最新公文写作与处理细则

最新公文写作与处理细则最新公文写作与处理细则 大家想知道公文写作与处理究竟是怎么一回事吗 下文是关 于最新公文写作与处理的相关资料 仅供参考 最新公文写作与处理资料一最新公文写作与处理资料一 第一章 公文 第一节 公文概述 1 什么是公文 公文定义 是国家机关用其它社会组织在行使和职权和实 施管理的过程中形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料 含义理解 1 公文形成的主体是国家机关及其它社会组织 2 公文形成的条件是行使职权和实施管理 3 公文是具有法定效用与规范格式的文件材料 4 公文是办理公务的重要工具之一 2 公文的产生与发展 原始社会 结绳记事 商代后期 甲骨文书 秦汉 书 奏 辛亥革命以后 公文程式 3 文书 文件和公文 文书 可以作为所有文件材料总称 既可指公务文书 也 可以指私人文书 是一个整体概念 最早出现于西汉 文件 广义上说 它同文书一样 既可指公务文件 也可 指私人文件 有时也可以指文件材料的总称 狭义上说 文主 要是指机关 组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正 式行文 出现于清末 公文 是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料 出 现于东汉末年和三国时期 在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动 中形成和处理的收来文件 发出文件以及机关内部所使用的文 件材料 即公务文书 第二节 公文的特点与作用 1 公文的特点 1 公文有法定作者 2 公文有法定的权威 3 公文特定的效用 4 公文有规范体式 5 公文有规定的处理程序 法定作者 是指依据宪法和其他有关法律 章程 决定成 立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务 义务的机关 组织或代表机关组织的领导人 行文单位 能在自己的职权范围内制发文件的机关 部门 或单位 称为行文单位 公文的制发 经过起草 核稿 签发等程序 公文的签收 签收登记 分办 批办 承办 催办等 2 公文的作用 公文的作用在于它是党和国家具体领导和 管理政务 机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务 的一种工具 表现在 1 领导与指导作用 2 行为规范作用 3 传递信息作用 4 公务联系作用 5 凭据记载作用 第三节 公文的分类与名称 一 公文的分类 1 按 分 对外文件 收来文件 内部文件 1 对外文件 简称发文 是指本机关 或部门 拟制的向外单 位发出的文件 2 收来文件 简称收文 是指由外机关拟制的作为传达其 自身机关的意图 发送到本机关 或部门 来的文件 3 内部文件 是指制发和使用都限于机关内部的文件 2 行文关系 上行文 下行文 平行文 行文关系 指发文机关同收文机关间的公文往来关系 1 上行文 是指下级机关 下级业务部门向它所属的上级 领导机关和上级业务主管部门所发送的公文 是自下而上的行 文 故称上行文 请示 报告 2 下行文 是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行 文 指示 决定 通知 批复 3 平行文 是指同级机关或者不相隶属的 没有领导与指 导关系的机关之间的一种行文 函 3 秘密程度 秘密文件 秘密 机密 绝密 普通文件 公布文件 1 秘密文件 指内容涉及党和国家的秘密 需要控制知密 范围和知密对象的文件 2 普通文件 是指相对秘密文件而言的 从这个角度说 也可称为非密文件 3 公布文件 是指向人民群众和国内外公开发布的文件 4 发文机关性质 法规文件 行政文件 党的文件 1 法规文件 是指由中央和地方各级权力机关 行政机关 所制发的法律 法令和行政法规与规章文件 包括 a 法律文 件 b 法令文件 c 行政法规与规章文件 2 行政文件 是指国家机关在日常公务活动中所形成和使 用的文件 3 党的文件 是指由中国共产党的机关 组织形成和使用 的文件 5 公文内容性质 指挥性公文 规范性公文 报请性公 文 知照性公文 记录性公文 1 指挥性文件 是指上级领导机关对下级机关或群众发出 的用以领导和指导工作的公文 命令 指示 决定 意见 批 复 政策性通知 2 规范性文件 是指由机关 组织 社会团体制定的 要 求其成员在活动 工作等方面严格遵守的行为规范 条例 规 定 办法 细则 章程 规则 3 报请性文件 是下级机关向上级机关汇报工作 反映情 况 请示问题时所使用的陈述性 请求性公文 报告 请示 4 知照性文件 是指机关单位发布的需要周知或遵守 以 及各机关单位之间联系工作 通报情况所使用的公文 公报 公告 知照性通知 通报 函 5 记录性公文 是指各机关 组织用以记载公务活动以备 查考的公文 会议记录 电话记录 会议纪要 大事记 值班 日志 二 公文的名称 文种 公文名称统称文种 它是根据发文机关的权限 发 文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确 定的 a 1993 年 11 月 21 日 国务院办公厅 国家行政机关公文 处理办法 12 类 13 种 1 命令 令 2 议案 3 决议 4 指示 5 公告 通告 6 通知 7 通 报 8 报请 9 请示 10 批复 11 函 12 会议纪要 b 1996 年 5 月 3 日 中共中央办公厅 中国共产党机关公 文处理条例 14 种 1 决议 2 决定 3 指示 4 意见 5 通知 6 通报 7 公报 8 报告 9 请示 10 批复 11 条例 12 规定 13 函 14 会议纪要 第二章 公文写作 第一节 公文写作概述 公文写作 指公文的起草与修改 是撰写者代机关立言 体现机关领导意图和愿望的写作活动 包括 起草初稿 讨论修改 形成送审 1 公文写作是代机关立言 起草初稿 是指构思基本完成后动笔行文 写出公文初稿 有的具体过程 讨论修改 是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过 程 公文起草的组织形式 1 由一人准备 选取材料并构思布局直至拟写成文 2 由多人共同讨论 构思和准备材料 最后由一人执笔起 草 3 由起草小组共同酝酿 多人分工执笔 一人统稿贯穿成 文 2 发挥公文效用 把好公文质量关 公文质量主要体现在公文的思想内容和文字表达方面 1 在思想内容方面 应该政策性强 针对性强 科学性强 a 政策性强 就是要求政治上正确 思想观点正确 准确 地宣布 传达 体现党和国家的方针 政策的精神 b 针对性强 就是要求有的放矢 切中要害 c 科学性 就是反映工作的实际情况和客观规律 敢于实 事求是 能够及时地 正确的提出问题 分析问题和解决问题 经得起时间的考验 经得起实践的检验 2 在文字的表达方面 应该结构严谨 语言精当 行文规 范 a 结构严谨 是指章法问题 布局谋篇的问题 要示 主 次分明 条理清楚 重点突出 衔接自然 联系紧密 完整划一 b 语言精当 是指运用语言要精确 简明 贴切 恰当 既要符合语法 修辞和逻辑的要求 又要恰如其分地表达内容 c 行文规范 是指公文的种类 格式等都由国家统一规定 书写要清楚 标点要正确 文面要整洁 公文效用 是指公文对机关公务活动所起的作用 所起的作用 领导和指导作用 法规和准绳作用 沟通和 联系作用 依据和凭证作用 3 机关领导要亲自动手撰写重要公文 第二节 公文写作的特点和要求 1 公文写作的特点 1 被动写作 遵守性强 2 对象明确 针对性强 3 集思广益 群体性强 4 决策之作 政策性强 5 紧迫之作 时限性强 6 讲究格式 规范性强 2 公文写作的基本要求 1 要保证公文内容在政治上的正确性 2 要实事要是 在业务上符合客观规律 3 在文字表达上准确 鲜明 生动 符合语法与逻辑 4 公文起草要符合统一规定的体式和程序 5 要注意选用书写的载体材料与字迹材料 体式 公文文体 结构 附加标记和文件格式 程序 交拟 起草 审核 签发 印制 发出 尽量使用毛笔和钢笔 不要使用圆珠笔和铅笔 使用墨汁 蓝黑墨水和碳素墨水 不使用纯蓝 红色墨水 第三节 公文写作步骤与方法 1 明确发文主旨 公文的主题和发文目的 1 公文的中心内容是什么 2 根据公文内容 准备采用何种公文名称 3 要明确公文发送范围和阅读对象 2 收集有关材料 1 收集 阅读和研究有关的文件材料 2 深入下去 收集有关的实际材料 要求 真实 典型 适用 时效 3 拟出写作提纲 先写什么 后写什么 分几个段落 几层意思 4 认真起草正文 导语 主体 结束语 1 把握公文主题 选好用好材料 2 观点正确 情况属实 3 内容涉及的有关部门要经过会商 取得一致意见 4 文字表述要简练 交代问题要清楚 5 反复检查修改 1 关于主题的修改 看主题思想是否正确 论述是否集中 挖掘是否深刻 2 关于观点的修改 观点是否正确 表达有无问题 3 关于材料的修改 4 关于结构有修改 5 关于语言的修改 公文稿纸格式 单面 16k 260x184mm 第四节 公文写作人员的修养 1 公文写作人员加强修养的重要性 公文写作一项政治性和政策性很强的工作 公文写作的好 坏 不仅直接关系到公文效用的发挥 也是领导机关领导思想 和领导艺术的直接反映 2 公文写作人员应具有的修养 1 政治素质好 a 明确的政治方向 坚定的政治立场 敏锐 的政治洞察力和政治鉴别力 b 严守纪律 严守保密制度 2 有一的政策理论水平 公文写作是执行政策 依 政策 理解政策 表达政策的过 程 3 熟悉业务和机关工作情况 4 有较宽的知识面 5 有较好的文字功底 3 公文写作人员加强修养的途径 1 完善自我 勇于创新 不断学习 不断实践 不断提高 不断创新 2 博览群书 增长知识 勤于 勇于 善于向书本学习 3 深入实践 勤学苦练 勤学苦练 锲而不舍 持之以恒 第三章 公文的体式与搞本 第一节 公文的体式 1 公文体式概述 公文的体式是指 公文的文体 结构要 素及在格式上的安排 作用 为了保证公文的完整性 正确 性与有效性 提高办事效率并为了公文处理工作提供方便 2 公文的文体 是指公文写作中运用语言陈述事情 说明 问题所采用的具体方法和特点 即公文的表达方式和语体特征 应用文体的一般特点 实用性 严肃性 程式性 1 公文的表达方式 是指在写作中运用语言的方法和手段 它是辨别 体裁的重要标志 叙述 议论 说明 1 叙述 是将人物的经历和事件性发展变化过程所作的叙 说与交代 包括 人和事两方面 倒叙 插叙 顺叙 2 说明 是简明扼要的文字 把事物的形状 性质 特征 成因 关系 功用等客观 真实地解说清楚 定义说明 注释说明 比较说明 数字说明 举例说明 分类说明 3 议论 就是议事说理 是公文作者对客观事物或问题进 行分析评述 提出看法或措施 表明观点和态度 证明或反驳 某一观点的表达方法 三要素 论点 论据 论证 a 论点 又称论题或观点 是指作者对所论述的问题提出 的见解 主张与态度 统帅 要证明什么 b 论据 是证明论点的真实性的根据 分三类 一类是事 实论据 二是理论论据 三类是政策法规论据 基础 用什么证 明 c 是运用论据来证明论点的方法和过程 桥梁 如何证明 2 公文的语言特点 准确 简明 庄重 得体 准确 是公文语言的主要特征和基本要求 简明 用最少的文字表达尽可能多的内容 庄重 指公文用语必须讲究庄严 郑重 得体 指公文语言的运用要与公文的行文目的 内容 对 象 条件的特定需要相适应 在准确表达的基础上 进一步促 使受文对象产生与行文目的一致的心理效应 得体的基本要求 一是发适应行文的语体风格 二是要分 清上下级关系 掌握好分寸 三是要多运用公文的专用语 第二节 公文的构成要素与书面格式 1 公文的构成要素 21 项 1 指定项目 公文管理标识 包括公文格式代码 印制顺号 秘密等级 缓急时限和收文处理标记 发文机关版头 发文字 号 公文标题 正文 生效标识和页码等 11 项 必填 2 选择项目 签发人 题注 主送机关 无正文说明 附 件说明 注释及特殊要求说明 主题检索 抄送机关和印发说 明等 10 项 选填 2 公文的书面格式 指公文构成的数据项目在公文文面上 所处的位置和书写样式 一 文头部份 1 公文格式代码 2 印制顺序号 3 秘密等级 4 紧急程度 5 收文处理标记 6 发文机关版头 7 发文字号 8 签发 人姓名 8 部份 1 公文格式代码 又称文件检索代码 是指代表文件格式 类型的标志符号 位置 位于文件首页发文机关版头左上角 由九位阿拉伯 数字组成 2 印制顺序号 又称公文份号 是指依据同一文稿印制若 干份时每份的顺序编号 主要针对秘密文件使用 位置 位于文件首页发文机关版头左上角文件检索代码下 方 由六位阿拉伯数字组成 前面冠以 no 符号 数字不足规 定数时 前面用 零 补齐 3 秘密等级 简称密级 是指公文秘密程度的等级 分绝 密 机密 秘密三级 标注方法 在密级与时限中间加 如 秘密 六个月 绝密 长期 位置 位于文件首页公文版头左上角 公文份号下方 并 在文件封皮上加盖戳记注明 保密时限 一般分一年以内 一年用一的以上 长期和期 限不作标注 凡不作标注的可按二十年认定 绝密 是最重要的国家机密 泄露会使国家的安全和利益 遭受特别严重的损害 机密 是重要的国家机密 泄露会使国家的安全和利益遭 受严重的损害 秘密 是一般的国家秘密 泄露会使国家的安全和利益遭 受损失 4 紧急程度 又称缓急时限或处理时限 是对公文送达和 办理的时间限度 程度分 特急 急件 紧急电报分 特提 特急 加急 平急 位置 位于文件首页文头左上角 需与密级并用时 位于 其下 上下对齐 加戳记注明 时限送达的文件须在文件封筒上注明 务于某日某时送到 或 限某日某时送达 5 收文处理标记 包括收文机关名称 收文编号 收文时 间 档号 全宗号 目录号 安卷号 等项目 位置 位于文件首页发文机关版头右上方空白处 由收文 机关加盖收文处理章标识 6 发文机关版头 简称 文头 是发文机关用来制发正式文 件时使用的的固定版式的发文机关标识 位置 发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞 约 占图文区的三分之一或五分之二 字体选长宋体 党的文件在间隔线中间印上一颗五角星 7 发文字号 指由发文机关编排的文件代号 由发文机关 代字 发文年度 加六角括号 和发文顺号组成 作用 一是统计发文的数量 便于公文的管理 二是在查 找和引用公文时可作为该份公文的代号使用 编排发文字号要力求准确 稳固 系统 位置 有版头的文件 应标注在文件版头之下 间隔横线 之上 居中排列 用信笺头的文件 则置于信笺头横线之下 公 文标题之上 右侧排列 命令 令 则在公文标题下面当中 写 第 x 号 8 签发人姓名 是表示公文生效并对该公文内容郑重负责 的一个标志 一般供上行文使用 位置 发文字号右侧标注 签发人 后标签发人姓名 二 行文部份 1 公文标题 2 题注 3 主送机关 4 正文 5 无正文说明 6 附件说明 7 发文机关署名 8 成文日期 9 机关印 章与领导人签署 10 注释或特殊要求说明 10 部份 1 公文标题 是对公文主要内容准确 简要的概括和提示 由发文机关名称 公文主题 事由 和文种组成 写法 a 省略发文机关名称 b 省略事由 c 机关名称和事 由同时省略 2 题注 是指对公文标题的注释说明 主要用以注明法规 性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与时间等 位置 位于公文标题之下 一行或多行居中书写 外用圆 括号括入 3 主送机关 指主要受理公文的机关 也就是发文机关要 求对公文予以办理或答复的对方机关 位置 位于正文之上公文标题左下方 无论一行或多行 均 左顶格书写 三种情况 a 上级领导机关对下级发出的公文 其属下的 下级机关单位都负有贯彻执行公文的责任 b 下级机关务上级 领导机关发出的请示或报告等上行公文 不管请示或报告的内 容事项如何重要 都只有一个具体的主送机关 c 直接向社会 公众发布的公文 如公告等主送机关可以省略 4 正文 是公文的主体部份 用来表达公文的具体内容 体现发文机关的意图 是公文的核心 正文结构分 导语 正文主体 结束语三部份 导语部份写作有 依据式 目的式 原因式三种 正文主体的写作要求 略 p73 5 无正文说明 指由于篇幅所限 使公文生效标识 即落款 印章与成文日期 与正文不能同处在一个页面上而出现分离状况 时 为维护公文的完整性而作的说明 注意两点 a 只限于文件的正文与文件的生效标识 发文机 关落款 印章与成文日期 不能同处在一个页面上而出现正文与 生效分离的状况时 b 此页无正文 的标识位置应在发文机关落款的左上方第 一行顶格书写 6 附件说明 是用以说明附属在公文正件之后的有关文件 材料的名称及件数的 形式有 图表 目录 名单 简介及其 他有关文件材料 位置 位于正文或无正文说明的左下方 公文生效标识之 上 注明附件材料名称及件数 7 发文机关署名 又称落款 是指在正文或附件说明之后 署上制发该份公文的机关名称 亦即公文的法定作者 位置 应在正文 无正文说明或附件之后 右下方另行书 写 同正文之间应有一定间隙 以便用印 注意要点 a 发文机关的名称必须用全称或规范化简称 b 联合发文的机关名称都要写上 般以主办单位为先 然 后依次排列 8 成文日期 指文件形成的时间 它是文件生效及日后查 考的重要依据之一 年 月 日要写全 注意事项 a 一般情况下 以领导人签发日期为准 b 经会议讨论通过的公文 以会议通过的日期为准 并加 括号写在公文标题的正下方 c 法规 规章类文件以批准日期为准 d 两个以上机关的联合行文 以最后一个签发机关的领导 人的签发日期为准 e 一般的日常事务性公文 如涉用具体事项的通知 通告 简报 函等的成文日期经它们的印发日期为准 9 机关印章与领导人签署 机关印章是公文制发机关对文 件生效负责的凭证 领导人签署指发文机关领导人在公文的落 款处 本人职务名后面签 字或盖章 印章位置 在成文日期的上侧 要求上不压正文 下要骑 年盖月 注意要点 a 除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文 外 应当加盖印章 b 联合上报的非法规性文件 由主办机关加盖印章 c 联合下发的公文 联合发文机关都应当加盖印章 生效标志 发文机关的署名 成文日期 机关印章与领导 人签署统称为 文件生效标志 10 注释或特殊要求说明 用以说明公文中在其他区域不便 说明的各种事项 如需要加以解释的名词术语 或用于表示公 文的阅读 传达 范围 使用方法等 阅读 传达 范围 是指根据公文内容和工作需要所限定的公 文发送的范围和规定公文的阅读对象 位置 在成文日期的左下方 文尾部分主题词之上 用圆 括号括入 注意情况 a 发给各省 自治区 直辖市党委 各大军区 党委 只供各受文单位的党委 党组成员 以上干部阅读 b 发至省 军级 省军级党员干部 以及中央或中央组织 部批准按军级待遇及其他相当职务的党员干部 可阅读发至省 军级的中央文件 各正厅局级单位党委 党 组 的主要负责同志 可阅读有关的省军级中央文件 c 发至地 师级 厅局级以上的党员干部可以阅读 d 发至县 团级 县处级或相当级别以上的党员干部可以 阅读 e 发至县 团级并可登刊的文件 一般可以至基层党委或 党支部 f 公开发表 以批准可在报刊 电台 电视台刊登 播发 的文件 同内部印发的正试文件具有同等效力 应与正式文件 一样依照执行 三 文尾部份 1 主题词 2 抄关机关 3 印发说明 4 页码 4 项 1 主题词 指能够准确表达公文主题内容的规范化名词或 名词性词组 作用 a 公文标注主题词 可以准确简要地概括文件的主 要内容 b 公文标注主题词 可以帮助我们大大提高文件检索 查 询的速度有利提高整个机关的办事效率 表现 快 准 全 c 公文标注主题词 有利于文书档案管理的规范人 系统 化 科学化 位置 位于注释或特殊要求说明左下方 文尾横线上端顶 格书写 最多不超过五个主题词 1997 年 12 月 国务院办公厅秘书局修订发布的 国务院 公文主题表 共由 15 类 1059 个主题词组成 公为主表和附表 两大部分 主表有 13 类 751 个主题词 附表有 2 类 298 个主题 词 词表分三个层次 第一层是对主题区域的分类 第二层是 类别词 第三层是类属词 注意事项 a 必须在公文主题词表中选用主题词 b 公文主题词表中的类别标题不作主题词 c 一公文件有两个以上的主题内容 先集中对一个主题内 容进行标引 再对第二主题内容进行标引 d 在公文上标注主题词 要直反映出该份公文所说明的问 题或论述的事物 e 主题词标引的顺序是先标类别词 再标类属词 2 抄送机关 是指除主送机关以外的其他需要告知公文内 容的有关机关 位置 位于主题词下方位置 用与图文区等长的横线与主 题词隔开 注意原则 a 抄送要限于同文件内容有关 需要对方知道 或者协助办理的机关 既不能滥报滥送 也不能漏报漏送 b 向上级机关的请示 不可同时抄送下级机关 向上级机关 的报告 一般也不要抄送下级机关 c 向下级机关的重要行文 可以抄送直接的上级机关 翻印 或原文转发上级机关的文件 不要再上报上级机关 d 在一般情况下 下级机关不得越级行文请 报告 也不 得越级抄送文件 因特殊情况必须越级行文者 应当抄送被越 级的上级机关 e 受又重领导的单位的请示 报告 应根据文件的内容确 定主送机关和抄送机关 3 印发说明 又称印制版记 是指文件制发 含翻印 情况的 说明记载 包括文件发制发单位的名称 印发日期和负印制份 数等 印制单位 一般是各级机关的办公厅 室 使用全称或规范 化简称 印发时间 是秘书部门起印文件的时间 要完整写出年月 日 印制份数 是该份文件所印的数量 位置 位于抄送区域横线之下 左侧行首空一个字标注制 发单位名称 右侧注明印制时间 行尾空一个字 然后在下方 划一条与图文区等长的间隔线作底线 底线下面右侧标注印制 份数 4 页码 是指公文每一张页的顺序编号 位置 用阿拉伯数字标注在每页图文区下端 正面为单数 位于右下角 反面为双数 位于左下角 没有图文区的页面不 标页码 方尾残缺 是指一份公文缺少文尾部份 文尾错位 是指文尾的位置安排不当 公文整体而结构有 单式结构和复式结构 单式结构 是指一份公文由一个主件单独构成 复式结构 a 一种是主件加附件 b 一种是转发件加被转发 件 含印发 发布 批转等 第三节 公文的排版形式与装订要求 1 公文的排版形式 公文的排版形式 是指公文数据项目 在文件版面上的标印格式 是指公文的外观形式 包括 公文 版头设计 版面安排 字体字号 字行字距 天地页边 用纸 规格等 1988 年 9 月国家技术监督局发布的 国家机关公文格 式 相关规定 1 公文用纸的尺寸和规格 16 开型 长 260mm 宽 184mm 国际 a4 长 297mm 宽 210mm 2 公文的书写形式 公文中的文字符号一律采用从上至下 自左向右横写横排 少数民族文字除外 正文文字的每行长度与图文区宽度相等 3 字体字号 的选用 一般按发文机关名称 大标题 小标 题 标识字符 正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用 发文机关标识 推荐使用 高 x 宽 22mmx15mm 黑变体字 或初号宋体字 联合行文推荐使用小初号体字 公文大标题 推荐使用二号宋体字 小体题 推荐使用三号宋体字 秘密等级 缓急时限和各标记字符或其它重点句推荐使用 三号黑体字 主题词 推荐使用三号宋体字 公文的正文 主送机关 抄送机关 无正文说明 附件说 明 发文机关 发文字号 成文日期 印发说明 注释或特殊 要求说明等 采用三号或四号仿宋体字 公文的标点符号 符合 1990 年 3 月修订发布的 标点符号 用法 规定 4 多层次结构的标识方法 第一级用 一 二 三 第二级用 一 二 三 第三级用 1 2 3 第四级用 1 2 3 2 公文的装订要求 公文一律左侧装订 采用线装 钉装或胶粘等的办法 第四节 公文的稿本 1 公文的稿本 是指公文在起草过程中形成的一次又一次 的稿子 包括草稿 定稿两种 1 草稿 草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件 文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿 草稿的特点 尚未定型 非正式 无效力 按照文稿的作用和形成特点 可称为讨论稿 征求意见稿 修改稿 送审稿等 2 定稿 是指草稿经过修改 审阅 并由领导人签发或者 会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿 定稿与草稿的显著区别是 定稿是 孤本 定稿的文面上 带有文件签发人的签发标记 经会议批准通过的定稿有会议批 准通过的情况的记载 2 公文的文本 同一份文件 根据它们的不同用途 可分正本 副本 存 本 修订本 一些法规性文件又有试本 暂行本的形式 同一内容 的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本 1 正本 根据已签发的定稿制发的正式文件 称为 正本 突出特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署 以实文 件的效力 2 副本 凡是根据公文正本复制 誉抄的其他稿本称为副 本 副本又称抄本 作用 主要代替正本供传阅 参考和备查使用 3 存本 公文的存本 是指发文机关印制一份文件的正本 后留在本机关的除草稿 定稿以外的印制本 存本与副本的区别 存本是不外发的 一般不加盖印章或 签署 只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用 4 修订本 是指对于已经发布生效的文件 在衽一个时期 以后 文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补 充 这种重新予以修改补充再行发布的文本 称为修订本 5 试行本 暂行本 文件的试行本 暂行本一般都是以试 行 暂时 试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前 面 6 各种文字文本 各种文字文本包括以下两层意思 第一 是指我国少数民族自治地区 为便于工作 党政领导机关发文 往往是同一份文件同时使用汉文文栈少数民族文字文本 第二 是指外交工作中所使用的文件 往往有中文文本和外文文本 最新公文写作与处理资料二最新公文写作与处理资料二 第四章 公文的行文规范 第一节 公文的行文关系 公文行文规范的内容包括 行文关系 行文方向与方式以 及行文规则三个方面 公文的行文关系 是指发文机关与收文机关之间的公文往 来关系 行文关系是根据机关的组织系统 领导关系和职权范 围所确定的机关之间的文件授受关系 1 确定行文关系的基本原则 1 国家行政机关的隶属关系和职权范围 各级国家行政机关的行文关系 应根据各自的隶属关系和 职权范围来确定 地方各级政府服从国务院 中央人民政府 是我 国各级行政机关行文关系的准则 2 党的各级组织的行文关系 应根据各自的隶属关系和职 权范围来确定 下级服上级 全党服从中央是党的各级组织行 文关系的基本准则 2 机关之间行文关系的划分 从党政机关的隶属关系和职权范围来分析 党政机关之间 的各种行文关系大体上分为四类 1 同一系统的机关 既有上级领导机关 又有下级被领导 机关 上下级机关之间 构成领导与被领导的关系 2 上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指 导关系 3 非同一系统的机关之间 无论级别高低 既无领导与被 领导关系 又无上下级业务部门的指导关系 它们仅仅是一般 性关系 或称不相隶属关系 4 同一系统的同级机关之间的关系 属于平行关系 第二节 公文的行文方向与方式 1 下行文 下行文 是指上级领导机关或业务主管部门对 报属下级机关或业务部门的一种行文 三种行文方式 1 逐级下行文 是指采取逐级下达或者只对直属下级机关 下达的一种行文方式 2 多级下行文 是指党政领导机关根据工作需要 同时下 达几级机关的一种行文方式 3 直达基层组织和群众的下行文 是指党政领导机关直接 发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方 式 2 上行文 上行文 是指下级机关或业务部门向所属上级 领导机关或业务主管部门的一种行文 三种行文方式 1 逐级上行文 是指下级机关直接向所属上级领导机关的 一种行文方式 2 多级上行文 是指下级机关同时向自己的直属上级机关 或更高级的上级领导机关的一种行文方式 3 越级上行文 是指在非常必要的时候 下级机关可以越 过自己的直接上级领导机关 各更高一级的领导机关直至中央 的一种行文方式 3 平行文 平行文 是指同级机关 或不相隶属的 没有领导与指导 关系的机关 部门 单位之间的一种行文 第三节 公文的行文规则 行文规则 是指机关行文必须遵守的具体规定或准则 1 注意隶属关系 尊重机关职权 2 大力精减文件 严格控制发文数量和范围 3 在一般情况下 党政机关不得越级行文 4 牵涉到几个部门的问题 部门之间要先协商一致或经上 级裁决 然后向下行文 5 行文必须正确确定主送机关和抄送机关 6 主送机关与公文名称要相互呼应 7 关于联合行文问题 必须是同级 8 关于 请示 的行文问题 一文一事 9 关于各级党政机关办公厅 室 的下行文问题 自己职权范围内和授权范围 10 在报刊上发布的法规性公文 应视为正式公文依照执行 第五章 机关法定公文的写作 上 第一节 命令 令 1 命令 令 概述 1 命令 简称令 是领导机关颁发的具有强制执行性质的 指挥性公文 2 适用范围 适用于依照有关法律规定发布行政法规和规 章 宣布重大强制性行政措施 奖惩有关人员 撤消下级机关不适 当的决定 办法 3 哪些领导机关有权发布命令 一 中华人民共和国主席 二 国务院 三 国务院所属各部 各委员会 四 县级以上各级人民政府 五 乡 民族乡 镇的人 民政府 2 命 令 的特点 1 权威性 一主体 二内容 2 指挥性 3 强制性 3 命令 令 的类型 1 公布令 也可称发布令或颁布令 适用于国家公 布法律 国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规 章 2 行政令 是国家行政机关为实行重大强制性行政措施而 发布的命令 3 嘉奖令 是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而 发布的命令 4 命令 令 的写作 1 必须根据宪法 法律规定的权限范围发布命令 2 要注意各类型命令写作的共同点和不同点 命令的内容单一 一文一事 篇幅较短 命令结构 由标题 编号 正文 签署四部分组成 编号方法 一种是单独编号 央政府和国家首脑 另一种不是单独编号 地方政府 a 公布令写法 说明公布什么法规 什么机关什么时候通 过 什么时间开始施行 b 行政令写法 正文一般由命令原由 命令事项 执行要 求三部分组成 c 嘉奖令写法 正文一般由先进事迹 嘉奖内容 号召三 部分组成 3 语言要准确 凝炼 庄重 有力 第二节 议案 1 议案概述 1 议案 是有议案提出权的机构或人民代表 向同级人民 代表大会或其常务委员会 提请审议事项的建议性公文 2 适用范围 是国家权力机关的有关机构及人员以及人民 代表 2 议案的特点 1 行文关系及办理程序的法定性 2