邮件合并 重要

任务6 邀请函的制作 Word邮件合并功能 任务描述 创建一份的 邀请函 创建或打开主文档创建或打开数据源主文档和数据源的合并 重点 创建主文档创建或打开数据源主文档和数据源的合并难点 主文档和数据源的合并 重点与难点 在实际工作中 经常会遇到这种情况 批量处理日常报表和信件 这些报表和信件主要内容基本相同 只是具体数据稍微不同 利用Word提供的邮件合并功能 可以减少重复工作 提高效率 Word之邮件合并 所谓邮件合并 是指先把文件中相同的结构和信息创建为一份文档 再把不同的信息创建为另一份文档 然后将两份文档以一定的方式进行合并 从而得到主体结构信息一致 而只有部分属性不一致的一系列文档 什么是邮件合并 邮件合并的相关概念 主文档 指的是在合并操作中 对合并文档的相同部分的文档 数据源 包含要合并到文档中的信息的不同的部分 合并文档 将主文档和数据源合后并得到的结果性文档 主文档 相同部分 数据源 不同部分 合并文档 结果 邮件合并通常包含以下四个步骤 1 打开或创建主文档 2 创建或打开数据源 3 在主文档中插入合并域 4 将数据合并到主文档中执行合并 1 1创建与编辑主文档 1 建立一个新文档或打开一个现有的文档 此文档为主文档 2 输入文档中带有共性的部分 文件保存 3 选择 工具 邮件与信函 邮件合并 项 如图1 1所示 图1 1 邮件合并 对话框 1 2创建或打开数据源 1 新建立数据源 图1 3 创建新数据源 对话框 2 打开数据源 如果已经有数据源 则只要选择一个含有数据源的文件 如Word表格文件 Excel数据文件或者Access数据文件 3 选取数据源 4 编辑邮件合并收件人 1 3插入合并域 方法一 在主文档中 将光标移至插入点 再单击 邮件合并 工具栏的 插入域 按钮 插入的合并域自动用 号括起来 图1 6所示 方法二 对点右边对话框中的 其他项目 3 8 4 邮件合并工具栏 单击 视图 工具栏 邮件合并 命令 打开 邮件合并 工具栏 打开数据源 插入域 查看合并数据 合并到新文档 1 4将数据合并到主文档 方法一 点击 邮件合并 工具栏的 合并到新文档 按钮 方法二 完成合并 在WORD中制作 邀请函 邀请一般是一种集体行为 一次要生成上百甚至更多的 邀请函 利用 word 中的邮件合并命令实现 在WORD中怎样制作 邀请函 你对邀请函了解吗 邀请函做样板 doc 邀请函的概念 邀请函是在联谊或友好交往中邀请有关朋友 合作伙伴到约定地方赴会或参加活动的文书 邀请函除了请对方赴约或赴会之外 有时还向邀请者交代需要做的相关事情 具有诚恳请求的性质 邀请函的结构与写法 标题 首页上端居中定上 邀请函 称呼 在标题下空一行顶格定收文单位名称或个人姓名及其称谓 正文 应写清楚在什么时间 什么地点 召开什么会议或举行什么活动 并表示邀请对方参加的意愿 同时 交代清楚要求对方要做的事项 结语 表示希望与敬意 签署 在邀请函的末尾右下方适当位置写上邀请单位名称或个人姓名 并签上年月日 邀请函的写作重点要求 态度诚恳 热情 使对方感到邀请者的诚意 要交代清楚有关的时间 地点和事项 邀请函与请柬在使用上的差别 一般来说 隆重的礼仪场合多用请柬 而参加学术研讨会 纪念会 订货会多用邀请函 一般的会议发通知即可 图1 10邮件合并结果 第1页 请大家完成任务 打开主文档 邀请函主文档 doc操作方法 查看文件 邀请函的制件过程 doc样版文件 邀请函做好的样板 doc