文秘人员如何提高办公效率

文秘人员如何提高办公效率文秘人员如何提高办公效率 欢迎您来到 欢迎阅读这篇文秘人员如何提高办公效率 希望可以帮到您 一 作为一名出色的秘书 要有效利用工作时间 提高办公 效率应该从下几方面开始 1 明确自己的工作任务和职责 2 要区分常规工作和非常规工作 3 动脑筋思考 分清工作的轻重缓急 判断工作的先后次序 重要的工作 紧急的工作先做 科学的有序的一项一项地完成工 作任务 4 巧妙地运用一些方法 合理分配精力 精明地利用时间 以 提高效率 5 使用办公辅助手段帮助组织工作 6 安排工作要适应整个流程的正常运转 不间断 延误或 降低团队的整体效益 7 要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限 不 能只凭个人想象和爱好安排工作 8 秘书应尽量坚持记工作日记 通过时间和活动的详细记 录 认真分析 评估自己利用时间的有效程度 二 秘书在实际工作中 常常会遇到这些情况 做会议记录 写着写着笔没水了 订文件时 刚订一下 订书机卡壳了 用胶水时 找不到刷子 开会时间到了 找不到会议室的钥匙 类似此种急人 抓瞎的实例还可以列举一些 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事 却直接关系到 工作的质量和速度 在某种意义上说 也反映了一个人的素质 工欲善其事 必先利其器 那么 器如何利呢 三 日常使用的必备工具 1 准备 2 支以上的笔 经常带在身上 2 选用质量较好的订书机并注意维护 使之处于良好状态 3 区别针 大头针 订书钉放在随手可取的固定地方 不 要因为找这些东西而耽误了时间 4 剪刀 裁纸刀放在顺手地方 办公室一般不用折叠剪刀 以免用时打不开 5 各种颜色的笔各备一支 尺子一把 铅笔 3 支以上 事 先削好 6 信封 信纸 便笺 电话记录纸和常用公文纸放在固定 地方 7 保管好本职业务所需要的计算器等办公用品 8 办公室 会议室 办公桌 保险柜等处的钥匙起码准备 两套 一套放在固定地方 另一套带在身上 不要因为一时找 不到钥匙而影响办公效率 办公室钥匙和家用钥匙不要混放 出差时 应将办公用钥匙留在单位 以免丢失 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意 东放一个 西放一个 为了提高工作效率 最好按照上面的提示做 四 作为秘书 办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书 1 一本字典 起码有一本新华字典 如果有辞海更好 其 它各类词典 包括简化字表 根据情况准备 2 常用的政策规定 条令 制度等 特别是和本职工作关 系密切的要准备好 如果某些政策规定文件不能个人保存 则分 类记住什么单位 什么时间制发的 什么文件号 用的时候很快就 能借到 3 有关单位或者所属单位的通讯地址 电话号码等 因为 地址不清 文件信函邮寄出去不能收到而成为死信 导致耽误事情 的现象屡见不鲜 4 飞机 火车 轮船 公共汽车时刻表及交通方面的手册 5 中国地图 世界地图及有关地理方面的手册 6 中外历史年表 重大纪念日 本单位有关的重要日子列 表 7 计量单位简表 节气 气象方面的知识手册 8 汉语拼音字母表 标点符号用法简表 数字用法规定 9 与本职工作有关的表格 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情 准备点工具 书 表 等 用时查是高效工作所必须的 一 把必需品放桌上想要在工作效率上有所提升 从办公 桌上下手吧 比如电脑本 笔记本 资料等重要东西 千万要 出现在办公桌上 不要收在抽屉里 二 收起无用之物把生活上的一些东西尽可能的收到抽屉 里 不仅眼不见为净 还能很好的排出你的杂念 分神的时候 偶尔看见那些东西会刻意去把玩两下 这样时间就悄悄溜走了 三 制定工作目标做