印章管理作业指引

印章管理作业指引编号：版号：A/0页码：第4页共4页印章管理作业指引编 制日 期审 核日 期批 准日 期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1. 目的规范深圳市摩尔城商业管理有限公司（以下简称“集团”）印鉴管理，确保印鉴妥善保管及合理使用。2. 适用范围适用于集团及下属公司公章、合同章、财务专用章、各部门印章的管理工作。3. 术语和定义无4. 职责4.1. 集团总部人力行政部4.1.1. 负责印章的刻制4.1.2. 负责集团总部公章、人事专用章的保管及使用4.2. 集团总部财务管理部4.2.1. 负责集团总部财务专用章、发票专用章、支票专用章、合同专用章的保管与使用4.3. 下属公司4.3.1. 负责下属公司权限范围内图章的保管及使用5. 工作程序5.1. 印章的刻制5.1.1. 集团/下属公司日常经营需要和部门业务工作需要刻制印章或更换印章，由行政部门填写印章刻制申请表，并按权责手册规定审核审批后方可刻制。5.1.2. 有效印章的名称应规范统一，各类合同章、财务章等均应加上相应的集团/下属公司全称，例如：1) 集团/下属公司公章：“*集团/下属公司（全称）”；2) 合同章：“*集团/下属公司（全称）+合同专用章”；3) 财务章：“*集团/下属公司（全称）+财务专用章”和“*集团/下属公司（全称）+收款专用章”、“*集团/下属公司（全称）+发票专用章”。5.1.3. 公司印章的刻制由人力行政部统一负责，经公安机关核准，人力行政部到指定的单位刻制；印章刻制的规格、样式按照国家相关规定及集团要求办理。5.2. 印章的保管5.2.1. 申请刻制好的印章正式启用前，需在人力行政部进行登记并填写印章移交备案管理登记表留存印模备案。并将每个印章登入印章登记表内，建立集团印鉴档案并永久保存。5.2.2. 印章由行政部门统一管理，集团总部人力行政部负责集团/下属公司公章的保管，下属公司行政部门负责除下属公司公章外的印章保管。5.2.3. 印章管理部门需设立专门印章保管保险箱，采用保险柜钥匙和密码双重管理，需要使用印章时，印章管理人员在用印审批手续齐全和用印文件齐全后，方可予以用印，每次用印结束后，需立即将印章锁进保险柜内，不得将印章存放在办公桌内。5.2.4. 印章管理人员外出、休假时，将印章上交本部门负责人，由部门负责人指定专人暂时保管，并由印章管理人员与暂时保管人填写印章移交备案管理登记表。5.2.5. 印章管理人员每天下班前应检查印章是否齐全并确认保险柜关闭锁好，次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告集团/下属公司领导。5.2.6. 集团/下属公司印章保险柜钥匙除印章管理人员持有外，剩余其他备用全部由印章管理部门领导或领导指定人员统一代为保管，其他人员不得持有保险柜钥匙。5.2.7. 印章管理人员工作调动时，须办理分管印章和印章保险柜钥匙的移交手续，并填写印章移交备案管理登记表后交接人员签字，集团总裁监督鉴交后方可办理调动手续。其管理的印章记录和档案须作为员工移交工作的一部分。5.3. 印章的使用5.3.1. 集团/下属公司的印章使用需严格按照印章使用审批流程执行，集团/下属公司所属各部门在日常业务往来中如有用印需求，须提前填写印章使用申请审批表，并在公司OA办公系统中按权责手册规定审核审批，印章管理人员在核对印章使用OA审批和书面审批以及用印要求后，同时根据不同的用章，须在印章使用台帐中记录OA申请编号、用章内容、用印份数以及文件去向等等进行登记后方可办理用印手续，用印结束后，用印人需在印章使用台帐中签字确认。5.3.2. 凡有大量资料或文件需要盖集团/下属公司章时，须提前一天通知集团总部人力行政部。1) 集团/下属公司章的使用应由办理人填写印章使用申请审批表，按权责手册规定进行审核审批。2) 集团/下属公司各项目所有设计、工程变更、签证都必须加盖集团/下属公司公章或集团/下属公司指定的变更、签证、审核专用印章，方能生效。5.3.3. 印章管理人员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。5.3.4. 对外签署的合同或协议等，先由合同授权签约代表人签字并注明年月日后，方可用印，在用印时，须在合缝处加盖合同专用章，不得在手写合同或合同内容填写不全的合同上加盖公司合同专用章。5.3.5. 印章管理人员不得在手写文件上加盖集团/下属公司印章，不得在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、支票、授权委托书等文本上加盖集团/下属公司印章。5.3.6. 用印人如遇紧急事件必须立即用印，并且审批人不在集团/下属公司的情况下，用印人可以利用通讯工具与审批人进行联系，经印章管理人员确认后方可用印，事后审批人应补签书面和OA审批手续。5.3.7. 集团/下属公司外单位人员因业务往来须用印的，须由相关业务部门通过OA系统申请用章手续，根据用印要求要求在OA系统选择对应的用印需求，根据OA审批流程按权责手册规定审核审批后，印章管理人员根据审批结果予以用印。5.4. 印章的废止与销毁5.4.1. 印章在受到遗失、损坏的情况时，印章管理部门需立即提交报告说明原因，经集团/下属公司领导确认后，立即到公安机会报失和备案，并根据情况办理印章刻制申请手续。5.4.2. 集团/下属公司因机构变更或其他原因拟废止的印章，对于拟重新刻制或作废的印章由印章管理部门提出申请，按权责手册规定审核审批后方可刻制或销毁。印章管理部门在实施销毁前要予以备案注销，原有的废止印章经集团/下属公司批准后交公安机关统一销毁处理。5.4.3. 印章停止使用，应向有关单位以书面形式发