本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计

1/20本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计文书档案管理一、总则为了使公司工作人员能够更好地将收集到的尚处于相对零乱状态的资料进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、条理化，并以便于公司有关资料的保管、统计、利用，特制定本办法。二、文书档案的范围公司、各项目部范围内所有的文件、申请、报告、批示、批复、批转、通知、决定、决议、条例、章程、合同、定期统计报表、会计报表等均属文书档案。三、文书档案整理的原则1、必须保持文件之间的联系；2、充分利用原有的基础；3、文书档案的整理必须便于保管和利用；4、各部室必须建立本部门档案。档案分部室保存，办公室统一管理。四、文书档案的分类档案分类的含义和要求2/20档案的分类是指按照档案的来源、时间、和内容的异同，把档案分成若干类别的工作。档案分类的基本要求是：其一，应该体现客观性，即从档案形成的特点和档案成分的实际出发，按照文件在单位活动中形成的联系进行分类；其二，应该具有逻辑性，即在构思分类体系时，应该有统一的分类标准和明确的类属关系；其三，还应该注意分类方法的实用性，即必须便于保管、检索和利用，对不同的档案，要从实用角度出发选择最优分类方案。年度分类法年度分类法也称年代分类法，就是根据形成和处理文件的所属年度将档案分成各个类别。使用年度分类法重要的是要准确判定文件的日期，并把它们归入相应年度的类别。在此通常会遇到两个困难；一是文件上有属于不同年度的几种日期，二是文件上没有日期。对此，可以采用以下的办法进行处理：对文件上有属于不同年度的几种日期的情况，应该根据文件的特点，确定一个最能说明文件时间特点的日期作为分类的根据。一般来说，规范、办法和条例等规范性文件，以批准日期或公布、生效日期为准；来往文件中的3/20收文，以收到日期为准；内部文件和一般发文，以写成日期为准；指示、命令等指令性文件，以签署日期为准；计划、总结、预算、决算、统计报表等，以内容所针对的时限为准。至于跨年度的计划，可放入计划开始的年度；跨年度的总结，可放入总结所涉及的最后年度；跨年度的来往文书等，可放入关系最密切的年度。对没有标明日期的文件，应对文件的准确日期或近似日期加以考证。如分析文件的内容，从而判断文件日期；从文件的制成材料、格式、字体和各种标记，以此判定文件日期；还可以将文件与已知日期的文件进行比较对照，判定文件的日期，等等。五、立卷按文件的名称特征立卷在一般情况下，在工作中形成的计划、总结、简报、会议记录、命令、指示、统计报表、合同等文件材料，都可以按名称特征组卷。按文件的时间特征立卷按档案文件的内容所针对的时间，或档案文件形成的时间组成案卷。按照时间特征立卷，最主要的问题是判定档案文件的准确时间，对于文件针对的时间和档案文件形成的时间4/20不一致时，可以按下列办法处理：1、年度计划、总结、报表、预算等内容的时间针对性很强，可把它们放在文件内容所针对的年度组卷；跨年度或多年度的计划放在计划针对的第一个年度组卷；跨年度或多年度的总结放在总结所针对的最后年度组卷。2、跨年度处理完毕的文件，放在办毕的年度中组卷。3、一般文件放在文件写成的年度组卷；今年写成明年批准发出的文件应放在批准、发出的年度组卷。4、本年度的工作总结和次年度工作计划要点写在一起的文件，应当根据档案文件的中心内容，放在本年度组卷；反之，如果文件的中心内容是次年度的工作计划，对本年度工作只作了简要的总结，那么，这种文件就须放在次年度组卷。5、跨年度召开的会议所形成的文件，根据会议召开的主要年度组卷。6、跨三年以上的工作、工程等形成的档案文件，应视其数量的多少，分开年度或不分开年度进行组卷。六、案卷的整理一、卷内文件的排列与编号需要组合在同一案卷内的档案文件，应当按顺序排5/20列起来，使之系统化。排列文件要按时间、问题、名称等排列，同时要给每一份卷内文件以固定的位臵，即编排页码号。编号时，应使用阿拉伯数字，将页码号编写在文件的右上角，凡有字迹页面都要编写页码号。如果纸张两面都有字迹，则两面均应编号；只一面有字迹，可在该面编号，无字迹的背面不编。编号时应该耐心细致，避免出现重号、跳号。二、拟写案卷标题案卷的标题应该内容概括准确，文字简练通顺，基本结构完整，要标明作者文件的制发机关；标明问题文件的主要内容；标明名称文件性质、作用的反映；标明时间文件内容针对的时间。三、填写卷内文件目录卷内文件目录是卷内每份文件的名册，应臵于卷首，以便查阅。每份文件均应编一个顺序号，填写一个栏目。文件的正件与附件是一个文件的整体，只编一个号，但附件标题可以另占一行填写。问文与复文是两个文件，应分别填写编号。日期栏内应填写文件落款日期。所在页号栏内应填写按顺序排列的起始页码号，最后一份文件应填写起始和终止的页码号。备注栏内应注明需要说明的问题。四、案卷的装订6/20装订案卷是为了固定卷内文件的排列顺序，防止文件散失和磨损，便于管理。装订前应去掉文件上的金属物，如订书钉、曲别针、大头针等。装订时要将折叠整理并用线订牢固。对于一些已破损的文件，要做必要的修补工作。国家档案局令第8号机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定已经XX年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。局长杨冬权二00六年十二月十八日档案操作复习资料一、复习题1将所提供的归档文件区分成永久保管与定期保管两部分操作条件。不同类别文件若干份。操作内容。根据机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定将所提供的归档文件区分成永久保管与定期保管两部分2按问题分类法将所提供的文件分类并排列操作条件。不同类别文件若干份。7/20操作内容。将文件按不同类型问题排列，并填写文件分类表。3按组织机构分类法将所提供的文件分类并排列操作条件。文件若干份。操作内容。将文件按组织机构序列排列，并填写文件分类表。4根据所提供案卷填写案卷封面的主要项目操作条件。不同类别文件两卷。操作内容。填写案卷封面的主要项目：全宗名称、类目名称、案卷名称、起止日期、卷内文件数与总页数，其余不填。二、复习材料归档文件保管期限的划定档案的保管期限，是指档案保管的最长时限。归档文件保管期限的确定，是指根据文件归档后能满足单位存史与实际工作需要的程度，确定其保管期限的长短。机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定第六条规定：文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。1永久保管的文书档案机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定第七条规定：永久保管的文书档案主要包括：8/20本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。2定期保管的文书档案机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定第八条规定：定期保管的文书档案主要包括：本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、9/20批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。附件：文书档案保管期限表1本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料永久大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报永久重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料30年讨论未通过的文件10年2本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律10/20检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册永久讨论未通过的文件10年3本机关党组会议和行政办公会的纪要、会议记录永久4本机关召开工作会议、专题会议的文件材料请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年5机关联合召开会议的文件材料本机关为主办的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年本机关为协办的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复11/20制件或副本10年6本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告、辅助报告，上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计永久代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道30年委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排10年7上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料重要的永久一般的30年本地区、本机关工作汇报材料30年8本机关业务文件材料本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料永久本机关的请示与上级机关的批复、批示重要业务问题的永久一般业务问题的30年同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料12/20重要业务问题的永久一般业务问题的30年本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿30年机关联合行文的文件材料本机关为主办的重要业务问题的永久一般业务问题的30年本机关为协办的重要业务问题的30年一般业务问题的10年本机关编辑、编写的文件材料大事记、组织沿革等永久简报、情况反映、工作信息等10年行政管理、执法活动中形成的文件材料行政管理工作制度、程序、规定等文件材料永久执法检查情况汇总、通报，整改通知等永久行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料固定资产投资、科技计划等项目的审批、管理、验收等文件材料永久13/20不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久20年以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料永久20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料30年行政管理工作中形成的备案文件材料10年行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料重要的永久一般的30年计划、总结、统计、调研等方面的文件材料年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久年度以下的计划、总结、统计材料10年重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久一般活动的总结、一般问题的调研材料10年出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录30年14/209本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久人事工作制度、规定、办法等文件30年人事任免文件永久先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料受县级以上表彰、奖励的永久受县级以下表彰、奖励的30年对本机关有关人员的处分材料受到警告以上处分的永久受到警告处分的30年职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久人事考核、职称评审工作文件材料永久职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久职工名册永久党、团、工会工作活动中形成的文件材料工作报告、总结，换届选举结果永久重要专项活动的报告、总结等永久15/20党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料永久情况反映、工作简报10年纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料重要的永久一般的30年保卫部门的安全检查、调查记录10年本机关处理人民来信来访的文件材料有领导重要批示和处理结果的永久其他有处理结果的30年10本机关事务管理文件材料房产、土地所有权和使用权的文件材料永久与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料重要的永久一般的10年接待工作的计划、方案重要的30年一般的10年机关财务预算30年机关物资采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料16/2030年国有资产管理文件材料重要的永久一般的10年职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年11上级机关制发的文件材料上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料重要的永久一般的10年上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久12同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年13下级机关报送的文件材料重大问题的专题报告30年年度和年度以上的计划、总结、统计材料10年按问题分类17/20按问题分类是指按照单位文件内容所反映的各类问题将其区分开来。按问题分类是单位在不能或不适合采用按组织机构的分类方法时采用的。按问题分类能突出单位主要工作问题，可以使内容性质相同的文件相对集中，并能保持同类问题文件之间的联系，便于就某一问题、某一事件或某一人物等专题角度去与利用文件。问题分类法的优点：能使内容性质相近的文件汇集在一起，便于按专题查找和利用档案。由于问题分类法类目设置的主观成分相对较大，现行机关在对文件分类时，一般不将其作为首选的分类标准，其适用范围包括以下几种情况：立档单位内部机构不稳定，变动较大且又较为复杂，不宜按组织机构分类，而适用于按问题分类；各个机构的文件由于某种原因被打乱而混杂在一起，难以按组织机构分类从而只能按照问题分类；用了组织机构作为第一或第二层的分类法后，由于类内档案数量较多确实有必吴堡县科技局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为正确界定吴堡县科技局文件材料归档范围，准确划分文书档案保管期限，使所保存的档案既能反映本机关职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和18/20利用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和国家档案局令第8号机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的要求，制定本规定。第二条本规定中的文件材料是指本机关在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条本机关文件材料归档范围是：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、全县经济社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；其他单位报送的有关科技工作的重要文件材料；其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条本机关文件材料不归档范围是：上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文