前台文员-岗位说明书

前台岗位说明书岗位名称前台文员所属部门人力资源部直接上级行政主管职 系执行系统岗位编码0305定员标准1直接下级编写日期20111-07-12工作概要做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。主要职责与任务职责一规范公司的资产管理工作任务公司固定资产、低值易耗品的管理，建立科学的管理账册，固定资产账册的定期追踪、登记核查和协助管理，并做好存档更新，调拨及相关管理工作管理办公用品，办公用品的寻价及采购，对公司人员申请领用办公用品进行登记，发放职责 二规范总机工作工作任务负责电话的转接工作，要求电话三声铃响之内接听，语言热情、礼貌、清晰，确保电话转接准确不掉线，留言记录完整，转告及时熟练掌握公司内部电话号码，快捷、准确、妥善接驳所有往来电话、传递信息、记录与传达留言，并应追踪电话接听情况（包括内外线）电话应对须用礼貌用语，尊重上司和同事，语音柔和了解电话中继线的位置和基本功能以及连接服务器的网线，如遇故障，须立即报告网络管理员并及时通知维修人员，以保证电话通讯通畅严格依照公司规定程序收发传真，并做好登记，确保正确无误保持前台区域及接待区域的周边环境整洁、卫生保持前台接待处的安静，特别在员工下班时加以提醒，不得与其他人员在接待处大声喧哗或闲聊熟记市内紧急电话号码，如遇警报或紧急情况，除立即知会行政主管外，应立即根据规定报警职责 三规范接待工作工作任务接待来访客人，要面带微笑，态度诚恳保持笑容，做好公司形象和个人形象的宣传有来访者时，必须主动打招呼；送客时若有必要，应主动打招呼送行询问来访人所访部门后，及时通知及向被访部门求证，否则不得让闲杂人员进入办公区内做好来访留言登记协助业务部门客户见面的接待与支持工作组织各类会议接待、娱乐等各项活动协助面试人员接待工作，指导应聘者填写应聘登记表及其他试卷，完成后指引对方到会议室并知会招聘主管面试职责 四规范日常行政事务性工作工作任务更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式，发放员工通讯录，并转发公司各同事邮箱，确保员工通讯录的准确性承办员工考勤和外出登记，对员工考勤有监督责任，进行每月考勤统计，维护考勤纪律，发现问题及时如实地向上级反映情况保持办公环境的照明、空调、饮水机的使用状况正常，确保公司饮用水供水充足不浪费，对于异常情况应及时解决收发全公司的信函、包裹、报刊、邮件、传真、传送函件，收发市内、国内、国际快递，并记录完整、清楚，将公司所发出邮件及托运登记在册，并每月提交统计费用安排饮用水的订购及管理、每天10:30统计午餐订餐情况公司文件的分发、登记与张贴，打印、复印文件和管理各种表格文件公司门禁、监控系统、办公用品，报修打印机、传真机、复印机等办公器材的管理公司所属机构及本部，公司所需的物品入库，办公用品、办公设备、办公物资的保管、发放组织公司办公费用的计划、办公用品的购买计划、管理和发放以及使用管理等工作，每月25日进行办公文具、耗材的盘点，并提交报表长途电话和传真打单、核对办公环境整洁情况检查及督促维护公司信箱订阅报纸的收取管理按照公司要求制作员工名片，并记录姓名、日期等相关信息审核各部门复印需求、登记并实施复印，公司内部文件的打印、复印、分发、传真、督办协助本部门完成相应的文案工作、按要求录入、编辑、校对文稿，打印文件等文书工作完成上级交代的其他工作职责 五完成上级交办的其它工作主要权力对行政管理制度、流程的建议权对行政性物资采购的审核权相关流程规定的其他业务权限企业文化及宣传工作的组织权对违反行政管理制度实施处罚的建议权预算内资金使用的初审权预算外资金使用的建议权对授权范围外本部门费用支出的建议权人员异动、考核评估、培训、奖惩的建议权对公司行政管理制度实施的监督权和审核权对公司员工出勤记录的登记权对打卡机的使用监督权外来人员的询问权和登记权上、下班前后对办公室的检查权主要工作关系 内部工作联系公司内各部门外部工作联系相关政府机构、各类物资及服务提供商、外来所有人员、快递公司等任职资格教育水平本科以上年龄工作经验1年以上前台工作经验培训经历行业知识、管理沟通技巧、行政管理、商务礼仪、治安管理方面的培训。技能要求熟悉国家和地方相关政策、法规掌握行政管理等方面的相关知识熟悉行政工作流程熟悉项部门业务对行政管理、文控管理、档案管理的专业要求有一定的认知具有较强的学习能力、理解力及判断力具有良好的语言沟通能力，普通话流利，具有良好的协调能力和较强的保密意识具备良好的协作意识懂得简单的财务知识具有亲和力，具有良好的服务意识具有良好的适应能力，能在压力下工作熟练使用WORD、EXCEL等办公软件，会借助互联网查资料。熟练使用各种办公自动化设备。胜任特征深刻认同公司的企业文化和价值观，有良好的团队合作精神和高度的责任感，较强的协调管理能力，对公司规范化管理有深刻了解职业发展方向 人力资源部经理备注能承受