公路改建（大修）工程竣工文件材料立卷归档管理办法.doc

个人资料整理 仅限学习使用济南市公路管理局改建大修）工程竣工文件材料立卷归档管理办法 试 行 ）第一章 总 则第一条 为规范公路工程竣工文件材料的立卷归档工作。保证公路工程专业档案质量，根据省交通厅关于印发的通知(鲁交办200130号、关于印发的通知(鲁交办19942l号、省交通厅转发交通部关于印发的通知和山东省交通厅公路局公路工程竣工文件材料立卷归档办法，特制定本办法。第二条本办法所称公路工程竣工文件材料是指一般改建及大修工程自建设工程立项开始直至竣工验收过程中所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。第三条公路工程建设工程档案资料工作，应坚持集中统一管理的原则，实行统一领导、统一制度，确保档案资料完整、准确、系统和安全。第四条公路管理机构，应根据统一领导、分级管理的原则，依法对在建工程公路工程竣工文件材料立卷归档工作进行监督、检查、指导。第二章 组 织 与 职 责第五条公路工程建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位应将公路工程竣工文件材料立卷归档工作纳入公路工程建设工程的管理工作中，建立公路工程文件材料管理领导人责任制，配备专人负责公路工程文件材料的立卷归档工作，并在各自的职责范围内，搞好文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。第六条公路工程建设工程的档案资料工作要与工程建设同步进行，即工程立项时，应提出文件材料的立卷归档要求；对公路工程建设工程进行部署、检查时，要同时部署、检查档案资料的工作情况；工程竣工验收时，同时验收竣工档案资料。第七条 公路工程建设单位在建设工程发包给承包方时，应当在有关合同中明确公路工程竣工文件材料的形成、整理和组卷要求。 (一 交工验收前，工程各参建单位，在工程其职责范围内，做好工程档案资料的立卷归档工作。 (二 交工验收时，验收小组着重抽查工程档案归档情况，在评价档案资料完整、准确、系统情况后，对存在问题，提出改进意见，限期整改。 (三 竣工验收时，建设单位业主）根据交工验收时提出的改进意见，重点检查设计、施工、监理等单位的档案整理工作。对验收合格的档案资料档案部门保管。建设单位(业主与形成档案资料的单位，应对档案资料分别进行逐一清点，并填写科学技术档案归档接收签证单。(四 竣工验收后，建设单位 发文字号一般包括行政区域代字、单位代字、工程代字、施工过程中单位代字、年份、序号。发文字号置于文件名称之下、横线中央之上。 (二 上报文件应注明文件签发人姓名，签发人姓名打印在文头横线右上方，发文字号左移。(三 发文字号中的行政区域代字、单位代字，应使用规范的简称。(四 正式文件年号一律用公元纪年，全称括于方括号内。第九条 公文用纸 公文用纸采用国际标准A4型(长297mm，宽210mm，左装订。第十条 施工过程中使用的单位名称、印章中刻制的内容与公文文头要求一致。单位名称拟写： 例1：规范的中标施工单位名称简称x x至x x公路x x合同段工程经理部 例2：规范的中标监理单位名称简称x x至x x公路x x监理处第十一条发文字号、单位名称、印章刻制内容，由原单位拟写，报建设单位(业主汇总、审核，备案后使用。第十二条 公路工程工程发文字号、单位名称确定后，不得随意更改，直至工程结束。第四章 公路工程文件材料的收集第十三条 凡是反映与公路工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路工程成套档案。第十四条 公路工程文件材料按下列分工收集： (一 公路工程在工程准备阶段和工程交、竣工验收阶段形成的文件材料及工程管理性文件材料，由交通主管部门和建设单位各承办机构负责收集。 (二 公路工程勘察设计文件由勘察设计单位负责收集。 (三 公路工程施工阶段形成的文件材料，凡实行总承包的，由各分包单位负责其分包工程全部文件的收集。然后由总承包单位进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集其承包公路工程建设工程全部文件材料。 组织勘察设计、施工、监理等单位，根据交通部公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表 公路工程征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料，应按阶段、性质、内容分类整理组卷。 (二 公路工程设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位按工程、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别整理组卷。 (三 公路工程施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。其中开工报告，施工设计、施工计划、施工日志、中间验收及与业主或监理的来往文件等管理性文件，按阶段、合同段、问题组卷。各项施工原始记录、监理工作记录等按路线进行方向，结合单位工程(含分部、分项及不同专业，分别整理组卷。 (四 公路工程监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开(停、复工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件，与业主或总监及参建单位的来往文件等，由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。第十八条档号的编制 (一 档号：由档案分类号和案卷顺序号组成。(二 档号由建设单位(业主的档案部门按照济南市公路管理局档案分类编号实施办法 卷内文件材料按照一定的顺序，以件为单位排列。 (二 管理性文件按问题、时间或重要程度排列； (三 工程技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列； (四 设备文件材料，按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列； (五 竣工图按里程、专业、图号排列； (六 卷内文件材料一般文字材料在前, 图样在后；第二十一条 案卷的编目 (一 案卷应由案卷封面和卷脊、借卷守则、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成 案卷封面.案卷题名应包括公路工程建设工程的名称，起讫里程、单位工程(含分部、分项名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程工程，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容。工程技术文件材料案卷题名的表示形式： 国道x x公路x x段x x桩号x x工程x x结构 x x 部位x x名称。 示例：国道x x公路x x段x x桩号路基工程土石方填筑检测表。 管理性文件案卷题名的表示形式： 国道x x高速公路x x段+责任者+问题+名称 示例：国道 x x公路x x段监理处关于加强安全生产管理工作的通知、函 (2.管理性文件案卷题名的名称排列顺序： 令、决定、会议纪要、通报、报告、意见、请示、批复、通知、函 (3.案卷题名在拟写时，尽可能与批复的工程建议书、形成的文件材料的名称相吻合。如果不同，则协商建设单位(业主确定建设工程的名称。 3. 编制单位：是指案卷形成单位。 4. 编制日期：是指案卷形成日期。 5. 保管期限：根据交通部公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表，由文件材料形成单位划分保管期限。6. 密级：暂不填写。7. 档号：填写档案分类号和案卷顺序号。 8. 档案馆号：暂不填写。9. “案卷题名”及“编制单位、编制日期、保管期限、密级”，可用3号宋体字打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应位置。外封面“档号内容”填写，用4号宋体字，一行打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应位置。 (三 案卷脊背工程的编制 借卷守则 卷内文件目录的编制 原文上有标题的，可以照录下来； (2 原文上的标题太简单或者没有，应重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加“ ”号； (3 每件文件材料的标题，在拟写时要顶格，一横格内书写两行； 5. 日期：是指文件材料的形成日期。填写时间时可省略年、月、日”字样，在表示年、月的数字右下角加“ .”号。 6. 页号：应填写单份文件材料的页数。 (1 卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。 (2 页号的位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。 (3 借阅守则、卷内文件目录、备考表不编页号。 (4 案卷的页号，要求以件为单位编写件流水号。 (5 页号用铅笔编写。 (6 归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的，可在卷内文件目录“页数”栏中填写已编有的页数。 7. 备注：留待对卷内文件变化时作说明用(如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案，要求在此标注具体载体档案的档号。 8. 卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。 (六 卷内备考表的编制 书写工整，字迹、线条清楚，纸张便于长期保管，格式统一。 (二 禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不易长久保存的书写工具书写。 (三 凡由易褪色书写材料制成的文件材料(复写纸、色带打印件、传真件应复印后，原件在前，复印件在后，作为一份文件一并保存。第二十三条公路工程竣工图归档应符合下列要求： (一 竣工图应能全面、准确地反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施等的全部施工实际造型和特征。 (二 施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。 (三 凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。 (四 重复使用的标准图、通用图，可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在备考表中注明。 (五 竣工图均按A3号纸(420mmx 297mm大小装订，对某些大的或结构复杂的结构物图纸，应先绘制Al号图纸，然后再缩小到A3图纸上。 (六 竣工图、表的编号办法，参照原设计图纸，按实际竣工图纸的数量重新编图号和页码。 (七 竣工图所用图例和图幅，应与原设计图一致。 (八 竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章的内容包括：编制单位名称、x x 工程竣工图、编制人、技术负责人、编制日期监理单位名称和监理负责人。图章规格尺寸为：80mmx60mm。竣工图章用红色印泥盖在竣工图右下方、竣工图标之上空白处。 (九 竣工图表中的字体。总目录、总说明采用3号仿宋体；A3图附注中的说明文字采用4号仿宋体，标题栏用3号仿宋体。各种字体均采用激光打印机打印。 (十 竣工图章式样： 案卷采用以件为单位装订的形式，顺序排列在卷盒内。(二 工程技术文件材料应根据组卷要求，以件为单位制作统一的件封皮附件八）、件内目录附件九）。1.件封皮参照第二十一条案卷封面的要求制作。2.件内目录编制要求： 1）. “文件材料题名”拟写应详细具体，便于检索。例如：路基工程土石方填筑，可按填筑层次拟写目录；桥梁工程中的桩、柱，可按“棵”拟写目录。 管理性文件以每份文件作为一件，不编件内目录，不加件封皮，参照第二十一条的要求，集中整理成一卷或数卷。 (四 每件文件在装订前取掉金属物，采用三孔一线方法，用白色档案专用线装订，孔距80mm，装订线距左纸边15mm；薄件可用缝纫机扎。 (五 装订时，靠装订边和下边取齐，表头要求在上或在左，左侧装订。 (六 装订线压住文件内容的必须粘贴补宽。对原件有破损或小页纸的，要求粘贴在A4纸上；纸张规格大于A4型号的，要求按297x 2l0mm折叠成手风琴式。图纸可不装订，但每份图纸需加盖件号章。第二十五条 卷盒、卷内表格的制作 (一 卷盒的外表尺寸：305x 220mm；厚度尺寸：30mm、40mm、50mm 60mm。 (二 卷内表格：借卷守则、卷内文件目录、备考表的尺寸统一定为：2972l0mm 会计档案经审计部门验收合格后，由建设单位(业主财务部门移交到建设单位(业主档案室保管。工程财务竣工决算，将随工程档案资料一并整理归档，并按要求移交到有关接收部门。 (二 照片档案联系密切的照片的说明。 10. 案卷题名：一个卷要拟写一个案卷题名，写在封面上。案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。案卷题名一般应包括责任者、问题、名称三部分。 11. 照片档案保管期限，可根据文件材料中相关的内容确定。 (三 音像档案时间、地点、内容(题名、顺序号、保管期限、摄制人等工程。保管期限，可根据文件材料中相关的内容确定。 4. 音像档案，要按形成时间顺序排列，分别编写流水号。 (四 照片、音像档案的归档范围 1. 国家领导人及部领导人视察公路工程工程的录音、录像带及照片。 2. 省、市及行业主管部门的领导视察、检查公路工程工程时的录音、录像带及照片。 3. 反映公路工程建设工程的重大活动，如招投标仪式，开工典礼、通车典礼等形成的录音、录像带及照片。 4. 记录公路工程建设工程重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像带及照片。5. 大桥、中桥和大中桥关键的隐蔽工程施工时的录像带及照片。第六章 公路工程档案资料的排序、移交第二十七条公路工程档案资料的排序(一 设计、施工、监理等单位形成的档案资料，按照公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表对应的内容进行排序。 (二 建设单位(业主，负责辖区内的档案资料按照前期、设计、施工、监理、竣工顺序，对移交的全部案卷参照公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表的顺序进行系统整理和排序。 (三 公路工程建设工程中，设备、科研形成的档案资料，由形成单位整理归档。第二十八条 公路工程档案资料的移交 (一 移交时间：公路工程建设单位各承包机构和公路工程的承包单位在工程竣工验收时，应根据本办法要求向建设单位(业主移交经系统整理过的全部档案资料。 (二 建设单位(业主应根据本办法要求，在公路工程建设工程竣工验收后三个月内，向养护或使用单位办理档案材料移交手续。(三 工程各单位在档案资料移交时，均要填写移交目录附件十）并附软盘Word格式）。对移交的档案资料，交接双方经清点核查后，相互办理交接签字手续。第二十九条收尾工程和后评价形成的文件，按本办法有关规定整理归档。第七章 附 则第三十条 本办法由济南市公路管理局负责解释。第三十一条 本办法自2002年1月1日起施行。附件一：公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表序号归档文件保管单位保管期限立卷单位一可行性研究交通主管部门设计单位永久建设单位1工程建议书及批复2工程可行性研究报告及批复3工程评估4环境预测、调查报告二设计基础材料勘察设计单位1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明建设单位永久或长期2水文、气象等其它设计基础材料三设计文件设计单位1总体规划设计交通部档案馆、交通主管部门、设计单位永久2审批的设计及有关文件交通主管部门、设计单位永久3公路用地图设计单位长期四工程管理文件建设单位1征用土地批准文件及红线图建设单位永久2公路建设用地呈报表建设单位永久3征地数量明细表建设单位永久4拆迁、补偿协议书建设单位永久5承、发包及委托合同、协议书、招标、投标、租赁文件建设单位永久6技术规范的补充文件和修改文件建设单位长期7施工执照建设单位永久8环保、劳动安全卫生、消防、规划等文件建设单位、使用单位永久9电、暖煤气等供应协议书建设单位、使用单位永久10工程总结交通部档案馆、交通主管部门、建设单位永久序号归档文件保管单位保管期限立卷单位五施工文件施工单位1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要建设单位永久或长期2施工设计、施工方案、施工计划、重要会审纪要建设单位、使用单位长期3分项工程开工申请单及附件建设单位永久4原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告建设单位、使用单位长期5原材料实验报告建设单位、使用单位长期6设计变更、工程更改洽商单、材料代用审批手续建设单位、使用单位永久7施工原始资料建设单位、使用单位长期8实验材料汇总表建设单位、使用单位长期9中间检验报验单及实验资料建设单位长期10隐蔽工程验收记录建设单位、使用单位永久11工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告建设单位、使用单位长期12单位工程、分项、分部质量检验评定报告建设单位、使用单位永久13施工总结、技术总结建设单位长期14机电设备安装及调试记录建设单位、使用单位长期15专项检测及监控材料建设单位、使用单位长期16工程声像资料建设单位、使用单位永久或长期序号归档文件保管单位保管期限立卷单位六监理文件监理单位1监理通知、开停复）工令许可证建设单位永久2备忘录、会议纪要建设单位长期3施工质量检验分析建设单位、使用单位永久4规程规范建设单位长期5合同管理文件建设单位长期6计划进度管理文件建设单位长期7工程技术管理文件建设单位长期8工程质量控制文件建设单位长期9工程计量与支付建设单位长期10与总监及业主的来往函建设单位长期11监理工作会议记录或纪要建设单位长期七竣工文件建设单位1工程竣工申请报告建设单位永久2工程竣工验收报告交通部档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位永久3竣工验收鉴定书、验收委员会名册4工程总结文件建设单位、使用单位永久5工程审计文件、材料建设单位永久6财务决算、工程决算、支付报表建设单位永久序号归档文件保管单位保管期限立卷单位7竣工图施工单位1总说明书交通部档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位永久2路线平、纵面竣工图3路基、路面竣工图建设单位、使用单位永久4桥梁、涵洞竣工图建设单位、使用单位永久5隧道工程竣工图建设单位、使用单位永久6路线交叉工程竣工图建设单位、使用单位永久7沿线设施及其它工程竣工图建设单位、使用单位永久8环境工程竣工图建设单位、使用单位永久9通用图建设单位、使用单位永久八科研科研及施工单位1课题报告、任务书、批准书建设单位永久2协议书、委托书、合同建设单位永久3研究方案、计划、调查研究报告建设单位长期4实验记录建设单位、使用单位永久5实验分析、计算、整理数据建设单位、使用单位永久6阶段报告、科研报告、技术鉴定建设单位、使用单位永久附件二：济南市公路管理局档案分类编号实施办法为了提高我局档案管理工作水平，强化档案信息管理和开发利用，更好地服务于我局各项工作，特制定本办法：第一条 本办法规定了我局档案的分类依据、原则、类目设置、标识、案卷排架和检索。第二条 档案分类的依据：1. 交通部1987年颁发的交通部科学技术档案分类编号办法。2. 交通厅1989年颁发的山东省交通厅科技档案分类和编号实施细则。3. 山东省地方标准DB37/T180-93工业企业档案分类编号规则。4. 中华人民共和国档案行业标准DA/T222000归档文件整理规则。第三条分类原则：以本局全部室藏档案为对象，依据国家和本系统对于科技档案的管理规范，结合档案内容及形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。第四条 类目设置：1. 一级类目的设置：设置十个一级类目：即党群工作类DQ）、行政管理类XZ）、业务管理类YW）、公路建设类GL）、设备类SB）、基本建设类JJ）、科学研究类KY）、会计档案类KJ）、声像电子类SX）、实物档案类SW）。2. 二级类目的设置：2.1 党群工作类、行政管理类、业务管理类，按本局管理职能和档案的形成特点，参照归档文件整理规则按件顺序排列，不再设置二级类目。2.2 公路建设类按工程专业类别设置。2.3 设备类按设备类型和用途设置。2.4 基本建设类按工程工程设置。2.5 科学研究类按科研课题设置。2.6 会计档案类按形成特点和文件材料形式设置。2.7 声像电子类按不同的载体形式设置。2.8 实物档案类按不同的形式设置。3. 三级类目的设置：公路建设类档案按不同的路线编号和工程等级形式设置三级类目。第五条 类目标识：1. 一级类目编号：采用每类前两字大写汉语拼音字母标识，即：DQ、XZ、YW、GL、SB、JJ、KY、KJ、SX、SW，详见第四条。2. 二、三级类目编号：采用阿拉伯数字例1、2、33. 一级类目和二级类目之间不设间隔号；二级类目和三级类目及年度之间用间隔号 ）分类号与案卷号或件号之间用间隔号）隔开。4. 类目标识示意： 顺序号2001年度党群工作永久第1件 ） 年度号 保管期限永久） 党群工作一级类目） 顺序号公路工程国道104线第1卷） 路线编号国道104线） 公路工程二级类目） 公路建设类一级类目）第六条 案卷排架：1. 局内档案按大类分别排架，大类之间不得交叉混排。2. 党群工作类、行政管理类、业务管理类，分别按大类、年度、保管期限排架，即把同一大类的案卷首先按