司、各种会展专刊或政府）2.二手信息的缺点可能是过时的；收集信息的公司是否有偏见（厉害关系）；信息的权威性；可靠性。 （解决方法有效性论证；准确性论证；阅读二手信息的原始材料；如遇信息冲突选择相信权威机构的信息）3.二手信息的内部存在会展企业中的各种文件档案（如招展情况表、客户信息表、过去的调查报告、业绩书面报告等）外部政府统计资料、书面资料非政府期刊、书籍、专题文章、其他不定期出版物?一手信息在企业所需要的展览项目资料不存在或现有资料可能过时、不详细、不安全或不可靠才进行一手信息收集。 1.一手信息的优点满足会展公司展览项目策划的需求；信息是最新的；计量单位信息分类针对展览策划而设计；可知可控；收集方法针对性强；可靠性有保障。 2.一手信息的缺点比二手信息收集费用高；收集时间长；判断角度可能会受限制。 3.一手信息的收集程序 （1）决定谁来完成收集工作内部更便宜、更快捷。 外部（调研机构）更客观、更正式。 （调研机构主要有专业市场调查公司、广告公司、咨询服务公司等）-在委托调查时一定要交代收集信息的地域范围、时间跨度、产业范围。 （2）确定抽样方式两种抽样方法:概率（随机）抽样-即每个对象拥有相等或以知的抽中概率（精确度高、费用高不易操作）。 非概率抽样-由调研人员根据判断或便利程度抽取样本。 三、展览项目信息收集的方法 （1）观察法收集最新数据的一种方法-观察有关对象和事物。 （如项目信息收集人员待在展览会、行业会议中，听取参展商谈论不同会展公司和代理机构如何评价展览主题，观察参展商态度。 （2）焦点小组访谈法信息收集人员邀请6-10名客户进采访、讨论有关展览方面的问题。 （3）询问法（最常用）口头询问；书面询问。 （客户特征、参展偏好、参展行为等） （4）行为数据法通过展馆里的统计数据、参展记录、客户数据库来记录参展商的参展行为。 展览项目策划（二）（展览项目市场调研） 一、展览项目涉及的行业和产品调研展览项目的生命力-所属产业类型和所在行业有关（考虑有关行业的发展所处生命周期、行业的市场拓展可能性、行业的市场分布变化趋势都必须要考虑分析） 二、展览项目市场前景调研 （1）市场需求和规模 （2）市场竞争情况（自由竞争比较适合举办展览会、市场集中度高垄断性较强的行业举办难度比较大） （3）外部经济环境举办地的经济发展水平、相关行业发展状况及行业协会的力量等因素。 （展览会举办地至少要在地理位置上接近将要举行展览会所属行业的发展中心） 三、展览项目时空适宜性调研注意1.要了解和判断展览会的举办时间是否适宜，如是国内展，特别要关注展期前后有无同种题材的展览，避免形成撞车现象。 2.要调查展览会的举办地点是否合适，如是国内展，要注重考察周边地区的行业基础如何，特别是相关厂商数量如何。 展览项目策划（三）（展览项目立项策划）是会展策划人员根据调研分析所得的各种信息，对即将举办的展览会设计出基本框架。 1.立项策划的基本内容展会名称、举办地点、办展机构、办展时间、展品范围、展览频率、展会规模、展会定位、展览价格、展会初步预算、人员分工、招展与招商、宣传推广、展会进度计划、现场管理计划、相关活动计划等。 （1）展会名称基本部分说明展会的性质、特征。 如展览会、博览会、交易会、洽谈会、订货会、展销会等。 限定部分说明展会的举办时间、地点、规模、内容等行业标志用来表明展览题材和展品范围。 （2）举办地点A确定在哪个国家、哪个地区举办。 B确定使用哪类场馆，如酒店、展览馆、会议中心等。 、C确定在哪一个场馆举办。 会展场馆指举办会议、展览会等活动的场所的总称。 展览馆类型博物馆、展览馆、美术馆、纪念馆、陈列馆、会议中心、展览中心、体育场、体育馆、文化广场、文化馆、剧院、剧场选择展览场地应考虑的因素A:地区-费用（成本）与便利性、是否临近机场、是否靠近地铁口、轿车或出租车是否足够、是否有充足的停车空间、接送交通工具是否充足（费用情况）。 B环境-当地有何旅游观光点、有无大型购物中心或特色购物点、有多少休闲娱乐厅、天气状况如何、环境是否良好、餐厅饮食条件如何、当地治安状况如何、社区经济状况如何、外界对当地的评价-过去展览举行情况如何、当地展览局或旅游局支持与服务情况如何、展览周边供应商的经验-设备是否足够（如视听器材公司、展览公司、服务公司）。 C设备-保安人员与服务人员是否友好-做事效率如何、展览是否整洁-吸引人、报到处是否容易找到、是否有足够的房间供工作人员使用、是否有能力处理高峰时段的人流、接待处的人力资源是否足够、当人数众多时是否有足够的电梯、询问处是否全天候有人值班、是否能立即回复有关电话询问-快速转送留言、客人的服务水平如何、是否有礼品店、是否有柜台服务、是否有保险箱。 D舒适、整洁的住房-家具是否完好、是否有现代卫浴设备、是否有充足光线、是否有足够的衣橱空间与衣架、是否有烟雾警示器、火灾逃生资料是否清楚、是否有冰箱和小酒吧、走道是否整洁-包括清洁人员是否尽快清理通道-烟灰、每层楼是否有冰块和饮料、是否有电梯服务、标准房与豪华房的大小如何、是否有特别楼层提供专业服务、豪华套房的数量与形式-客厅-卧室尺寸和睡床类型、订房的程序和方法、房间类别（如高楼层和低楼层、海景和山景房间的数量）、有多少房间可以使用（如果需要对早来晚走的与会者如何处理）、会展房价与一般房价、何时能提供确定的会展房价、是否需要保证数量与订金、进房与退房的时间、什么时间取消已预订房间、付款方式、接受哪几种信用卡、万一取消订房-退款方式如何。 E展场空间-展厅尺寸（面积)、当展厅作不同安排时其容量如何、隔音设备是否良好、电源开关-冷暖气控制是否单独分开、是否有良好的音响系统、固定设备（如黑板、银幕和家具）、障碍物（如圆柱）、后座的人是否可以看到银幕-天花板又多高-是否有装饰灯架-灯饰的镜子是否会反光-是否有窗帘遮住窗户光线-电源控制位置是否合理、火灾逃生口、公共区域是否整洁、相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层、房间和公用电话是否方便、洗手间数量-位置-是否干净、衣帽间-数量-位置、其他服务（包括有足够的空间放置家具和器材-光线良好-很容易让参展者找到-足够的电源插座-安全性好、设备（如桌子、椅子舒适，舞台高度相同，有站立时讲台，讲台有灯光，还有黑板和布告栏、指示架、废纸篓、垃圾桶、照明灯和辅助等设备、灯光控制盘、报到台、麦克风等。 F餐饮服务-公共区（包括清洁情况与外观；备菜区是否干净；在最忙时段是否有足够的人力；工作人员态度；有效、快速的服务；各式菜单；价格范围；预定方式；是否可能增加食物放置区域作为早餐或简单午餐的场地。 大型展览（包括费用；创意性；质量与服务；多样菜单；税和小费；特制菜单，提供主题宴会，以及独特的茶点、素食和节食者的食物；餐桌布置，舞池、宴会桌尺寸；酒吧禁止服务时段；调酒师费用和最低计费小时；出纳人员费用；点心价格等。 G展览空间-有多少卸货点，距离展区多元；是否有货运接收区；空气压缩机、供水、排水系统、电力、煤气、电话插座等设施和设备；最大地面承载量；警卫区；防火逃生口；展厅与餐厅、洗手间、电话的距离；是否有充分的时间进出场；是否需要特别装潢来增加场地观众；灯光是否需要加强；场地是否接近中心区；是否靠近救护站；存放打包箱的地区和方式。 （3）办展机构指负责展会的组织、策划、招展、招商等事宜（办展机构可以是政府、新闻媒体、行业协会、企业等）主办单位、承办单位、协办单位、支持单位会展公司寻求协办单位应考虑的因素1.寻求媒体支持单位，主要考虑其专业性、大众性、权威性等2.寻求的合作招展（组团）单位一般包括当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公司）以及海外的代理机构（国际展）等协办单位的条件1.能切实有效地开展招展工作2.在该行业有较高的信誉和威望3.有一定的招展经济实力4.能指派专职人员负责该项目5.有丰富的招展工作经验会展公司寻求支持单位一般选择对口的主管部门和单位作为展览会的主办或支持单位-提高展览会的档次、规格、权威性。 可以扩大展会的影响力，吸引媒体的广泛关注，便于展开新闻宣传和炒作；寻求的目标政府主管部门、行业的权威协会、有广泛影响力的行业媒体等。 （4）办展时间开幕、闭幕、布展、撤展、观众开放等时间 （5）展品范围指计划在展会上展出的商品范围。 展品展出应与展会的目标一致。 展会目标基本目标、交流目标、价格目标、销售目标。 （展品范围应根据涉及产业或行业范围进行调整） （6）展览频率 （7）展会规模定性角度国际、国内、地区、地方。 定量角度展出面积、参展单位、展览观众 （8）展览定位其实就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象过程。 （一定要明确目标参展商、目标观众、办展目标、展会主体） （9）展览价格为展位出租制定一个合适的价格。 展览价格室内展场-空地价格、标准展位价格。 室外展场。 门票价格媒介广告价格 （10）展会的初步预算对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期可获得的收入进行预算。 支出综合展会-展厅或场地租金，展会装饰费用，与参展商签订合同时支付的法律顾问费用，参展商会议室、办公室、休息区域的费用，垃圾清理费用，设备费用，储存费用（运输用的板条箱），注册设备和人员所需的费用，新闻室搭建费用，影像录制费用。 人力-展前、展后帮助，保安，旅行、餐饮、住宿。 印刷和促销-日程表和地图、证章、注册单、公共汽车和其他交通时间表、广告印刷、直邮广告、公关关系资料。 设备-推销展会时和展会中使用的展位、标志、展会现场的办公室家具和设备、新闻室设备、常规办公用品。 其他支出项目-保险、税收、运费、邮费、观众班车服务。 收入注册费、门票、展位空间销售、停车费、社团赞助费、特殊事件或宴会。 （11）人员分工对展会工作人员进行统筹安排。 A论坛讲座教员邀请小组。 包括演讲人的邀请和确认、演讲各场次主持人的邀请和确认。 B展览议程小组。 包括展览日程拟定、筹款小组、接待小组、住宿小组、展览小组、节目小组、翻译服务小组、总务小组、会场布置小组。 C行政组。 包括注册小组、文书小组、设计印刷小组、翻译服务小组、总务小组、财务小组、现场管理小组、旅游小组、推广小组、节目小组、住宿小组。 （12）招展、招商A分析可能的参展商的名单，建立潜在的客户名单。 B通过宣传、联络、筛选等工作选择合适的参展商。 招商策划从国际、国内、网络三个渠道进行招商的拓展。 国际渠道可以加强与境外著名会展公司的联系和资料的互换，并注意参加国际著名的相关展览会，利用国际展会进行重点招商，扩大所策划展会的国际影响。 国内渠道发挥国家商务部派驻海外商务人员的积极性，扩大所策划展会的海外知名度，也可以加强与跨国采购集团和国际著名零售商的联系，吸引国际大集团的采购人员成为展会的有效观众。 （13）宣传推广是一种单向信息推广，目的是扩大会展的影响。 向潜在目标客户传达会展信息。 宣传方式媒体广告、户外广告。 媒体广告报纸、杂志、网站、电视、电台等媒体-卖点、亮点宣传新闻题材的制造-新闻发布会、行业讨论会、新闻专访户外广告机场、车站、码头、商业街道、广场等地-海报、灯箱、广告箱、宣传布幅、彩旗。 （14）展会进度计划在时间上对展会的各项工作做出统筹规划。 其实就是进度推进表。 （15）现场管理计划包括布展管理计划、开幕计划、展览会现场工作和撤展管理计划等。 （16）相关活动计划如新闻发布会、论坛、研讨会等配合展览会举办的重要会议。 相关的表演活动。 （这些都必须在立项时做出初步计划）展览项目策划（四）（招展计划）招展-其实就是一个推销的过程。 （一）招展基本流程收集潜在客户名单-研究潜在客户-联络潜在客户-接近客户-评估客户需求-介绍展览-处理异议-达成交易。 1.收集客户名单如何获得潜在客户的名字、地址 （1）客户推荐。 （2）公司内部资源。 会展经理、营销部（电话营销部）、公司广告、直邮、贸易展示、客户来电。 （3）外部机构推荐。 外部代理机构中寻求筛选 （4）出版的地址名录。 贸易协会、政府和地方商会、电话簿、黄页、网络。 （5）招展人员的网络。 （6）陌生拜访（参展范围较广的展会使用，别的展览较少使用）2.研究潜在客户规模、参展习惯、厂址、展出决策人员3.联络潜在客户写信（电子邮件）、上门拜访、电话联络。 4.接近客户 （1）介绍策略 （2）推荐人策略 （3）提供利益策略 （4）引发好奇策略 （5）赞扬策略 （6）达成共识策略（潜在客户生意中的普遍存在的问题入手） （7）确认需要策略 （8）调查策略5.评估客户需求企业参展-为了满足期需求或解决问题。 6.介绍展览展览的特色、优势、利益。 主要以口头为主，书面策划、辅助材料、可视材料作为补充。 主要有以下三种方式 （1）固定法刺激-反应背熟介绍讲话的方法，利用正确的刺激性语言、图片、条件、行动说服客户。 （2）公式化方法刺激-反应先了解客户的需要和参展风格，然后在运用公式化方法去向该类客户介绍。 （3）需要满足法以了解客户真正需要为起点，并确实能帮助其解决实际问题。 7.处理异议异议只能设法控制 （1）情绪放松，不可紧张。 必备条件必须对展览、公司政策、市场、及竞争者有深刻的认识 （2）认真倾听，真诚欢迎。 （3）重述问题，证明了解。 肯定客户若干部分并予以诚恳赞同。 （4）审慎回答，保持友善。 沉着、坦白、直爽的态度。 讲有关事实、数据、资料、确定或证明，以口述或书面方式告诉客户。 （5）尊重客户，圆滑应付。 （6）准备撤退，保留后路。 8.达成交易必须懂得如何从客户那发现可以达成交易的信号，包括客户的动作、语言、评论、提出的问题。 （二）招展方案策划1.涉及内容 （1）产业分布特点从宏观上介绍展览题材所在行业在全国分布的特点，指出各地区的产业发展状况，介绍该产业的企业结构状况及分布情况。 （2）展区、展位划分介绍展会对展区和展位的划分和安排情况，可以附上展区和展位划分平面图。 （3）招展价格 （4）招展函的编制与发送介绍招展函的内容、编制方法、发送范围与方法。 （要考虑到招展函的印制数量、发送范围、如何发送） （5）招展分工招展地区分工安排、招展单位分工安排、本单位内招展人员及分工安排。 （6）招展代理对展会招展代理的选择、指定和管理等做出安排，对代理佣金水平及代理招展的地区范围与权限等做出规定。 （7）招展宣传推广对配合展会招展所做的各种招展宣传推广活动做出规划和安排。 （8）展位营销办法提出适合本展会展位营销的各种渠道、具体办法级实施措施，对招展人员的具体招展工作做出指引。 （9）招展预算 （10）招展进度安排2.划分展区与展位 （1）以提高参展商的展出效果为依据（搭装效果） （2）以展览题材为依据（同类产品，场地需求） （3）有利于观众参观展览为目的（关联产业相邻展区） （4）以有利于现场管理与服务（最好不要有闲置的展览死角，消防安全，展位的搭建与拆卸，方便展品的进出。 （5）要有利于提高展会档次（标准展位与特装展位的分布合理） （6）处理好各方利益（办展机构、参展商、观众及展会服务商） （7）综合考虑场地条件（柱子不划分在展位中、展会死角） （8）适应参观人流的规律 （9）合理安排功能服务区域（登记处、咨询处、洽谈区、休息区、新闻中心等） （10）不能遮挡展馆的服务设施（消防栓、不能堵塞消防和安全通道，不能遮挡电箱等）3.确定展览价格 （1）要充分考虑竞争竞争的需要来定价 （2）要结合展会的发展阶段来定价 （3）要结合展会的价格目标来定价 （4）要考虑展会的价格弹性来定价 （5）要考虑展会展览题材所在行业状况4.编制招展函完整的招展函所包含的内容 （1）展览会的情况介绍展览会的名称、标志；展览的举办时间、地点；展览会的主办机构名单；展览会的目标与特色；展览会展品的种类及范围；展位价格及参展费用 （2）市场状况描述行业状况（行业的总产值、生产销售）-最好还有相关行业的描述；地区状况（展览所在地的市场状况-经济状况、政府支持情况）-地区范围主要取决于展会的定位与市场辐射范围的大小。 （3）展览会宣传与推广计划包括招商计划、宣传与推广计划、相关活动计划、现场服务项目等。 （4）参展办法如何办理参展手续、付款方式、参展申请表、办展机构的联系办法等A如何办理参展手续程序安排B:付款方式列明展会的开户银行、开户名称和帐号、收款单位名称、参展商参展的付款办法、应付定金的数量和付款时间等。 C参展申请表D:办展机构的联系办法列明办展机构的联系地址、电话、传真、网址、E-mail等E:相关图片展览场地图片、（往届展览会现场图片）、领导人或知名企业的图片、展览场地周边交通图等。 5.选择招展代理?招展代理的类型（1)独家代理与多家代理独家代理指会展企业授予代理商在某一地区或行业的独家招展权，这一地区或行业的招展事物由其负责。 多家代理指会展企业不授予代理商在某一地区或行业的独家代理权，代理商之间并无代理区域划分，都为会展企业招展，没有所谓越区代理，会展企业也可以在各地直接招展。 （2）总代理和分代理总代理（必须是独家代理商、一级代理商）指该代理商统一代理会展企业在某地区的招商事务。 有权指定分代理商，有权代表会展企业处理其他事务。 分代理商也有由会展企业指定的，但大多数由总代理选择，并上报给会展企业批准，受总代理商的指挥。 （3）佣金代理与买断代理按代理商是否承担展位买卖风险，以及其与会展企业的业务关系来划分的代理形式。 佣金代理指代理商的招展收入主要是佣金收入，代理商的价格决策权受到一定限制。 佣金代理又分为代理关系的佣金代理商、买卖关系的佣金代理商。 买断代理指与会展企业是一种完全的买断或承包关系，代理商承包一定数量的展位，无论能否完成约定的展位数量，代理商都得按商定的展位付费给会展企业。 所以买断代理商风险更大，他们对招展价格拥有完全决定权，其收入差价，而不是佣金。 ?代理商的公司、相关协会和商会、有关媒体、个人、国外驻华商务处、贸易代表处和公司等都可能成为招商代理。 （为保证代理的资质可靠，会展企业在指定某一机构为代理前必须对其进行资质考察）?代理方式的选择 （1）独家代理与多家代理A:按生命周期来选择投入成长期-独家代理成熟衰退期-可考虑多家代理B:按市场潜力市场潜力大-多家代理市场潜力小-独家代理C按展览差异大小利用市场细分来授予各种不同的代理商独家代理权利（如贸易展、消费品展） （2）佣金代理与买断代理佣金代理展览内容、展览题材所在行业若处于投入期或成长期-利于低价竞争。 买断代理适用于处于成熟期的展览或品牌展览（名牌展览）-除非代理商资本雄厚、较大影响、较好信誉否则不建议采用。 ?代理商的选择决定代理业务是否能够顺利进行，实施招展目标成功与否的关键 （1）征求代理商直接信函询问以书信的形式直接联系、征询代理商意见。 优点能够深入的了解代理商的情况。 缺点工作繁琐，需要一家家写信联系面窄。 公开广告征求指在报纸、杂志、电视、广播或户外广告上诚征代理的广告来征求代理商。 （2）选择代理商考虑事项品德、规模、经营项目、招展网络、业务拓展能力、财务能力、营业地址、政治社会影响力、同行业对其的评价。 注意事项务必调查对方背景、不一定要规模大而是有该行业有经验的代理商。 6.招展预算包括 （1）招展人员费用。 工资、差旅费、办公费等 （2）招展宣传推广费。 （3）代理费用。 （4）招展资料的编印和邮寄费用。 （5）招展公关费用。 （6）其他不可预见的费用。 （三）招展宣传策划招展宣传时将有关展览的信息传达给目标受众-参展商。 它是一种单向信息传递。 1.招展宣传对象招展宣传对象参展者类别（经营类别、规模类别）、参展者数量(意愿参展数量、展会容纳量）2.招展宣传内容展会资料、市场资料、招展要求和安排、协议或合同以及有关集体展出的优势与利益说明。 新闻成套资料简短，全面。 展会的基本情况（时间、地点、内容、性质、市场规模、特点、潜力、组织者联系地址、参展手续、申请截止日期以及集体展出的优势等方面的情况情况介绍成套资料基本和行文成套资料一样只是更详尽。 3.招展宣传方式人员宣传指展览联络，主要有发函、打电话、拜访等途径，成本较低、有效性高，但不够全面。 媒介宣传覆盖面广，费用较高。 公关宣传包含开幕式、招待会、拜会等。 主要对象，参展商、重要贵宾、展出地政府、工商协会、新闻媒体等（新闻宣传工作低成本、高效益、可信性）（四）招展组团1.选择参展商应排除的申请者 （1）产品的种类与展出内容不符的申请者 （2）非真心诚意做生意或另有所图的申请者（如指向借公费旅游的申请者） （3）不合作的申请者 （4）不可靠的申请者（如内部管理不善的企业） （5）产品质量和产量不能满足需要的企业等2.签订合同参展商资料=申请表+合同+附属表格-可称为参展商手册?申请表内容 （1）展览会名称、日期、地点 （2）会展企业名称、联系人和联系地址 （3）参展商名称、联系人和联系地址 （4）参展商的展出目的、内容或产品 （5）展品 （6）申请的展出面积 （7）参展费用标准及支付方式、期限 （8）展台人员 （9）参展商在展出地的机构或代理的名称、地址?合同内容 （1）展品运输日程安排 （2）包装、标志要求 （3）费用、税务安排 （4）保险安排 （5）展品处理安排和要求 （6）租场、场地分配、设计、施工安排和要求 （7）宣传、广告、公关安排及费用支付 （8）展台人员的膳宿行安排及费用支付 （9）参展商应提供的信息、资料要求 （10）退展与退款?合同的附属表格 （1）收集基本情况的表格包括产品、公司、展出目标和展出当地的工作开展情况及准备邀请的客户名单-用于展览会目录刊载、宣传、广告、新闻、直接发函等。 （2）收集展台服务要求的表格包括雇用零时展台人员要求 （3）收集展台人员情况表格包括人员登记表、展台服务预订、人员膳宿行安排等参展合同范本（一）概况 （1）展览会名称（全称和简称，以及外文名称） （2）展览会日期和展馆使用日期 （3）展览会地点 （4）会展企业全称、联系人和联系地址 （5）参展商全称、联系人和联系地址 （6）参展商需求、组织者确认的场地面积 （7）参展商的展出目的 （8）展出产品范围和类别 （9）展品介绍 （10）参展商在展出地的代表、代理情况（二）会展企业责任 （1）提供专业的展览服务。 包括展览的整体设计，展架、展具、展览设施（电话、电脑设备除外）租用或制作，展览施工，协助布置，清洁，保卫，展览管理，展台拆除。 （2）安排组织宣传、广告、公关工作，吸引参观者（包括进口商、批发商、经销商、零售商等） （3）提供综合市场调研资料，包括经济环境、贸易环境、市场特点、消费习惯、销售渠道、价格水平等 （4）安排运输并承担一定比例费用A:安排运输，包括参展商的展品、展具、资料等B:如果是会展企业挑选的展品，组织者承担全部运输费用 （5）会展企业提供市场信息，但是不保证提供符合每一个参展商需要的市场细节；会展企业将努力使展出成功，但是不保证每一个参展商都取得成功。 会展企业有权分配场地，选择展品，布置展览。 （三）参展商责任 （1）支付参展费用，以使会展企业进行市场调研、宣传公关、管理工作。 费用标准为，总计为。 支付方式为，支付日期为。 （2）提供展品和道具清册。 未在清册上列出的物品，会展企业不承担因此发生的一切问题和费用。 （3）安排展览人员，并承担费用。 展览人员情况必须在年月日报组织者，如果自行前往展地，必须不迟于年月日抵达，以便熟悉市场、布置展览、参加战前会议。 （4）根据会展企业的要求和安排，在装饰展品和道具上粘贴标识并在指定日期运到指定地点。 展品必须打印标记。 如果在展出地生产包装的产品，参展商所提供的物件必须超过%。 办理必要的手续、单证，包括、等 （5）支付展品的相关费用，包括运输费用及税费。 1)支付运输费用。 运输费用包括自展品集中地至展出地，至展览地的海运（或空运）、陆运以及仓储、装卸、搬运、回运等费用。 2)支付关税和可能征收的其他税费。 （6）支付展品保险费用，包括自展品集中起至展品处理或回运过程中的保险费用。 同时，提供展品详细、准确的情况和资料，包括产品说明、产品目录、价格表等 （7）资料可以随展品发运，但要在清册上表面数量、价格等细节。 如是在国外展出，资料应当使用展出地语言编印。 参展企业可以协助安排翻译，但费用有参展商承担。 （8）展览结束时，向会展企业提供展出总结，包括成交额、意向成交额、建立客户关系数等，以便评估、总结展出工作。 如果会展企业在展览结束后12个月内用电话或信函询问后续效果，参展商也须按要求提供情况。 会展企业使用参展商所提供的情况对展出进行评估、总结，并可能进行宣传。 会展企业在收集情况时，应注明资料为保密或公司使用。 如果参展商不希望公开其资料，应事先说明。 （9）展览结束后，在会展企业所规定的时间内撤走展品和道具。 在展览结束前或结束时，向会展企业书面说明展品处理要求，具体如下交第三者，即出售、赠送给参展商；遗弃、销毁；在展览当地储存，以备以后展出使用；回运。 如果参展商未提供书面处理要求，组织回运。 （四）其他事务1.参展商撤回参展申请。 在展览会天前将书面要求寄到会展企业，会展企业将退回订金；在天前将书面要求寄到会展企业，退款%；超过天以内的撤展要求，将不退款。 2.参展商未按会展企业要求或合同条件办理而导致损失，会展企业不承担责任。 如果因不可预见的原因造成全部或部分展品损失，会展企业不承担责任。 3.会展企业将尽李选择合适的单位和个人（运输公司、报关代理、设计公司、施工公司、摄影师等），但是，会展企业对他们的行为不承担责任。 4.若参展商不履行本合同条款，会展企业将不受条款约束，参展商所交的费用将予以没收。 5.会展企业有权经书面通知终止本合同，取消资格，并视情况决定退款。 参展商代表签字或盖章会展企业代表签字或盖章（代表姓名、职位、日期）（代表姓名、职位、日期）展览项目策划（五）（招商计划）展会成败的关键之一观众的数量和质量（一）观众招揽策划1.观众的类型专业观众指从事展会上所展示的某类展品或服务的设计、开发、生产、销售或者服务的专业人士以及该产品的用户。 特点 （1）多是因业务原因，从外地赶来参加展会的。 （2）多数情况下，参观展会的观众的消费由他们公司承担。 （3）通常参加展会的观众都有任务（他们是带着具体的目标和目的） （4）展会参与性需要预先注册（多数情况下需要支付一定的费用，展会期间入场需要入场卡）普通观众特点 （1）把展会看做一种娱乐方式 （2）具有一定的购买欲望（直接购买）广交会只允许专业观众。 广州国际汽车展1-2天只允许专业观众入场，过了2天才允许普通观众入场。 有效观众指到会的专业观众是参展所期望的观众，就是由一定质量的观众，对展会来说是不可缺少的。 无效观众指参展商所不期望的观众。 （如果一个展会既有有效观众又有无效观众，那么有效观众的比例一定不能低于30%）（无效观众是不是没用呢？也不是，他们的作用在于增加人气、活跃展会气氛、扩大参展商的广告效应和知名度）2.收集观众信息可以通过如下渠道收集 （1）通过行业企业名录收集。 （注还要收集相关行业信息） （2）通过商会和行业协会收集。 （3）通过政府主管部门收集。 （4）通过专业报刊收集。 （5）通过同类展会收集。 （6）通过外国驻华机构收集。 （7）通过各种专业网站收集。 （8）通过各地的黄页收集。 （黄页是从外国引进的一种新式的、有效的、先进的一种信息编排的方式和模式，黄页其实是按行业分类的电话号簿，黄页因为发行量大，一般用成本较低的黄页纸或新闻纸印刷，所以大家简称为黄页，黄页最早出现在19世纪的美国，至今已有130多年的历史。 什么是黄页？真正的黄页就是以行业分类为纲要，以刊登单位名称、产品信息、服务信息和电话为主要内容的电话簿，在黄页印刷前黄页的经营出版机构会核对黄页里面的单位名称和电话数据进行核对，在添加黄页广告（1.列名广告-包括单位名称字体大一点或套红、套蓝的内容；2.信息窗广告-用外框圈住单位名称和电话等的内容；图片广告-用图片的形式表达单位名称、地址、产品或服务、电话）编插在该行业分类里面）集合而成的分类广告电话号码簿，简称电话号簿、电话簿。 ）3.观众的联络与沟通主要通过展会通讯来完成。 4.专业观众的邀请专业观众参加展会会有简单而纯粹的业务动机。 可以直接把展会信息邮寄到行业公司、组织、或者通过企业网站进行展会促销宣传。 吸引并邀请专业观众的促销日程 （1）52周宣布来年的展会日期 （2）40周;在行业期刊和网站上公布展会的日期广告；广告持续到展会开始前的第四周左右。 （3）21周发起第一次直邮广告大战；开始对参展商的展会促销活动；设计网上互动的注册网页，同时可以通过网页预览新产品。 （4）15周第二次向观众直邮广告。 （5）10周最后