因需设定样品提交-合理设置评审细则

因需设定样品提交 合理设置评审细则 案例回放某集采机构受采购人委托，对某一票务印刷服务进行采购，该采购项目的特点是印刷要求高，投标时需要投标人递交制作的样品。招标文件规定，投标人递交的样品同时作为评审依据，如不提供样品，实样分为0分。评标细则规定，评委依据投标人的样品按式样、尺寸、油墨、纸张、防伪等因子综合打分，打分范围0-11分，样品完全不符合要求或没有提供样品的，打0分。在评标会上，专家仔细审核招标文件、投标文件、投标样品并进行综合打分，最后推荐A公司为第一中标候选人。中标公告发布后，第二中标候选人B公司质疑A公司的票样不符合要求，要求判A公司中标无效。集采机构和采购人商量后，决定由采购人委托检测机构，对第一中标候选人A公司和第二中标候选人B公司的样品进行检测。检测结果显示，第一中标候选人A公司尺寸确实有偏差，不合格，而第二中标候选人B公司合格。于是，集采机构又组织原评委以检测报告为依据进行复审，并认定A公司投标无效，由第二中标候选人B公司中标。问题引出1.什么样的项目有必要提供投标样品？2.如要求提供样品，招标文件该如何设定？3.样品可以作为资格条件或投标门槛吗？4.事后样品检测是否可以改变评审结果？专家点评仅凭投标文件无法评定标的质量的，可要求提交样品。一些政府采购项目，其招标文件规定投标人应提供投标样品，有些作为实质性条款，有些则作为评审依据。那么，递交样品的目的到底是什么？笔者认为，提供样品有助于考察投标人的真实技术能力，防止投标人低价竞标，保证投标货物的质量。政府采购法律法规均未禁止采购人或代理机构要求供应商提供样品。也就是说，采购人或代理机构要求供应商提供样品并不违法，但并非所有项目都有必要递交样品。一般而言，采购通用产品、标准产品、大型成品或成套产品等，都不需要求供应商提供样品。在仅凭书面投标文件无法准确衡量和评价投标供应商所提供产品的真实技术水平时，样品可以作为评审依据。如一些印刷质量要求较高的印刷品，仅凭书面投标文件无法准确确定和评价投标供应商所提供印刷服务的真实档次和水平时，采购人往往要求投标人提供投标样品。再如对于彩票终端机用热敏打印纸印刷，属于特殊纸张印刷服务，为保证机器的识别，对其精度、质量要求极高，可以要求供应商递交样品，并递交检测报告等。评审时，一般以供应商提供的权威机构的样品检测报告为准，不再另行组织检测，以打消供应商对评审公正性的质疑。如要求供应商提交样品，招标文件应注意两方面六重点。对于递交样品的项目，招标文件策划中要注意以下几点。一是明确递交样品的要求。（1）采购项目确实需要递交投标样品的，采购人应事先提出，并在招标文件中详细列明投标样品的名称、大小、品种、数量、颜色、材质等要求。（2）采购人如果提供实样，要明确投标人领取实样的时间、地点、联系人、联系方式等，同时采购人提供的实样应在样品上标记“采购样品”字样，并加盖采购人的公章。（3）招标文件中要明确投标样品是完全按采购人提供的实样制作，还是投标人提供的实样仅供参考。还有些项目只要求提供票样的电子版和技术要求，投标人按要求制作样品即可。（4）有些印刷服务项目的采购需求中，品目和种类特别多，如财政和税务发票的印制等项目，品目和种类多达几千条，没必要让投标人对每种品目和种类都制作样品，应尽可能降低投标人的投标成本，只需要保证提供的样品具有代表性，选取1-3种样品让投标人制作即可。二是采购项目需设定样品的，招标人应充分考虑供应商的样品制作、运输等成本，并在招标文件中明确规定以下内容。（1）明确规定样品的规格、数量、包装，样品提交和退还时间、地点等事宜。（2）招标文件中注明交货时所提供产品必须优于或等于投标时所提供的样品，否则采购人有权拒绝签收。（3）投标人递交的样品同时作为评审依据，并合理设置样品的评标细则。采购人应封存样品，并作为履约验收依据。对需要样品投标的项目，采购人还应对样品进行封存。如果采购人没有对样品进行封存，更没有考虑以样品作为履约验收的依据，那么将样品检测作为评审依据也是毫无意义的。如果采购人对供应商违约行为无能为力，递交样品或检测报告则是没有意义的。因为即使样品合格或通过了检测，供应商也会以各种方式违约，例如以次充好等。由于样品检测无法从根本上解决供应商不按合同履约的问题，因此不应对样品检测有所依赖。相反，采购人应加强履约验收工作，对供应商的违约行为严格依法追责，这样才能从根本上解决供应商的违约问题。样品可作为评审环节打分因子，不宜作为资格条件或投标门槛。除非相关法规有特殊规定，否则一般不宜将样品作为资格条件或投标门槛。因为设置样品的目的是考察供应商的能力，属于技术标的范畴，样品做得好，可以多得分，更具有竞争力。财政部关于加强政府采购货物和服务项目价格评审管理的通知规定：“采购人或其委托的代理机构采用综合评分法的，应根据采购项目情况，在招标文件中明确合理设置各项评审因素及分值，并明确具体评分标准。投标人的资格条件，不得列为评分因素。”因此，如果样品作为资格条件或投标门槛，那样品就不能作为打分因子。而设置样品的目的是考察供应商的能力，如果不打分就失去了递交样品的意义。因此，样品不宜作为资格条件、实质性响应指标或投标门槛，宜作为综合打分项。事后通过样品附加检测改变评审结果属违法行为。本案例的招标文件中没有明确样品需要检测，也没有规定样品不符合要求的要作为无效标来处理，只是评标办法中规定了样品的评审细则，评委依据投标人的样品按式样、尺寸、油墨、纸张、防伪等打分。评审时，评委打分只依据招标文件评审标准，一般是书面审查，不得寻求外部证据。招标文件明确要求，评标委员会只根据投标文件本身的内容判定其响应性，而不寻求外部证据。而据了解，本次采购活动发生地出台的评审专家和评审工作管理办法也规定，评审委员会应核实汇标材料的数据与信息是否与采购文件和投标文件的内容相符并签字确认，不得寻求外部证据作为评审依据。因此，笔者认为案例中评委最初的评审合法有效。另外，根据政府采购法实施条例第四十四条规定，“采购人或代理机构不得通过对样品进行检测、对供应商进行考察等方式改变评审结果”，并在第六十八条规定了相应的违反法律的责任。政府采购法实施条例中的这些规定，明确规定不能通过样品检测改变评审结果。因此案例中采购人委托检测机构对第一中标候选人A公司和第二中标候选人B公司的样品进行检测，并最终改变结果的程序违法。启示对一些要求较高的项目，因强调投标人的技术能力而设置样品无可厚非，也不违法。但笔者建议，采购人和代理机构要求供应商提供样品时，要注意以下几点。第一，没有必要提供样品的，尽量不要设置相应条款，以免加重企业负担。第二，样品不宜作为实质性响应要求，宜作为评审时的打分依据。如要求供应商提供样品，还须合理设定评标细则，确定样品的评判标准并认真评价，绝不能出现要求供应商提供样品，却没有规定评分细则，甚至是提供了样品，评审环节专家敷衍了事的状况。第三，应该做好样品登记、验收、核对、退还等相关工作，避免因样品损害遗失带来麻烦。第四，对需要样品投标的项目，还应对样品进行封存。如果采购人未对样品进行封存，更未考虑以样品作为履约验收的依据，那将样品检测作为评审依据也是毫无意义的。第五，递交样品不是最终目的，关键在于履约阶段的验收。投标供应商提供的样品与最后履约验收时所提交的产品可能不一致，因为采购人可能会有更高的要求，或者是供应商可能在履约验收前通过对产品改进使得产品更加符合采购文件、响应文件的要求。因此在招标文件或合同中应明确，交货时所提供产品必须优于或等于投标时所提供的样品。法规链接政府采购法实施条例第四十四条 除国务院财政部门规定的情形外，采购人、采购代理机构不得以任何理由组织重新评审。