1文件控制程序.doc

1、 目的：对本公司QEOHMS的所有文件（包括适用的外来文件）进行有效的管理和控制，确保公司QEOHMS各有关部门和场所使用的文件是有效的、一致的、协调的。2、范围：适用于本公司QEOHMS的所有文件（包括适用的外来文件）的管理和控制。3、文件分类：3.1、QEOHMS文件：包括管理手册、程序文件、三级文件。三级文件包括工艺指导书、检验规范、操作规程、有关管理制度等。记录表单格式也是QEOHMS文件的组成部分之一，将按“YAQEOH-B-02记录控制程序”进行控制，其编码按本程序5.3.4条规定进行。3.2、文书文件：上级主管部门和本公司制定的与QEOHMS有关的文件。3.3、技术文件：它又分为：a、 国家、地方政府、行业主管部门颁发的有关规范、法规、规程和标准等文件。b、 业主提供的工程机电安装设计图纸、技术要求等文件。c、 本公司编制的施工组织设计等文件。3.4、合同文件：标书、工程合同文件、技术协议书、采购合同文件等。3.5、文件按其来源又可分为：a、 内部文件：本公司自行编制、发布的文件。b、 外来文件：其内容包括3.3条a、b和3.2条中上级主管部门下发的与QEOHMS有关的文件。3.6、文件又可分为“受控”和“非受控”二类文件，受控文件发放时必须有分发号进行发放登记、签收，更改时均应做到统一更改，以确保文件内容的一致性，非受控文件只作发放登记。3.7、文件可采用任何形式类型的媒介（纸或电子版）4、职责4.1、质量监督部：负责QEOHMS文件的编制。4.2、综合办公室：为QEOHMS和文书文件的归口管理部门，对其他部门应予指导、监督和检查。4.3、项目部：负责技术文件的控制和管理。4.4、经营部：负责合同文件的控制和管理。4.5、公司各部门：对本部门在用文件均应妥善保管，建立清单，收发登记，参与统一修改等配合工作。5、工作程序5.1、文件的编制、审核和批准5.1.1、QEOHMS文件：由质量监督部负责组织编制，其中的管理手册由管理者代表审核，总经理批准；程序文件由主管部门负责人编制，管理者代表审批。5.1.2、本公司制定的文书文件由综合办编制总经理审批后即生效。5.1.3、本公司的自编技术文件（见3.3中c条）由各项目部负责编写、总工程师审批。5.1.4、合同文件：由经营部或项目部分别负责，按“合同评审控制程序”、“物资采购控制程序”、进行控制，按相关文件规定进行审批。5.2、文件的编号:按文件编号规则执行5.3、文件和资料的标识与发放5.3.1、文件的修改状态以A/0、A/1B/0、B/1C/0等表示，其中英文字母A、B、C表示版别号，A为首版，余类推，数字0、1、2表示修改次数，0表示未修改过，1表示第一次修改，余类推，经过多次修改时，应予换版。5.3.2、文件的受控标识，以其封面或首页上盖章表示，“受控文件”必须有受控章，非受控文件、可以不盖章或盖非受控章。5.3.3、作废或失效后尚须保留的文件应做好标识，以防止其非预期的使用。5.3.4、本公司QEOHMS的所有文件（包括适用的外来文件）发放时均应办理相应的发放手续，文件接收人签收，每份文件发放时均应有发放号登记。5.3.4.1、管理手册的发放范围：公司管理人员、各部门、各项目部经理。5.3.4.2、程序文件的发放范围：公司管理层人员，各部门、各项目部经理及工作中涉及到相关程序的人员，对于后者，可只发给与此相关的该部分程序文件。5.3.4.3、作业文件：发给与该作业文件有关的人员。5.3.4.4、技术文件：发给工作中需要应用的部门或人员。5.3.4.5、外来文件：发给工作中需要应用的部门或人员。上述作业文件、技术文件和外来文件的发放，经该文件主管部门负责人批准后实施，有些外来文件、文书文件是要求强制执行的，主管部门必须及时组织发放到各使用部门并予监督执行。5.3.5、文件实行分类管理，其发放、更改、标识、回收、均分别按4.1、4.2、4.3条由不同的部门负责实施。5.3.6、文件的标识是由其编号和修改状态、受控状态和发放号共同组成，记录的标识由其格式编码和序号组成。5.4、文件更改5.4.1、文件需要更改时，由提出部门填写“文件更改申请单”，说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）要附有充分的证据说明。5.4.2、各种文件的更改的审核、批准，执行5.2条的规定。5.4.3、文件更改申请单经批准后，按其不同类别，按职责规定由不同的部门分别实施，对同一份文件，全公司范围内的统一更改，必须确保更改的一致性，同时作修改状态标识。5.5、外来文件的管理5.5.1、对于3.3条a中的外来文件，由公司质量监督部负责确认、收集以及更新。在该外来文件上盖确认章并签名和注明日期，表示该文件适用于本公司，不定期发布此类外来文件的最新有效版本清单给各部门、各项目部，以规范全公司此类外来文件的统一使用。5.5.2、对于3.3条b中的外来文件，由各项目部负责确认其适用性、有效性，此类外来文件同时也是顾客财产，应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露，如果发生丢失损坏或发现不适用时应及时报告顾客，并保持记录。5.5.3、对于3.2条中的外来文件，由综合办负责登记，送交公司管理层人员审批，然后按审批意见办理，并负责在使用该文件后予以归档保存。5.6、文件和资料的归档及保管5.6.1、公司综合办公室及项目部办公室分别负责公司QEOHMS文件和本项目部使用的文件归档和保管。 5.6.2、公司QEOHMS文件（包括修改时的、已审批的文件更改申请单）由质量监督部负责整理妥当后交综合办公室归档。5.6.3、文书文件由综合办公室负责归档。5.6.4、项目部使用的施工文件（指3.3条b、c的内容）在施工安装完成时，由项目部办公室负责收集、整理，装订后归档。5.6.5、合同文件由经营部及各项目部整理后归档到综合办公室和项目部办公室。5.6.6、公司及项目部需指定专人或兼职人员负责文件和资料的归档和保管，建立各部门在用文件目录，分类存放，专柜保存，保持清晰，易于识别和检索。5.6.7、受控文件不得擅自复制，当需要复制或增印时，应由需要部门或个人填写“文件资料复印（换发）审批表”，报分管领导审批后复制或增印，同时进行发放登记，纳入受控范围内。5.68、当文件严重污损或残缺不全，影响使用时，文件持有人须到该文件控制责任部门填写“文件复制（换发）审批表”，经过相应审批后，可换发新的文件，可仍沿用原分发号，文件管理人员在“文件发放记录表”的“备注”栏内注明此事后，将破损文件销毁。5.6.9、当文件丢失时，文件持有人应重新办理领用手续，填写“文件资料复制（换发）审批表”，经批准后，文件管理人员可发给新的分发号的新文件，并在“文件发放记录表”中登记、签署且说明已丢失的文件分发号作废。5.7、文件和资料的借阅和移交5.7.1、借阅文件要办理手续，填写“文件借阅申请单”，经该类文件控制部门负责人批准后，方可借阅，并按期归还，非本公司人员（除外审时或法规有要求时）不得借阅受控文件和资料。5.7.2、本公司职工当离开公司或原岗位时，应将所领用的受控文件如数移交给原发放部门，办妥移交手续。5.8、作废文件的管理，作废文件由原发放部门负责按“文件发放记录表”收回并记录，加盖作废标识，需销毁时，经该责任控制部门负责人同意后，统一销毁，当须要保留某些作废文件时，经该类文件控制部门负责人同意