实物档案管理办法

实物档案管理办法 1主要工作依据-1.1中华人民共和国档案法 1.2企业档案工作规范DA/T 42-2009 1.3企业文件材料归档范围和档案保管期限规定(国家档案局令第10号) 2管理职责 2.1档案部门是实物档案归口管理部门。负责本单位实物档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位相关业务部门实物档案的形成、积累和移交工作。 2.2相关业务部门应负责本部门实物档案的形成、积累和管理，并在档案部门的指导下，完成实物档案的整理和移交。3归档要求3.1归档范围反映本单位重要职能活动和重要工作成果的实物档案，都在收集范围之列。3.1.1本单位在各种公务活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、光荣册等;3.1.2公务活动中获赠的纪念品; 3.1.3上级领导、知名人士的题词、字画、工艺品等;3.1.4本单位自形成以来使用过的牌匾、各种重大活动中形成的纪念品。 3.1.5其它有保存价值的实物。 3.2归档时间 对具有保存价值的实物档案，应及时移交档案部门归档，一般不应跨年度。由于特殊原因应归档的实物确实需要在有关部门保留一段时间的，应先移交档案部门，再办理借用手续。 3.3归档原则 3.3.1任何部门和个人不得将应归档的实物据为己有或转赠他人。归档的实物要保持干净、整齐、无破损。 3.3.2个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案由个人保管。 3.3.3各业务部门归档的实物应先拍照或者扫描，电子文件对应实物一同移交档案部门。 3.4归档份数 归档的实物档案一般一式一份。 3.5移交手续 实物档案归档时移交人填写实物档案移交(接收)登记表(见图1)，注明实物档案的题名、颁发单位、颁发地点、获奖单位、获奖时间、类型、移交时间等相关信息，经档案人员核查后，双方才能办理签字手续。各留存一份以备查考。4整理4.1整理原则4.1.1实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。4.1.2凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。4.1.3每件归档实物与对应电子文件同时归档。4.2整理方法4.2.1根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否归档。4.2.2实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少，应作为应作为永久保管。 4.2.3归档实物以件为单位进行整理。 5排列及编制档号 5.1归档的实物档案应按时间顺序排列，编流水号，一件一号。 5.2实物档案的档号由“年度-实物档案代号-件号”组成-3-位、获奖时间、类型、移交时间等相关信息，经档案人员核查后，双方才能办理签字手续。各留存一份以备查考。4整理4.1整理原则4.1.1实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。4.1.2凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。4.1.3每件归档实物与对应电子文件同时归档。4.2整理方法4.2.1根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否归档。4.2.2实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少，应作为永久保管。4.2.3归档实物以件为单位进行整理。5排列及编制档号5.1归档的实物档案应按时间顺序排列，编流水号，一件一号。5.2实物档案的档号由“年度-实物档案代号-件号”组成。如:2014-SW-001。1、让档案“居住”在温度和湿度适宜的环境里，能有效地延长档案的寿命。温度一般控制在14-24，相对湿度控制在45%-60%。2、将档案存放在相对密闭的柜子或库房里。档案很腼腆，怕见光；也爱清洁，不喜欢灰尘。阳光照射会使档案失去往日的容颜，字迹褪变，颜色发黄。灰尘容易滋生霉菌，污染档案。3、磁带、光盘等应远离磁场（如家用电器），应放入专门的盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置，如要平放不宜叠得太高。磁带、光盘较多时，可购买防磁柜，将其存放其中。4、不要在光盘上写东西，做标记，否则会影响信息的读取。5、应选用不可擦除型光盘刻录需要保存的音像档案。注意保存档案原件。原件具有其他复制件不能替代的凭证作用，所以，一定要把最原始的那份保管好。注意材料的齐全完整。一份齐全完整的文件才能全面反应一个活动的真实面貌。发文稿纸、文件及其附件都是一份完整文件的组成部分，请一定记得把它们一并收集起来。磁性载体和光盘档案应每4年转存一次，才能有效地保持其内容或信息。（三）把档案放到更安全的地方去为更好地保护和利用档案，全国人大常委会于1987年9月5日制定发布中华人民共和国档案法（1988年1月1日实施），1996年又对其进行了修订。档案法规定：单位的档案由本单位档案机构集中统一管理，任何个人不得据为己有。机关、国有企业事业单位的档案要定期移交国家档案馆保管。同时规定档案馆、档案室应当建立科学的管理制度，配置必要的设施，确保档案安全。四川省人大常委会于1996年制定发布地方法规四川省中华人民共和国档案法实施办法，2006年11月30日修订并重新发布。档案放在什么地方更安全？您自己所有的档案可以放在家中最安全的地方，也可存到银行的保险柜里。但是您在公务活动中形成的档案，一个组织在职能活动中形成的档案，放在哪儿才安全呢？我们向您推荐更安全的地方国家档案馆和单位档案室。1、把档案交到档案室去档案法规定，每个单位应当建立档案机构，负责收集、保管本单位的档案，并为其所在单位及其职工提供档案信息服务。您及您的同事们在工作中形成的档案移交档案室，档案室工作人员会及时对档案进行整理（编号、著录），形成档案资源库，大家可以从中吸取营养，分享成果。档案库房应当依法具备防火、防盗、防尘、防光、防有害生物等的设施和条件，进出库房也有严格的限制和制度要求。档案室还会按照档案法的规定，制定科学有效的档案管理制度，能有效地防止关键人员“跳槽”流动等情况所带来的档案流散与损