表单7OA使用手册.docx

附件七：OA使用手册 目 录一OA简介2二OA使用手册21.登陆21.1 个人信息的更新31.2 OA密码的重置32.项目管理33.申报审批53.1 订单变动申请53.2 报销申请63.3 超标费用申请73.4 订票申请73.5 请假申请73.6 工具申领73.7 办事处住宿申请83.8 离职申请8三附注8一OA简介OA是上海音达科技实业有限公司的电子流管理平台，OA涉及公司申报审批、项目管理的填写等相关事宜。二OA使用手册1.登陆OA系统地址：05:2011/OA每位新入职的员工都将会有自己的工号，新入职员工首次登陆OA系统用户名及初始密码皆为工号。OA登陆界面如下图所示：输入工号 （图一） 暂时没有工号的人员请联系HR部门进行工号的申请。OA登陆完成后的界面如下： (图二)OA登陆后需要立即更新的两项事情：1.1 个人信息的更新OA中可以通过“日常办公”中的“通讯录”选项中查询到所有人员的通讯信息。新员工在首次登陆OA及电话发生变更时，需要及时更新OA中的个人联系信息，以方便工作联系。如按通讯录中所留电话联系无法联系到本人，电话补贴将暂不发放。1.2 OA密码的重置OA中将会涉及到个人工资的发放及所有相关的申报审批，请在登陆OA后尽快重置登陆密码，以免造成不必要的麻烦。更新方法如下：点击“系统管理”选项，选择左边下拉列表中的“个人设定”。将会出现两大类别个人信息框，一列是不可修改个人信息，一列是可修改个人信息。请在可修改的个人信息中依次进行电话号码的输入及密码的重置并在确认后提交修改。2.项目管理项目管理直接涉及到工日的统计及薪资发放，请员工务必确保准确、按时填写项目管理信息。填写方法：点击“项目管理”，选择“新建”。如下图所示： （图三）请将空白处的信息完整无误的填写后点击“录入”完成一日WTR的填写。其中，区域及订单处空白的请先进行“订单变更申请”（操作方法请详见3.1订单变动申请）填写时限：WTR的填写以天为单位，当天只能提交往前一天的WTR，超过时限的信息将无法提交。填写完成后的审批流程：WTR填写完成后，系统将会将个人填写的WTR提交至订单管理员处进行审批，审批完成后系统将自动进行工日统计并将结果递交至财务进行工资的结算。如OA中果没有填写WTR或填写不完整的，系统将默认出勤为0或不完整信息致使工资无法正常发放的，均自行承担责任。审批的三种状态提示：WTR提交后会有以下三种情形：此项标志为WTR信息暂未被审核，填写人还可对其信息进行修改。 此项标志为WTR信息已经审核成功，WTR一经审核后将无法再做修改。 此项标志为WTR信息审核被退回，信息可以进行更改后再次进行提交。请尽量不要删除已填写过的WTR信息，将会造成再次录入WTR信息时时限上的限制而无法录入。注意事项：请确保WTR的按时填写，如有不能上网的情况，可用手机登陆填写。3.申报审批 申报审批栏中涵盖公司大部分申报内容，包括月报销申请，请假申请，订单分配申请等。所有的申报均须在OA上进行操作，所有员工均需按要求填写。3.1 订单变动申请 订单变动是所有申报审批程序及项目管理WTR填写的前提，有相关订单号方可进行申报审批及项目管理中WTR的填写。 申请方法：（1）进入“申报审批”界面，点击“新建申请”，选择“订单变动申请”。如下图所示： （图四） （图五）（2）根据工作所需选择相应区域及订单，提交变更信息。注意：在所有的申报审批项目中，按照第（2）步的操作完成后，均只是保存功能，还未正式提交进入审批流程。在此状态中，申报的信息均可修改、删除等操作。状态中会显示“圆盘”，如下图所示： 请大家确认自己填写的申报信息准确无误后，选中所需要提交的记录进行“提交审核”（该提交健在页面的左上角）。操作完此步后信息开始进入审批流程。（3）将申请及时邮件或电话告知相关订单负责人。（4）审批流程结束后变更自动完成注：OJT人员在OJT期限内，不管在哪个城市工作都是选择音达学院中的订单。3.2 报销申请所有申报审批都需要在OA上进行填写，经相应流程审核通过后方可进行报销款项的发放。需申请报销的人员每个月5日前在OA上填写上月的月报销申请（例如4月5日可以申请3月份的月报销）。申请方法：（1）进入“申报审批”界面，点击“新建申请”，选择“月报销”申请。（可见图四）点击进入后如下图所示：（2）请正确填写报销的区域及订单号。没有订单的请先进行订单分配申请（操作方法详见3.1）订单号填写错误造成审批被退回使报销流程延误的，请自行承担责任（无法在当月完成的报销将统一延至年底操作）。不同的订单报销要分开填写。例如张三（OJT）在三月份参加的NSN认证考试，而同时又在上海项目进行OJT学习。那么张三在月报销申请的时候需要申请两个订单（OJT订单及理论培训订单）来进行报销填写。（3）“圆盘”状态时再次确认所填信息准确无误后提交报销信息（4）及时关注报销申请状态（5）流程结束后将由财务在指定日发放款项3.3 超标费用申请 公司有严格的报销制度，报销额度若超出公司规定，则需提前在OA中进行超标费用申请。（报销制度详见财务制度） 申请方法：（1）进入“申报审批”界面，点击“新建申请”，选择“超标费用申请”。（可见图四）（2）进入界面后，填写相应的订单，按照超标费用类型及金额如实填写。（3）“圆盘”状态时再次确认所填信息准确无误后提交申请信息。（4）等待审批流程批复 3.4 订票申请公司不允许自行订购飞机票。若因工作需要订购飞机票，则需在OA上建立订票申请，待一切审批过程完成后由公司专人（分机号：876）负责订购。申请方法：（1）进入“申报审批”界面，点击“新建申请”，选择“订票申请”。（可见图四）（2）进入界面后，填写相应的订单，按照界面要求填写乘机时间、原因等各项内容后提交申请。（3）“圆盘”状态时再次确认所填信息准确无误后提交申请信息。（4）等待审批流程批复3.5 请假申请员工如因故不能按时出勤，应提前两个小时通知其直属经理，并在OA上填写假期申请。若未及时通知其直属经理或填写OA假期申请，则按旷工处理。 操作方法同上文的申报流程一样，此处不再累述。3.6 工具申领公司为因工作需要的员工配备相应的工具。员工需在OA上新建工具申领，填写所在项目及订单号，待所有流程审批完成后由公司专人负责配发。所有工具系公司财产，员工在离职时必须归还工具，若无法归还或有损坏，则照价赔偿。公司提倡员工使用自带电脑，公司将给予其每月150元的补贴。具体操作流程如下：（1）发送申请至，并电话告知（分机号：837）（2）每月提供相应发票给财务（此发票不用在OA上申请，只需在发票背面用铅笔注明是电脑补助发票即可）3.7 办事处住宿申请 公司为因工作需要的员工提供住宿场所。员工需在OA上提前申请，并注明入住日期及事由，待审批完成后方可安排入住。公司所有的办事处地址均可在OA“日常办公”中的“办事处查询”中查到。 3.8 离职申请离职员工需在离职前一个月根据规定在OA上