企业新进员工职业化训练教程-工作能力训练

课程目标 通过学习本课程 您将能够 了解时间管理的基本理论 分析工作 掌握重点 掌握接受委派的技巧 保证能按照要求完成工作 通过观察分析同事和上级 用适当的方式和他们交往 了解施加影响的不同方式 学会利用不同的方式来施加影响力 掌握施加影响力的具体应用 课前总自检 一个人的职业态度很重要 但同时也没有人会否认职业技能的重要性 职业技能是指在各种职业中都能通用的工作技巧 你的职业技能如何 现在就测试一 下吧 结合自己职业技能的实际情况 分别为每项打分 在相应的 内划 1 你对自己工作时间的充分应用是否满意 满意 一般 很不满意 2 你经常用哪种方法来管理时间 便条 日程安排表 设立短期 中期和长期目标 3 你认为人员培训这项工作在日常的工作安排中应处于什么位置 重要但不紧急 紧急但不重要 既紧急又重要 4 在工作过程中 你是否经常对下属的工作不放心 是 有时 很少 5 老板对委派给你完成的任务评价如何 经常满意 有时满意 很少满意 6 在接受委派时 你是否向上级确认你的职权范围 总是 有时 从不 7 你是否经常觉得自己与公司现有的环境格格不入而萌生跳槽的想法 经常 有时 从不 8 坏的天气是否经常影响你的工作效率 经常 有时 从不 9 在谈判中 你是否总是抱着 双赢 的想法 是 有时 从不 10 你是否觉得周围有好多人实在难以相处 是 有时 不是 11 你是否很了解自己的思维方式 是 没想过 不是 12 当同事想和你谈一谈时 你是否总是很清楚地了解对方想进行谈话的目的 经常 有时 不是 现在你已经做完测试了 接下来 请你参照评分标准 为自己评分 评分标准 从左至右分别为 1 2 3 选项 1 3 5 6 9 11 题 1 选项 3 分 2 选项 2 分 3 选项 1 分 其余选题 1 选项 1 分 2 选项 2 分 3 选项 3 分 如果总分在 32 分以上 说明你有很好的职业技能 但千万不要骄傲噢 如果总分在 16 分以下 说明职业技能需要加强 无论你的得分多高或多低 学习总是需要不断进行的 从现在就开始 共同努力吧 第 1 讲 时间管理 时间管理理念的目标 主要时间应重点地放在什么工作上 在实践中管理时间的方法 时间管理基本理念 1 1 时间究竟去了哪里 时间究竟去了哪里 在日常工作中 大多数的人常常都会抱怨时间的不够用 一天的 8 小时中被 繁重 的工作搞得焦头烂额 而且连周末也经常在加班中渡过 我们的时间究竟都去了哪里 难 道真的是时间不够用吗 其实实际情况并不是这样的 仔细地回顾一下当时的工作情景就 会发现 大部分的有效工作时间都是在无效的工作中或是在无聊的闲谈中浪费的 时间的 浪费是触目惊心的 时间是可以管理的 管理自己的时间是十分必要的 2 2 时间管理基本理念 时间管理基本理念 时间管理理论的一个最为基本的理念是管理自己 时间管理理论是个人管理理论的一 部分 即如何更有效地安排自己的工作计划 掌握重点 合理有效地利用工作时间 简而 言之 时间管理的目标是掌握工作的重点 其本质是管理个人 是自我的一种管理 方法 是通过良好的计划和授权来完成这些工作 时间管理理念的沿革 图图 1 1 1 1 时间管理理念的沿革时间管理理念的沿革 时间管理的方法有一个演变的过程 最早的时间管理是利用便条 备忘录和记事本之 类的记录来记下工作的重点 第二代的时间管理方法更注重计划性 人们利用安排表 效 率手册以至于商务通等电子手段来安排工作事项 在时间管理的第三个阶段 人们设立近 期 中期和长期的工作目标 根据不同的目标来分配各自的工作重点 安排工作时间 现 在已经进入了时间管理理论的时代 前几代的时间管理注重完成工作的时间和工作量 而 时间管理理论则更注重个人的管理 注重产能 关注完成的工作是否具有有用性 时间管理的四 象限 究竟什么占据了人们的时间 这是一个经常令人困惑的问题 著名管理学家科维提出 了一个时间管理的理论 把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分 基本上可以 分为四个 象限 既紧急又重要 重要但不紧急 紧急但不重要 既不紧急也不重要 表表 1 1 1 1 时间管理的四个时间管理的四个 象限象限 重要不重要 紧急人事危机 客户投诉 即将到期的任务 财务危机 电话铃声 不速之客 行政检查 主管部门会议 不紧急新的机会 人员培训 制订防范措施 建立人际关系 客套的闲谈 无聊的信件 个人的爱好 时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些 重要但不紧急的工作上 这样可以做到未雨绸缪 防患于未然 在人们的日常工作中 很 多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事 但常常却又没有及时地去做 随着时间的 推移 造成工作质量的下降 因此 应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个 象 限 的事务上是必要的 要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上 需要很好地安排 时间 一个好的方法是建立预约 建立了预约 自己的时间才不会被别人所占据 从而有 效地开展工作 实践中的时间管理的方法 1 1 学会拒绝 学会拒绝 计划赶不上变化是经常遇到的情况 确实有很多时候自己原本已安排好了计划 但是 经常会临时出现一些变化 例如 自己的主管要给自己加派新的任务 而如果自己接受了 这个任务 那就会超负荷地运转而影响自己的业绩 也会影响公司的业绩 在这种情况下 要学会恰当地拒绝 这是时间管理中的摆脱变化和纠缠的一种很有效的方法 但是拒绝自 己的上级要讲究技巧 不宜直截了当 而要委婉 用让上级觉得确实是合理的理由来拒绝 这个新增派的任务 在绝大多数的情况下 上级是会有其它的安排来解决这个问题的 2 2 授权的目标和角色 授权的目标和角色 在时间管理上 授权是一个重要的要素 作为一个主管或一个项目的负责人 得到一 个任务后一定要把它分出去 让最擅长的人来负责项目内的一部分 另外一个重要的要素 是工作目标 在进行时间管理时 一定要注意工作目标 务必不要偏离这个目标 否则一 旦偏离了目标 也就失去了重点 同时 还要注意自己 扮演 的角色 在整个项目里面 自己 扮演 的是一个什么样的角色呢 很显然 一个普通员工和一个主管的工作任务势 必是不一样的 能注意自己的角色就能更好地认清自己的工作任务 也相应地就能更好地 管理自己的时间 自检 经理要给小李另外加派新的任务 此时小李觉得自己早已经是满负荷地工作了 确实不能够 再接受任何别的新任务了 他对经理的委派有两种回答 对不起 经理 这事儿我不能干 我原本已经很忙了 你再给我加派新任务 我肯定就干 不好了 经理 我可以接受这个任务 但我要求把我原来的工作完成的期限也务必相应地延长 以 确保我能完成这个新增派的任务 你觉得哪种回答更合适呢 为什么 见参考答案 1 1 本讲小结 在日常工作中 很多人常常对于自己工作时间的应用不满意 感觉浪费了不少宝贵的时间 时间是可 以管理的 时间管理理论的基本理念是首先管理好自己 其目标是抓住重点 把时间有重点地主要运用在 重点的工作上 科维的时间管理理论把工作分为 重要但不紧急 紧急但不重要 既紧急也重要 既不重 要又不紧急等四个 象限 指出主要的精力和工作时间应有重点地放在重要但不紧急的工作上 在日常 工作中 要善于拒绝 尤其要善于拒绝超过自己负荷的工作 作为项目的负责人 既要善于授权 又要注 意认清自己在工作中所 扮演 的角色 切记不能偏离了自己的工作目标 心得体会 第 2 讲 接受委派 学习接受委派的重要性 接受委派的六个步骤 学习接受委派的重要性 接受委派是日常工作中重要的组成部分 在接受老板或上级的委派之后 有时处理的 结果会让老板或上级感到满意 但难免也有时是他们不满意的 毫无疑问 提高上级对委 派给自己任务的满意度 对自己的职业生涯来说是很重要的 在工作中接受委派时 很多 情况下自己对于这个工作的理解和上级的理解肯定会有差异 例如 经理要求整理客户的 资料并认为按照客户名称的汉语拼音排序比较好 以便于查找 而自己却认为应按销量和 一些历史数据进行排序 这样在接受委派时就产生了分歧 如何接受委派 1 1 主动地沟通 主动地沟通 分歧的产生大多数来源于缺乏有效地沟通 接受委派时产生分歧 主要是由于员工缺 乏接受委派的技巧 导致不能完全明确地把握上级对这项委派的要求 毕竟作为上级 委 派时不能都面面俱到 在接受委派时 员工就要主动地和上级沟通 2 2 接受委派的六个步骤 接受委派的六个步骤 在接受委派时应如何减少分歧 更好地完成工作呢 按照接受委派的六个步骤就可以 更好地完成工作 图图 2 2 1 1 接受委派的六个步骤接受委派的六个步骤 了解任务的重要性 明确自己将要接受的任务为什么重要 对全局有什么影响 了解到任务的重要性以后 很容易也相应地受到激励 产生努力工作的动力 如果自己的上级在委派时没有着重强调 这项任务的重要性 那么自己就要主动地去了解这项委派的重要程度 这不仅是给自己增 加动力的需要 而且还是建立一个全局观念从而更好地完成这项工作的需要 向自己上级 了解这项委派时 要注意方法 要关注这项委派之所以重要的原因 而不是程度 了解任务的要求 在明确了自己任务的重要性后 要关注的应是完成这个任务的要求 自己上级的期望 有什么注意事项 这个步骤很重要 直接关系到自己的任务完成的质量 需要注意的是了 解任务的要求而不是具体的做法 确认职权范围 在着手工作之前 确认职权范围是很重要的 要明白自己的职权究竟都有哪些 什么 是自己可以和不可以做的 自己可以利用的资源究竟都有哪些 权限会涉及到人 财 物 在接受任务时 应把自己的人权 财权和对物品的调拨权 都搞清楚 已在工作进行之中时如果再向自己的上级询问起职权范围或提出职权要求则是 不合适的 了解任务完成的期限 了解上级对委派给自己任务的时间要求是必要的 根据上级的时间要求可以进行自己 的任务计划安排 把时间与自己掌控的资源对比 更好地调派资源 整合时间以顺利地完 成任务 表表 2 2 1 1 常见的接受委派时的反馈常见的接受委派时的反馈 任务重要性任务的要求职权范围任务的期限 常见合适的 询问或反馈 这对全局的项目 进行有什么影响 吗 这和达成整 体目标有什么关 系 您有什么要求 让我负责这项任务 我有什么权限吗 我可以决定的支付 金额是多少 您要求我什么时间 完成 我觉得时间 挺紧的 您能多给 我两天时间吗 常见不合适 的询问或反 馈 真的很重要吗 有多重要呢 为 什么很重要呢 没问题 保证完 成 我要怎么做呢 我 马上就开始 出现困难时 您得 允许我 时间太紧了 我完 不成 我觉得时间太紧 下周吧 自检 经理给小王一项委派 要求本周三完成 小王觉得时间挺紧的 以下是给经理的反馈 请选 出你认为合适的并说明理由 星期三时间太紧了 那下星期三吧 不过我会尽量提前的 星期三 我看下周吧 下周一定完成 如果星期三完成的话我觉得时间确实有点儿紧 那能再给我一天的时间或能再给我两天的时间吗 如果星期三我可以拿到全部的资料 那么下个星期三呢我就可以把这个问题都解决 把这个项目都 做完 见参考答案 2 1 确认理解 在确定自己已经清楚了上级的委派之后 不可缺少的一个步骤是确认理解 即向上级 确认你对这项委派的理解是否与上级的委派相符合 通常的做法是就这项任务的意义 上 级的要求 工作的期限 自己可使用的资源等问题向上级做一遍简明准确的陈述 再一次 得到上级的确认 如果自己对这项工作的重要性已经很清楚了 那就没有必要再一次地在 上级面前确认这一点 过程中的检查 过程中的检查是指发出委派的上级的检查 而非其他人的检查 在接受委派时 要和 上级约定检查的时间 让上级来检查自己工作的进展情况 其意义在于避免任务完成以后 才发现结果与上级的要求有偏差 本讲小结 接受委派是一项重要的职业技能 有一定的步骤可供遵循 了解自己将要承担的任务的重要性 这有 助于从宏观的角度上先总体地了解自己所接受的任务 增强任务的动力 接受委派时要了解清楚的是上级对这项任务的要求 自己的授权以及工作完成的期限 这些都是保证 按时高质量地完成任务的需要 向上级确认对委派给自己任务的理解也是必要的 最后要请求上级在任务 实施过程中给予检查 和上级约定好检查的日期 以保证自己的任务和上级的要求相吻合 心得体会 第 3 讲 施加影响的技巧 关切范围和影响范围 影响范围和增强影响力的密切关系 利用影响力摆脱困境的步骤 影响力的作用 每个人都希望自己具有影响力 可以对周围的人 事物产生一定的影响 对人的影响 是用于人际交往 使自己在人际交往中游刃有余 对事物的影响主要表现在日常工作中 在公司里面 如果自己有影响力 提出的建议就容易被采纳 在和别人合作时 自己的影 响力可以促成这次合作 促成这个交易 在和别人竞争时 自己的影响力有助于赢得一个 机会或一笔生意 在遇到困境时 一个具有影响力的人可以很快地带领众人找到解决问题 的方法 最终脱离困境 因此 影响力对一个人的职业生涯是很重要的 对于领导者尤其 更是如此 增强自己的影响力 1 1 关切范围和影响范围 关切范围和影响范围 图图 3 3 1 1 影响范围与影响力强弱的关系影响范围与影响力强弱的关系 怎样才能增强自己的影响力呢 科维著名的 关切范围 和 影响范围 的说法给我 们提供了答案 科维的 关切范围 是指个人所关切的事 例如自己的健康 收入等状况 事业 家庭以至于世界和平 在这个范围之内 有些事情是自己可以加以影响的 例如健 康 收入 家庭等 而有些事情自己几乎是无能为力的 没有能力施加影响 如世界和平 非典 的肆虐等 自己可以施加影响的这个范围就是 影响范围 2 2 扩大影响范围 扩大影响范围 要增强自己的影响力 正确的做法是增大自己的影响范围 把自己的注意力和精力主 要放在影响范围之内 主要用于处理自己可以施加影响的事情上 例如在日常生活中 人 们发现天气状况往往与人们的工作效率有关系 运用科维的影响力理论来分析就能发现 天气状况是属于关切范围之列 而心情好坏属于影响范围之列 大多数人非常关注天气的 好坏 这样就扩大了关切的范围 而缩小了自己的影响力范围 从而使得自己对心情的影 响力越来越小 专注于影响圈的人 会增大其影响力 专注于关切圈的人 其影响力会逐 渐减小 自检 从以下诸要素中选出哪些是你可以加以影响的 哪些是你几乎无法影响的 老板的作风可以影响 几乎无法影响 公司的文化可以影响 几乎无法影响 自己的工作特点可以影响 几乎无法影响 同事的性格可以影响 几乎无法影响 见参考答案 3 1 影响力的不同风格 不同人的影响力具有不同的风格 影响力虽然都能对自己和对方产生一定的影响 但 不同风格的影响力所产生的结果是大相径庭的 对自己工作的成败也产生较大的影响 在工作中 受欢迎的是合作型的管理者 这种类型的管理者善于用合作的方式来影响 周围的人 和对方建立顺利的合作 能较圆满地使双方都获得较大的利益 利用影响力应付僵局 图图 3 3 2 2 利用影响力应付僵局的五个步骤利用影响力应付僵局的五个步骤 在日常的工作中 影响力有广泛的应用 作为一名管理者 在工作中会遇到很多困难 的情况 强大的影响力将有助于促使自己摆脱僵局 走向成功 运用影响力来妥善地处理 僵局 以下五个步骤很有帮助 建议脱离僵局 先缓和一下气氛 与对方确认双方一致的区域 明确合作的出发点和继续合作的可能性 表明自己的态度 让对方明白自己的感觉 指出自己认为问题的症结所在 就阻碍双方合作的问题提出自己的解决方法 与对方进行协调 或暂时休息 给对 方以思考的时间 同时 也可以施加影响力 使对方表明自己的想法 通过这样的方法 能有助于摆脱 困境 自检 回想你第一次独立参加商业谈判的情形 把简要经历叙述如下 在这次谈判中 谈判有没有曾经陷入僵局 如果有 当时你是如何解决的 你对当时的效果满意吗 现在的你又将如何打破当时的僵局呢 本讲小结 影响力对一个人的职业生涯非常重要 尤其对于领导者来说更是如此 科维的影响力理论认为 人的 注意力范围分为关切和影响等两部分范围 影响力的强弱与影响范围的大小成正比例的关系 与关切范围 的大小成反比例的关系 要增大影响力就必须扩大影响范围 不同的人具有不同的影响力风格 合作型的 管理者往往容易取得成功 在日常工作中 影响力常常体现在主动地摆脱僵局 这一过程中有一定的步骤 可供遵循 其中确认一致的领域 明确双方共同的利益 是成功地完成这一过程的关键步骤 心得体会 第 4 讲 与难相处的人打交道 四种不同的思维方式及其相互关系 产生沟通障碍的主要原因 人际交往中需要注意的问题 不可避免的交往 在日常生活中 你不可避免地要和各种各样的人打交道 在交往中你会发现 有些人 比较难相处 他们或说话比较偏激 或行事比较怪癖 你也许非常不喜欢这样的人 但是 不喜欢归不喜欢 在很多场合下你又必须和他们打交道 或是业务上的关系 或是合作上 的关系 因此学会如何与难处的人打交道是很有必要的 什么人难相处 1 1 大脑分工理论 大脑分工理论 科学研究早已发现 人类的大脑分为左右两个半球 不同的部分功用不同 人的左脑 主要负责数字 词汇 逻辑 列单以及顺序和细节 趋向于理性思维 右脑则感性的多 主要负责图像 想象 色彩 韵律 节奏以及空间感 全局性 曾经是美国通用公司培训 部经理的乃特 赫尔曼对左右脑的分工理论又进行了进一步的深入研究 他得出的结论是 人除了有左右脑的简单区分以外 还有左上 左下和右上 右下的区分 不同的部位负责 不同的功能 人的思维特点及行为方式在很大程度上取决于大脑不同部分的发达程度 图图 4 4 1 1 人的大脑左右分工理论示意图人的大脑左右分工理论示意图 2 2 四种思维方式 四种思维方式 根据大脑分工理论 每个人根据其思维方式可以被分别划入不同的类属 分析型 这种人的逻辑性非常强 喜欢分析 特别注重事实 强调量化 组织型 做事有条理 循序渐进 注重规划和细节 善于未雨绸缪 共鸣型 愿意并且善于和人交往 喜欢表达 说出自己的意见和看法 归纳性 这种人特别注重自己的知觉 善于把握事物的整体 具有全局观念 归纳 型的人的另外一个特点是善于演绎推理 经常能做到不为某一事物所束缚而看到事物以外 的东西或这一事物的前景 因此这种人往往具有前瞻的眼光 不同的思维方式决定了不同的行为和沟通的各自方式 受不同的思维方式的影响 分 析型和共鸣型的人比较难处 而组织型和归纳型的人存在着沟通障碍 图图 4 4 2 2 四种思维方式四种思维方式 自检 公司里的一名员工接连三天都迟到了 原因是因为他在这三天的每天早上都热心帮助邻居的 一位患病的大妈到医院打点滴 假设公司人事部经理分别是分析 组织 归纳和共鸣等四种不同 类型的人 请选出他在得知真实情况后可能采取的各自不同的反馈 分析型 组织型 归纳型 共鸣型 按照公司的相关规定 记大过 降工资 热心的好员工 不处罚 进行表扬 应首先计划一下工作 在不影响工作的情况下尽最大可能地帮助邻居 助人为乐是好风尚 全社会都应该发扬这个风尚 见参考答案 4 1 3 3 了解对方的思维倾向 了解对方的思维倾向 要想进行比较顺利的沟通 就必须了解对方的思维倾向 同时也要明确自己的思维倾 向 但是上述的四个类别只是相对而言的 事实上 一个人的思维很难绝对地单纯属于一 个部类 往往是几种思维方式并存 在不同的情况下可能表现为不同的思维方式 只是在 大多数的时间里和情况下主要表现为某一种思维方式 思维倾向 因此 所谓的难相处 实质是思维方式的不合拍 并非处于道德或其它方面的原因 了解了这一点 有利于减少 人与人之间的冲突 在一个团体中 具有四类思维倾向的人往往都是不可或缺的 分析型的人才可以进行 项目的策划 组织型的人才负责项目的实施 共鸣型的人才有利于融洽团队的气氛 加强 团队的团结 归纳型的人才可以着眼于项目和全局的关系 更有利于完成这个项目