商务英语在国际贸易中的作用.doc

PBL课程报告商务英语函电在对外贸易中的作用学 院 经贸学院 专 业 国际经济与贸易 年级班别 2011级（4）班 小 组 11国贸4班第一小组 组 员 赖海燕 梁秀君 林凤兰 林伶 欧燕吟 指导教师 易露霞 2013年 6 月摘 要 世界经济和信息技术快速发展，商务英语函电已经成为对外贸易中不可或缺的重要组成部分。而在与西方人交流往来的过程中，商务英语函电作为建立业务关系和促成贸易往来的重要工具，得到了人们的普遍重视。所以掌握好书写外贸英语函电的原则和技巧对进行成功交易起很大的作用。本文主要从商务英语函电的特点、功能、及其在对外贸易中的作用等方面进行了讨论。关键词：商务英语函电 ，对外贸易 , 特点 ，作用AbstractAs the rapid development of the economic and technology, business English correspondences become an important part in the international trade activities. Business English correspondences are treated as an important tool of establishing business relationships and conducting business transactions with the westerns, having been widely used and universally recognized. So it is important for us to master the principles and skills of writing business letter to conclude successful transations. This paper mainly discusses the characteristics and functions of business English correspondence and its roles in foreign trade. Key word: Business English Correspondence, international trade, characteristics , functions目 录1 序论11.1 对外贸易的概念11.2商务英语函电的概念11.3商务英语的发展历程12 商务英语函电在对外贸易中的作用22.1增强各环节连接性，提高贸易关系32.2物色贸易伙伴，节约投入，实现贸易全球化32.3更好更方便的咨询洽谈32.4减轻对实物基础设施的依赖42.5对外贸易经济增长的支撑点43 商务英语信函的用法及其结构特点53.1信函中多为专业词汇53.2缩略词的大量使用53.3礼貌委婉的词汇常用63.4大量规定的交际语言74 写好商务英语函电的技巧84.1 Completeness（ 完整 ）84.2 Concreteness （ 具体 ）84.3 Clearness（ 清楚 ）84.4 Conciseness（ 简洁 ）94.5 Courtesy（礼貌）94.6 Consideration（体谅）94.7 Correctness （正确性）104.8 总结10结论11相关文献12致 谢13附录A 小组分工说明14附录B PBL心得体会151 序论1.1 对外贸易的概念对外贸易亦称“国外贸易” 或“进出口贸易”，简称“外贸”，是指一个国际（或地区）与另一个国家（或地区）之间的商品、劳务和技术的交换活动。对外贸易按照货物移动方向可以分为进口贸易、出口贸易、净出口与净进口贸易等；按照运输方式可以分为陆运贸易、空运贸易、海运贸易等；按照交易对象可以分为直接贸易、间接贸易与转口贸易。进行对外贸易活动即可以参与国际分工，节约社会劳动，使各国的资源得到最为充分的利用，加速社会扩大再生产，保证社会再生产的顺利进行。1.2商务英语函电的概念 商务英语是指在商务活动中所使用的英语，而商务英语函电是指用以商务英语为载体，以对外贸易知识为理论基础，在对外贸易的活动中进行书面沟通和交流的函电往来。是对外贸易中交流的主要途径之一。简单来说，就是用商务英语来写商务信件。主要有电报、电传、信函、传真、电子邮件等通讯方式。商务英语函电包括商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函等，在对外贸易中发挥着沟通买卖双方的媒介作用。它主要涉及建立业务关系、询盘、发盘、还盘、接受、执行订单、装运、保险、付款、索赔等业务。1.3商务英语的发展历程“语言是随着社会的发展而发展的。”我们必须通过联系社会发展的历史去了解和研究商务英语的发展规律。在20世纪中叶，二战结束后，人类社会进入了一个前所未有的大规模科技和经济高速发展的时代。在这种新的社会发展形势下，急切需要一种通用的语言来进行世界性的交流。而在当时，美国以其科技与经济上的飞快发展，称霸一方。其使用的官方语言英语也顺水推舟成为国际上科技与经济交流的最通用的语言交际工具。英语是当今世界上最热门、最广泛英勇的语言。时至今日，英语的使用人口已从400年前的500万左右发展至数以十亿计的数量。而商务英语则是在20世纪80年代变得热门起来的。随之兴起的还有商务英语的教学与研究。自2 0世纪80年代中后期以来，我国已有300余所大专院校开设了国际商务英语课程或设立了国际商务英语学科， 几所主要的经贸类院校和外语院校不但招收了商务英语专业的专科生、本科生，而且还招收了以国际商务英语为研究方向的硕士研究生。至此，“国际商务英语”在我国大专院校中已是一个耳熟能详的术语了。随着我国改革开放事业的不断推进与发展，全社会对于高素质的对外经贸人才需求激增，促使许多外语院校加大英语教学改革的力度，纷纷开设不同层次的国际商务英语专业，以满足这个日益增加的需求。商务英语多涉及经贸、金融、公关、管理、营销等方面的内容，专业知识强，其实质是商务背景、专业知识和语言三方面的综合运用，是专门为国际商务活动服务的英语，被广泛应用在国际贸易当中是企业合作双方不可或缺的交流语言。随着国际经济的快速发展，商务英语扮演着越来越重要的角色，受到越来越多人们的重视。2 商务英语函电在对外贸易中的作用在世界一体化进程不断加快、国际贸易步伐日趋紧密的今天，网络的身影已经遍布世界各个角落，电子邮件已经成为商务交流和信息传递的重要工具，商务英语函电作为国际贸易交流的主要方式，几乎已经完全代替了普通信函，成为在国际贸易飞速发展的大环境下商业沟通的必要手段。商务英语函电能够准确完整的传递交易信息在国际贸易中发挥着极大的影响及作用。2.1增强各环节连接性，提高贸易关系“传统的对外贸易活动，每一笔交易涉及的主体一般包括买方、卖方、银行、运输、税务、海关、商检等部门，环节众多，业务运作过程十分复杂，效率低，周期长，越来越不适应当今对外贸易业务快速发展的需要”。商务英语函电通过因特网将交易涉及的各方连成一体，把其中部分或全部的业务处理过程转移到网上。商务英语函电能够准确、具体地传递贸易双方的各类商务信息，为双方搭建起了信息交流的桥梁，起到了中间媒介的作用，促进相互间的了解，最终顺利完成贸易活动。2.2物色贸易伙伴，节约投入，实现贸易全球化物色贸易伙伴是开展对外贸易的前提。在传统方式下，无论是买方还是卖方，为了寻找合适的贸易伙伴，必须付出极高的代价。而利用商务英语函电物色贸易伙伴，既可以节省大量的人力、物力的投入，而且还不受时间、地点的限制。企业可以从网站等多方面获取贸易伙伴的信息，同时与多家进行贸易请求，还可以在全球的规模内寻觅贸易合作伙伴和开展新的业务，比较中选择最理想的贸易伙伴，这就减去了中间环节，使进出口贸易的双方直接受惠，而且，企业能够利用商务函电开拓新客户市场，加强交流。目前，国内部分企业不开展国际贸易的原因就是由于对外贸易的处理费用相对较高。据统计，运用电子商务函电进行对外贸易在大大缩短中间时间的前提下还可以省去85%左右的处理费用，这不仅加快了企业的资金流转，而且，直接降低了贸易成本。2.3更好更方便的咨询洽谈无论是什么样的交易，咨询、洽谈都是对外贸易业务的必经程序，也是交易能否成功的关键环节。如果是传统方式，会受到很多空间时间的限制，过程漫长且费用极高。为了使业务更加快捷，高效，买卖双方可借助电子邮件、新闻组和实时的讨论组了解市场和商品信息，洽谈交易事务，如有进一步的需求，还可用网上远程会议来交流即时的信息。帮助企业获得更多的新客户，加深企业与客户之间的联系。因为商务英语函电的发展，并且在信息化的今天，对外贸易双方对于实物的要求不再那么高，因此，外贸企业可以更好的利用自身优势进行资源配置，增进沟通，创造商业机会。在商务英语函电中，交易双方可以使用提单、发票和信用证等标准的电子单据,在瞬间实现接收和发送，这在一定程度上可以避免传统的纸质合同凭证等常出现的书写错误，数据登记错误等问题，也提高了双方的工作效率。另一方面，运用商务英语函电，可以较好地协调双方的谈判，突破传统情况下对外贸易受地域条件限制、时差的影响，提高顾客满意度。2.4减轻对实物基础设施的依赖传统的企业开展对外贸易业务都必须拥有相应的基础设施，如办公用房、仓储、产品展示厅、销售店铺等。因此，利用商务英语函电开展对外贸易可以显着减少在实物基础设施方面的投入。对于信息产品而言，如报刊杂志的电子版、视听娱乐和电脑软件及信息咨询提供等，如果产品本身可以在线成交和在线交付的话，则销售柜台、仓储实施等完全是多余的。整个销售环节，从研制开发、订货、付款到产品的交付都可以在网上实现。由于减轻或消除了对实物基础设施的依赖，企业可以将节省的开支大部分让渡给客户。2.5对外贸易经济增长的支撑点国际贸易进程的加快，对信息及时性的要求更加突出。在新形式下，电子信息与科技的发展，企业在电话、传真的基础上，可以进一步完善网络信息系统的建设。现阶段，众多企业已经习惯了应用网络平台来展示自己，发布及时信息以及需求合作信息。商务英语函电的出现使得合作伙伴间信息传递更快捷，它克服了时间和空间对于交流的限制，保证企业的业务活动能够在全球范围内开展，使得世界上各个角落的需求与供给信息能够及时有效的交汇，从而促进了企业全球化进程的加速发展，促进了国际贸易的日益增强。以前的国际贸易交往汇中，往往由于信息不对称或者信息不及时，使得国际间的供给与需求总是不能够有效的匹配，而商务英语函电进一步地加快对外贸易的发展，许多中、小型企业纷纷进驻国外市场，寻找新的贸易伙伴，建立良好的合作战略，更加迅速地促进对外贸易的增长。3 商务英语信函的用法及其结构特点在外贸英语翻译中，有些词的翻译与在文学作品中的翻译是不一样的，有这样特点的词汇称为半专业词汇，它是指从普通词汇转化过来的。在外贸英语中，半专业词汇的使用是比较灵活的，所以我们要根据具体的函电内容进行翻译。如“accept”在普通英语翻译中为“接受、接纳”的意思，而在函电中则为“承兑”。又如“open policy”的字面意思本是开放政策，在英语函电中即是“预约保单”。当然，即使是同在外贸英语函电的环境中，词汇的意思也是大不相同的，譬如 “sale negotiation”为销售谈判，“bank negotiation”为银行议付，“negotiation”这个词汇在“sale negotiation”中是谈判的意思，而在“bank negotiation”中则为专业词汇的翻译。由此可见，具体的翻译必须与文章中的内容相结合，特别注意半专业词汇的具体翻译。3.1信函中多为专业词汇商务英语信函主要是用于商业贸易和业务洽谈，涉及到生意来往的具体信息，所以用词必须专业严谨，因此具有国际通用性，排他性和专业性，所以在函电中就会大量使用专业词汇，这是为了清楚表达商业意图，增进彼此往来和了解，在商务往来中达成共识，并在往后寻求更多的商业合作机会。常见的商务英语交易词汇有“inquiry”询盘、“offer”报盘、“counter-offer”还盘、“general inquiry”一般询盘、“specific inquiry”具体询盘等，涉及到商务合同中技术转让的词汇有“authorization”授权、“attachment”附件、“credit and loans”信贷、“delivery”交货等词。这里有一些我们平时常见的词汇则被赋予新的用法，如“enter”（进入）在商务英语中新的用法有“enter into marking contracts with（与订立合约），“enter into agreement”（订约）。还有一些词汇与另一些词语组合起来就出现新的意思，譬如“investment”投资这一词，可与别词组成“a heavy investment”巨额投资，“direct investment”直接投资，“investment intent”投资意向“a profitable investment”有利可得的投资等词组。3.2缩略词的大量使用在商务英语中，使用缩略词的好处就是简洁明了，提高办事效率。这些缩略词是由首写大写字母所组成的专业术语，代表着丰富的贸易内容，亦为贸易双方所了解的语言知识。例如L/C（letter of credit信用证）IMF（international monetary fund国际货币基金组织）MO（money order拨款单）GPO（general post office邮政总局）等，对于缩略词的解释，要想准确的解释它们，那我们就要了解它们的全称。这些商务英语缩略词已经被多个国家广泛使用，了解已深，因此我们也不必刻意解释它。但随着近年来电子商务的发展，越来越多的简略词也被广泛运用，如“B2B”business to business商业机构对商业机构，“C2C”consumer to consumer消费者对消费者，由此可见，我们也必须跟上时代的发展脚步，时常了解商务英语的新动态，把商务英语缩略词的翻译做到准确迅速。3.3礼貌委婉的词汇常用由于商务英语是用于业务交往的，交易双方为了给对方留下良好的职业印象，营造融洽的贸易氛围，因此语气都是礼貌委婉的。如“we are willing to restore our business relationship”我们希望能恢复贸易关系，“we would like to remind you that the payment for last shipment hasnt been made yet.”我们在这里稍微和您讲一下，上次交货的钱款还差一部分没有支付完。还有我们要避免在函电中使用消极的措辞，如“I am sorry”“what a pity”等非正式的口语型消极语言，要避免带有严重的个人感情色彩。3.4大量规定的交际语言在信函中常常出现一些固定的交际语言，它体现一种固定的交际模式，是人们经过长期的观察和实践而得出的结论，一些固定用法不仅能体现对对方的尊重，还更有利于商业贸易的顺利进行。如“your name and address has given by”表示怎样获得贵方信息、“it is understand that”表示对对方委婉的提出要求时、“we are in receipt of your letter.”表示已经收到对方的来信。通俗地讲，商务英语函电就是人们在商务活动中所使用的英语信函，它包含了从最开始建立商业关系到最后达成贸易合作一系列的活动。从本质上讲，商务信函是一种推销信函，写信人总是在向收信人推销着什么，可能是产品、服务、专利、观念等等。好的商业函电可以成功推销产品，使交易顺利开展,甚至建立起友谊。反之 ,如写法不当则会事倍功半 ,引起误解，甚至使双方关系破裂。因此，掌握好书写外贸函电的原则和技巧， 是做好交易的前提和基础。商务函电作为一个专业用途信函，具有书面体的语言特点。清晰的逻辑思路、严谨的篇章结构、规范的格式、正式而专业化的语言倾向是商务英语的特点。在国际上，人们往往用七个以字母C开头的单词来衡量一封商务信的质量。这七个单词是： Clearness（ 清楚 ） 、Completeness（ 完整 ） 、Conciseness（ 简洁） 、Correctness（正确） 、Concreteness （具体）Consideration（体谅） 、Courtesy（礼貌） 。而这七个原则恰好可以成为指导我们写好外贸英语函电的方法、技巧。4 写好商务英语函电的技巧4.1 Completeness（ 完整 ） 一封好的英语函电的第一个标准就是完整，因此信函需要回答来信所提出的所有问题和标准，或者是写信人希望收信人做出积极反应的一切问题及情况。商业英语信函的完整性是非常重要的，它不仅体现了你对对方的尊重，同时也体现出写信人作为一个能力商人的表现。例如说货物即将运输给买方时一定要完整地表达清楚运输的时间是在什么时候。 4.2 Concreteness （ 具体 ） 在写信过程中要注意提供对方具体的信息，表达的内容要准确生动。当涉及具体信息如货物价格，运输时间、地点等时，要尽可能具体。如：So that settlement can be made without delay, please finish the letters in advance of December 10. （poor)Please finish your letters before December 10, so that settlement can be made without delay. (better)4.3 Clearness（ 清楚 ） 判断一封好的外贸信函的第三个标准是清楚。信函内容要清清楚楚，明明白白，无晦涩难懂这处，无令人误解之语。最好开门见山，开头就直奔主题；一个段落以一个话题为宜，重要的事情最宜放在短的段落；段落之间要衔接自然。一般情况下导致信函信息表达不清楚主要是由用词不当，用词累赘重复，用中文思维去写英语句子等等原因造成。例句：We have your remittance of January 30 in the amount of $300, and wish at this time to thank you for it. （poor)Thank you for your remittance of January 30 for $300. (better)4.4 Conciseness（ 简洁 ） 外贸英语函电的书写目的是和对方进行合作贸易，如果我们写作时按照我们平时写中文作文那样用很多的修辞手法，用很多的铺垫修饰就需要浪费很多时间。这不尽浪费自己的时间，也浪费对方的时间，还会有让对方有不想再读下去的想法。所以外贸信函一定要简洁。下面是反例：The senator, who comes from New York, gave a speech that was long and tedious. 4.5 Courtesy（礼貌） 商业信件要简洁明了，既要注意用词得体，又要符合商业信件的礼貌周到。书信时要注意理解，决不能盛气凌人，避免命令式、粗鲁式的表达。同时，要多用礼貌用语，如：Dear sirs/madam ; thank you for.; We would appreciate it if.等。另外还要做到以下几点:语气要真诚，要善解人意，避免用贬义性词语，避免用歧视性语句。A. (poor) Unfortunately we cannot fill your order because you failed to send your check. B. B.(better) We shall be glad to fill your order as soon as we receive your check. 此外，在一个特殊情况下可以不重视礼貌、语气，或者说不要用。那就是对方态度恶劣，故意推延付款时间等等情况下我们可以不用礼貌用语，甚至可以加重自己的语气让对方知道我们的不满。4.6 Consideration（体谅） 体谅是礼貌的延伸，体谅原则强调对方的情况而非我方情况。撰写时要为对方设身处地地考虑，体谅对方的心情和处境。将对方的问题、需要、渴望、感手记住，寻找适当的方式传达给对方。以写信人为中心，更加重视you-attitude 而不是we-attitude 。这非常有利于贸易关系的建立与发展。例如：A. We allow 2 percent discount for cash payment.(we-attitude) B. You can earn 2 percent discount when you pay cash. （you-attitude) 4.7 Correctness （正确性） 外贸函电的书写必须正确，否则就会出现误解或者是不能送达收信人手里。书写正确包含的内容是多方面的。首先是语法、标点、拼写等这些英语中基本的东西；其次是要选择准确的词句和表达方式，清楚熟练地运用专业术语和缩写；然后要诚信，不夸大事实，也不过分谦虚，运用合适的语言去描述自己在国际贸易中的情况地位；最后要检查写好的信函。例句：A. (poor) We have obtained your name and address to Singapore Chamber of Commerce who have told us that you wish to import electric goods manufacture in China. B.(better) We have obtained your name and address from Singapore Chamber of Commerce who have told us that you wish to import electric goods manufacture in China.4.8 总结 这就是外贸英语函电的7C原则。这七个原则是检验一封信函质量的标准，也是我们写好商务英语函电的技巧。但是要写出一封高质量的商务英语函电也不是这么简单的事情。每一个收信人都要自己的特点，同一封信会给他们不同的感受。为了让我们的信函更符合收信人要求我们要做到以下几点：1 清楚收信人的兴趣爱好2 用对方感兴趣的语气写3 避免信函内容单调乏味4 事先打好草稿此外，在我们本土学习的过程中也总结出了一些写好外贸英语函电的技巧，如：格式随意化、内容简明化、语言规范化。又如：一、遵循用语正式、规范，用词严谨、准确的原则。二、遵循语言清楚明确，不产生任何歧义和模糊的原则。三、遵循简洁明了，但又不失礼节的原则。四、遵循礼貌原则。五、遵循多样化表达的原则。这些都是书写好外贸英语函电的技巧，事实上和7C原则很多地方是重复的的，表述方式不同罢了。所以每个人都可以按照自己的方法技巧，再对照7C原则的标准就可以写出一封让人满意的商务信函了。 结论本文从商务英语的发展历程入手，揭示商务英语在对外贸易的作用，最后给出了商务英语函电的特点和书写方法技巧。其目的就是为了证明商务英语在对外贸易中的作用。当前，全球经济化进程不断加深，国际间的商务活动也在渐渐频繁，各国之间的商务活动日益密切，国际间的贸易活动也如火如荼，我们在面对这场贸易战争要能够把握住机会，并从中获利。因此，我国外贸企业乘势而上，表现出日益强大的竞争力，其中商务英语发挥出来的作用更加明显。即使在世界其它国家外贸行业， 业都高度重视商务英语的运用。具备参与外贸活动的企业要想提高自身的实力，就必须不断强化与其它国家企业交流和合作的能力，而掌握必要的商务英语知识，无疑是加强企业间贸易合作的重要保障。相关文献1 刘平梅译Nick Brieger,Jeremy Comfort.商务英语M.北京：清华大学出版社，2003. 2 顾干毅国际商贸英语M.广州：华南理工大学出版社,2005:203-2333 葛平.外贸英语函电M.上海：上海财经大学出版社，2004.4 黄明久商务英语的特点及其在经济全球化过程中的作用.5 虞苏美商务英语.北京高等教育出版社,2000.6 李方平, 闫丹解析商务英语函电在对外贸易中的重要用途.河北师范大学,中国环境管理干部学院. 7 王玫浅谈商务英语函电在对外贸易中的作用.山西大学商务学院 .8 赵艳平顶山学院.商务英语函电在对外贸易中的作用.中国商贸.9 庄建华探析商务英语函电在国际贸易中的作用.浙江工商大学杭州商院，外语部 .10 易露霞，陈原，孙美楠外贸英语函电,第二版.清华大学出版社，2011.11 王磊 国际商务英语的特点 J 太原城市职业技术学院学报，2009(5).12 郭冬辉.现代商场中的商务英语特点分析 J .商场现代化,2007(19)13 王磊.