办事处报销管理制度

东莞市天宇服饰有限公司报销管理制度文件编号财-CW001版本A制订日期2011-06-28版次1生效日期页码5 of 5东莞市天宇服饰有限公司报销管理制度（办事处）文件编号： 财-CW001-4 文件版本： A/1 编制部门： 财务中心 核发日期： 页 数：共4页 批 准审 核拟 订一、目的：为了有效地控制费用，明确报销流程、范围和标准，明确审批权限和责任，特制定本制度.二、范围：天宇公司所属办事处及分公司（以下简称办事处）、自营店所有支付业务.三、报销审批流程：经理级审批主管初审报销人填写费用报销单总公司总经理审批总公司销售会计审核填制会计凭证、财务经理审核不合格退回总公司营销总监审核总公司营销经理（或总经理审核）经理级报销主管级报销员工级报销 四、差旅费报销规定4.1.差旅费：是指因公出差发生的车船费（含长短途汽车票、公共汽车票、火车票、轮船票、飞机票及机场建设费、行李托运费等）、住宿费，不含与差旅无关的费用；4.2.出差审批权限：出差必需按相关审批权限批准，其批准手续作为报销附件，具体手续及批准权限如下表：4.2.1.员工出差填出差申请、由办事处经理审批签名；4.2.2.经理出差含5天内（含）的填放行条由办事处会计或文员审查签名；4.2.3.经理出差含5天以上的填出差申请，总公司营销总监审批，总经理批准。4.3.出差相关规定：4.3.1.报销原则：出差人费用按规定标准报销，超出部分自行承担； 4.3.2.计划行程：出差人要按批准的计划行程路线出差，途中改变计划的要请示上一级负责人批准；4.3.3.出差申请：必须写明行程线路、交通工具费用、预计时间、预算出差金额等，出差申请单一联交公司报销（需办事处经理签名）。4.3.4.报销票据要求：报销必须提供正式票据(发票)，因特殊情况不能提供的需另写申请，部门最高职位审核，董事长审批。4.3.5.报销时限：出差人员出差结束后3个工作日内整理相关手续填报销单，否则，每延迟一天按报销总额1%标准扣减报销延期费；4.3.6.填写单据要求：报销时出差人员填写好“费用报销单”与“出差线路及费用分配表”，按路线列明费用清单，相关票据和出差申请单作附件按时间顺序整齐粘贴。4.3.7.凡弄虚作假、超报、多报、冒报者，一经查实将予以其虚报金额2倍的处罚；4.4.各报销项目的要求：4.4.1.交通费：A交通费原则：按票据实报实销；B的士费：除经理级（含）以上紧急时可以报销乘座的士费用，经理级以下的人员一律不报销的士费，；C注明：所有车票、的士票都要写明日期起止地点，否则不报销，4.4.2.外出住宿费：A住宿原则：实行定额分级管理，超出相应标准由个人承担；B无票据报销：如票据丢失等原因，报销时没有原始票据，需写申请经部门最高管理签名方可报标准的70%。（本市内和1天内出差，不报销住宿费）；C合房住宿：如两人或以上同地点出差，属于同性别或夫妻关系的，须合房住宿，按合房中最高职别标准报销住宿费.D出差办事处：出差外省办事处原则上须在办事处住宿，办事处无法提供住宿的方可外宿；E外出住宿标准：项目级别住宿费标准地级以上城市县级（含）及以下城镇连续住宿七天以上（含）经理180120100主管级（含）以下1208080 F:北京、上海、成都、广州、深圳五个城市住宿可以在住宿标准上上浮20%。附注：新店选址、开业、培训按以下报销费用。费用项目出差事由车费住宿费餐费工资新店选址客户承担客户承担客户承担公司承担开业协助客户承担客户承担客户承担公司承担督导协助培训客户承担客户承担客户承担公司承担 注： 1.新店开张送花蓝费用在货款中抵，如需亲自送的要写申请单（总监审批）2.在与客户发生业务时，要签订意向合同或正式合同，需客户承担的相关费用要在合同里注明，相关费用将从意向金或汇款中扣除。五费用报销规定 5.1.工程性报销：对于工程性的装修或维修费作报销，需先作预算，经董事长审批后可方开工，按每个工程完工验收合格后进行报销；5.2.固定资产及低值易耗品采购报销：按办事处权限申请，批准后进行采购，由办事处经理指定专人验收确认。并统一编码后，方可报销，具体编码方案及管理按后出台的固定资产管理制度执行； 5.3 办公用品、水电费、电话费、运费报销： 办公用品、电话费、水电费、运费的报销需填费用报销单，办事处经理审批，水电费的单据需有“上月数”、“本月数”。5.4.报销审批权限 单项费用在200元以内（含）由办事处经理签批生效。200以上费用（含专项、办公用品等）必须由办事处提出相关申请，经公司总经理审批后生效。5.5.费用报销其他规定5.5.1.单据整理：必须按相关申请或预算申请等次序排放附件，粘贴整齐，字迹工整；5.5.2.时限要求：工程结束或物资采购任务结束后5个工作日内整理相关手续按程序审批，否则，每延迟一天按报销总额1%标准扣减报销延期费；六业务招待费规定6.1.交际费主要范围：办事处客户、其他业务关联单位。6.2.来客作陪标准：4客以下1人作陪，5客以上可以2人作陪。6.3.交际费申请：按标准由经办人提交交际费申请表，董事长审批；6.4.交际费超标：因特殊原因交际费超标的，由经办人提出超标申请原因，董事长审批；附：交际费定额标准表：级别标准备注经理级（含）以上50元以内/人实报实销主管级（含）以下30元以下/人七、其它注意事项 71财务将严格按报销制度处理报销事宜，对于迟期报销、相关数据与实际报销数据不符、粘贴及字迹凌乱、手续不全的，财务有权拒绝办理，并退回； 72退回报销单据同类问题超过2次仍不改正的，财务将不再退回报销单据，并按相关规定不予报销或减除报销。73报销单流水号的编定：为了便于对账，在每一张报销单的“右上角”必须填写当月编号.如6月份北京报销第1、2张报销单时填写“XA”、“XA”.编号1-2位为办事处代号，3-4位为年份，5-6位为月份，7-9位为当月流水号。74单据寄回时间：为了避免工作积压，办事处一个月报销二次。第一批于16之前寄回公司，最后一次必须在次月5日前将所有报销单全部寄回公司（跨月出差的除外），坚决杜绝跨月报销行为发生。75违反上述流程人员处罚20元至100元/次罚款，情节严重的将按公司有关规定严格处理。八、本制度自公布之日起实施，由公司财务中心负责解释。 附：业务招待费申请表、出差线路及费用分配表附表1： 业务招待费用申请表申请中心： 申请部门： 申请日期： 申请人： 序号申请招待日期和时间来客的单位名称和姓名来客人数作陪人数申请金额备注（电话）1 月 日 点2 月 日 点3 月 日 点4 月 日 点实际批准金额： 元申请金额： 元（报销人填）办事处经理：签名： 年 月 日公司总经理：签名： 年 月 日附表2:出差线路及费用分配表办事处: 北京办事处 部门: 出差人: 张三 职位: 培训主管 出发日期返回日期天数项目路线(内容)短途交通费长途交通费补助类合计备注4-214-232车费北京办 460 广州站45虎门505505有发票4-244-252车费虎门45广州站 460 北京办505505有发票4-214-255餐费补助5天X24元/天1201204-214-255话费补助5天X5元/天25254-224-243住宿费补助3天/100元/天300300有发票合计10104451455备注:1、当日出差路线地点很多一栏