邮件系统-用户手册v2(加短信)

中国能源建设集团有限公司邮件系统 用户手册 二 一一年十二月 中国能源建设集团有限公司 用户手册 I 目目 录录 1 1基本功能 1 1 1登录邮箱 1 1 2界面概览 1 1 3收信 2 1 4写信 3 2 2移动终端访问 4 3 3网络硬盘 5 3 1功能说明 5 3 2操作说明 5 4 4安全设置 7 4 1黑名单设置 8 4 2白名单设置 9 4 3反垃圾级别 9 4 4过滤器设置 9 5 5全文搜索 10 6特色功能 11 6 1客户端插件 11 6 2邮件召回 11 6 2 1功能说明 11 6 2 2操作说明 12 6 3会话模式 13 6 4代收邮件 13 6 5邮件跟踪 15 6 6群发功能 15 6 7截图功能 16 6 8邮件列表 17 6 9邮件加速 17 6 10发邮件时短信提醒设置 17 6 11手机号码资料设置 19 6 12收邮件时短信提醒设置 22 1 1 1基本功能基本功能 1 11 1 登录邮箱登录邮箱 打开 IE 浏览器 输入地址 进入邮箱登录界面 输入账号与 密码登录 1 21 2 界面概览界面概览 登录邮箱后 系统默认进入欢迎页 左侧为主要功能区 右侧为内容展示区 页面如下图 2 下面将简单介绍界面上的各个功能操作 1 31 3 收信收信 1 登录邮箱后 点击界面左上角的收信按钮 进行收信 未读邮件的发 件人和标题名字都会加粗显示 2 在收件箱列表中 点击相应的邮件 即可在新的标签页中查看邮件内容 3 标记 标记 选中信件 单击导航菜单的图标 可选择把邮件标记为未读或已 读 4 标红 标红 对于比较重要的邮件 为了避免忘记 您可单击主题后面的小红旗进行标红 如果以后需要查看标红的重要邮件 可单击导航菜单的图标 选择已标 记 3 5 回复 回复 如果您想回复发件人 单击一封邮件 选中菜单栏中的图标即可 6 全部回复 全部回复 发信人选择了 抄送 的 选择全部回复 可以回复至这些抄送人 7 转发 转发 如果您想把邮件转发给其他人 单击页面菜单栏中的图标 选中 转发 8 移动 移动 如果您想把邮件移动到其他文件夹 您可选中单封或多封邮件后 选中菜单栏 中的图标 9 删除 删除 选中单封或多封邮件 单击菜单栏上的按钮即可 删除的邮件移动至 已删除 文件夹 需要彻底删除邮件需要在 已删除 文件夹下选中邮件后再次删除 10 搜索搜索 如果想搜索某封重要邮件或发件人 可在邮件系统界面右上角输入关键字 系 统将自动匹配关键字 进行全文搜索 11 容量 容量 收件箱的空间总容量为 2G 1 41 4 写信写信 1 点击左侧邮件列表上面的按钮进入写信页面 2 收件人 收件人 如果收件人是外部人员 用户直接在收件人输入框中输入对方的邮箱地址 如果收件人是企业内部员工或者已经添加到通讯录的联系人 用户可以进行快捷操作 a a 点击 收件人收件人 按钮 在弹出的通讯录窗口中勾选收件人 b b 在收件人输入框中 可以输入对方的中文名字 邮箱地址或者邮箱后缀 系统能 自动显示相关的邮件地址 3 存草稿 存草稿 用户在写信过程中需对当前的邮件内容进行保存 可单击 邮件将 自动保存到草稿箱中 以后用户可在草稿箱中打开邮件完成编辑 4 群发单显 群发单显 用户在进行多个收件人群发时 通过点击 使用群发单显使用群发单显 每个收件人收 到邮件后只看到自己是唯一的收件人 而看不到其他收件人 5 添加附件 添加附件 a a 后缀为 exe 和 bat 的文件 不能直接作为附件发送 b b 添加的附件大小不能超过 9M 当附件超过 9M 时 将提示 上传数据大小超出限 4 制 并且 发送 按钮变成灰色 无法点击 c c 可以同时选择多个附件进行添加 6 超大附件 超大附件 a a 后缀为 exe 和 bat 的文件 不能直接作为附件发送 b b 最大可上传 1 G 的单个文件 c c 支持同时上传多个附件 这些附件可以发送到任何邮箱 d d 通过超大附件上传的文件将存放到文件中转站 中转站中的文件存在的有效期为 7 天 中转站的空间总容量为 1G e e 您可以通过续期功能让上传的附件保存更长时间 f f 如果您删除了附件 或者附件已过期 则收件人将无法下载 7 网盘附件 网盘附件 a a 后缀为 exe 和 bat 的文件 不能直接作为附件发送 b b 添加的附件大小不能超过 9M 当附件超过 9M 时 可以点击发送 但是会弹出 超出最大可发送邮件大小限制 的告警信息 c c 上传到网络硬盘的单个文件最大值是 100 M 网络硬盘的空间总容量为 2G 8 发送邮件 发送邮件 当相关信息填写完毕后 点击按钮 发送邮件 如果发送按钮为 灰色时 则表示相关信息填写有误 例如附件大小超出限制 2 2移动终端访问移动终端访问 移动终端 iPad iPhone Androin Symbian 访问已成为未来移动办公的新趋势 公司邮件系统有基于移动终端访问应用的专属页面 能够为移动处理邮件提供便利 移动终端采用浏览器访问时在地址栏输入 即完成登录 相 关操作如同计算机上一样 移动终端采用客户端访问的 其中 pop3 smtp imap 服务器都设置为 即可 iPad 访问登陆界面如下 5 3 3网络硬盘网络硬盘 网络硬盘提供了一个网络存储的空间 使用户可以将文件存放在邮箱的网络硬盘上 对于网络硬盘内的文件 用户也可方便地与朋友共享 3 13 1功能说明功能说明 1 存储文件存储文件 可针对性地提供不同容量的网络硬盘 使用户存储任意格式的文件 2 共享文件共享文件 例如文档 通过网络硬盘 可以将照片轻松地与系统内用户进行共享 3 文件保密文件保密 有了共享 也就有了保密 网络硬盘功能可针对性地对文件进行保密 如 只允许指定的用户才可以共享查看 4 搜索文件搜索文件 当网络硬盘集聚的文件较多时 使用搜索功能 就可以很方便地在众多文 件中找到所需的文件 强大的搜索功能 可以指定关键字 所在文件夹 存放时间 文件大小等内容 5 打包下载打包下载 网络硬盘可以对多个文件夹内容进行打包下载 方便用户在短时间内下载 所有文件 3 23 2操作说明操作说明 1 1 打开 打开 在左侧主要功能区点击网络硬盘 打开网络硬盘标签页 6 2 上传 上传 点击上传按钮 选中本地文件进行上传 用户可以上传的单个文件最大为 100 M 3 3 下载 下载 用户可以选择单个文件夹时 点击页面的 下载 按钮 或直接单击索引中文 件夹后的 下载 链接 系统将自动把文件夹的所有内容打包压缩为 zip 格式 并以 当前目录名为文件名 如 根文件夹 zip 下载到本地计算机中 7 4 共享 共享 在想要共享的文件夹下点击 属性属性 在文件夹属性页面中 选择共享方式 例 如 对本组织公开 这个其他用户就可以点击按钮下的 查看站内用户 共享 输入该用户的邮箱账号 例如 test 用户只需要输入 test 4 4安全设置安全设置 点击邮件界面右上角的 设置设置 在设置标签页中找到 安全设置 一栏 里面包含了 黑名单 白名单 过滤器 反病毒 反垃圾级别 8 4 14 1黑名单设置黑名单设置 黑名单即把需要拒绝来信的邮件地址增加到黑名单中 用户以后将再也不会收到该地 址发送的邮件 1 增加黑名单 在文本框中输入黑名单邮件地址 单击 添加 按钮 则系统将把该地 址增加到黑名单列表中 需要添加多个邮件地址 只需要重复该操作即可 最后单击 确定 完成黑名单设置 2 删除黑名单 删除黑名单即恢复收取该地址发送来的邮件 在黑名单列表中选中需要 删除地址 取消该地址前面的复选框 删除该地址后 用户以后将可以再次收到来自 该地址的信件 9 4 24 2白名单设置白名单设置 发来的信件 不会做用户级过滤 用户可以设置白名单列表 只需输入邮件地址后单 击 添加 即可 具体操作类似 4 14 1 黑名单 拒收 设置黑名单 拒收 设置 4 34 3反垃圾反垃圾级别级别 过滤垃圾邮件的功能在不停的完善 除了在过滤器中设置之外 用户还可以在 设置 下的 反垃圾级别 中选用三种不同的保护级别 10 4 44 4过滤器设置过滤器设置 如果用户想把垃圾邮件拒之门外 可以利用邮箱的过滤器拦截垃圾邮件 过滤器可以 为用户提供按照邮件的来源 接收者 主题 长度来设置过滤规则 通常某一类的垃圾邮 件是会有相关的主题字符的 如果用户不想再收到类似的垃圾邮件 可以设置过滤在主题 中有特定字符的邮件 单击 新建过滤规则 按钮 进入过滤器设置页面 如图所示 新建垃圾邮件过滤规则方法如下 新建垃圾邮件过滤规则方法如下 1 当邮件到达时 使用本规则 不使用本规则 2 检查本规则后 继续下一条规则 不继续下一条规则 3 选择本规则的条件 根据邮件的来源 接受者 主题和长度信息中设置关键字来达到 过滤功能 同时对于邮件的来源 接受者和主题还可以设置是否区分大小写 4 选择本规则的操作 其中包括拒绝收 转发 指定用户 指定文件夹 自动回复等一 系列处理方式设置 用户根据需要可以逐步设置上述过滤条件 5 设置完毕 单击页面下的 确定 按钮 完成设置 此时所有接收到的信件都会按照 设置规则进行过滤 过滤后的信件会根据设置的处理方式进行处理 5 5全文搜索全文搜索 在邮件系统中实现了邮件全文搜索引擎功能 通过邮件搜索引擎 客户只要输入想要 搜索信件的关键词 邮件搜索引擎功能将会对所有邮箱中的邮件主题 发件人 收件人 正文 附件 大小 日期等进行全文搜索 迅速找出相关匹配的关键词 能支持对 office pdf chm rar zip tgz 7z 等格式文件的搜索 只要是附件的内容中存在相关匹配 词 就能迅速找到附件所在的目标邮件 如下图 11 6特色功能特色功能 6 16 1客户端插件客户端插件 组织通讯录同步至 outlook foxmail 等客户端中 6 26 2邮件召回邮件召回 用户在日常邮件交流过程中 经常会因不小心发错邮件而烦恼 为此 公司邮件系统 切身从用户需求出发 推出了实用贴心的邮件召回功能 让发出的邮件也能 覆水能收 6 2 16 2 1功能说明功能说明 1 支持企业内部所有用户之间的邮件进行召回 支持使用 Coremail 系统的外部邮件的召 回 例如发往 163 邮箱 126 邮箱 139 邮箱等邮箱的邮件 可以使用邮件召回功能 2 支持单个或者多个收件人的邮件撤回 群发的邮件可撤回部分收件人 3 召回过程提供撤回状态说明 未撤回 已全部撤回 部分撤回 撤回全部失败 4 如果对方已经阅读该封邮件 则该封邮件不能成功召回 5 若成功撤回邮件 则主动撤回和被撤回双方都会看到系统的撤回通知 12 6 2 26 2 2操作说明操作说明 1 召回方式一 a 在欢迎页中 有一个邮件新功能模块 点击上面的 邮件召回邮件召回 b 点击以后 会新建一个 自助查询 的标签页 上面列出 7 天内发出去的邮件 点击操作栏下面的 召回邮件 进行召回 2 召回方式二 a 直接点击邮件页面顶部的 自助查询自助查询 b 在弹出的 自助查询 标签页中点击 发信查询发信查询 c 发信查询中列出 7 天内发出去的邮件 点击操作栏下面的 召回邮件 进行召回 召回成功后 将收到系统发送的一封提示邮件 13 6 36 3会话模式会话模式 收 发信人间的回复 往来多次的邮件情况如下图 点击 查看邮件往来 即以会话的模式列出邮件的往来详细情况 6 46 4代收邮件代收邮件 邮件系统支持 代收邮件 功能 登录本邮件系统可以完成多个邮箱的邮件管理 进入 设置 下的 代收邮件 功能或者导航栏 其他邮箱 右侧的 可进入 14 系统支持 2 个代收邮件账号 点击 添加 进行代收邮件账号的配置 15 6 56 5邮件跟踪邮件跟踪 系统提供邮件跟踪功能 能监测发出的邮件的实时状态 见 自助查询 下 发信查 询 显示了所发出邮件的当前状态 如下图 6 66 6群发功能群发功能 采用系统的群发功能 不需要逐个选择发信对象 选择对应的组织即可 点击 收件 人 后对应的组织通讯录下 选择需要发现的部门 如下图 16 选择 发给 按钮 如下图 点击右下角 确定 后 显示收件人的效果如下图 6 76 7截图功能截图功能 系统支持截图功能 但需要安装系统插件后进行截图 功能位置如下图 17 6 86 8邮件列表邮件列表 邮件列表是一个便利的企业应用 企业希望对外有一个公开地址 并使客户或内部员 工在写信到这个公开地址的时候 企业内的相关人员都收到同样的信件 此功能只能由系统管理员后台进行配置 如有需求请联系系统管理员进行配置 此功能只能由系统管理员后台进行配置 如有需求请联系系统管理员进行配置 1 管理管理 管理员可设置邮件列表是否开放使用 确认该邮件列表的相关人员等 2 用户用户 邮件列表可以设置多个用户 包括企业内部用户 或相关的外部用户 支持创 建动态邮件列表 管理员可根据用户属性 如用户 ID 部门 ID 组织 ID 快速创建邮 件列表进行邮件群发 避免每次单独查找 添加用户邮件地址 3 授权授权 可以通过设置 限制能发送邮件给该邮件列表的用户 对于授权用户以外的人 即使知道这个邮件列表的地址 也无法发送邮件 4 共享共享 共享邮件列表 可使其显示在组织通讯录中 6 96 9邮件加速邮件加速 在以信息资讯作为生产力资源的信息化社会 保障信息交流的畅通性 加快信息交流 的速度 将大幅提高企业的生产效率 中国能源建设集团有限公司邮件系统电子邮件加速 功能 采用独家先进的编码 解码技术 非常有效地压缩传输邮件内容 极大地提升系统投 递速度与节约了网络的带宽资源 此外 邮件加速功能 特别在与网易邮件系统之间邮件交往 投递速度也更快且效果 明显 6 106 10 发邮件时短信提醒设置发邮件时短信提醒设置 为了发送邮件时短信提醒收件人 需要在发送邮件时选择 短信通知收件 人 如下图所示 18 图 1 编辑完邮件点击 发送 时会弹出短信通知收件人的确认窗口 如下图 图 2 确认窗口中需要对没有手机号码的收件人手工输入 输入完毕后点击 确定 即实现发邮件时短信提醒收件人功能 确认窗口中收件人手机号码系统自动生成的原因有两个 一是本邮件系统 用户个人资料中进行了手机号码的设置 二是发件人对个人通讯录中联系人的 19 手机号码进行了设置 具体设置方法参见 2 手机号码资料设置 6 116 11 手机号码资料设置手机号码资料设置 本邮件系统用户手机号码资料设置