8.2.02内部审核控制程序.doc

重庆市船舶检验局内部质量审核控制程序文件编号：CQCJ.QP-8.2-02文件版本：A/0生效时间：2006.09.101 目的验证质量管理体系运行是否符合要求，是否得到了有效的实施和保持。2 适用范围本程序适用于本局提供的船舶检验服务的内部质量体系审核工作。3 职责3.1 质量管理处(以下简称“质管处”)负责组建审核组，组织实施内审,必要时可实施对分支机构的内审；负责对内部质量体系审核员的聘任、培训、指派、考核和管理。3.2 各被审部门/单位负责按批准的审核计划接受内审,并及时组织对不合格项的纠正措施的实施。3.3 审核组负责编制内部审核计划(From:QR8.2-04)，并按照计划进行独立、系统的审核。3.4 管理者代表负责聘任审核员；负责批准审核组的组成、内部审核计划及内审报告。4 总则4.1 审核依据4.1.1 质量手册。4.1.2 程序文件及其作业文件。4.1.3 法规、规范、规程、技术性标准及规定。4.1.4 有关法律法规要求。4.2 审核范围4.2.1 审核应包括被审部门/单位的全部基本质量活动,验证其符合本程序4.1中对其适用文件要求。对于被审部门/单位其它与质量有关的活动也应进行审核。4.2.2 审核应通过适当的措施包括所选定服务项目的垂直审核,以验证验船师在建造检验、材料和设备检验、营运检验以及技术人员在审图中使用的标准的执行情况。4.2.3 本局质量活动主要为:4.2.3.1 内部质量管理(包括内审、管理评审、质量监控、不合格控制等)；4.2.3.2 船舶、产品审图；4.2.3.3 船舶建造中检验；4.2.3.4 船舶营运中检验；4.2.3.5 船用产品检验；4.2.3.6 船舶焊工考试及管理4.2.3.7 技术咨询4.2.3.8 档案管理；4.2.3.9 培训；4.2.3.10 对分支机构的监督管理。4.3 审核周期4.3.1 内审每年至少进行一次,具体时间安排在每年的内审计划中公布。4.3.2 质管处认为有必要时,可报管理者代表批准,增加内部审核的频次。5 实施步骤5.1 成立审核组5.1.1 质管处根据情况组建审核组，审核员从事的审核任务应与被审部门/单位活动无直接的质量责任关系。5.1.2 内审员应有一定的资格，并得到管理者代表批准。5.2 内审计划5.2.1 审核组在每年编制内审计划时，应充分考虑收到的投诉、拟审核的部门/单位的状况和重要性、以往内审的结果和部门/单位的运行情况。内审计划一般应确定被审对象、审核时间、审核组长及审核员等内容。5.2.2 审核计划经审核组组长审核并报管理者代表批准后下达到各被审核部门/单位。5.2.3 内审计划如有变动，质管处应及时通知被审部门/单位。5.3 审核准备5.3.1 质管处应在审核开始前4周将审核组成员、审核时间、有关任务和要求通知被审核部门。5.3.2 被审部门接到内审书面通知后,按要求进行准备。5.3.3 审核组长根据审核通知书(From:QR8.2-03)下达的审核任务和要求，编制审核日程安排计划, 在审核开始前14天将其发给被审部门/单位、参加内审的审核员。5.3.4 审核组应熟悉有关文件,并备好内审检查表(From:QR8.2-06)。必要时，审核组可根据被审部门的情况补充编制检查表。5.4 首次会议5.4.1 审核开始前,审核组应与被审核部门/单位领导及相关人员召开一次首次会议,时间约30分钟。会议由审核组长主持。首次会议的内容为: 介绍审核组成员; 说明审核的依据、目的和范围,承诺保密义务; 简要说明审核方法和程序; 不合格的记录方法; 建立正式联系的渠道; 审核计划安排的确认,澄清审核计划中所有不明确的细节。5.4.2 参加会议的人员应在会议签到表(From:QR8.2-05)上签字。5.5 检查活动5.5.1 审核时,可以通过座谈、查阅文件及对有关现场活动的调查等方式收集证据。5.5.2 对于可能发现的不合格线索,如果感到意义重大,即使不在内审检查表之列,也应予以充分注意,并进一步进行调查。5.5.3 审核中应通过对某一给定服务申请过程的审核来验证整个服务过程是否符合主管机关颁布的法律、法规、质量手册、程序等规定。其方法是:抽查服务申请，审核应包括从接受服务申请至签发证书/报告的全过程，应视可能,对验船师正在开展的检验或已完成的检验进行随同检查或复验;应检查验船师日志等检验记录及已作的建议;审核组长可根据抽查的服务申请组织审核组制订补充的审核检查表;对抽查的服务申请应将审核情况在审核报告中予以说明。5.5.4 审核过程中,如必要,审核组长可以临时更换审核员的工作任务。如需要变更审核计划时,应事先通知被审部门/单位。5.5.5 审核中如发现不合格,应扩大检查的范围,收集必要的证据,以判定不合格是孤立的还是普遍的。被审部门/单位应予以配合。5.5.6 被审部门/单位应按审核员的要求出示文件,记录并回答询问。5.6 不合格记录5.6.1 当天审核工作结束后,审核组应分析当天审核的情况和判定发现的不合格。5.6.2 不合格记录叙述要准确,编写要注意在复查时可追溯到。每一不合格项必须指明不符合文件的具体条款。5.6.3 对确定的每一不合格项审核员应填写不合格项报告(From:QR8.2-07),由审核组长审阅后签字。5.6.4 被审部门/单位应对审核组长提交的不合格项报告进行确认并签字。5.6.5 被审部门/单位应分析不合格产生的原因,提出纠正措施、必要的预防措施、纠正的责任人与完成的时间,并经审核组长确认后填入不合格项报告的相应栏中。不合格一般应在一至三个月内清除,如有特殊情况,由组织实施内审的部门决定完成日期。5.6.6 如被审对象与审核组对不合格或其纠正措施不能达成一致意见,由管理者代表裁决。5.6.7 审核组长在内审后,负责编写内审不合格纠正跟踪表的有关部分,5.7 末次会议5.7.1 检查活动结束后,审核组应对全部审核情况进行综合分析, 并就被审部门质量体系的运转有效情况作出结论性意见, 为末次会议的召开作好准备。填写内审不合格汇总表(From:QR8.2-08)。5.7.2 末次会议由审核组长主挂,参加首次会议人员出席。由审核组长就审核活动、不合格项及其纠正措施的实施情况和审核的结论加以说明。5.7.3 出席末次会议的人员应在会议签到表(From:QR8.2-05)上签字。5.8 审核报告5.8.1 审核工作结束后由审核组长编写审核报告(From:QR8.2-09)。5.8.2 审核报告应忠实反映被审对象的情况,内容包括: 审核的目的和范围 审核计划的细节,审核组成员,审核日期和审核的对象。 开展审核的依据。 不合格项分析及体系评估。 前次审核后不合格纠正措施的实施及效果评价。 审核员提出的改进建议（如适用时）。5.8.3 审核报告应由审核组长签字。5.8.4 作为审核报告的附件有: 审核计划表 首末次会议签到表 内审不合格汇总表 不合格记录(已纠正的正本和未纠正的副本)及已纠正的不合格证据 内审检查表5.8.5 质管处对组长的审核报告进行审核后送管理者代表批准。批准的审核报告应发至被审核部门/单位。5.9 实施纠正措施的跟踪5.9.1 被审部门/单位应采取措施完成对不合格的纠正,并在不合格项报告纠正措施实施及验证栏内注明纠正措施完成的情况，报告质管处确认或复查。5.9.2 质管处应跟踪被审部门/单位纠正措施的情况,对到期仍未上报纠正措施实施情况的,应催办。5.10 质管处负责收集、整理、立卷保存每次内审的下列记录。（1） 审核通知书;（2） 内部审核计划;（3） 审核报告及附件;（4） 不合格复查评价报告(如有时);（5） 不合格被纠正的证据或背景材料。6 保密要求6.1 内审记录未经局质管处批准,任何人不得复制、摘抄或向第三方提供。6.2 审核结束时,审核员应将审核检查表及其