物流外包流程及注意事项.doc

外包运输流程及注意事项一、承运商的选择鉴于公司的操作模式，物流外包将会是必然的操作模式，所以公司在选择物流外包时必须重视其潜在的风险，以系统的、长期的观点来进行运输项目外包决策，并采取一定的应对策略来防范潜在的各种风险。（一）外包伙伴的选择。外包决策中很重要的一个问题是包给谁的问题，即外包伙伴的选择。首先需要对外部的潜在物流供应商进行调查、分析、评价。调查物流供应商的管理状况、战略导向、信息技术支持能力、自身的可塑性和兼容性、行业运营经验等，评价其从事此项目的成本状况，优势线路、评价其长期发展能力，评价其信誉度等。特别是对于物流供应商的承诺和报价，务必认真分析衡量。报价不仅仅是一个总数，应包括各项作业的成本明细。对于物流外包的承诺必须来自物流供应商最高管理者，避免在合约履行过程中出现对相关条款理解不一致的现象。在评价的基础上，对潜在的多个物流外包伙伴进行比较，从中选择最适合企业需要的外包伙伴。（三）物流外包活动的控制。选定物流承包商后应与其签订相应的运输合同，明确双方权利义务，将本公司风险降至最低。对外包活动进行监控和控制是外包顺利实施的重要保证。公司即使与物流供应商签订了协议，也应当监控物流供应商的绩效，同时给他们提供所需的业务信息。企业与第三方物流供应商之间要注意相互沟通，编制操作规范。公司应当与第三方物流商一起制订作业流程、确定信息渠道、编制操作指引，供双方参考使用，操作指引能够使双方相关人员在作业过程中相互步调一致，也可以统一公司对外的形象和服务水平。（三）以“双赢”为原则，巩固合作关系。外包意味着双方利益是捆绑在一起的，而非独立的，良好的合作伙伴关系将使双方受益，任何一方的良好表现都将使双方受益，任何一方的不良表现都将使双方受损。在选择物流供应商时，公司应以长远的战略思想来对待物流外包，通过外包既实现企业自身利益最大化，又有利于物流供应商持续稳定的发展，达到供需双赢的局面。因此，供需双方相互信任和忠诚以及履行承诺是建立良好的外包合作关系的关键因素，也只有这样才能使双方公司长久地合作下去。二、服务意识我司运输项目外包的承运商面对客户的时候即代表环球通达，对外统一称为“环球通达运输车队”。承运商的管理员或客服应具备良好的服务意识，若需要同客户直接沟通时应注意文明礼貌，体现环球通达公司的服务质量。承运商司机直接接触客户工厂相关工作人员时，司机态度的好坏直接体现环球通达公司的服务质量，承运商管理人员应抓住一切机会做好司机的教育工作，提高司机的个人素质。三、作业流程（一）前期准备1、承运商需将公司营业执照、道路运输许可证、税务登记证、车辆及司机信息（包括车牌号、司机姓名、电话、身份证复印件、行驶证、驾驶证复印件等）等相关证件复印一份加盖公章后交我司备案。2、承运商需指派专员负责与我方人员进行信息沟通、装货协调、单据交换、账目核对等。（二）派车1、环球通达管理员随时关注客户工厂的运输要求，至少提前24小时将运输计划（包括货物情况、送达地点、收货人详细地址、有效签收人及联系方式等）告知承运商，以便承运商做好相应的车辆调度工作，路线越长需提前准备的时间越长。2、承运商确认备好车辆后需将车牌号、司机姓名、司机电话等相关信息加盖公章后寄送或传真至我司。3、我司将确认后的每日装车信息（包括车牌号、司机姓名、司机电话等）传真给客户工厂，工厂以此信息为准安排车辆进厂装车。4、若装车前临时出现变动，承运商也需将变动后的信息加盖公章后传真至我司。（三）装车1、承运商司机进入工厂后要接受工厂现场调度及保安的调度，遵守客户工厂的相关规章制度。若现场有突发情况或者异议产生时，要及时向车队调度反馈。车队调度也应第一时间将情况反馈给环球通达相关人员，由环球通达人员与客户工厂相关经办人员协调。2、承运商管理人员和司机进入厂区后应注意安全，未经许可严禁进入生产车间。3、具体装车程序以工厂实际要求为准。4、货物一经装车，其防护运输安全、货物到达之后交接等均由承运商负责。（四）送货1、承运商装车出厂后应及时送货，减少途中浪费时间，保证在客户规定的时间内送达指定地点。2、如工厂临时需变更收货人，环球通达公司会提供公司盖章确认的正式书面通知。情况紧急时，环球通达可先行以口头或短信方面通知，事后再补提供正式书面通知。3、当货物在运输途中发生异常时（如车辆被扣、车辆故障、交通事故、货损、雨淋等），承运商应第一时间通知环球通达相关人员，以便及时追踪处理。4、对于已发生过运输异常的客户，下次运输时承运商应特别重视追踪该客户货物运输的动态信息，以便于更好的服务于该客户，提升公司品牌形象。5、货物送达客户前，承运商应提前确认收货客户是否正确。卸货时司机应仔细检查货物情况。6、卸货出现异常时，司机应主动向承运商调度或环球通达经办人员反馈，以便及时有效的解决问题。7、变更送货地址：承运商接书面通知方可变更送货地址，未经环球通达书面通知，不得擅自变更运输目的地。若收货人要求临时变更收货地址，司机应第一时间将情况反馈给相关人员，经相关人员确认后方可执行。8、转车送货：承运车辆因故途中需要盘车的，盘车过程需保证货物安全，并且第一时间通知相关人员，经同意后方可执行。9、货物验收无误后司机应第一时间将签收单交与指定收货人签收，若出现签收人与通知收货人不符的情况，司机应第一时间将情况报告给相关人员，经确认无误后方可离开现场。签收字迹需清晰，若有特殊情况发生需备注。（五）费用结算1、安全运送货物后，承运商应将“签收单”回联及时、完整地返还给环球通达经办人员，以便尽快结算费用。2、承运商应认真做好对账工作，开据发票时应保证数据准确无误