公关部部门手册

公关部部门手册2 目录部门简介3部门职能4部门大事件6外事分部14赞助分部16项目公关18部门简介作为广金Enactus团队的一个子部门，公关部主要负责协调团队内外的关系，维护团队形象，打造团队品牌。部门日常工作包括策划和组织团队内外的各项宣传活动，在校内与各大社团组织保持良好关系，在校外与兄弟团队、商业机构、公益机构等进行合作交流，管理广金Enactus校友会运作事宜，培训华南赛参赛项目presenter等。目前公关部分为外事分部、赞助分部和项目公关，外事分部和赞助分部各下设一位部长助理，项目公关由部长直接管理。部门架构如下： 部长 部长助理（外事） 部长助理（赞助） 外事分部 项目公关 赞助分部20142015年度部门成员分布：部长：潘乔殷部长助理：董宁（外事分部）、翟伟宇（赞助分部）外事分部：董宁、苏洁红、蔡奕真、黄华颖、雷东翰赞助分部：翟伟宇、王安琪、容胜发、郑茜元、杨欣颖、方盈项目公关：詹炜基、窦诗涵、谢善妹管理培训生：韦雨君、骆超平、何伟斌部门职能部门职能：1、负责掌握政府、企业等社会信息，与社会各界商业机构、公益机构等建立并维持良好关系；2、负责寻找并联系赞助，包括Enactus项目赞助与Enactus团队赞助；3、负责团队内外公关传播活动的组织与策划；4、负责与电视台、电台、报刊、网络等新闻媒介的沟通与合作；5、负责与学校内组织和国内大学Enactus团队沟通交流事宜；6、负责撰写并审阅团队对外发布的稿件；7、负责管理广金Enactus校友会日常运作事宜。各分部职能：外事分部：1、 策划和组织团队招新宣传、周年庆和校友会等重大活动；2、 管理团队SNS公众平台，包括微信、微博、博客、人人等；3、 向校组织申请队内活动摊位和课室；4、 整理常规公关档案（包括兄弟团队档案、商业机构档案、公益机构档案和媒体档案）；5、 管理广金创行团队校友会，对重大事项作出决策；6、 联络指导老师，与老师进行日常团队事宜沟通；7、 与校内组织、兄弟团队和媒体沟通。赞助分部：1、 整合赞助商家资源，并进行日常赞助商档案整理；2、 为团队重大活动寻找赞助；3、 定时收集公益活动资讯并推荐给团队队员，整理参与活动信息；项目公关：1、 需要有良好的公关能力，负责为项目寻找商业性、公益性机构的支持，联络技术人员作为项目顾问等；2、 需要有良好的抗压能力，负责整合整个项目的公关资源并为项目寻找突破的方向；3、 需要有综合的素质，具备一定的项目思维，结合团队现有的公关资源，指导项目组内队员；4、 需要有一定的文案撰写能力和组织策划能力，为项目组的宣传推广策划活动和编辑文案。部门大事件时间活动参考资料每年八月份至十月份招新宣传策划与执行（包含宣讲会策划）2014广金enactus秋季招新宣传策划书2014广金enactus宣讲会流程十一月份品牌推广活动广金enactus品牌推广活动策划书十一月至十二月团队周年庆广金enactus三周年庆策划案三月至四月华南及华中区域赛长期赞助活动2014广金enactus招新活动赞助策划EDUA-广金enactus协议书长期担任团队以及项目组官方微博，人人的主页君长期整合团队和项目组社会各界资源2014下学期公关资源整合长期校友会管理校友会章程（一） 招新宣传活动招新宣传活动的策划应在暑假开始进行筹备，制定出整个招新阶段的宣传策划书（包括宣讲会流程、摆摊策划书）以及活动执行的进程表，明确各个部分的负责人以及队员完成的时间。招新宣传策划书出台后，公关部各成员应就所负责的SNS平台（微信、微博、博客、人人）进行为期约两个月的推送宣传并及时更新招新动态信息。公关部应就活动需要的宣传物资与技宣部、行政部积极沟通，共同完成宣传物资的印制，并应列明清单，做好财务预算后告知财务部，赞助分部根据预算寻找合适的赞助商。宣讲会前一个月，应寻找合适的主持人并开始写稿、背稿和排练。确定好摊位、宣讲会的具体时间和地点后，应至少提前三周向社联提交申请，并确保当天的摊位和课室能够使用。活动如需要请嘉宾，应至少提前两周进行嘉宾邀请（重量级嘉宾应至少提前一个月）并在活动开始前一周确定嘉宾名单并发送邀请函和路线。活动当天，应安排人员接待嘉宾。在活动执行的前一周，与人资部、行政部、技宣部沟通，着手人员安排以及物资筹备工作，桌子椅子应提前向社联申请。活动开始的前一天，应再次做人员安排确认，物资清点，场地确认，设备调试，并进行二次彩排，以保证活动的顺利进行。活动当天，如所使用课室在活动前有课，应安排工作人员提前在预先找好的后备课室等候，并清点好物资。特别注意事项： 1、嘉宾邀请注意事项 在活动开始的前两周，就应进行嘉宾邀请。公关部成员应先短信或者电话告知嘉宾活动的内容并得到嘉宾的答复（社会人士一般不能马上给答复，建议在活动前一周再次确定，兄弟团队一般是发送邀请短信并设置回复的deadline）。在活动开始前三天，应确定到场嘉宾的人数，并发送邀请函。在活动前一天，负责人应联系嘉宾并告知活动当天接待人的姓名、联系方式以及确定好接待地点。在活动当天，接待人应主动联系所接待的嘉宾，并跟进嘉宾所在的地点做好接待准备，接待时应注意相应的礼节。若是需要嘉宾进行分享或者演讲的，则应视具体情况提前一个月的时间通知嘉宾，并在第一次电话或短信联系时就告知分享或者演讲的主题以及时长。2、场地申请注意事项 我们团队的场地申请一般分为两种，一种是团队活动需要，一种是商业需求。 对于团队活动需要的场地，分为两类，一类是无赞助商参与，应在活动开始的至少前两周跟校社联人力资源部综合实践类负责人（邓振超）禀明申请事由和时间，申请成功后，向该负责人索取摊位或课室批条；一类是有赞助商参与（无现金交易的），申请步骤与上述无赞助商参与的相同，不同的是，在进行摊位活动的时候，不能出现现金交易，如是单纯赞助商的宣传，一般要与校级组织挂钩并给予一定的费用才能进行摆摊活动，如是与团队活动结合起来的，应以团队活动为主，赞助商宣传为辅；在进行课室活动时，一般向校社联是不能申请纯商业性的课室，只能通过其他校级系级组织等，给予他们一定的费用才能申请到课室。对于商业需求（有现金交易）的摊位，是需要租金的， 摊位使用时间为周一至周五9:0019:00，只限于7栋前的1号及2号摊位，应提前一周向社联外联部综合实践类负责人（林炀）申请，商业性摊位的赞助费用为400元或以上/天/位，两天700元或以上/位，三天1000元或以上/位。商业性摊位申请流程：（1）一般于每周日早上11:0012:00向负责人申请，需登记商家名称、销售的物品，及团队申请人与联系方式（食品、化妆品、药品、书籍类原则上不予进入）；（2）社联统一在周一下午4:10打电话给校公关申请摊位，申请成功与否都会告知申请人；（3）申请成功后，需要填写摊位申请表，后致电校公关部李武陆（）进行预审，需当面出具申请表和商家营业执照复印件（另加该公司红色公章），商家负责人身份证复印件，产品质量许可证复印件，必要时需提供其他证件，并在复印件下角写上摊位日期，申请者姓名，组织及联系电话；（4）由校公关预审成功后到后勤（南苑饭堂617）处找胡老师最终审批，需上交100元/天/位作为场地管理费。3、对外交流事项 招新期间，会收到其他高校兄弟团队的宣讲会邀请，要尽快确定能否出席活动并告知对方，参与活动时最好提前十五分钟到场，带上名片，与其他组织多进行交流。4、宣传产品规格一般宣传产品有海报、传单、三折页和PVC画面，参考规格为：海报1.2m0.8m（有误差，最好再测量下），传单21cm28.5cm，三折页21cm28.5cm，PVC画面80cm180cm。如若时间充足，尽量在网上印制，在选择商家方面，要先多方比对价格，留意商家信用度、客户评价等，综合考虑再选择。具体信息在附件中：部门工作手册（宣传产品）。（二） 周年庆2010年12月15日，广金Enactus团队正式成立，此后，每年的12月15日是团队的诞生纪念日，在这个重大日子里，除了庆祝团队的成长外，也能够增强部门之间的沟通交流，同时也是项目组间互相分享项目经验的好机会。过往周年庆活动形式：一周年：烧鸡场庆生二周年：百度烤肉+灯光节+操场庆生三周年：生存大挑战+学闲阁庆生根据以往的经验，总结得出：1、参与人数规模过大不适合集体外出活动，也不适合前往广州某些大型活动的举办场地；2、尽量选择比较简单的形式，控制当天活动的范围，避免太过偏僻的地方；3、要充分考虑到队员的体力问题以及当天天气情况，做好备选方案；4、宜采取项目+活动的形式，既能从项目交流中得到经验，也能在周年庆当天放松一下；5、如活动需要分组，建议不同部门的人安排在一起，以求增强部门间的交流；6、一般来说，周年庆活动皆是自费，因此在活动策划时，应做好财务预算，控制在每人40元以下。附件：广金enactus三周年庆策划案（三） 校友会广金Enactus校友会成立于2014年6月2日，目前规模约有50人，成员皆为创立至今换届退队的校友，是由广金Enactus团队直接管理和进行业务指导（公关部主管），由校友会下属的理事会监管。理事会成员由当届公关部外事成员和每届队长组成。过往举办过的活动如下：.2014年6月2日在龙洞直街酷吧举行广金Enactus校友会启动仪式。附件：校友会章程 校友会名单（四） 华南及华中区域赛 华南及华中区域赛（简称“华南赛”）一般为每年的34月举行，作为创行正式成员的每一间华南及华中地区的各高校都可以去参加这一次的比赛，也有团队选择停赛一年专心做项目，等待下一年做好准备再脱颖而出，作为全球创行的成员都必须要知道，连续两年不参加华南赛是要被考虑从全球创行成员名单中除名的。2012年项目：沼上好、公益旅游 presenter：外援2014年项目：惺心相惜 presenter：吴佳庆、黄晓优、王安琪、蔡奕真华南赛的筹备时间一般是12个月，公关部的主要职责是培训presenter，包括礼仪礼节、语音语调、身体语言等方面，此外，华南赛前的观赛队员组织与安排也是公关部的工作。presenter培训注意事项：（1）在presenter的选择上，建议采取自愿报名的形式，再通过管理层的筛选确定最终名单；（2）一般来说，正式上场的presenter有四个，但为了防止意外发生，需要再多选一组备选presenter，培训时是共同练稿和彩排的；（3）筹备华南赛的一个月里，要多关心presenter的身体状况，做好应急方案；（4）彩排时最好能够邀请到曾经参加过华南赛的校友或者有演讲经验的人来进行指导；（5）公关部、技宣部、项目部要做好及时沟通，随时做好稿件、ppt、视频的更新并告知presenter。外事分部外事分部是广金Enactus公关部的子部门，主要负责组织策划团队重大活动，与校内外组织进行沟通交流，SNS平台管理，校友会管理等。关于招新宣传活动、周年庆、华南赛及校友会在此前已有具体描述，故不重复。SNS平台管理：目前团队比较多使用的SNS平台是微信和微博，而博客和人人使用频率是比较低的。自运营至今，微信公众号关注已达到1300多人，微博公众号关注已达到2000多人，公众号是团队对外的第一形象，因此必须要做好日常维护的工作。管理公众号的成员在某一程度上是代表团队与外界进行交流，在言谈方面应站在团队的立场上，每天应定时定量发布有关团队和项目的信息，并对私信和评论进行及时回复，做到灵活恰当地处理各种线上问题，维护团队形象。而博客的作用更多的是公布官方消息，如招新动态、项目动态等，要求撰稿人有很好的文案能力和逻辑能力，因此外事部员应多搜集干货或看书充电，提高自身文案能力。由于地域问题，南方人较少使用人人，而团队活动也都在华南区，所以人人信息没有得到及时更新，虽关注少，但每个月应维持更新，确保能传递团队最新动态。平台中推荐的推送内容：可结合校园事件如新生入学进行实用类文章推送，也可根据Enactus的历史资料和经验分享进行全球Enactus、中国Enactus和广金Enactus基础知识传播，亦可通过合作的公益机构和商业机构进行技术类干货推送。微博、博客、花瓣账号：sife_ 密码：sife人人账号：sife_密码：sifegduf指导老师沟通：团队目前的指导老师是公共教学部的何小姬老师， 她从团队成立至今一直陪伴我们走过四年光阴，在一些活动申请课室和摊位上，指导老师给予了我们莫大的帮助，因此，外事分部要有一名固定成员定时与指导老师进行沟通交流，及时传递我们团队的最新情况，节日时也应发送信息表达最真切的问候，教师节等重大节日时应该代表团队送上礼物以表心意。何小姬老师联系方式： H 办公室：南苑820公关资源管理：公关资源是项目的外部资源来源之一，公关部成员要定期外出进行交流，参加公益讲座、分享会等，每一次参加都会得到新的资源，不仅公关部，项目组外出调研或参加比赛都会拿到一些名片，这些就是我们不断累积的公关资源了，外事分部要有一名固定成员来定时更新公关资源，以确保能够为项目组提供最大的便利。附件：2014下学期公关资源整合赞助分部赞助分部是广金Enactus公关部的子部门，主要负责寻找重大活动的赞助商、整合商家资源和收集公益活动资讯。以下是广金Enactus曾经承办过的赞助：A.与中国大学生求职第一品牌过来人合作，在校内先后开办3场职业规划、求职面试方面的专题讲座，累计覆盖人数达300余人B.2010年9月、2011年9月在世界五百强企